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Was sind Problemprofile?
In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Funktionen und Vorteile des Problemprofils.Was sind Problemprofile?
Jedes Problemprofil ist Ihr eigener Bereich für das Vorfallmanagement, in dem Ihr Team gemeinsam an den täglichen Herausforderungen Ihrer Organisation arbeiten kann. Zunächst können Sie wählen, ob Sie die Zusammenfassung eines Problems, alle angehängten Medien oder nur das Aktivitätsprotokoll einsehen möchten. Dann können Sie die meisten Problemdetails im Profil ändern, eine PDF-Kopie herunterladen, den Problembericht einsehen und ihn sogar mit Ihrem Team oder externen Lesern teilen. Auf diese Weise können Sie Probleme auch unterwegs problemlos dokumentieren, analysieren und verwalten.
Problemprofile erkunden
Problemdetails
Wenn Sie sich einen Überblick verschaffen wollen, finden Sie auf der linken Seite des Problemprofils eine Zusammenfassung der wichtigsten Details, die Sie von Anfang an wissen müssen. Um Ihrem Team so viele Details wie möglich zu liefern, können Sie die folgenden Felder ausfüllen. Je nach Problemkategorie können einige Felder ausgeblendet oder erforderlich sein.
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Einzigartige Kennung | Eindeutige Kennungen für Probleme werden automatisch generiert und jedem Problem wird eine zugewiesen. Sie können sie verwenden, um in der Problemliste einfach danach zu suchen. |
Titel (Pflichtfeld) | Geben Sie einen Titel für das Problem ein. Maximal 255 Zeichen. |
Status | Neue Probleme haben als Standard den Status „Offen“. Sobald das Problem behoben ist, können Sie den Status im Problemprofil in „Gelöst“ ändern. Dieses Feld ist nicht anpassbar. |
Beschreibung | Geben Sie eine Beschreibung des Problems ein. Maximal 500 Zeichen. |
Kategorie | Wählen Sie eine Problemkategorie aus. Die Aktualisierung einer Problemkategorie löst keine neuen E-Mail-Benachrichtigungen über ein Problem oder Benachrichtigungen über eine kritische Meldung aus. Um Benachrichtigungen zu erhalten, aktivieren Sie Ihre Konto-Benachrichtigungen. |
Standort | Wählen Sie einen Standort für das Problem aus. |
Beauftragter | Sie können ein Problem einem neuen Nutzer oder einer beliebigen Person in Ihrer Organisation zuweisen. Standardmäßig erhalten zugewiesene Personen E-Mail- und Push-Benachrichtigungen, es sei denn, sie aktualisieren ihre Einstellungen. Wenn Sie sich selbst ein Problem zuweisen, werden keine Benachrichtigungen ausgelöst. Außerdem können Sie den Beauftragten für mehrere Probleme in großen Mengen bearbeiten. |
Priorität | Wählen Sie die Prioritätsstufe für dieses Problem. Sie können dieses Feld deaktivieren oder zwischen „Niedrige Priorität“, „Mittlere Priorität“ und „Hohe Priorität“ wählen. Dieses Feld ist nicht anpassbar. |
Fälligkeitsdatum | Wählen Sie das Fälligkeitsdatum und die Uhrzeit des Problems. |
Datum des Auftretens | Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit aus, zu der das Problem aufgetreten ist. |
Erstellt von | Dies zeigt, wer das Problem erstellt hat. |
Erstellungsdatum | Dies zeigt an, wann das Problem erstellt wurde. |
Nutzerdefinierte Fragen beantworten
Beantworten Sie benutzerdefinierte Fragen, um Ihrem Team zu helfen, den Schweregrad und die Auswirkungen eines Problems zu beurteilen. Im Tab Übersicht können Sie Antworten auf benutzerdefinierte Fragen aktualisieren, um weitere Informationen bereitzustellen und sicherzustellen, dass ein Problem schnell gelöst werden kann.
Dateien anzeigen und hinzufügen
Visuelle Hilfsmittel verbessern die Kommunikation zwischen Teammitgliedern, Interessengruppen und externen Parteien, die an der Lösung eines Problems beteiligt sind. Erwägen Sie das Hinzufügen von Fotos, Dokumenten und sogar Videos, um Zustände und Einzelheiten festzuhalten, die mit Beschreibungen allein schwer zu erfassen sind.
Inspektion starten und Aktionen erstellen
Nachdem Sie ein Problem gemeldet haben, können Sie eine Inspektion durchführen, um weitere Daten zu sammeln, oder eine damit zusammenhängende Aufgabe erstellen, die von einem Mitglied Ihres Teams bearbeitet wird.
Verlinkte Inspektionen und Aktionen anzeigen
Wenn Sie eine Inspektion starten oder eine Aktion aus einem Problem erstellen, werden sie automatisch verlinkt, damit Sie alles an einem Ort verfolgen können. Sie können alle verknüpften Inspektionen und Aktionen direkt aus dem Problemprofil heraus einsehen. So hat Ihr Team vollen Einblick in die Inspektionsergebnisse und den Fortschritt der Aufgaben, die Ihrem Team zur Lösung des Problems zugewiesen wurden.
Problem-Zeitleiste anzeigen
Die Registerkarte "Aktivität" hält Sie über alle Aktualisierungen im Zusammenhang mit einem Problem auf dem Laufenden und speichert die Zeitleiste des Problems. Sie sehen unter anderem, an wen das Problem weitergegeben wurde, ob jemand eine Inspektion begonnen oder abgeschlossen hat und welche Kommentare oder Medien Ihre Teammitglieder hinzugefügt haben.
Probleme teilen
Oft werden Sie ein Problem an ein Teammitglied oder sogar an eine Person außerhalb Ihrer Organisation senden wollen, um es umgehend zu lösen. So können Sie bei der Diskussion mit den Beteiligten leicht auf das Problem verweisen. Sie können dies tun, indem Sie Ihr Team direkt benachrichtigen oder einen öffentlichen Link mit externen Beteiligten teilen.
Problemberichte anzeigen und herunterladen
Problemberichte enthalten alle relevanten Details zu jedem Problem, sodass sie leicht mit den Beteiligten geteilt werden können. Sie können einen öffentlichen Link für die Echtzeitanzeige erstellen oder sie für die Aufzeichnungen Ihres Teams als PDF exportieren.
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