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Checklisten digitalisieren (Teil 3)

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Checklisten digitalisieren und mit Vorlagen die Effizienz in Ihrem Unternehmen steigern können.

Build

You can create your templates from scratch or describe a topic and have one generated for you. The main goal is to get comfortable with the Templates feature so you can maximize all its available functionalities and create the best forms for your organization.

Was Sie brauchen

Although it's possible to create templates on the mobile app, we recommend building templates via the web app for the best experience.

Vorlage erstellen

In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen die einzelnen Schritte zum Erstellen einer Vorlage mithilfe der Web-App und erläutern einige der Grundlagen.

  1. In der Web-App anmelden.

  2. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Vorlagen aus.

  3. Klicken Sie oben rechts auf der Vorlagenliste auf Plus iconErstellen.

  4. Auf dieser Seite haben Sie die folgenden Optionen zum Erstellen einer neuen Vorlage:

    • Leere Vorlage: Neue Vorlage von Grund auf erstellen.

    • Thema beschreiben: Beschreiben Sie den Zweck Ihrer Vorlage in ein paar Worten. Dann verwenden wir einen KI-Anbieter, um Inhalte als Ausgangspunkt für Ihre Vorlage zu erstellen. Bitte beachten Sie, dass diese Option derzeit nur auf Englisch verfügbar ist.

    • Ein Bild/PDF konvertieren: Ein bestehendes Formular hochladen, um es in eine Vorlage zu konvertieren.

    • Eine Vorlage aus der öffentlichen Bibliothek finden und anpassen: Wählen Sie aus Hunderttausenden von kostenlosen Vorlagen, die auf unserer Öffentliche Bibliothek verfügbar sind, erstellt und geteilt vom SafetyCulture-Team und Nutzern wie Ihnen. Erfahren Sie, wie Sie Vorlagen aus der öffentlichen Bibliothek herunterladen und Vorlagen hochladen und mit anderen Nutzern von SafetyCulture teilen.

  5. Klicken Sie auf Leere Vorlage, um eine neue Vorlage zu erstellen, die dann bearbeitet werden kann.

  6. Im Vorlageneditor gibt es mehrere Möglichkeiten, Ihre Vorlage an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Wenn Sie sehen möchten, wie Ihre Vorlage in Aktion funktioniert, können Sie das Echtzeit-Vorschau-Fenster auf der rechten Seite anzeigen und interaktiv nutzen.

  7. Klicken Sie oben auf der Seite auf Bericht.

  8. Auf dieser Seite haben Sie die folgenden Möglichkeiten, die Inspektionsberichte der Vorlage anzupassen:

  9. Klicken oben auf der Seite auf Erstellen und dann oben rechts auf der Seite auf Erstellen, um die Vorlage zu veröffentlichen. Wenn Sie noch nicht bereit sind, die Vorlage zu veröffentlichen, können Sie zur Vorlagenliste zurückgehen und wiederkommen, wenn Sie bereit sind

Mit dem Vorlagen-Editor sind Ihnen praktisch keine Grenzen gesetzt! Sie können unsere Support-Artikel lesen, um herauszufinden, was Sie noch alles mit Vorlagen machen können. Wenn Sie Inspirationen für neue Vorlagen benötigen, können Sie jederzeit in der Öffentlichen Bibliothek nachsehen oder unser Kundensupport-Team für Tipps und Ratschläge kontaktieren.

We can walk you through editing or managing your templates, whether you simply want to customize your questions and response types or read more about logic fields, scoring, and calculations. Check out more in-depth content in the Templates (editing) and Templates (managing) sections.

Report

In Templates, you can set up how you would like your reports to look and even customize recipients and messages for when you email your inspection reports.

Was sind Berichtslayouts?

Berichtslayouts sind Konfigurationen, die Sie erstellen können, um die für Sie wichtigsten Informationen in Ihren Inspektionsberichten ein- oder auszublenden. Mithilfe von Berichtslayouts können Sie auch E-Mail-Vorlagen erstellen, um E-Mail-Empfänger und Nachrichtentexte vorzufüllen, damit Ihre Nutzer vor Ort Inspektionsberichte problemlos versenden können.

Was Sie brauchen

FIlter und Einstellungen

Wenn Sie ein Berichtslayout erstellen oder aktualisieren, stehen Ihnen die folgenden Filter und Einstellungen zur Verfügung, um Ihre Inspektionsberichte anzupassen:

Stilbezogene Einstellungen

Einstellungen

Beschreibung

Titelseite (nur für Premium-Tarif and Enterprise-Tarif)

Die Option, ein Deckblatt hochzuladen, das speziell für ein Berichtslayout bestimmt ist. Wir empfehlen, ein Bild im A4-Format (3508 x 2480 Pixel) hochzuladen, das nicht größer als 5 MB ist. Bilder, die zu hoch oder zu breit sind, werden auf A4-Größe zurechtgestutzt.

Logo

Die Option, ein Logo hochzuladen, das speziell für ein Berichtslayout bestimmt ist. Wir empfehlen, eine Datei hochzuladen, die nicht größer als 900 x 400 Pixel und nicht größer als 5 MB ist. Wenn kein Berichtslayout-Logo hochgeladen wird, wird das Vorlagenlogo verwendet.

Seitengröße

Die Option, Berichte in den Formaten A4 (21 x 29,7 cm oder 8,3 x 11,7 Zoll) oder US-Letter (21,6 x 27,9 cm oder 8,5 x 11 Zoll) zu exportieren. Das Standardformat ist A4.

Größe der Miniaturansicht

Die Optionen zur Auswahl der Größe der Miniaturansichten unter jeder Frage (nur Premium-Tarif und Enterprise-Tarif).

Fotoauflösung

Die Option, um die Auflösung der Bilder zu wählen.

Inhaltsbezogene Filter und Einstellungen

Filter/Einstellung

Beschreibung

Fußzeile

Die Option, eine Fußzeile mit Seitennummern für Berichte hinzuzufügen oder nicht hinzuzufügen. Sie haben auch die Möglichkeit, Inspektionstitel in der Fußzeile anzuzeigen und zusätzliche Informationen mit maximal 100 Zeichen anzuzeigen. Wenn der Titel einer Inspektion länger als eine Zeile ist, wird er automatisch gestutzt.

Inhaltsverzeichnis

Die Option, am Anfang von Berichten ein Inhaltsverzeichnis einzufügen oder nicht.

Seitenumbruch

Die Option, Seitenumbrüche zu entfernen, um Platz in Ihren Berichten zu sparen.

Markierte Objekte

Die Option, Markierte Objekte in Berichten und auf der Titelseite oder der Übersichtsseite "Markierte Objekte" anzuzeigen oder wegzulassen.

Aktionen

Die Option, in allen Berichten und auf der Titelseite oder der Übersichtsseite "Aktionen", Aktionen anzuzeigen oder wegzulassen.

Haftungsausschluss

Die Option, einen Haftungsausschluss am Anfang von Berichten einzufügen oder nicht einzufügen. Wenn der Haftungsausschluss aktiviert ist, können Sie ihn auch individuell anpassen.

Inspektionsergebnisse

Die Option, Inspektionsseiten in Berichten anzuzeigen oder auszulassen. Wenn das Berichtslayout vorlagenspezifisch ist, haben Sie auch die Möglichkeit, bestimmte Seiten in Berichten anzuzeigen oder auszulassen. Beachten Sie, dass dadurch die Zusammenfassungsseiten "Markierte Objekte" und "Aktionen" nicht entfernt werden, wenn beide aktiviert sind.

Zusammenfassung der Mediendatei

Die Option, die Größe der Bilder für die Medienzusammenfassung in Ihren PDF- und Word-Berichten zu wählen.

Punktzahlen

Die Option, alle Punktzahlen in den Berichten anzuzeigen oder auszulassen.

Anweisungen

Die Option, Anweisungsfelder von Vorlagen in Berichten anzuzeigen oder auszulassen.

Unbeantwortete Fragen

Die Option, alle unbeantworteten Fragen in den Berichten anzuzeigen oder auszulassen.

Kontrollkästchen

Die Option, markierte und nicht markierte Antworten aus Berichten anzuzeigen oder auszulassen.

E-Mail-Vorlagenfelder

Die Einrichtung von E-Mail-Vorlagen führt nicht dazu, dass fertige Inspektionsberichte automatisch versendet werden. Um den E-Mail-Versand von Inspektionsberichten zu automatisieren, können Sie eine Integration verwenden. Wenn Sie daran interessiert sind, Inspektionsberichte automatisch per E-Mail zu versenden, ohne eine Integration zu verwenden, lassen Sie es uns bitte wissen, indem Sie uns Ihr Feedback senden.

Sie können Vorlagen als Teil von Berichtslayouts einrichten, um E-Mail-Empfänger und Nachrichtentexte vorauszufüllen, wenn Nutzer Inspektionsberichte per E-Mail über die Optionen „PDF-Datei senden“ und „Word-Datei senden“ der Mobile-App senden.

Feld

Beschreibung

An:

Die E-Mail-Empfänger, die vorausgefüllt werden sollen.

Cc:

Die E-Mail-Empfänger der Kopie (Cc), die vorausgefüllt werden sollen.

Bcc:

Die E-Mail-Empfänger der Blindkopie (Bcc), die vorausgefüllt werden sollen.

Betreff:

Mit den folgenden Formatierungsoptionen können Sie die Details der Inspektionen vorausfüllen.

E-Mail-Text

Mit den folgenden Formatierungsoptionen können Sie die Details der Inspektionen vorausfüllen.

Die folgenden Formatierungsoptionen können in den Feldern "Betreff" und "E-Mail-Text" verwendet werden, um die Details der Inspektionen dynamisch auszufüllen:

Bitte beachten Sie, dass die Formatierungsoptionen in der angegebenen Groß- und Kleinschreibung eingegeben werden müssen, damit sie funktionieren. Zum Beispiel muss "[Score]" mit einem großen "S" geschrieben werden.

Ein Berichtslayout erstellen

  1. In der Web-App anmelden.

  2. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Vorlagen aus.

  3. Klicken Sie auf die Vorlage und wählen Sie in der Seitenleiste Bericht bearbeiten aus.

  4. Wenn diese Vorlage kein Berichtslayout hat, können Sie in der Seitenleiste mit der Konfiguration des neuen Layouts beginnen. Ansonsten klicken Sie in der oberen linken Ecke der Seite auf Plus iconNeues Layout . Plus iconNeues Layout

  5. Wenn Sie die Berechtigung "Vorlagen: Berichtslayouts" haben, wählen Sie zwischen Nur für diese Vorlage und Nur für diese Vorlage.

  6. Klicken Sie auf der rechten Seite der Layoutbezeichnung auf image, um das Layout zu benennen, und passen Sie dann Ihre Einstellungen entsprechend an.

  7. Sie können auch über die Registerkarte E-Mail-Vorlage eine E-Mail-Vorlage einrichten, wenn Ihre Nutzer mithilfe der Mobile-App Inspektionsberichte per E-Mail versenden. Bitte beachten Sie, dass das Vorausfüllen nur mit den systemeigenen Mail-Apps auf Android- und iOS-Geräten kompatibel ist.

  8. Klicken Sie auf Speichern

  9. Wenn dieses Berichtslayout das Standardlayout für Inspektionsberichte, die mit dieser Vorlage erstellt werden, sein soll, klicken Sie unter "Standardlayout" auf Wählen Sie ein beliebiges Layout und wählen Sie es aus.

  1. Öffnen Sie die Mobile-App.

  2. Tippen Sie unten auf dem Bildschirm auf Inspektionen .

  3. Wählen Sie die Registerkarte Vorlagen oben auf Ihrem Bildschirm aus.

  4. Tippen Sie auf die Vorlage und wählen Sie Pencil iconVorlage bearbeiten aus den Pop-up-Optionen aus.

  5. Tippen Sie am oberen Rand Ihres Bildschirms auf Bericht .

  6. Tippen Sie oben links auf Ihrem Bildschirm auf Berichtslayout .

  7. Wenn diese Vorlage kein Berichtslayout hat, können Sie auf dieser Seite mit der Konfiguration des neuen Layouts beginnen. Ansonsten tippen Sie am oberen Rand des Bildschirms auf Plus iconNeues Layout .

  8. Wenn Sie die Berechtigung "Vorlagen: Berichtslayouts" haben, wählen Sie zwischen Nur für diese Vorlage und Nur für diese Vorlage.

  9. Klicken Sie oben auf der Bezeichnung auf image, und passen Sie dann Ihre Einstellungen entsprechend an.

  10. Sie können auch über die Registerkarte E-Mail-Vorlage eine E-Mail-Vorlage einrichten, wenn Ihre Nutzer mithilfe der Mobile-App Inspektionsberichte per E-Mail versenden. Bitte beachten Sie, dass das Vorausfüllen nur mit den systemeigenen Mail-Apps auf Android- und iOS-Geräten kompatibel ist.

  11. Tippen Sie am unteren Rand Ihres Bildschirms auf Speichern.

  12. Tippen Sie auf Erstellen und weiter.

  13. Wenn dieses Berichtslayout das Standardlayout für Inspektionsberichte, die mit dieser Vorlage erstellt werden, sein soll, tippen Sie unter "Standardlayout" auf Wählen Sie ein beliebiges Layout und wählen Sie es aus.

Check out more in-depth content in the Reports section.

Access

Access rules control what templates and inspections your team has access to. Each access rule dictates which users can access a template to conduct inspections, and determines who those inspection results become available to.

Zugriffslevel

Vorlage

  • Durchführen: Ermöglicht Benutzern die Verwendung der Vorlage zur Durchführung neuer Inspektionen.

  • Durchführen, Bearbeiten: Ermöglicht Benutzern die Verwendung der Vorlage, um neue Inspektionen durchzuführen, ihren Inhalt zu bearbeiten und Zugangsregeln zu verwalten.

  • Durchführen, Bearbeiten, Löschen: Ermöglicht Nutzern die Verwendung der Vorlage, um neue Inspektionen durchzuführen, ihren Inhalt und ihre Zugriffsregeln zu bearbeiten sowie sie zu archivieren und zu löschen. Dieses Zugriffslevel kann nur von Benutzern gegeben werden, die es bereits haben.

Inspektion

  • Anzeigen: Ermöglicht es Nutzern, den Inspektionsbericht (schreibgeschützt) einzusehen.

  • Anzeigen, Bearbeiten: Ermöglicht es Nutzern, den Inspektionsbericht einzusehen, den Inhalt zu bearbeiten und den Zugriff zu verwalten.

  • Ansehen, Bearbeiten, Löschen: Ermöglicht Nutzern, den Inspektionsbericht einzusehen, seinen Inhalt zu bearbeiten und den Zugriff zu verwalten sowie ihn zu archivieren und zu löschen. Dieses Zugriffslevel kann nur von Benutzern gegeben werden, die es bereits haben.

Was Sie brauchen

Für die beste Erfahrung empfehlen wir Ihnen, Zugriffsregeln über die Web-App zu bearbeiten.

Eine Zugriffsregel erstellen

  1. In der Web-App anmelden.

  2. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Vorlagen aus.

  3. Klicken Sie auf die Vorlage und wählen Sie in der Seitenleiste Zugriffsverwaltung aus.

  4. Klicken Sie in der Zugriffsverwaltung unten auf der Seite auf Plus iconNeue Zugriffsregel.

  5. Klicken Sie im Regelfeld auf das Dropdown-Menü unter „Vorlage ist verfügbar für“, um die Gruppen oder Nutzer auszuwählen, denen Sie Vorlagenzugriff gewähren möchten. Klicken Sie dann im Dropdown-Menü auf Fertig.

  6. Wählen Sie die VorlageZugriffslevelaus, die Sie geben möchten.

  7. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü unter „Inspektionsergebnisse stehen zur Verfügung“, um die Gruppen oder Nutzer zu suchen und auszuwählen, die Zugriff auf die Inspektionen haben sollen, die von dem externen Benutzer oben durchgeführt wurden. Klicken Sie dann im Dropdown-Menü auf Fertig.

  8. Wählen Sie die Inspektion Zugriffslevel aus, die Sie vergeben möchten.

  9. Klicken Sie im Regelfeld auf Fertig.

  10. Klicken Sie auf Speichern und anwenden.

  11. Wählen Sie im Pop-up-Fenster Nein, nur zukünftig anwenden, um die neuen Zugriffsregeln auf künftige Inspektionen anzuwenden, oder Nein, nur zukünftig anwenden, um sie auch auf bestehende Inspektionen anzuwenden. Bitte beachten Sie, dass die Option "Ja, auf alle anwenden" den Zugriff auf bestehende Inspektionen auf der Grundlage der aktualisierten Zugriffsregeln außer Kraft setzt. Erfahren Sie mehr über Rückwirkenden Zugang zu Inspektionen.

  1. Öffnen Sie die Mobile-App.

  2. Tippen Sie unten auf dem Bildschirm auf Inspektionen .

  3. Wählen Sie die Registerkarte VORLAGEN oben auf Ihrem Bildschirm aus.

  4. Tippen Sie auf die Vorlage und wählen Sie aus den Popup-Optionen Zugriffsverwaltung aus.

  5. Tippen Sie unten rechts auf Ihrem Bildschirms auf image.

  6. Die Kästchen für die Gruppen und/oder Nutzer auswählen, denen Sie Zugriff gewähren möchten.

  7. Tippen Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf image.

  8. Tippen Sie für jede Gruppe oder jeden Nutzer auf der rechten Seite auf image, um die gewünschten Vorlagenzugriffsstufe auszuwählen.

  9. Tippen Sie auf jede Gruppe oder jeden Nutzer und dann unten rechts auf dem Bildschirm auf image.

  10. Die Kästchen für die Gruppen und/oder Nutzer auswählen, die Zugriff zu den von der Gruppe oder dem Nutzer auf dem vorherigen Bildschirm durchgeführten Inspektionen haben sollen.

  11. Tippen Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf image.

  12. Für jede Gruppe oder jeden Nutzer den Abwärtspfeil auf der rechten Seite antippen, um den gewünschten Zugriffslevel für die Inspektionen auszuwählen.

  1. Öffnen Sie die Mobile-App.

  2. Tippen Sie unten auf dem Bildschirm auf Inspektionen .

  3. Wählen Sie die Registerkarte Vorlagen oben auf Ihrem Bildschirm aus.

  4. Tippen Sie auf die Vorlage und wählen Sie Zugriffsverwaltung aus den Popup-Optionen aus.

  5. Tippen Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf image

  6. Gruppen und/oder Nutzer auswählen, denen Sie Zugriff zu Vorlagen gewähren möchten.

  7. Tippen Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf Teilen.

  8. Tippen Sie auf jede Gruppe oder jeden Nutzer und dann auf image auf der rechten Seite unter „VORLAGE VERFÜGBAR FÜR“, um den gewünschten Zugriffslevel für die Vorlage auszuwählen.

  9. Tippen Sie innerhalb jeder Gruppe oder jedes Nutzers auf Nutzer oder Gruppen hinzufügen.

  10. Wählen Sie die Gruppen und/oder Nutzer aus, die Zugriff zu den Inspektionen haben sollen, die von der Gruppe oder vom Nutzer in der vorherigen Bildschirmanzeige durchgeführt wurden.

  11. Tippen Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf Teilen.

  12. Tippen Sie für jede Gruppe oder jeden Nutzer auf der rechten Seite auf image, um den gewünschten Inspektionszugriffslevel auszuwählen.

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