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Checklisten digitalisieren

Learn how to digitize your checklists and drive efficiency across your organization with templates.

How do I digitize my checklists?

After you have set up your SafetyCulture organization, it’s time to start digitizing your checklists. You may have paper forms piled on your desk, digital copies stored on your device, or are thinking about creating new ones but unsure where to begin. There are three sure-fire ways to start this process.

  1. Download templates from the Public Library: We have thousands of templates in every industry you can think of, all of which you can download for free! From health and safety audits to risk assessments to vehicle inspections, search for topics you need or try out featured ones.

  2. Convert your existing forms: You can upload anything on hand, and we'll convert everything for you.

  3. Explore the Templates feature: As early as now, we want to highlight that it is always best practice to learn how to build templates from scratch using Templates in SafetyCulture. This will allow you to easily change your templates as you improve your workflows.

1. Download templates

The Public Library is where SafetyCulture users from different industries can share the templates they've created with each other. With hundreds of thousands of free templates, you can use a template to start inspections immediately or edit them to make them your own.

We encourage customers to share templates they've created with the SafetyCulture community by uploading them to the Public Library.

Vorlage herunterladen

  1. In der Web-App anmelden.

  2. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Vorlagen aus.

  3. Wählen Sie oben auf der Seite die Registerkarte Öffentliche Bibliothek aus.

  4. Auf dieser Seite können Sie nach einer Vorlage suchen, indem Sie die Suchbegriffe in das Suchfeld eingeben, im Dropdown-Menü nach Industriezweig filtern oder die Liste durchblättern.

  5. Wählen Sie aus, ob Sie die Vorlage herunterladen und bearbeiten oder eine neue Inspektion herunterladen und starten möchten:

    • Wenn Sie die Vorlage herunterladen und sofort für eine Inspektion verwenden möchten, klicken Sie auf Importieren und Inspektion beginnen. Dadurch wird die Vorlage auf Ihr Konto heruntergeladen und Sie gelangen zur neuen Inspektion.

    • Wenn Sie die Vorlage herunterladen und bearbeiten möchten, klicken Sie auf Fragen bearbeiten.

  1. Öffnen Sie die Mobile-App.

  2. Tippen Sie im Menü unten auf dem Bildschirm auf Assets gallery view iconMehr .

  3. Wählen Sie Library iconÖffentliche Bibliothek aus der Liste.

  4. Das Filter-/Trichter-Symbol in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms antippen.

  5. Stellen Sie auf diesem Bildschirm sicher, dass "Meine hochgeladenen Vorlagen anzeigen" deaktiviert ist, und wählen Sie aus, wie Sie die Vorlagen der öffentlichen Bibliothek sortieren möchten.

  6. Tippen Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf image.

  7. Auf diesem Bildschirm können Sie auf das Lupensymbol tippen, um anhand von Schlüsselwörtern nach einer Vorlage zu suchen, oder auf ÄNDERN tippen, um nach Branche zu filtern, oder durch die Liste blättern.

  8. Die Vorlage antippen, die Sie herunterladen möchten.

  9. Tippen Sie auf Herunterladen um die Vorlage auf Ihr Konto herunterzuladen. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, können Sie sofort eine Inspektion mit der Vorlage starten, indem Sie auf Herunterladen tippen.

  1. Öffnen Sie die Mobile-App.

  2. Tippen Sie im Menü unten auf dem Bildschirm auf Assets gallery view iconMehr .

  3. Wählen Sie Library iconÖffentliche Bibliothek aus der Liste.

  4. Das Filter-/Trichter-Symbol in der oberen linken Ecke Ihres Bildschirms antippen.

  5. Stellen Sie auf diesem Bildschirm sicher, dass „Meine hochgeladene Vorlagen anzeigen“ deaktiviert ist, wählen Sie aus, wie Sie die Vorlagen der öffentlichen Bibliothek sortieren möchten, und tippen Sie auf Branche auswählen , um Ihre Suche nach Industriezweig zu filtern.

  6. Tippen Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf Fertig.

  7. Auf diesem Bildschirm können Sie nach einer Vorlage anhand von Suchbegriffen suchen oder die Liste durchblättern.

  8. Die Vorlage antippen, die Sie herunterladen möchten.

  9. Tippen Sie auf Vorlage herunterladen um die Vorlage herunterzuladen. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, können Sie sofort eine Inspektion mit der Vorlage starten, indem Sie auf Vorlage herunterladen tippen.

2. Convert forms

Converting existing forms or checklists and adding them to SafetyCulture improves data accessibility and storage, helps you collect and analyze your data easily, and streamlines your organization's workflows. You can cut down on paper and storage costs and significantly reduce your team's turnaround time.

We understand that the template might sometimes not turn out to be exactly what you're after. We encourage you to edit your template further and give your own finishing touches to make the best version of your forms for your team.

Die folgenden Dateien werden für die Konvertierung von Vorlagen unterstützt:

  • Bilder (JPEG oder PNG) bis zu 10 MB

  • PDF-Dateien bis 20MB

Wenn es sich um eine Word- oder Excel-Datei handelt, können Sie Ihr Dokument hochladen, damit unser Customer Enablement Team die Vorlage manuell für Sie konvertieren kann.

Ein Bild oder ein PDF-Formular in eine Vorlage konvertieren

  1. In der Web-App anmelden.

  2. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Vorlagen aus.

  3. Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Plus iconErstellen .

  4. Klicken Sie auf Upload or cloud up arrow icon.Bild/PDF konvertieren. Upload or cloud up arrow icon.Bild/PDF konvertieren

  5. Klicken Sie im Popup-Fenster auf durchsuchen, um Ihr Bild oder Ihre PDF-Datei hochzuladen, oder ziehen und legen Sie Ihre Datei in das Feld "Drag your form here". Klicken Sie dann auf durchsuchen.

  6. Dies startet die Konvertierung der Vorlage. Sie können den Fortschritt mitverfolgen, wenn Inhalte im Vorlageneditor eingefügt werden.

  7. Obwohl unser Vorlageneditor sein Bestes tut, um das Formular während des Konvertierungsprozesses korrekt zu interpretieren, ist uns bewusst, dass die Vorlage manchmal nicht so wird, wie Sie möchten. Wir empfehlen Ihnen, einen Blick in unsere Anleitung zur Erstellung von Vorlagen zu werfen, damit Sie Ihre Vorlage weiter bearbeiten und ihr den letzten Schliff geben können.

  1. Öffnen Sie die Mobile-App.

  2. Tippen Sie unten auf dem Bildschirm auf Inspektionen .

  3. Wählen Sie am oberen Rand Ihres Bildschirms die Registerkarte Vorlagen aus.

  4. Tippen Sie unten rechts auf dem Bildschirm auf image.

  5. Wählen Sie im Popup-Menü Plus iconVorlage erstellen aus.

  6. Wählen Sie Upload or cloud up arrow icon.Medien hochladen aus.

  7. Erstellen Sie Ihre Vorlage mithilfe einer der folgenden Optionen: Erstellen Sie eine Vorlage in der Mobile-App, indem Sie Medien hochladen.

    • Foto aufnehmen: Verwenden Sie die Kamera Ihres Geräts, um ein Foto von Ihrem bestehenden Formular zu machen.

    • Foto auswählen: Wählen Sie Bilder für Ihr bestehendes Formular aus, die Sie aus Ihrer Galerie hochladen möchten. Bitte beachten Sie, dass Sie nur 6 Bilder auf einmal hochladen können.

    • PDF hochladen: Eine PDF-Datei von Ihrem Gerät hochladen.

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