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Power Automate: Mit Outlook Inspektionsberichte per E-Mail versenden
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Power-Automate-Flow erstellen, um Inspektionsberichte automatisch mit Outlook per E-Mail zu versenden.
Wir wissen, dass es für Kollegen, Manager oder sogar Kunden wichtig ist, Inspektionsberichte so schnell wie möglich zu überprüfen. Mithilfe von Integrations-Tools wie Power Automate (früher Microsoft Flow) können Sie die abgeschlossenen Inspektionsberichte Ihres Unternehmens automatisch an bestimmte E-Mail-Empfänger senden und damit nicht nur Ihre Nutzer vor Ort davor bewahren, sich nach der Inspektion um das Versenden von Berichten kümmern zu müssen, sondern auch sicherstellen, dass die richtigen Personen die Berichte immer rechtzeitig erhalten.
Wenn Ihre Organisation Zapier als Integrations-Tool verwendet, können Sie mit einem Zap eine gleichwertige Lösung erstellen!
Hinweis
Dieser Flow verwendet Microsoft Outlook als Mail-Client, um Inspektionsberichte zu versenden. Dieses Programm ist mit anderen Connectors wie dem Mail-Connector von Power Automate und Gmail austauschbar.
Inspektionsberichte, die per E-Mail gesendet werden, basieren auf den Inspektionen, auf die das Konto, von dem das API-Token generiert wurde, Zugriff hat. Wenn Sie ein Administrator sind, können Sie sich selbst Zugriff zu Inspektionen gewähren oder sich selbst die Berechtigung "Datenzugriff" zuweisen, um alle Inspektionen in Ihrer Organisation einsehen zu können.
Wenn etwas schief geht oder Sie Fragen zur Integration haben, wenden Sie sich bitte an unser Kundensupportteam. Wir helfen Ihnen gerne.
1. Wiederholung
Bei Power Automate anmelden.
Im Menü auf der linken Seite auf Erstellen klicken und Erstellenauswählen.
Folgende Felder konfigurieren:
Flow-Name: Fügen Sie einen Namen für Ihren Flow hinzu, damit Sie ihn leicht aufrufen können.
Start: Legen Sie das Datum und die Uhrzeit fest, zu der der Flow beginnen soll.
Alle wiederholen: Stellen Sie die Frequenz auf 1 Stunde ein.
Auf Erstellen klicken um den Flow und seinen ersten Schritt zu erstellen.
2. Vergangenen Zeitraum abrufen
Klicken Sie auf
Neuer Schritt.Suchen Sie nach "Datum Uhrzeit" und wählen Sie die Aktion Vergangenen Zeitraum abrufen.
Stellen Sie das „Intervall“ auf 1 und belassen Sie die „Zeiteinheit“ auf Stunde.
3. Geänderte Inspektionen durchsuchen
Klicken Sie auf
Neuer Schritt.Suchen Sie nach "SafetyCulture" und wählen Sie die Aktion Geänderte Inspektionen suchen.
Wenn Sie SafetyCulture zum ersten Mal in Power Automate verwenden, müssen Sie den Connector authentifizieren, indem Sie die folgenden Felder konfigurieren und dann auf g Erstellen klicken.
Verbindungsname: Wir empfehlen, die Verbindung nach dem Account-Nutzernamen zu benennen oder nach der E-Mail, von der der API-Token generiert wird.
API-Token: Geben Sie Ihr API-Token im Format "Bearer <token>" ein. Stellen Sie sicher, dass zwischen „Bearer“ und dem API-Token ein Leerzeichen steht.
Folgende Felder konfigurieren:
Geändert nach: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Vergangene Zeit aus der Liste der dynamischen Inhalte aus.
Nach Vorlage filtern (optional): Wenn Sie nur Inspektionen einer bestimmten Vorlage bearbeiten möchten, klicken Sie auf das Feld und wählen Sie die Vorlage aus der Liste aus, oder wählen Sie Benutzerdefinierten Wert eingeben und geben Sie die eindeutige Kennung der Vorlage ein.
Archiviert (optional): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie wahr aus, wenn Sie nur archivierte Inspektionen abrufen möchten, oder wählen Sie wahr für aktive und archivierte Inspektionen.
Abgeschlossen (optional): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie falsch aus, wenn Sie nur unvollständige Inspektionen abrufen möchten, oder wählen Sie falsch für vollständige und unvollständige Inspektionen.
Eigentümerschaft (optional): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie mir, wenn Sie nur die Berichte von Inspektionen exportieren möchten, die Ihrem Konto angehören, oder wählen Sie mir für Inspektionen, die anderen Nutzern in Ihrer Organisation gehören.
Limit: Denken Sie daran, dass jeder Ablauflauf nur bis zu 1.000 Inspektionen verarbeiten kann. Wenn Ihre Organisation mehr als 1.000 Inspektionen pro Stunde durchführt, sollten Sie die Häufigkeit in "1. Regelmäßigkeit" und "2. Vergangenen Zeitraum abrufen" eingrenzen.
4. Eine spezifische Inspektion abrufen
Klicken Sie auf
Neuer Schritt.Suchen Sie nach "SafetyCulture" und wählen Sie die Aktion Eine spezifische Inspektion abrufen.
Klicken Sie auf das Feld "Audit-Kennung" und wählen Sie Inspections-Audit-Kennung aus der Liste der dynamischen Inhalte. Dadurch wird die Aktion in eine Aktion "Auf alle anwenden" eingefügt.
5. Einen Inspektionsbericht exportieren
Klicken Sie auf Aktion hinzufügen.
Suchen Sie nach "SafetyCulture" und wählen Sie die Aktion Einen Inspektionsbericht exportieren.
Folgende Felder konfigurieren:
Audit-Kennung: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Inspections-Audit-Kennung aus.
Format: Wählen Sie den Export Ihrer Inspektionen als PDF- oder Word-Datei.
Präferenz-ID (optional): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie das Berichtslayout, das Sie anwenden möchten. Bitte beachten Sie, dass nur Berichtslayouts für alle Vorlagen verfügbar sind.
6. Anwenden bis
Klicken Sie auf Aktion hinzufügen.
Suchen Sie nach " Steuerung" und wählen Sie die Aktion Anwenden bis.
Die Felder vorerst auslassen.
7. Exportstatus der Inspektion überprüfen
Klicken Sie auf Aktion hinzufügen innerhalb der Aktion "Anwenden bis".
Suchen Sie nach "SafetyCulture" und wählen Sie die Aktion Exportstatus der Inspektion überprüfen.
Folgende Felder konfigurieren:
Audit-Kennung: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Inspections-Audit-Kennung aus der Liste der dynamischen Inhalte aus.
Aufgaben-Kennung exportieren: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Task-ID exportieren aus der dynamischen Inhaltsliste aus.
Kehren Sie zu "6. Ausführen bis" zurück und konfigurieren Sie die folgenden Felder:
Wählen Sie einen Wert (links): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Exportstatus aus der dynamischen Inhaltsliste aus.
Wählen Sie einen Wert(rechts): Geben Sie "SUCCESS" ein.
8. HTTP
Klicken Sie auf Aktion hinzufügen nich innerhalb, sondern unterhalb der Aktion "Anwenden bis".
Suchen Sie nach "HTTP" und wählen Sie die Aktion HTTP.
Folgende Felder konfigurieren:
Methode: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie ERHALTEN.
URI: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie URL exportieren aus der dynamischen Inhaltsliste aus.
9. E-Mail versenden (V2)
Klicken Sie auf Aktion hinzufügen.
Suchen Sie nach „Office 365 Outlook“ oder „Outlook.com“ und wählen Sie die Aktion E-Mail versenden (V2) aus.
Wenn Sie Outlook in Power Automate zum ersten Mal verwenden, müssen Sie den Connector authentifizieren, indem Sie sich in Ihrem Outlook-Account anmelden.
Klicken Sie unten links in der Aktion auf Erweiterte Optionen anzeigen und konfigurieren Sie die folgenden Felder:
An: Klicken Sie auf das Feld und geben Sie die E-Mail-Empfänger an, an die Sie Inspektionsberichte schicken möchten. Achten Sie darauf, dass Sie für jede E-Mail, die Sie hinzufügen, auf Ihrer Tastatur auf "Enter/Return" klicken.
Betreff: Klicken Sie auf das Feld und geben Sie den Betreff der E-Mail an. Sie können dynamische Inhaltselemente verwenden, um E-Mails mit Inspektionsobjekten zu benennen. Zum Beispiel: "[Name der Vorlage]: [Titel der Inspektion] | [Prozentsatz der Punktzahl]".
Body: Klicken Sie auf das Feld und geben Sie den Text der E-Mail an. Ähnlich wie das Betreff-Feld können Sie auch dynamische Inhaltselemente verwenden, um Details zu Inspektionen aufzunehmen. Sehen Sie sich den folgenden E-Mail-Text als Beispiel an:
Bezeichnung der Anhänge - 1: Klicken Sie auf das Feld und verwenden Sie dynamische Inhaltselemente, um eine Benennungsregel für Inspektionsberichte zu erstellen. Achten Sie darauf, am Ende ".pdf" oder ".docx" hinzuzufügen, je nachdem, welches Berichtsformat Sie ausgewählt haben. Zum Beispiel: "<dynamic_content>.pdf".
Inhalt der Anhänge - 1: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Text aus der Liste der dynamischen Inhalte unter "HTTP" aus.
Klicken Sie unten oder oben rechts auf der Seite auf Speichern, um den Flow zu speichern.
Den Flow testen (optional)
Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Testen, um den Test des Flow zu starten.
Wählen Sie Manuellund klicken Sie auf Manuell.
Klicken Sie auf Flow ausführen.
Klicken Sie auf Fertig, um den Test des Flow zu überwachen.
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