Inspektionsberichte mit Berichtslayouts anpassen

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mithilfe der Web-App und der Mobile-App Inspektionsberichte durch Erstellen und Aktualisieren von Berichtslayouts anpassen können.

Was sind Berichtslayouts?

Berichtslayouts sind Konfigurationen, die Sie erstellen können, um die für Sie wichtigsten Informationen in Ihren Inspektionsberichten ein- oder auszublenden. Mithilfe von Berichtslayouts können Sie auch E-Mail-Vorlagen erstellen, um E-Mail-Empfänger und Nachrichtentexte vorzufüllen, damit Ihre Nutzer vor Ort Inspektionsberichte problemlos versenden können.

Was Sie brauchen

Hinweis

Berichtslayouts können entweder für eine bestimmte Vorlage oder für alle Vorlagen in einer Organisation erstellt werden. Je nach dem Layout, das Sie erstellen möchten, benötigen Sie bestimmte Berechtigungen und Zugriffsstufen für die Vorlagen:
- Berichtslayouts für einzelne Vorlagen: Sie brauchen den Zugriffslevel "Durchführen, Bearbeiten" für Vorlagen.
- Berichtslayouts für alle Vorlagen: Sie brauchen mindestens die Zugriffsstufe "Durchführen, Bearbeiten" für mindestens eine Vorlage in Ihrer Organisation und die Berechtigung "Globale Berichtslayouts verwalten".

FIlter und Einstellungen

Wenn Sie ein Berichtslayout erstellen oder aktualisieren, stehen Ihnen die folgenden Filter und Einstellungen zur Verfügung, um Inspektionsberichte anzupassen:

Filter/Einstellung	Beschreibung
Titelseite (nur für Premium-Tarif and Enterprise-Tarif)	Die Option, ein Deckblatt hochzuladen, das speziell für ein Berichtslayout bestimmt ist. Wir empfehlen, ein Bild im A4-Format (3508 x 2480 Pixel) hochzuladen, das nicht größer als 5 MB ist. Bilder, die zu hoch oder zu breit sind, werden auf A4-Größe zurechtgestutzt.
Logo	Die Option, ein Logo hochzuladen, das speziell für ein Berichtslayout bestimmt ist. Wir empfehlen, eine Datei hochzuladen, die nicht größer als 900 x 400 Pixel und nicht größer als 5 MB ist. Wenn kein Berichtslayout-Logo hochgeladen wird, wird das Vorlagenlogo verwendet.
Markierte Objekte	Die Option, Markierte Objekte in Berichten und auf der Titelseite oder der Übersichtsseite "Markierte Objekte" anzuzeigen oder wegzulassen.
Aktionen	Die Option, in allen Berichten und auf der Titelseite oder der Übersichtsseite "Aktionen", Aktionen anzuzeigen oder wegzulassen.
Haftungsausschluss	Die Option, einen Haftungsausschluss am Anfang von Berichten einzufügen oder nicht einzufügen. Wenn der Haftungsausschluss aktiviert ist, können Sie ihn auch individuell anpassen.
Inspektionsergebnisse	Die Option, Inspektionsseiten in Berichten anzuzeigen oder auszulassen. Wenn das Berichtslayout vorlagenspezifisch ist, haben Sie auch die Möglichkeit, bestimmte Seiten in Berichten anzuzeigen oder auszulassen. Beachten Sie, dass dadurch die Zusammenfassungsseiten "Markierte Objekte" und "Aktionen" nicht entfernt werden, wenn beide aktiviert sind.
Medienübersicht	Die Option, am Ende von Berichten eine Zusammenfassung aller angehängten Mediendateien anzuzeigen oder wegzulassen.
Punktzahlen	Die Option, alle Punktzahlen in den Berichten anzuzeigen oder auszulassen.
Anweisungen	Die Option, Anweisungsfelder von Vorlagen in Berichten anzuzeigen oder auszulassen.
Unbeantwortete Fragen	Die Option, alle unbeantworteten Fragen in den Berichten anzuzeigen oder auszulassen.
Kontrollkästchen	Die Option, markierte und nicht markierte Antworten aus Berichten anzuzeigen oder auszulassen.
Seitenumbruch	Die Option, Seitenumbrüche zu entfernen, um Platz in Ihren Berichten zu sparen.
Medieneinstellungen	Die Option, die Größe der Miniaturansichten unter jeder Frage (nur Premium-Tarif und Enterprise-Tarif) oder die Größe der Bilder für die Medienzusammenfassung in Ihren PDF- und Word-Berichten festzulegen.
Fußzeile	Die Option, eine Fußzeile mit Seitennummern für Berichte hinzuzufügen oder nicht hinzuzufügen. Sie haben auch die Möglichkeit, Inspektionstitel in der Fußzeile anzuzeigen und zusätzliche Informationen mit maximal 100 Zeichen anzuzeigen. Wenn der Titel einer Inspektion länger als eine Zeile ist, wird er automatisch gestutzt.
Inhaltsverzeichnis	Die Option, am Anfang von Berichten ein Inhaltsverzeichnis einzufügen oder nicht.

E-Mail-Vorlagenfelder

Die Einrichtung von E-Mail-Vorlagen führt nicht dazu, dass fertige Inspektionsberichte automatisch versendet werden. Um den E-Mail-Versand von Inspektionsberichten zu automatisieren, können Sie eine Integration verwenden. Wenn Sie daran interessiert sind, Inspektionsberichte automatisch per E-Mail zu versenden, ohne eine Integration zu verwenden, lassen Sie es uns bitte wissen, indem Sie uns Ihr Feedback senden.

Sie können Vorlagen als Teil von Berichtslayouts einrichten, um E-Mail-Empfänger und Nachrichtentexte vorauszufüllen, wenn Nutzer Inspektionsberichte per E-Mail über die Optionen „PDF-Datei senden“ und „Word-Datei senden“ der Mobile-App senden.

Feld	Beschreibung
An:	Die E-Mail-Empfänger, die vorausgefüllt werden sollen.
Cc:	Die E-Mail-Empfänger der Kopie (Cc), die vorausgefüllt werden sollen.
Bcc:	Die E-Mail-Empfänger der Blindkopie (Bcc), die vorausgefüllt werden sollen.
Betreff:	Mit den folgenden Formatierungsoptionen können Sie die Details der Inspektionen vorausfüllen.
E-Mail-Text	Mit den folgenden Formatierungsoptionen können Sie die Details der Inspektionen vorausfüllen.

Die folgenden Formatierungsoptionen können in den Feldern "Betreff" und "E-Mail-Text" verwendet werden, um die Details der Inspektionen dynamisch auszufüllen:

[TemplateTitle]: Der Titel der Vorlage. Zum Beispiel " Risikobewertung für das Büro".
[InspectionTitle]: Der Titel der Inspektion. Zum Beispiel: "Leipzig / 20.07.2020". Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie den Titel Ihrer Inspektion für jede Vorlage anpassen können.
[Datum der Inspektion]: Das Datum, an dem die Inspektion abgeschlossen wurde, im Format TT/Monat/JJJJ.
[Score]: Die Punktzahl der Inspektion. Zum Beispiel "80%".

Bitte beachten Sie, dass die Formatierungsoptionen in der angegebenen Groß- und Kleinschreibung eingegeben werden müssen, damit sie funktionieren. Zum Beispiel muss "[Score]" mit einem großen "S" geschrieben werden.

Ein Berichtslayout erstellen

In der Web-App anmelden.
Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Vorlagen aus.
Klicken Sie auf die Vorlage und wählen Sie in der Seitenleiste Bericht bearbeiten aus.
Wenn diese Vorlage kein Berichtslayout hat, können Sie in der Seitenleiste mit der Konfiguration des neuen Layouts beginnen. Ansonsten klicken Sie in der oberen linken Ecke der Seite auf Neues Layout . Neues Layout
Wenn Sie die Berechtigung "Globale Berichtslayouts verwalten" haben, wählen Sie zwischen Nur für diese Vorlage und Nur für diese Vorlage.
Klicken Sie auf der rechten Seite der Layoutbezeichnung auf , um das Layout zu benennen, und passen Sie dann Ihre Einstellungen entsprechend an.
Sie können auch über die Registerkarte E-Mail-Vorlage eine E-Mail-Vorlage einrichten, wenn Ihre Nutzer mithilfe der Mobile-App Inspektionsberichte per E-Mail versenden. Bitte beachten Sie, dass das Vorausfüllen nur mit den systemeigenen Mail-Apps auf Android- und iOS-Geräten kompatibel ist.
Klicken Sie auf Speichern
Wenn dieses Berichtslayout das Standardlayout für Inspektionsberichte, die mit dieser Vorlage erstellt werden, sein soll, klicken Sie unter "Standardlayout" auf Wählen Sie ein beliebiges Layout und wählen Sie es aus.

Öffnen Sie die Mobile-App.
Tippen Sie unten auf dem Bildschirm auf Inspektionen .
Wählen Sie die Registerkarte Vorlagen oben auf Ihrem Bildschirm aus.
Tippen Sie auf die Vorlage und wählen Sie Vorlage bearbeiten aus den Pop-up-Optionen aus.
Tippen Sie am oberen Rand Ihres Bildschirms auf Bericht .
Tippen Sie oben links auf Ihrem Bildschirm auf Berichtslayout .
Wenn diese Vorlage kein Berichtslayout hat, können Sie auf dieser Seite mit der Konfiguration des neuen Layouts beginnen. Ansonsten tippen Sie am oberen Rand des Bildschirms auf Neues Layout .
Wenn Sie die Berechtigung "Globale Berichtslayouts verwalten" haben, wählen Sie zwischen Nur für diese Vorlage und Nur für diese Vorlage aus.
Klicken Sie oben auf der Bezeichnung auf , und passen Sie dann Ihre Einstellungen entsprechend an.
Sie können auch über die Registerkarte E-Mail-Vorlage eine E-Mail-Vorlage einrichten, wenn Ihre Nutzer mithilfe der Mobile-App Inspektionsberichte per E-Mail versenden. Bitte beachten Sie, dass das Vorausfüllen nur mit den systemeigenen Mail-Apps auf Android- und iOS-Geräten kompatibel ist.
Tippen Sie am unteren Rand Ihres Bildschirms auf Speichern.
Tippen Sie auf Erstellen und weiter.
Wenn dieses Berichtslayout das Standardlayout für Inspektionsberichte, die mit dieser Vorlage erstellt werden, sein soll, tippen Sie unter "Standardlayout" auf Wählen Sie ein beliebiges Layout und wählen Sie es aus.

Ein Berichtslayout aktualisieren

In der Web-App anmelden.
Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Vorlagen aus.
Klicken Sie auf die Vorlage und wählen Sie in der Seitenleiste Bericht bearbeiten aus.
Klicken Sie auf der rechten Seite des Layoutnamens auf .
Aktualisieren Sie das Layout entsprechend.
Klicken Sie auf Speichern. Wenn das Layout für alle Vorlagen gilt, klicken Sie auf Speichern.

Öffnen Sie die Mobile-App.
Tippen Sie unten auf dem Bildschirm auf Inspektionen .
Wählen Sie die Registerkarte Vorlagen oben auf Ihrem Bildschirm aus.
Tippen Sie auf die Vorlage und wählen Sie Vorlage bearbeiten aus den Pop-up-Optionen aus.
Tippen Sie am oberen Rand Ihres Bildschirms auf Bericht .
Tippen Sie oben links auf Ihrem Bildschirm auf Berichtslayout .
Tippen Sie auf der rechten Seite der Layoutbezeichnung auf .
Layout ensprechend aktualisieren.
Tippen Sie auf Speichern. Wenn das Layout für alle Vorlagen gilt, tippen Sie auf Speichern.

Es ist derzeit nicht möglich, die Bildbeschreibungen (z.B. Foto 1) anzupassen. Wenn Sie sie anpassen möchten, lassen Sie es uns bitte wissen, indem Sie uns Ihr Feedback geben.

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