Was sind Auftragnehmer in SafetyCulture?
Die Funktion „Auftragnehmer“ in SafetyCulture unterstützt Organisationen dabei, ein geordnetes Register der von ihnen beauftragten Auftragnehmer zu führen. Sie ermöglicht Unternehmensleitern die effiziente Verwaltung von Unternehmensdetails, wichtigen Ansprechpartnern, Mitarbeitern und Compliance-Dokumenten wie Zertifikaten und Lizenzen – alles an einem Ort. Darüber hinaus können sie Auftragnehmer nach Typ kategorisieren, Arbeiter hinzufügen und ihre Aktivität überwachen, Dokumente und Formulare von wichtigen Kontakten zur Vorqualifizierung anfragen und die Ablaufdaten gespeicherter Dokumente verfolgen.
Nachdem ein Auftragnehmerunternehmen präqualifiziert wurde, können Sie dessen Mitarbeiter einarbeiten, indem Sie Onboarding-Arbeitsabläufe zuweisen, die sie durch alle erforderlichen Schulungen und Berechtigungsprüfungen führen und so sicherstellen, dass sie bereit und konform sind, bevor sie mit der Arbeit beginnen.
Als Unternehmensmanager loslegen
Als Unternehmensmanager sind Sie für die Einrichtung und Verwaltung der einzelnen Auftragnehmerunternehmen verantwortlich, mit denen Sie zusammenarbeiten. Dazu gehört die Zuweisung wichtiger Ansprechpartner für die Verwaltung der Compliance-Dokumente und die Sicherstellung, dass alle Anforderungen erfüllt sind, damit die Auftragnehmer mit der Arbeit beginnen können.
Unternehmenstypen erstellen
Starten Sie mit der Erstellung von Unternehmenstypen, um Auftragnehmerunternehmen nach Branche oder Dienstleistung zu ordnen, z. B. „Berater“ oder „Lieferanten“. Dies erleichtert die Klassifizierung und Nachverfolgung der einzelnen Unternehmen innerhalb Ihrer Organisation.
Unternehmen hinzufügen
Sobald Sie Unternehmenstypen erstellt haben, können Sie Unternehmen zu Ihrer Organisation hinzufügen. Beim Hinzufügen eines Unternehmens und seiner Mitarbeiter können Sie auch wichtige Ansprechpartner benennen, die für die Verwaltung des Unternehmensprofils und die Bearbeitung von Compliance-Dokumenten im Namen ihres Unternehmens verantwortlich sind.
Wenn Sie neue Nutzer als Ansprechpartner zuweisen, werden diese als Gastlizenz-Nutzer in Ihrer Organisation hinzugefügt.
Create document types
Now that you've added companies, create document types to organize the documents submitted by key contacts, such as "Contracts" or "Employment Agreements." This ensures documents are classified correctly, making it easier to manage compliance requirements across your organization.
Request documents and forms
After creating document types, you can request the necessary documents from key contacts to support contractor prequalification. You can also request standardized forms, which allow key contacts to submit specific compliance information directly. This streamlines the prequalification process and ensures every contractor provides the required details to meet your organization’s standards.
Manage document approvals
You can review documents and forms submitted by key contacts to ensure they are valid and accurate. You have the option to review them manually or use AI by setting up rules to approve or reject submissions, helping maintain compliance and ensuring only complete, correct documentation is accepted into your organization.
Manage worker credentials
You can view the credentials of workers in your company from the company profile and validate that their qualifications are accurate and up to date. This helps ensure each credential is valid and quickly identify workers who need to update their qualifications, so everyone you work with stays compliant and qualified.
Verwenden Sie das Auditpotokoll, um eine Aufzeichnung aller Änderungen anzuzeigen, die an einem von Ihnen verwalteten Unternehmen vorgenommen wurden.
Das Unternehmensprofil bietet einen zentralen Überblick über jedes Unternehmen, das als Auftragnehmer tätig ist. Von hier aus können Sie die wichtigsten Unternehmensdetails verwalten, Benutzeraktivitäten und Anmeldedaten verfolgen und Dokument- und Formularanforderungen senden. So können Sie die Einhaltung von Dokumenten leichter überwachen und sicherstellen, dass die Vertragspartner bereit sind, mit Ihrer Organisation zusammenzuarbeiten.
Als Hauptansprechpartner loslegen
Als zugewiesener Hauptansprechpartner sind Sie dafür verantwortlich, dass Ihr Unternehmen die Vorschriften einhält. Durch die Beantwortung von Dokumenten- und Formularanfragen und die Sicherstellung, dass alle Unternehmensdokumente korrekt und auf dem neuesten Stand sind, können Sie Ihrem Unternehmen helfen, die geforderten Standards zu erfüllen.
Dokument- und Formularanfragen beantworten
Senden Sie die erforderlichen Dokumente und füllen Sie die angeforderten Formulare aus, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen alle Präqualifikationsanforderungen erfüllt, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Dies belegt die Konformität und trägt dazu bei, die Genehmigung für Ihr Unternehmen zu beschleunigen.
Verwalten von Unternehmensdokumenten
Wenn ein Dokument oder Formular abgelaufen ist oder abgelehnt wurde, aktualisieren Sie es umgehend, damit die Compliance-Aufzeichnungen Ihres Unternehmens gültig und aktuell bleiben. Im Unternehmensprofil können Sie auch nach abgelaufenen, bald ablaufendem oder auf Genehmigung wartenden Dokumenten filtern. So können Sie sich schnell auf das konzentrieren, was Ihrer Aufmerksamkeit bedarf.
Als Vertragsarbeiter loslegen
Bevor Sie Ihre neue Rolle antreten, ist es wichtig, dass Sie mit dem richtigen Wissen, der richtigen Schulung und gültigen Qualifikationen bestens vorbereitet sind. Ihre Organisation kann Ihnen hierfür Onboarding-Arbeitsabläufe zuweisen, die Sie bei der Vorbereitung unterstützen.
Die Einbindung von Auftragnehmern über Gastzugänge befindet sich derzeit im Early Access-Programm. Wenn Sie daran interessiert sind, rufen Sie die Web-App auf und wählen Sie Auftragnehmer in der Seitenleiste oder unter Mehr aus. Wählen Sie im Unternehmensprofil unter dem Reiter oben auf der Seite Arbeiter aus. Klicken Sie auf Onboarden und anschließend im Popup-Fenster auf Bestätigen, um sich für den Early Access anzumelden.
Wenn Sie die Funktion Onboarding nicht in Ihrem Profil sehen, wenden Sie sich an unser Kundensupport-Team oder Ihren Customer Success Manager, um Ihr Interesse zu bekunden.
Onboarding-Arbeitsabläufe starten und abschließen
Falls Ihr Unternehmen dies erfordert, werden Ihnen Onboarding-Arbeitsabläufe zugewiesen, die Sie durch die erforderlichen Schulungen und Referenzanforderungen führen. So stellen Sie sicher, dass Sie alles haben, was Sie für einen sicheren und selbstbewussten Arbeitsbeginn benötigen. Mithilfe dieser Arbeitsabläufe kann Ihr Unternehmen außerdem bestätigen, dass Sie alle erforderlichen Voraussetzungen erfüllen und über die richtigen Fähigkeiten und Zertifizierungen für Ihre Rolle verfügen.
