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- Checklisten digitalisieren (Teil 3)
Checklisten digitalisieren (Teil 3)
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Checklisten digitalisieren und mit Vorlagen die Effizienz in Ihrem Unternehmen steigern können.
Build
You can create your templates from scratch or describe a topic and have one generated for you. The main goal is to get comfortable with the Templates feature so you can maximize all its available functionalities and create the best forms for your organization.
Although it's possible to create templates on the mobile app, we recommend building templates via the web app for the best experience.
Vorlage erstellen
In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen die einzelnen Schritte zum Erstellen einer Vorlage mithilfe der Web-App und erläutern einige der Grundlagen.
Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Vorlagen aus.
Klicken Sie oben rechts auf der Vorlagenliste auf Erstellen.
Auf dieser Seite haben Sie die folgenden Optionen zum Erstellen einer neuen Vorlage:
Leere Vorlage: Neue Vorlage von Grund auf erstellen.
Thema beschreiben: Beschreiben Sie den Zweck Ihrer Vorlage in ein paar Worten. Dann verwenden wir einen KI-Anbieter, um Inhalte als Ausgangspunkt für Ihre Vorlage zu erstellen. Bitte beachten Sie, dass diese Option derzeit nur auf Englisch verfügbar ist.
Ein Bild/PDF konvertieren: Ein bestehendes Formular hochladen, um es in eine Vorlage zu konvertieren.
Eine Vorlage aus der öffentlichen Bibliothek finden und anpassen: Wählen Sie aus Hunderttausenden von kostenlosen Vorlagen, die auf unserer Öffentliche Bibliothek verfügbar sind, erstellt und geteilt vom SafetyCulture-Team und Nutzern wie Ihnen. Erfahren Sie, wie Sie Vorlagen aus der öffentlichen Bibliothek herunterladen und Vorlagen hochladen und mit anderen Nutzern von SafetyCulture teilen.
Klicken Sie auf Leere Vorlage, um eine neue Vorlage zu erstellen, die dann bearbeitet werden kann.
Im Vorlageneditor gibt es mehrere Möglichkeiten, Ihre Vorlage an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Wenn Sie sehen möchten, wie Ihre Vorlage in Aktion funktioniert, können Sie das Echtzeit-Vorschau-Fenster auf der rechten Seite anzeigen und interaktiv nutzen.
Klicken Sie oben links auf der Seite auf Vorlage ohne Titel, um den Titel der Vorlage zu ändern. Dies ist der Titel, nach dem Ihr Team suchen kann, um Inspektionen durchzuführen. Sie können jederzeit zurückkehren, um den Titel der Vorlage zu ändern.
Klicken Sie auf Beschreibung hinzufügen oben links auf der Seite, um die Vorlage zu beschreiben. Dies hilft Ihrem Team, den Zweck der Vorlage zu verstehen.
Die Informationen auf der Titelseite können auf der Vorderseite des Berichts angezeigt und dynamisch als Benennungsregel für Inspektionen verwendet werden. Die Titelseite kann nicht gelöscht werden.
Beginnen Sie mit dem Hinzufügen von Fragen auf der Seite "Inspektion", wo Sie für jede Frage die am besten geeignete Antwortart auswählen können. Wenn Sie eine Liste mit Fragen in einem externen Dokument haben, können Sie diese Missing Block: INLINES.ENTRY_HYPERLINK.
Um die Inspektion zu optimieren, können Sie Ihre Fragen in Abschnitte und Seiten zusammenfassen.
Je nach Kontext Ihrer Vorlage können Sie Logikfelder für situationsbezogene Fragen und wiederholte Abschnitte für regelmäßig wiederkehrende Inspektionen verwenden.
Punktzahlen in der Vorlage einrichten, um die Leistung Ihres Teams auf lange Sicht zu erfassen.
Klicken Sie oben auf der Seite auf Bericht.
Auf dieser Seite haben Sie die folgenden Möglichkeiten, die Inspektionsberichte der Vorlage anzupassen:
Fügen Sie ein Logo hinzu, um Ihre Inspektionsberichte zu kennzeichnen. Sie können das Logo jederzeit wieder aktualisieren.
Erstellen Sie Berichtslayouts, um anzugeben, welche Informationen Sie anzeigen und auslassen möchten, und richten Sie E-Mail-Vorlagen ein, die verwendet werden, wenn Ihr Team Berichte über die Mobile-App sendet.
Klicken oben auf der Seite auf Erstellen und dann oben rechts auf der Seite auf Erstellen, um die Vorlage zu veröffentlichen. Wenn Sie noch nicht bereit sind, die Vorlage zu veröffentlichen, können Sie zur Vorlagenliste zurückgehen und wiederkommen, wenn Sie bereit sind
Mit dem Vorlagen-Editor sind Ihnen praktisch keine Grenzen gesetzt! Sie können unsere Support-Artikel lesen, um herauszufinden, was Sie noch alles mit Vorlagen machen können. Wenn Sie Inspirationen für neue Vorlagen benötigen, können Sie jederzeit in der Öffentlichen Bibliothek nachsehen oder unser Kundensupport-Team für Tipps und Ratschläge kontaktieren.
We can walk you through editing or managing your templates, whether you simply want to customize your questions and response types or read more about logic fields, scoring, and calculations. Check out more in-depth content in the Templates (editing) and Templates (managing) sections.
Report
In Templates, you can set up how you would like your reports to look and even customize recipients and messages for when you email your inspection reports.
Was sind Berichtslayouts?
Berichtslayouts sind Konfigurationen, die Sie erstellen können, um die für Sie wichtigsten Informationen in Ihren Inspektionsberichten ein- oder auszublenden. Mithilfe von Berichtslayouts können Sie auch E-Mail-Vorlagen erstellen, um E-Mail-Empfänger und Nachrichtentexte vorzufüllen, damit Ihre Nutzer vor Ort Inspektionsberichte problemlos versenden können.
Was Sie brauchen
FIlter und Einstellungen
Wenn Sie ein Berichtslayout erstellen oder aktualisieren, stehen Ihnen die folgenden Filter und Einstellungen zur Verfügung, um Ihre Inspektionsberichte anzupassen:
Stilbezogene Einstellungen
Einstellungen | Beschreibung |
---|---|
Titelseite (nur für Premium-Tarif and Enterprise-Tarif) | Die Option, ein Deckblatt hochzuladen, das speziell für ein Berichtslayout bestimmt ist. Wir empfehlen, ein Bild im A4-Format (3508 x 2480 Pixel) hochzuladen, das nicht größer als 5 MB ist. Bilder, die zu hoch oder zu breit sind, werden auf A4-Größe zurechtgestutzt. |
Logo | Die Option, ein Logo hochzuladen, das speziell für ein Berichtslayout bestimmt ist. Wir empfehlen, eine Datei hochzuladen, die nicht größer als 900 x 400 Pixel und nicht größer als 5 MB ist. Wenn kein Berichtslayout-Logo hochgeladen wird, wird das Vorlagenlogo verwendet. |
Seitengröße | Die Option, Berichte in den Formaten A4 (21 x 29,7 cm oder 8,3 x 11,7 Zoll) oder US-Letter (21,6 x 27,9 cm oder 8,5 x 11 Zoll) zu exportieren. Das Standardformat ist A4. |
Größe der Miniaturansicht | Die Optionen zur Auswahl der Größe der Miniaturansichten unter jeder Frage (nur Premium-Tarif und Enterprise-Tarif). |
Fotoauflösung | Die Option, um die Auflösung der Bilder zu wählen. |
Inhaltsbezogene Filter und Einstellungen
Filter/Einstellung | Beschreibung |
---|---|
Fußzeile | Die Option, eine Fußzeile mit Seitennummern für Berichte hinzuzufügen oder nicht hinzuzufügen. Sie haben auch die Möglichkeit, Inspektionstitel in der Fußzeile anzuzeigen und zusätzliche Informationen mit maximal 100 Zeichen anzuzeigen. Wenn der Titel einer Inspektion länger als eine Zeile ist, wird er automatisch gestutzt. |
Inhaltsverzeichnis | Die Option, am Anfang von Berichten ein Inhaltsverzeichnis einzufügen oder nicht. |
Seitenumbruch | Die Option, Seitenumbrüche zu entfernen, um Platz in Ihren Berichten zu sparen. |
Markierte Objekte | Die Option, Markierte Objekte in Berichten und auf der Titelseite oder der Übersichtsseite "Markierte Objekte" anzuzeigen oder wegzulassen. |
Aktionen | Die Option, in allen Berichten und auf der Titelseite oder der Übersichtsseite "Aktionen", Aktionen anzuzeigen oder wegzulassen. |
Haftungsausschluss | Die Option, einen Haftungsausschluss am Anfang von Berichten einzufügen oder nicht einzufügen. Wenn der Haftungsausschluss aktiviert ist, können Sie ihn auch individuell anpassen. |
Inspektionsergebnisse | Die Option, Inspektionsseiten in Berichten anzuzeigen oder auszulassen. Wenn das Berichtslayout vorlagenspezifisch ist, haben Sie auch die Möglichkeit, bestimmte Seiten in Berichten anzuzeigen oder auszulassen. Beachten Sie, dass dadurch die Zusammenfassungsseiten "Markierte Objekte" und "Aktionen" nicht entfernt werden, wenn beide aktiviert sind. |
Zusammenfassung der Mediendatei | Die Option, die Größe der Bilder für die Medienzusammenfassung in Ihren PDF- und Word-Berichten zu wählen. |
Punktzahlen | Die Option, alle Punktzahlen in den Berichten anzuzeigen oder auszulassen. |
Anweisungen | Die Option, Anweisungsfelder von Vorlagen in Berichten anzuzeigen oder auszulassen. |
Unbeantwortete Fragen | Die Option, alle unbeantworteten Fragen in den Berichten anzuzeigen oder auszulassen. |
Kontrollkästchen | Die Option, markierte und nicht markierte Antworten aus Berichten anzuzeigen oder auszulassen. |
E-Mail-Vorlagenfelder
Die Einrichtung von E-Mail-Vorlagen führt nicht dazu, dass fertige Inspektionsberichte automatisch versendet werden. Um den E-Mail-Versand von Inspektionsberichten zu automatisieren, können Sie eine Integration verwenden. Wenn Sie daran interessiert sind, Inspektionsberichte automatisch per E-Mail zu versenden, ohne eine Integration zu verwenden, lassen Sie es uns bitte wissen, indem Sie uns Ihr Feedback senden.
Sie können Vorlagen als Teil von Berichtslayouts einrichten, um E-Mail-Empfänger und Nachrichtentexte vorauszufüllen, wenn Nutzer Inspektionsberichte per E-Mail über die Optionen „PDF-Datei senden“ und „Word-Datei senden“ der Mobile-App senden.
Feld | Beschreibung |
---|---|
An: | Die E-Mail-Empfänger, die vorausgefüllt werden sollen. |
Cc: | Die E-Mail-Empfänger der Kopie (Cc), die vorausgefüllt werden sollen. |
Bcc: | Die E-Mail-Empfänger der Blindkopie (Bcc), die vorausgefüllt werden sollen. |
Betreff: | Mit den folgenden Formatierungsoptionen können Sie die Details der Inspektionen vorausfüllen. |
E-Mail-Text | Mit den folgenden Formatierungsoptionen können Sie die Details der Inspektionen vorausfüllen. |
Die folgenden Formatierungsoptionen können in den Feldern "Betreff" und "E-Mail-Text" verwendet werden, um die Details der Inspektionen dynamisch auszufüllen:
[TemplateTitle]: Der Titel der Vorlage. Zum Beispiel " Risikobewertung für das Büro".
[InspectionTitle]: Der Titel der Inspektion. Zum Beispiel: "Leipzig / 20.07.2020". Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie den Titel Ihrer Inspektion für jede Vorlage anpassen können.
[Datum der Inspektion]: Das Datum, an dem die Inspektion abgeschlossen wurde, im Format TT/Monat/JJJJ.
[Score]: Die Punktzahl der Inspektion. Zum Beispiel "80%".
Bitte beachten Sie, dass die Formatierungsoptionen in der angegebenen Groß- und Kleinschreibung eingegeben werden müssen, damit sie funktionieren. Zum Beispiel muss "[Score]" mit einem großen "S" geschrieben werden.
Ein Berichtslayout erstellen
Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Vorlagen aus.
Klicken Sie auf die Vorlage und wählen Sie in der Seitenleiste Bericht bearbeiten aus.
Wenn diese Vorlage kein Berichtslayout hat, können Sie in der Seitenleiste mit der Konfiguration des neuen Layouts beginnen. Ansonsten klicken Sie in der oberen linken Ecke der Seite auf Neues Layout . Neues Layout
Wenn Sie die Berechtigung "Vorlagen: Berichtslayouts" haben, wählen Sie zwischen Nur für diese Vorlage und Nur für diese Vorlage.
Klicken Sie auf der rechten Seite der Layoutbezeichnung auf , um das Layout zu benennen, und passen Sie dann Ihre Einstellungen entsprechend an.
Sie können auch über die Registerkarte E-Mail-Vorlage eine E-Mail-Vorlage einrichten, wenn Ihre Nutzer mithilfe der Mobile-App Inspektionsberichte per E-Mail versenden. Bitte beachten Sie, dass das Vorausfüllen nur mit den systemeigenen Mail-Apps auf Android- und iOS-Geräten kompatibel ist.
Klicken Sie auf Speichern
Wenn dieses Berichtslayout das Standardlayout für Inspektionsberichte, die mit dieser Vorlage erstellt werden, sein soll, klicken Sie unter "Standardlayout" auf Wählen Sie ein beliebiges Layout und wählen Sie es aus.
Öffnen Sie die Mobile-App.
Tippen Sie unten auf dem Bildschirm auf Inspektionen .
Wählen Sie die Registerkarte Vorlagen oben auf Ihrem Bildschirm aus.
Tippen Sie auf die Vorlage und wählen Sie Vorlage bearbeiten aus den Pop-up-Optionen aus.
Tippen Sie am oberen Rand Ihres Bildschirms auf Bericht .
Tippen Sie oben links auf Ihrem Bildschirm auf Berichtslayout .
Wenn diese Vorlage kein Berichtslayout hat, können Sie auf dieser Seite mit der Konfiguration des neuen Layouts beginnen. Ansonsten tippen Sie am oberen Rand des Bildschirms auf Neues Layout .
Wenn Sie die Berechtigung "Vorlagen: Berichtslayouts" haben, wählen Sie zwischen Nur für diese Vorlage und Nur für diese Vorlage.
Klicken Sie oben auf der Bezeichnung auf , und passen Sie dann Ihre Einstellungen entsprechend an.
Sie können auch über die Registerkarte E-Mail-Vorlage eine E-Mail-Vorlage einrichten, wenn Ihre Nutzer mithilfe der Mobile-App Inspektionsberichte per E-Mail versenden. Bitte beachten Sie, dass das Vorausfüllen nur mit den systemeigenen Mail-Apps auf Android- und iOS-Geräten kompatibel ist.
Tippen Sie am unteren Rand Ihres Bildschirms auf Speichern.
Tippen Sie auf Erstellen und weiter.
Wenn dieses Berichtslayout das Standardlayout für Inspektionsberichte, die mit dieser Vorlage erstellt werden, sein soll, tippen Sie unter "Standardlayout" auf Wählen Sie ein beliebiges Layout und wählen Sie es aus.
Check out more in-depth content in the Reports section.
Access
Access rules control what templates and inspections your team has access to. Each access rule dictates which users can access a template to conduct inspections, and determines who those inspection results become available to.
Zugriffslevel
Vorlage
Durchführen: Ermöglicht Benutzern die Verwendung der Vorlage zur Durchführung neuer Inspektionen.
Durchführen, Bearbeiten: Ermöglicht Benutzern die Verwendung der Vorlage, um neue Inspektionen durchzuführen, ihren Inhalt zu bearbeiten und Zugangsregeln zu verwalten.
Durchführen, Bearbeiten, Löschen: Ermöglicht Nutzern die Verwendung der Vorlage, um neue Inspektionen durchzuführen, ihren Inhalt und ihre Zugriffsregeln zu bearbeiten sowie sie zu archivieren und zu löschen. Dieses Zugriffslevel kann nur von Benutzern gegeben werden, die es bereits haben.
Inspektion
Anzeigen: Ermöglicht es Nutzern, den Inspektionsbericht (schreibgeschützt) einzusehen.
Anzeigen, Bearbeiten: Ermöglicht es Nutzern, den Inspektionsbericht einzusehen, den Inhalt zu bearbeiten und den Zugriff zu verwalten.
Ansehen, Bearbeiten, Löschen: Ermöglicht Nutzern, den Inspektionsbericht einzusehen, seinen Inhalt zu bearbeiten und den Zugriff zu verwalten sowie ihn zu archivieren und zu löschen. Dieses Zugriffslevel kann nur von Benutzern gegeben werden, die es bereits haben.
Was Sie brauchen
Für die beste Erfahrung empfehlen wir Ihnen, Zugriffsregeln über die Web-App zu bearbeiten.
Eine Zugriffsregel erstellen
Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Vorlagen aus.
Klicken Sie auf die Vorlage und wählen Sie in der Seitenleiste Zugriffsverwaltung aus.
Klicken Sie in der Zugriffsverwaltung unten auf der Seite auf Neue Zugriffsregel.
Klicken Sie im Regelfeld auf das Dropdown-Menü unter „Vorlage ist verfügbar für“, um die Gruppen oder Nutzer auszuwählen, denen Sie Vorlagenzugriff gewähren möchten. Klicken Sie dann im Dropdown-Menü auf Fertig.
Wählen Sie die VorlageZugriffslevelaus, die Sie geben möchten.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü unter „Inspektionsergebnisse stehen zur Verfügung“, um die Gruppen oder Nutzer zu suchen und auszuwählen, die Zugriff auf die Inspektionen haben sollen, die von dem externen Benutzer oben durchgeführt wurden. Klicken Sie dann im Dropdown-Menü auf Fertig.
Wählen Sie die Inspektion Zugriffslevel aus, die Sie vergeben möchten.
Klicken Sie im Regelfeld auf Fertig.
Klicken Sie auf Speichern und anwenden.
Wählen Sie im Pop-up-Fenster Nein, nur zukünftig anwenden, um die neuen Zugriffsregeln auf künftige Inspektionen anzuwenden, oder Nein, nur zukünftig anwenden, um sie auch auf bestehende Inspektionen anzuwenden. Bitte beachten Sie, dass die Option "Ja, auf alle anwenden" den Zugriff auf bestehende Inspektionen auf der Grundlage der aktualisierten Zugriffsregeln außer Kraft setzt. Erfahren Sie mehr über Rückwirkenden Zugang zu Inspektionen.
Öffnen Sie die Mobile-App.
Tippen Sie unten auf dem Bildschirm auf Inspektionen .
Wählen Sie die Registerkarte VORLAGEN oben auf Ihrem Bildschirm aus.
Tippen Sie auf die Vorlage und wählen Sie aus den Popup-Optionen Zugriffsverwaltung aus.
Tippen Sie unten rechts auf Ihrem Bildschirms auf .
Die Kästchen für die Gruppen und/oder Nutzer auswählen, denen Sie Zugriff gewähren möchten.
Tippen Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf .
Tippen Sie für jede Gruppe oder jeden Nutzer auf der rechten Seite auf , um die gewünschten Vorlagenzugriffsstufe auszuwählen.
Tippen Sie auf jede Gruppe oder jeden Nutzer und dann unten rechts auf dem Bildschirm auf .
Die Kästchen für die Gruppen und/oder Nutzer auswählen, die Zugriff zu den von der Gruppe oder dem Nutzer auf dem vorherigen Bildschirm durchgeführten Inspektionen haben sollen.
Tippen Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf .
Für jede Gruppe oder jeden Nutzer den Abwärtspfeil auf der rechten Seite antippen, um den gewünschten Zugriffslevel für die Inspektionen auszuwählen.
Öffnen Sie die Mobile-App.
Tippen Sie unten auf dem Bildschirm auf Inspektionen .
Wählen Sie die Registerkarte Vorlagen oben auf Ihrem Bildschirm aus.
Tippen Sie auf die Vorlage und wählen Sie Zugriffsverwaltung aus den Popup-Optionen aus.
Tippen Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf
Gruppen und/oder Nutzer auswählen, denen Sie Zugriff zu Vorlagen gewähren möchten.
Tippen Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf Teilen.
Tippen Sie auf jede Gruppe oder jeden Nutzer und dann auf auf der rechten Seite unter „VORLAGE VERFÜGBAR FÜR“, um den gewünschten Zugriffslevel für die Vorlage auszuwählen.
Tippen Sie innerhalb jeder Gruppe oder jedes Nutzers auf Nutzer oder Gruppen hinzufügen.
Wählen Sie die Gruppen und/oder Nutzer aus, die Zugriff zu den Inspektionen haben sollen, die von der Gruppe oder vom Nutzer in der vorherigen Bildschirmanzeige durchgeführt wurden.
Tippen Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf Teilen.
Tippen Sie für jede Gruppe oder jeden Nutzer auf der rechten Seite auf , um den gewünschten Inspektionszugriffslevel auszuwählen.
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