SafetyCulture
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Optimize your processes (Part 1)

Learn how to use actions to perfect your SafetyCulture implementation and improve your team's efficiency.

How can I make my processes more efficient?

At this point, you’ve successfully set up your SafetyCulture organization and rolled it out to your pilot users. You have also gathered your team's feedback and finalized how you want the experience to look. Now is the perfect time to start thinking about closing the improvement loop.

Imagine your users conducting inspections in SafetyCulture and identifying several non-compliance areas. Similarly, imagine users reporting something wrong in the middle of their shift, and as an administrator, you would want to announce the issue to your area managers so these are acted upon.

In such cases, consider using the following features to complement your processes so you can focus on other goals you have set for your business.

1. Actions

Use this feature to instantly address issues your users found while conducting inspections or create standalone actions anytime. You can also create recurring actions if you have scheduled workflows like maintenance tasks.

2. Issues

Use this feature to empower your users to report observations, incidents, or hazards as soon as they occur.

3. Heads Up

Use this feature to send messages to your team through SafetyCulture. With Heads Up, you can now broadcast messages, discuss announcements as a group, conduct inspections, create actions, and report issues all from one place.

4. Assets

Use this feature to perform scheduled inspections and create actions around your assets. Through integrations, you can also connect SafetyCulture with your existing asset management system to create a centralized repository for your asset information.

5. Sensors

Use this feature to receive alerts when your assets go out of critical range and record business-critical data automatically. We support a variety of sensors, and if you already have some on hand, you can still set them up in SafetyCulture.

Page des capteurs de SafetyCulture.

6. Training

If you have not converted any materials into training content, it's time to enhance your team's training experience with interactive courses and lessons.

This article sums up the basics of Actions, Issues, Heads Up, Assets, Sensors, and Training. You can check out more in-depth content in the following Help Center sections:

1. Actions

Que sont les actions ?

La fonctionnalité Actions permet d’identifier, de suivre et de terminer les tâches en équipe. Vous pouvez créer des actions pour mettre en évidence un problème qui doit être corrigé lors d'une inspection, ou créer des actions autonomes en déplacement, sans avoir à commencer une inspection. Vous pouvez également créer des actions récurrentes pour automatiser et planifier facilement des tâches régulières. Chaque action comprend chat intégré, permettant aux membres de votre équipe de collaborer. Le tout avec l'enregistrement de la date et l'heure pour garder une trace de toutes les interactions.

Vous aurez besoin

Si vous avez réglé la surveillance des capteurs, voyez comment créer des actions à partir des alertes des capteurs pour suivre et résoudre les problèmes liés aux capteurs.

Créer une action dans une inspection

  1. Connexion à l'application Web.

  2. Commencez ou modifiez une inspection.

  3. Cliquez sur Create action (square) buttonCréer une action sous la réponse à la question. Si des actions ont été créées pour la question dans une autre inspection, le bouton « Ouvrir les actions » apparaît pour afficher et lier les actions ouvertes.

  4. Dans le panneau latéral, saisissez le titre et la description de l'action. Vous pouvez également configurer des champs d'action tels que site, étiquette, actif, et plus encore.

  5. Cliquez sur Créer en bas à droite de la page.

  6. Si vous souhaitez ajouter des informations supplémentaires, vous pouvez cliquer sur l'action pour fournir des détails, des commentaires et des fichiers multimédias dans le panneau latéral.

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  1. Ouvrez l'application portable.

  2. Commencez ou modifiez une inspection.

  3. Appuyez sur Add action iconAction sous la réponse à la question. Si des actions ont été créées pour la question dans une autre inspection, le bouton « Ouvrir les actions » apparaît pour vous permettre d' afficher et lier les actions ouvertes.

  4. Dans la fenêtre contextuelle, entrez les détails de l'action. Vous devez au moins saisir un titre d'action.

  5. Appuyez sur Créer en haut à droite de l'écran.

  6. Si nécessaire, vous pouvez mettre à jour l'action dans Détails ou fournir des commentaires et des fichiers multimédias dans Détails.

Les actions créées à partir d'inspections ne sont visibles que par les responsables et les utilisateurs ayant accès aux inspections concernées. Les photos et commentaires ajoutés à la question de l'inspection sont également inclus.

Créer une action à partir d'un actif

  1. Connexion à l'application Web.

  2. Sélectionnez Assets cube iconActifs dans le menu à gauche.

  3. Cliquez sur image sur le côté droit de l'actif et sélectionnez image. image

  4. Dans le panneau latéral, saisissez le titre et la description de l'action. Vous pouvez également configurer des champs d'action tels que le site, l'étiquette, et bien d'autres encore.

  5. Cliquez sur Créer en bas à droite de la page.

  1. Ouvrez l'application portable.

  2. Appuyez sur Assets gallery view iconPlus en bas à droite de votre écran.

  3. Sélectionnez Assets cube iconActifs dans la liste des options.

  4. Appuyez sur l'actif.

  5. Appuyez sur image en bas à droite de votre écran et sélectionnez image.

  6. Saisissez les détails de l'action. Vous devez au moins saisir un titre d'action.

  7. Appuyez sur Créer en haut à droite de l'écran.

  8. Si nécessaire, vous pouvez mettre à jour l'action dans Détails ou fournir des commentaires et des fichiers multimédias dans Détails.

Créer une action dans un rapport d'inspection

  1. Connexion à l'application Web.

  2. Appuyez sur Inspections dans le menu à gauche.

  3. Cliquez sur Assets gallery view iconPlus à droite de l'inspection et sélectionnez Assets gallery view iconPlus.

  4. Dans le rapport, cliquez sur Add action iconAction en bas à droite de la question.

  5. Dans le panneau latéral, saisissez le titre et la description de l'action. Vous pouvez également configurer des champs d'action tels que site, étiquette, actif, et plus encore.

  6. Cliquez sur Créer en bas à droite de la page.

  7. Si vous souhaitez ajouter des informations supplémentaires, vous pouvez cliquer sur l'action pour fournir des détails, des commentaires et des fichiers multimédias dans le panneau latéral.

Créer une action dans une observation

  1. Connexion à l'application Web.

  2. Sélectionnez Issues iconObservations dans le menu à gauche.

  3. Signaler une observation ou sélectionner une observation existante.

  4. Cliquez sur Create action (square) buttonCréer une action en bas et entrez les détails de l'action en conséquence. Create action (square) buttonCréer une action

  5. Cliquez sur Créer. Les actions créées dans une observation seront liées et visibles en bas à droite de la page sous « Actions liées ».

  1. Ouvrez l'application portable.

  2. Appuyez sur Issues iconObservations en bas de votre écran.

  3. Signalez une observation ou sélectionnez une observation existante. Vous pouvez également signaler une observation en scanner le code QR d'observation.

  4. Appuyez sur Plus iconCréer une action en bas et entrez les détails de l'action. Plus iconCréer une action

  5. Appuyez sur Créer.

  6. Appuyez sur Ajouter des détails pour afficher les actions créées et liées dans certaines observations.

Créer une action autonome

  1. Connexion à l'application Web.

  2. Sélectionnez Actions iconActions dans le menu à gauche.

  3. Cliquez sur Plus iconCréer une action en haut à droite de la liste des actions.

  4. Dans le panneau latéral, saisissez le titre et la description de l'action. Vous pouvez également configurer des champs d'action tels qu'un site, étiquette, actif, récurrence, etc.

  5. Cliquez sur Créer en bas à droite de la page.

  6. Dans la chronologie de l'action, vous pouvez ajouter des détails, des commentaires et des fichiers multimédias concernant cette action.

  7. Cliquez sur Back iconRetour en haut à gauche de la page pour retourner à la liste d'actions.

Créer une action autonome à partir de l'application Web.

  1. Ouvrez l'application portable.

  2. Appuyez sur Actions iconActions en bas de votre écran.

  3. Appuyez sur image en bas à droite de votre écran.

  4. Dans la fenêtre contextuelle, entrez les détails de l'action. Vous devez au moins saisir un titre d'action.

  5. Appuyez sur Créer en haut à droite de votre écran.

  6. Si nécessaire, vous pouvez mettre à jour l'action dans Détails ou fournir des commentaires et des fichiers multimédias dans Détails.

Par défaut, les actions autonomes sont accessibles à tous les utilisateurs de votre organisation. Vous pouvez configurer l'accès aux actions autonomes à partir de la page des paramètres de l'action.

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