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Power Automate: Mit Outlook Inspektionsberichte per E-Mail versenden

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Power-Automate-Flow erstellen, um Inspektionsberichte automatisch mit Outlook per E-Mail zu versenden.

Dieser Flow verwendet Microsoft Outlook als Mail-Client, um Inspektionsberichte zu versenden. Dieses Programm ist mit anderen Connectors wie dem Mail-Connector von Power Automate und Gmail austauschbar.

Bearbeitete Inspektionsdaten basieren auf den Inspektionen, auf die das Konto, das Konto, das das API-Token generiert hat, Zugriff hat. Wenn Sie ein Administrator sind, können Sie sich selbst Zugriff zu Inspektionen gewähren oder sich selbst die Berechtigung "Übergreifende Berechtigungen: Alle Daten anzeigen" zuweisen, um alle Inspektionen in Ihrer Organisation einsehen zu können.

1. Wiederholung

  1. Bei Power Automate anmelden.

  2. Im Menü auf der linken Seite auf Erstellen klicken und Erstellenauswählen.

  3. Im Pop-up-Fenster die folgenden Felder konfigurieren:

    • Flow-Name: Fügen Sie einen Namen für Ihren Flow hinzu, damit Sie ihn leicht aufrufen können.

    • Start: Legen Sie das Datum und die Uhrzeit fest, zu der der Flow beginnen soll.

    • Alle wiederholen: Stellen Sie die Frequenz auf 1 Stunde ein.

  4. Auf  Erstellen klicken um den Flow und seinen ersten Schritt zu erstellen.

2. Vergangenen Zeitraum abrufen

  1. Klicken Sie unter "Wiederholung" auf image und wählen Sie image aus.

  2. Suchen Sie und wählen Sie unter dem Connector "Datum Zeit"Vergangenen Zeitraum abrufen aus.

  3. Stellen Sie das „Intervall“ auf 1 und belassen Sie die „Zeiteinheit“ auf Stunde.

3. Geänderte Inspektionen durchsuchen

  1. Klicken Sie unter "Vergangene Zeit anzeigen" auf image und wählen Sie image aus.

  2. Suchen und wählen Sie unter dem Connector "SafetyCulture (iAuditor)" Geänderte Inspektionen suchen aus.

  3. Wenn Sie SafetyCulture zum ersten Mal in Power Automate verwenden, müssen Sie den Connector authentifizieren, indem Sie die folgenden Felder konfigurieren und dann auf Neu erstellen klicken.

    • Verbindungsname: Wir empfehlen, die Verbindung nach dem Account-Nutzernamen zu benennen oder nach der E-Mail, von der der API-Token generiert wird.

    • API-Token: Geben Sie Ihr API-Token im Format "Bearer <token>" ein. Stellen Sie sicher, dass zwischen „Bearer“ und dem API-Token ein Leerzeichen steht.

  4. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Alle anzeigen für erweiterte Parameter und konfigurieren Sie dann folgende Felder:

    • Geändert nach: Klicken Sie auf das Feld, dann auf image und wählen Sie aus der Liste image aus.

    • Nach Vorlage filtern (optional): Wenn Sie nur Inspektionen einer bestimmten Vorlage bearbeiten möchten, klicken Sie auf das Feld und wählen Sie die Vorlage aus der Liste aus, oder wählen Sie Benutzerdefinierten Wert eingeben und geben Sie die eindeutige Kennung der Vorlage ein.

    • Archiviert (optional): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie wahr aus, wenn Sie nur archivierte Inspektionen bearbeiten möchten, oder wählen Sie wahr für aktive und archivierte Inspektionen.

    • Abgeschlossen (optional): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie falsch aus, wenn Sie nur unvollständige Inspektionen bearbeiten möchten, oder wählen Sie falsch für vollständige und unvollständige Inspektionen.

    • Eigentümerschaft (optional): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie mir aus, wenn Sie nur Inspektion bearbeiten möchten, die Ihrem Konto gehören, oder wählen Sie mir für Inspektionen, die anderen Benutzern in Ihrer Organisation gehören.

    • Limit: Denken Sie daran, dass jeder Ablauflauf nur bis zu 1.000 Inspektionen verarbeiten kann. Wenn Ihre Organisation mehr als 1.000 Inspektionen pro Stunde durchführt, sollten Sie die Häufigkeit in "1. Regelmäßigkeit" und "2. Vergangenen Zeitraum abrufen" eingrenzen.

4. Eine spezifische Inspektion abrufen

  1. Klicken Sie unter "In geänderten Inspektionen suchen" auf image und wählen Sie image aus.

  2. Suchen und wählen Sie unter dem Connector "SafetyCulture (iAuditor)" Eine spezifische Inspektion abrufen aus.

  3. Klicken Sie in der Seitenleiste auf das Feld "Audit-Kennung", dann auf image und wählen Sie aus der Liste image aus.

  4. Dies fügt die Aktion innerhalb einer "Für jeden" Aktion hinzu.

5. Einen Inspektionsbericht exportieren

  1. Klicken Sie auf Aktion hinzufügen.

  2. Suchen Sie nach "SafetyCulture" und wählen Sie die Aktion Einen Inspektionsbericht exportieren.

  3. Folgende Felder konfigurieren:

    • Audit-Kennung: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Inspections-Audit-Kennung aus.

    • Format: Wählen Sie den Export Ihrer Inspektionen als PDF- oder Word-Datei.

    • Präferenz-ID (optional): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie das Berichtslayout, das Sie anwenden möchten. Bitte beachten Sie, dass nur Berichtslayouts für alle Vorlagen verfügbar sind.

6. Verzögerung

  1. Klicken Sie unter "Einen Inspektionsbericht exportieren", aber innerhalb von "Für jeden" auf image und wählen Sie image aus.

  2. Suchen und wählen unter dem Connector "Zeitplan" Verzögerung aus.

  3. Stellen Sie in der Seitenleiste die "Anzahl" auf 1 und lassen Sie die "Einheit" auf Minute.

7. Exportstatus der Inspektion überprüfen

  1. Klicken Sie unter "Verzögerung", aber innerhalb von "Für jeden" auf image und wählen Sie image aus.

  2. Suchen und wählen Sie unter dem Connector "SafetyCulture (iAuditor)" Exportstatus der Inspektion überprüfen aus.

  3. Konfigurieren Sie im Seitenpanel die folgenden Felder:

    • Audit-Kennung: Klicken Sie auf das Feld, dann auf image und wählen Sie aus der Liste image aus.

    • Aufgaben-Kennung exportieren: Klicken Sie auf das Feld, dann auf image und wählen Sie in der Liste image aus.

8. HTTP

  1. Klicken Sie unter "Exportstatus der Inspektion überprüfen ", aber innerhalb von "Für jeden" auf image und wählen Sie image aus.

  2. Suchen und wählen Sie unter dem Connector "HTTP" HTTP aus.

  3. Konfigurieren Sie im Seitenpanel die folgenden Felder:

    • URI: Klicken Sie auf das Feld, dann auf image und wählen Sie aus der Liste image aus.

    • Methode: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie ERHALTEN.

9. E-Mail versenden (V2)

  1. Klicken Sie unter "HTTP", aber innerhalb von "Für jeden" auf image und wählen Sie image aus.

  2. Suchen Sie und wählen Sie unter dem Connector "Office 365 Outlook" oder "Outlook.com"E-Mail versenden (V2) aus.

  3. Wenn Sie Outlook in Power Automate zum ersten Mal verwenden, müssen Sie den Connector authentifizieren, indem Sie sich in Ihrem Outlook-Account anmelden.

  4. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Alle anzeigen für erweiterte Parameter und konfigurieren Sie dann folgende Felder:

    • An: Klicken Sie auf das Feld und geben Sie die E-Mail-Empfänger an, an die Sie Inspektionsberichte schicken möchten. Achten Sie darauf, dass Sie für jede E-Mail, die Sie hinzufügen, auf Ihrer Tastatur auf die Eingabetaste betätigen.

    • Betreff: Klicken Sie auf das Feld und geben Sie den Betreff der E-Mail an. Sie können Daten von Objekten im Vorschau-Modus verwenden, um E-Mails mit Inspektionsobjekten zu benennen. Zum Beispiel: "[Name der Vorlage]: [Titel der Inspektion] | [Prozentsatz der Punktzahl]".

    • Body: Klicken Sie auf das Feld und geben Sie den Text der E-Mail an. Ähnlich wie das Betreff-Feld können Sie auch Daten von Vorschau-Objekten verwenden, um Details zu Inspektionen aufzunehmen. Sehen Sie sich den folgenden E-Mail-Text als Beispiel an: Ein Beispiel für eine Outlook-Aktion in einem Power Automate-Flow.

    • Anhänge: Klicken Sie auf Plus iconEin neues Objekt hinzufügen und konfigurieren Sie die folgenden Felder:

      • Name - 1: Klicken Sie auf das Feld, dann auf image und verwenden Sie Elemente aus der Liste, um eine Namenskonvention für Inspektionsberichte zu erstellen. Achten Sie darauf, je nach gewähltem Berichtsformat am Ende ".pdf" oder ".docx" hinzuzufügen. Zum Beispiel: "<item>.pdf".

      • Inhalt - 1: Klicken Sie auf das Feld, dann auf image und wählen Sie aus der Liste image aus.

  5. Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Speichern, um den Flow zu speichern.

Den Flow testen (optional)

  1. Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Testen, um den Test des Flow zu starten.

  2. Wählen Sie Manuellund klicken Sie auf Manuell.

  3. Klicken Sie auf Flow ausführen.

  4. Klicken Sie auf Fertig, um den Test des Flow zu überwachen.

Wenn etwas schief geht oder Sie Fragen zur Integration haben, wenden Sie sich bitte an unser Kundensupportteam. Wir helfen Ihnen gerne.

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