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Best Practices für die Zusammenarbeit mit Auftragnehmern in SafetyCulture
Entdecken Sie die Best Practices zur Vorbereitung Ihrer Organisation vor der Zusammenarbeit mit Auftragnehmern und richten Sie über die Web-App den richtigen Zugriff ein, zur effektiven Beschränkung und Verwaltung.Warum sollte ich den Zugriff für Auftragnehmer verwalten?
Die Verwaltung des Zugriffs für Auftragnehmer aus jedem Unternehmen in Ihrer Organisation trägt zu einer sicheren Mitarbeit bei und schützt die Daten Ihrer Organisation in SafetyCulture. Wenn Sie Auftragnehmerunternehmen zu Ihrer Organisation hinzufügen, werden deren Mitarbeiter als Nutzer mit Gast-Lizenzen angelegt, was bedeutet, dass sie nur eingeschränkten Zugriff auf die Plattform haben. Sie können nur Elemente anzeigen, die ihnen direkt zugewiesen sind, wie Onboarding-Arbeitsabläufe, wodurch der Zugriff auf interne Daten wie Vorlagen, Inspektionen, Aktionen oder Probleme, die nicht zu ihrer Rolle gehören, verhindert wird.
Durch die Verwaltung des Zugriffs von Auftragnehmern können Unternehmensmanager sicherstellen, dass nur autorisierte Mitarbeiter Einsicht in bestimmte Daten der Organisation haben. Dies gewährleistet die Datensicherheit und ermöglicht es Auftragnehmern, ihre Aufgaben sicher und effektiv auszuführen, ohne die internen Abläufe zu gefährden.
Best Practices für die Zusammenarbeit mit Auftragnehmern
Ihre Organisation vorbereiten, bevor Sie mit Auftragnehmern zusammenarbeiten
Bevor Auftragnehmer in Ihre Organisation eingeladen werden, ist es wichtig, die Organisation zuerst einzurichten und zu kontollieren, worauf sie zugreifen können. So wird sichergestellt, dass Auftragnehmer nur das sehen, was sie benötigen, ohne die Sichtbarkeit oder Kontrolle über die Daten Ihrer Organisation zu beeinträchtigen.
Beginnen Sie damit, den Standardzugriff auf Vorlagen und Inspektionen in Ihrer Organisation zu verwalten, was Ihnen hilft zu steuern, wer auf neu erstellte Vorlagen zugreifen kann, ohne jedes Mal die Berechtigungen manuell anpassen zu müssen. Sie können dies so konfigurieren, dass die Sichtbarkeit eingeschränkt wird – entweder nur für Vorlagenersteller oder so, dass allen Nutzern, einschließlich der von Ihnen hinzugefügten Auftragnehmer, automatisch Zugriff gewährt wird.
Zugriff über die Plattform konfigurieren
Nachdem Sie den Standardzugriff auf Vorlagen und Inspektionen eingerichtet haben, überprüfen Sie, wie der Zugriff auf der gesamten Plattform verwaltet wird. Verwenden Sie die untenstehende Tabelle als schnelle Referenz dafür, wo und wie der Zugriff für jede Funktion verwaltet wird.
Funktion | Wie der Zugriff verwaltet wird | Wie man den Zugriff einschränkt |
|---|---|---|
Aktionen | In Inspektionen und Inspektionsberichten erstellte Aktionen, folgen den Zugriffsregeln der zugehörigen Inspektion. Nutzern, die der Aktion zugewiesen sind, wird automatisch Zugriff gewährt. Eigenständige Aktionen sind standardmäßig für alle Nutzer in Ihrer Organisation zugänglich. Sie können den Zugriff für eigenständige Aktionen über die Einstellungsseite der Aktion konfigurieren. | Legen Sie die Zugriffsregeln der Inspektion so fest, dass die Ergebnisse nur mit bestimmten Nutzern oder Gruppen geteilt werden. Legen Sie fest, dass eigenständige Aktionen nur für Standortmitglieder oder Mitarbeiter sichtbar sind. |
Analysen | Dashboards können mit Gruppen oder mit allen in der Organisation geteilt werdenBerechtigung "Analysen: Verwalten". | Teilen Sie Dashboards nur mit relevanten Gruppen mit dem Zugriffslevel „Anzeigen“. |
Assets | Assets sind standardmäßig für alle in der Organisation zugänglich, der Zugriff kann jedoch auch basierend auf der Standortzugehörigkeit eines Nutzers eingeschränkt werden. | Legen Sie den Zugriff auf Assets nach Standortzugehörigkeit fest, um die Sichtbarkeit auf relevante Standorte zu beschränken. |
Dokumente | Der Zugriff kann sowohl auf Ordner- als auch auf Dateiebene verwaltet werden. Unterordner und Dateien übernehmen standardmäßig den Zugriff ihres übergeordneten Ordners. | Gewähren Sie Zugriff nur für bestimmte Nutzer oder Gruppen und überschreiben Sie bei Bedarf den übertragenen Ordnerzugriff. |
Heads Up | Heads Ups bestimmten Nutzern, Gruppen oder Standorten zuweisen. | Nur relevanten Nutzern, Gruppen oder Standorten zuweisen. |
Inspektionen | Der Zugriff auf Inspektionen wird auf der Ebene einzelner Inspektionen verwaltet. Der Inspektionszugriff kann mit Nutzern oder Gruppen geteilt und mit unterschiedlichen Zugriffsrechten vergeben werden. | Teilen Sie Inspektionen nur mit relevanten Nutzern oder Gruppen und konfigurieren Sie deren Zugriffsrechte nach Bedarf. |
Untersuchungen | Der Zugriff auf Untersuchungen wird pro Untersuchung verwaltet und kann mit Nutzern geteilt werden, die Anzeigen- oder Bearbeiten-Zugriff haben. | Untersuchungen nur mit relevanten Nutzern teilen |
Probleme | Der Zugriff auf Probleme wird über die Problemkategorie-Einstellungen verwaltet, wo Sie steuern können, wer Probleme melden, ansehen oder bearbeiten darf – nach Nutzer, Gruppe oder Standort. | Problemkategorien konfigurieren, um den Zugriff nur für relevante Nutzer, Gruppen oder Standorte zu gewähren. |
Vorlagen | Der Zugriff wird auf Vorlagenebene über Zugriffsregeln verwaltet, mit denen Sie steuern können, welche Nutzer und Gruppen Inspektionen durchführen dürfen. | Den Vorlagenzugriff auf ausgewählte Nutzer, Gruppen oder Standorte beschränken. |
Schulungen | Kurse können zugewiesen werden an bestimmte Nutzer, Gruppen, Standorten oder allen in Ihrer Organisation. | Wählen Sie „Nur ausgewählte“, wenn ein Kurs nur an relevante Nutzer, Gruppen oder Standorte zugewiesen werden soll. |
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