Erstellen
Sie können Ihre Vorlagen von Grund auf neu erstellen oder ein Thema beschreiben und eine Vorlage generieren lassen. Das Hauptziel besteht darin, sich mit der Vorlagenfunktion vertraut zu machen, damit Sie alle verfügbaren Funktionen optimal nutzen und die besten Formulare für Ihre Organisation erstellen können.
Was Sie brauchen
Obwohl es ist möglich ist, Vorlagen in der Mobile App zu erstellen, empfehlen für eine optimale Erfahrung, Vorlagen mithilfe der Web-App zu erstellen.
1. Erstellen Sie eine Vorlage
Wählen Sie Vorlagen in der Seitenleiste oder in Mehr aus.
Klicken Sie oben rechts auf der Vorlagenliste auf Erstellen.
Klicken Sie auf Bei Null beginnen, um eine neue Vorlage zu erstellen.
Fahren Sie mit der Bearbeitung Ihrer Vorlage fort.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Vorlagen bearbeiten oder verwalten können. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie einfach nur Ihre Fragen und Antworttypen anpassen oder mehr über Logikfelder, Bewertung und Berechnungen lesen möchten. Ausführlichere Inhalte finden Sie in den Rubriken Vorlagen (Bearbeiten) und Vorlagen (Verwalten).
Bericht
In Vorlagen können Sie festlegen, wie Ihre Berichte aussehen sollen, und sogar Empfänger und Nachrichten für Ihre E-Mail-Inspektionsberichte anpassen.
Was sind Berichtslayouts?
Mit Berichtlayouts können Sie anpassen, wie und welche Informationen in Ihren Inspektionsberichten angezeigt werden, um wichtige Details hervorzuheben und diese effektiv an Stakeholder zu kommunizieren. Sie können auch E-Mail-Vorlagen erstellen, die Empfänger und Nachrichten vorab ausfüllen, damit Frontline-Teams Inspektionsergebnisse schnell vor Ort teilen können. Verwenden Sie beispielsweise ein Zusammenfassungs-Layout, um Ergebnisse mit Ihrem Team zu teilen, oder wählen Sie ein detailliertes Layout, um eine vollständige Aufschlüsselung für Audits bereitzustellen.
Was Sie brauchen
Layout-Einstellungen und E-Mail-Vorlage
Wenn Sie ein Berichtslayout erstellen oder aktualisieren, stehen Ihnen die folgenden Filter und Einstellungen zur Verfügung, um Ihre Inspektionsberichte anzupassen:
Stilbezogene Einstellungen
Einstellungen | Beschreibung |
|---|---|
Titelseite (nur für Premium-Tarif and Enterprise-Tarif) | Die Option zum Hochladen eines Deckblatts, das spezifisch für ein Berichtslayout ist. Wir empfehlen, ein Bild im A4-Format (3508 x 2480 Pixel) hochzuladen, das nicht größer als 5 MB ist. Bilder, die zu hoch oder breit sind, werden auf A4-Größe gequetscht. |
Logo | Die Option, ein Logo hochzuladen, das speziell für ein Berichtslayout bestimmt ist. Wir empfehlen, eine Datei hochzuladen, die nicht größer als 900 x 400 Pixel und nicht größer als 5 MB ist. Das Logo der Vorlage wird verwendet, wenn kein Logo für das Berichtslayout hochgeladen wird. |
Seitengröße | Die Option, Berichte in den Formaten A4 (21 x 29,7 cm oder 8,3 x 11,7 Zoll) oder US-Letter (21,6 x 27,9 cm oder 8,5 x 11 Zoll) zu exportieren. Das Standardformat ist A4. |
Miniaturansichts-Größe (Ausschließlich Premium und Enterprise-Tarife) | Die Option, um die Größe der Vorschaubilder unter jeder Frage zu wählen. |
Fotoauflösung | Die Option, um die Auflösung der Bilder zu wählen. |
Inhaltsbezogene Filter und Einstellungen
Filter/Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
Fußzeile | Die Option, eine Fußzeile mit Seitennummern für Berichte hinzuzufügen oder nicht hinzuzufügen. Sie haben auch die Möglichkeit, Inspektionstitel in der Fußzeile anzuzeigen und zusätzliche Informationen mit maximal 100 Zeichen anzuzeigen. Wenn der Titel einer Inspektion länger als eine Zeile ist, wird er automatisch gestutzt. |
Inhaltsverzeichnis | Die Option, am Anfang von Berichten ein Inhaltsverzeichnis einzufügen oder nicht. |
Seitenumbruch | Die Option, Seitenumbrüche zu entfernen, um Platz in Ihren Berichten zu sparen. |
KI-Zusammenfassung (nur Premium- und Enterprise-Tarife) | Die Option, eine KI-generierte Zusammenfassung in Ihre Inspektionsberichte aufzunehmen. Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Zusammenfassung unabhängig von Ihren Spracheinstellungen auf Englisch generiert und kann nach der Erstellung nicht mehr bearbeitet oder neu generiert werden. |
Markierte Antworten | Die Option zur Anzeige oder Auslassung von gekennzeichneten Antworten in allen Berichten und auf der Titelseite oder der Zusammenfassungsseite "Gekennzeichnete Antworten". |
Aktionen | Die Option, einen Haftungsausschluss am Anfang von Berichten einzufügen oder nicht einzufügen. Wenn der Haftungsausschluss aktiviert ist, können Sie ihn auch individuell anpassen. |
Inspektionsergebnisse | Die Option, einen Haftungsausschluss am Anfang von Berichten einzufügen oder nicht einzufügen. Sie haben auch die Möglichkeit, den Haftungsausschluss anzupassen, wenn er aktiviert ist. |
Zusammenfassung der Mediendatei | Die Option, die Größe der Bilder für die Medienzusammenfassung in Ihren PDF- und Word-Berichten zu wählen. |
Zusammenfassung der Mediendatei | Die Option, alle Punktzahlen in den Berichten anzuzeigen oder auszulassen. |
Anweisungen | Die Option, Bewertungen in Berichten anzuzeigen oder auszulassen. |
Unbeantwortete Fragen | Die Option, alle unbeantworteten Fragen in den Berichten anzuzeigen oder auszulassen. |
Kontrollkästchen | Die Option, markierte und nicht markierte Antworten aus Berichten anzuzeigen oder auszulassen. |
E-Mail-Vorlagenfelder | Die Option, angekreuzte und nicht angekreuzte Antworten in Berichten anzuzeigen oder auszulassen. |
E-Mail-Vorlagenfelder
Das Einrichten von E-Mail-Vorlagen führt nicht dazu, dass abgeschlossene Inspektionsberichte automatisch gesendet werden. Um E-Mail-Inspektionsberichte zu automatisieren, können Sie eine Integration verwenden.
Wenn Sie Inspektionsberichte automatisch per E-Mail versenden möchten, ohne Integrationen zu verwenden, teilen Sie uns dies bitte mit, indem Sie Ihr Feedback senden.
Beschreibung
Feld | Beschreibung |
|---|---|
An: | Die E-Mail-Empfänger, die vorausgefüllt werden sollen. |
Cc: | Die E-Mail-Empfänger der Kopie (Cc), die vorausgefüllt werden sollen. |
Bcc: | Die E-Mail-Empfänger der Blindkopie (Bcc), die vorausgefüllt werden sollen. |
Betreff: | Mit den folgenden Formatierungsoptionen können Sie die Details der Inspektionen vorausfüllen. |
Die folgenden Formatierungsoptionen können in den Feldern "Betreff" und "E-Mail-Text" verwendet werden, um die Details der Inspektionen dynamisch auszufüllen: | [TemplateTitle]: Der Titel der Vorlage. Zum Beispiel " Risikobewertung für das Büro". |
Die folgenden Formatierungsoptionen können in den Feldern "Betreff" und "E-Mail-Text" verwendet werden, um die Details der Inspektionen dynamisch auszufüllen:
[TemplateTitle]: Der Titel der Vorlage. Zum Beispiel " Risikobewertung für das Büro".
[InspectionTitle]: Der Titel der Inspektion. Zum Beispiel: "Surry Hills / 20 Jul 2020". Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihren Inspektionstitel für jede Vorlage anpassen können.
[InspectionDate]: Datum und Uhrzeit des Abschlusses der Inspektion im XM-Format TT/Monat/JJJJ. Zum Beispiel: "2020-Feb-26 5:31 AM".
[Score]: Die Bewertung der Inspektion. Zum Beispiel "80%".
Bitte beachten Sie, dass die Formatierungsoptionen in der angegebenen Groß- und Kleinschreibung eingegeben werden müssen, damit sie funktionieren. Zum Beispiel muss "[Score]" mit einem großen "S" geschrieben werden.
Die Option zum Vorausfüllen von Feldern beim Senden von Inspektionsberichten nur mit den nativen E-Mail-Apps auf Android- und iOS-Geräten kompatibel ist.
Das Einrichten von E-Mail-Vorlagen führt nicht dazu, dass abgeschlossene Inspektionsberichte automatisch gesendet werden. Um E-Mail-Inspektionsberichte zu automatisieren, können Sie eine Integration verwenden.
Wenn Sie Inspektionsberichte automatisch per E-Mail versenden möchten, ohne Integrationen zu verwenden, teilen Sie uns dies bitte mit, indem Sie Ihr Feedback senden.
Sie können Vorlagen als Teil von Berichtslayouts einrichten, um E-Mail-Empfänger und Nachrichtentexte vorzufüllen, wenn Benutzer Inspektionsberichte per E-Mail an senden, wobei die Optionen "PDF senden" und "Word senden" der mobilen App verwendet werden.
Feld | Beschreibung |
|---|---|
An: | Die E-Mail-Empfänger, die vorausgefüllt werden sollen. |
Cc: | Die E-Mail-Empfänger der Kopie (Cc), die vorausgefüllt werden sollen. |
Bcc: | Die E-Mail-Empfänger der Blindkopie (Bcc), die vorausgefüllt werden sollen. |
Betreff: | Mit den folgenden Formatierungsoptionen können Sie die Details der Inspektionen vorausfüllen. |
Die folgenden Formatierungsoptionen können in den Feldern "Betreff" und "E-Mail-Text" verwendet werden, um die Details der Inspektionen dynamisch auszufüllen: | [TemplateTitle]: Der Titel der Vorlage. Zum Beispiel " Risikobewertung für das Büro". |
Die folgenden Formatierungsoptionen können in den Feldern "Betreff" und "E-Mail-Text" verwendet werden, um die Details der Inspektionen dynamisch auszufüllen:
[TemplateTitle]: Der Titel der Vorlage. Zum Beispiel " Risikobewertung für das Büro".
[InspectionTitle]: Der Titel der Inspektion. Zum Beispiel: "Surry Hills / 20 Jul 2020". Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihren Inspektionstitel für jede Vorlage anpassen können.
[InspectionDate]: Datum und Uhrzeit des Abschlusses der Inspektion im XM-Format TT/Monat/JJJJ. Zum Beispiel: "2020-Feb-26 5:31 AM".
[Score]: Die Bewertung der Inspektion. Zum Beispiel "80%".
Bitte beachten Sie, dass die Formatierungsoptionen in der angegebenen Groß- und Kleinschreibung eingegeben werden müssen, damit sie funktionieren. Zum Beispiel muss "[Score]" mit einem großen "S" geschrieben werden.
Die Option zum Vorausfüllen von Feldern beim Senden von Inspektionsberichten nur mit den nativen E-Mail-Apps auf Android- und iOS-Geräten kompatibel ist.
Ein Berichtslayout erstellen
Wählen Sie Vorlagen in der Seitenleiste oder in Mehr aus.
Klicken Sie auf die Vorlage und wählen Sie in der Seitenleiste Bericht bearbeiten aus.
Wenn diese Vorlage kein Berichtslayout hat, können Sie in der Seitenleiste mit der Konfiguration des neuen Layouts beginnen. Ansonsten klicken Sie in der oberen linken Ecke der Seite auf Neues Layout.
Wenn Sie den Berechtigung "Vorlagen: Berichtlayouts" haben, wählen Sie zwischen Nur für diese Vorlage und Für alle Vorlagen.
Klicken Sie auf der rechten Seite der Layoutbezeichnung auf , um das Layout zu benennen, und passen Sie dann Ihre Einstellungen in jedem Tab entsprechend an.
Stil: Legen Sie fest, wie Ihr Bericht aussehen soll.
Inhalt: Konfigurieren Sie, welche Informationen in Ihren Bericht aufgenommen werden sollen.
E-Mail-Vorlage: Richten Sie eine vorausgefüllte E-Mail für Nutzer ein, die Inspektionsberichte über die Mobile-App senden.
Klicken Sie auf Speichern
Wenn Sie dieses Berichtslayout als Standardlayout für mit dieser Vorlage erstellte Inspektionsberichte verwenden möchten, klicken Sie auf unter "Standardlayout" und wählen Sie es aus.
Tiefergehende Inhalte finden Sie in der Rubrik Berichte.
Zugriff
Zugriffsregeln steuern, auf welche Vorlagen und Inspektionen Ihr Team Zugriff hat. Jede Zugriffsregel legt fest, welcher Nutzer Zugriff auf eine Vorlage zur Durchführung von Inspektionen erhält und wem die Inspektionsergebnisse zugänglich gemacht werden.
Zugriffsstufen für Vorlagen und Inspektionen
Mit Zugriffsregeln können Sie festlegen, wer Inspektionsergebnisse automatisch erhält. Bei Bedarf können Sie Gruppen und Nutzern weiterhin individuellen Zugriff auf Inspektionen gewähren.
Bitte lesen Sie unseren Leitfaden über vier wichtige Fragen, die Sie hinsichtlich des Zugriffs zu Vorlagen und Inspektionen beachten sollten.
Vorlagen
Durchführen: Ermöglicht Benutzern die Verwendung der Vorlage zur Durchführung neuer Inspektionen.
Durchführen, Bearbeiten: Ermöglicht Benutzern die Verwendung der Vorlage, um neue Inspektionen durchzuführen, ihren Inhalt zu bearbeiten und Zugangsregeln zu verwalten.
Durchführen, Bearbeiten, Löschen: Ermöglicht Nutzern die Verwendung der Vorlage, um neue Inspektionen durchzuführen, ihren Inhalt und ihre Zugriffsregeln zu bearbeiten sowie sie zu archivieren und zu löschen. Dieses Zugriffslevel kann nur von Benutzern gegeben werden, die es bereits haben.
Inspektion
Anzeigen: Ermöglicht es Nutzern, den Inspektionsbericht (schreibgeschützt) einzusehen.
Anzeigen, Bearbeiten: Ermöglicht es Nutzern, den Inspektionsbericht einzusehen, den Inhalt zu bearbeiten und den Zugriff zu verwalten.
Ansehen, Bearbeiten, Löschen: Ermöglicht Nutzern, den Inspektionsbericht einzusehen, seinen Inhalt zu bearbeiten und den Zugriff zu verwalten sowie ihn zu archivieren und zu löschen. Dieses Zugriffslevel kann nur von Benutzern gegeben werden, die es bereits haben.
Was Sie brauchen
Für die beste Erfahrung empfehlen wir Ihnen, Zugriffsregeln über die Web-App zu bearbeiten.
Eine Zugriffsregel erstellen
Wählen Sie Vorlagen in der Seitenleiste oder in Mehr aus.
Klicken Sie auf die Vorlage und wählen Sie in der Seitenleiste Zugriffsverwaltung aus.
Klicken Sie auf Speichern und anwenden.
Klicken Sie im Seitenbereich auf unter "Vorlage ist verfügbar für", um die Gruppen oder Benutzer auszuwählen, denen Sie Zugriff auf die Vorlage geben möchten, und klicken Sie auf Fertig.
Wählen Sie die Vorlage Zugriffslevel aus, die Sie geben möchten.
Klicken Sie auf unter "Inspektionsergebnisse werden verfügbar sein für", um die Gruppen oder Benutzer auszuwählen, die Zugriff auf die von den oben genannten Gruppen oder Benutzern durchgeführten Inspektionen haben sollen, und klicken Sie auf Fertig.
Wählen Sie die Inspektion Zugriffslevel aus, die Sie vergeben möchten.
Klicken Sie auf Fertig.
Klicken Sie auf Speichern und anwenden.
Wählen Sie im Pop-up-Fenster Nein, nur zukünftig anwenden, um die neuen Zugriffsregeln auf künftige Inspektionen anzuwenden, oder Nein, nur zukünftig anwenden, um sie auch auf bestehende Inspektionen anzuwenden. Bitte beachten Sie, dass die Option "Ja, auf alle anwenden" den Zugriff auf bestehende Inspektionen auf der Grundlage der aktualisierten Zugriffsregeln außer Kraft setzt. Erfahren Sie mehr über Rückwirkenden Zugang zu Inspektionen.
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