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Checklisten digitalisieren (Teil 3)

Erfahren Sie, wie Sie mit der Erstellung Ihrer Vorlagen starten, Ihre Berichte bearbeiten und Zugriffsregeln entsprechend über die Web-App oder die Mobile-App ändern können.

Erstellen

Sie können Ihre Vorlagen von Grund auf neu erstellen oder ein Thema beschreiben und eine Vorlage generieren lassen. Das Hauptziel besteht darin, sich mit der Vorlagenfunktion vertraut zu machen, damit Sie alle verfügbaren Funktionen optimal nutzen und die besten Formulare für Ihre Organisation erstellen können.

Was Sie brauchen

Obwohl es ist möglich ist, Vorlagen in der Mobile App zu erstellen, empfehlen für eine optimale Erfahrung, Vorlagen mithilfe der Web-App zu erstellen.

Vorlage erstellen

  1. Melden Sie sich in der Web-App an.

  2. Wählen Sie Templates iconVorlagen in der Seitenleiste oder in Assets gallery view iconMehr aus.

  3. Klicken Sie oben rechts auf der Vorlagenliste auf Plus-SymbolErstellen.

  4. Klicken Sie auf Bei Null beginnen, um eine neue Vorlage zu erstellen.

  5. Fahren Sie mit der Bearbeitung Ihrer Vorlage fort.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Vorlagen bearbeiten oder verwalten können. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie einfach nur Ihre Fragen und Antworttypen anpassen oder mehr über Logikfelder, Bewertung und Berechnungen lesen möchten. Ausführlichere Inhalte finden Sie in den Rubriken Vorlagen (Bearbeiten) und Vorlagen (Verwalten).

Bericht

In Vorlagen können Sie festlegen, wie Ihre Berichte aussehen sollen, und sogar Empfänger und Nachrichten für Ihre E-Mail-Inspektionsberichte anpassen.

Was sind Berichtslayouts?

Mit Berichtlayouts können Sie anpassen, wie und welche Informationen in Ihren Inspektionsberichten angezeigt werden, um wichtige Details hervorzuheben und diese effektiv an Stakeholder zu kommunizieren. Sie können auch E-Mail-Vorlagen erstellen, die Empfänger und Nachrichten vorab ausfüllen, damit Frontline-Teams Inspektionsergebnisse schnell vor Ort teilen können. Verwenden Sie beispielsweise ein Zusammenfassungs-Layout, um Ergebnisse mit Ihrem Team zu teilen, oder wählen Sie ein detailliertes Layout, um eine vollständige Aufschlüsselung für Audits bereitzustellen.

Was Sie brauchen

Layout-Einstellungen und E-Mail-Vorlage

Wenn Sie ein Berichtslayout erstellen oder aktualisieren, stehen Ihnen die folgenden Filter und Einstellungen zur Verfügung, um Ihre Inspektionsberichte anzupassen:

Stilbezogene Einstellungen

Einstellungen

Beschreibung

Titelseite (nur für Premium-Tarif and Enterprise-Tarif)

Die Option zum Hochladen eines Deckblatts , das spezifisch für ein Berichtslayout ist. Wir empfehlen, ein Bild im A4-Format (3508 x 2480 Pixel) hochzuladen, das nicht größer als 5 MB ist. Bilder, die zu hoch oder breit sind, werden auf A4-Größe gequetscht.

Logo

Die Option, ein Logo hochzuladen, das speziell für ein Berichtslayout bestimmt ist. Wir empfehlen, eine Datei hochzuladen, die nicht größer als 900 x 400 Pixel und nicht größer als 5 MB ist. Das Logo der Vorlage wird verwendet, wenn kein Logo für das Berichtslayout hochgeladen wird.

Seitengröße

Die Option, Berichte in den Formaten A4 (21 x 29,7 cm oder 8,3 x 11,7 Zoll) oder US-Letter (21,6 x 27,9 cm oder 8,5 x 11 Zoll) zu exportieren. Das Standardformat ist A4.

Miniaturansichts-Größe (Ausschließlich Premium und Enterprise-Tarife)

Die Option, um die Größe der Vorschaubilder unter jeder Frage zu wählen.

Fotoauflösung

Die Option, um die Auflösung der Bilder zu wählen.

Inhaltsbezogene Filter und Einstellungen

Filter/Einstellung

Beschreibung

Fußzeile

Die Option, eine Fußzeile mit Seitennummern für Berichte hinzuzufügen oder nicht hinzuzufügen. Sie haben auch die Möglichkeit, Inspektionstitel in der Fußzeile anzuzeigen und zusätzliche Informationen mit maximal 100 Zeichen anzuzeigen. Wenn der Titel einer Inspektion länger als eine Zeile ist, wird er automatisch gestutzt.

Inhaltsverzeichnis

Die Option, am Anfang von Berichten ein Inhaltsverzeichnis einzufügen oder nicht.

Seitenumbruch

Die Option, Seitenumbrüche zu entfernen, um Platz in Ihren Berichten zu sparen.

KI-Zusammenfassung (nur Premium- und Enterprise-Tarife)

Die Option, eine KI-generierte Zusammenfassung in Ihre Inspektionsberichte aufzunehmen. Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Zusammenfassung unabhängig von Ihren Spracheinstellungen auf Englisch generiert und kann nach der Erstellung nicht mehr bearbeitet oder neu generiert werden.

Markierte Antworten

Die Option zur Anzeige oder Auslassung von gekennzeichneten Antworten in allen Berichten und auf der Titelseite oder der Zusammenfassungsseite "Gekennzeichnete Antworten".

Aktionen

Die Option, einen Haftungsausschluss am Anfang von Berichten einzufügen oder nicht einzufügen. Wenn der Haftungsausschluss aktiviert ist, können Sie ihn auch individuell anpassen.

Inspektionsergebnisse

Die Option, einen Haftungsausschluss am Anfang von Berichten einzufügen oder nicht einzufügen. Sie haben auch die Möglichkeit, den Haftungsausschluss anzupassen, wenn er aktiviert ist.

Zusammenfassung der Mediendatei

Die Option, die Größe der Bilder für die Medienzusammenfassung in Ihren PDF- und Word-Berichten zu wählen.

Zusammenfassung der Mediendatei

Die Option, alle Punktzahlen in den Berichten anzuzeigen oder auszulassen.

Anweisungen

Die Option, Bewertungen in Berichten anzuzeigen oder auszulassen.

Unbeantwortete Fragen

Die Option, alle unbeantworteten Fragen in den Berichten anzuzeigen oder auszulassen.

Kontrollkästchen

Die Option, markierte und nicht markierte Antworten aus Berichten anzuzeigen oder auszulassen.

E-Mail-Vorlagenfelder

Die Option, angekreuzte und nicht angekreuzte Antworten in Berichten anzuzeigen oder auszulassen.

E-Mail-Vorlagenfelder

Das Einrichten von E-Mail-Vorlagen führt nicht dazu, dass abgeschlossene Inspektionsberichte automatisch gesendet werden. Um E-Mail-Inspektionsberichte zu automatisieren, können Sie eine Integration verwenden.

Wenn Sie Inspektionsberichte automatisch per E-Mail versenden möchten, ohne Integrationen zu verwenden, teilen Sie uns dies bitte mit, indem SieIhr Feedback senden.

Beschreibung

Feld

Beschreibung

An:

Die E-Mail-Empfänger, die vorausgefüllt werden sollen.

Cc:

Die E-Mail-Empfänger der Kopie (Cc), die vorausgefüllt werden sollen.

Bcc:

Die E-Mail-Empfänger der Blindkopie (Bcc), die vorausgefüllt werden sollen.

Betreff:

Mit den folgenden Formatierungsoptionen können Sie die Details der Inspektionen vorausfüllen.

Die folgenden Formatierungsoptionen können in den Feldern "Betreff" und "E-Mail-Text" verwendet werden, um die Details der Inspektionen dynamisch auszufüllen:

[TemplateTitle]: Der Titel der Vorlage. Zum Beispiel " Risikobewertung für das Büro".

Die folgenden Formatierungsoptionen können in den Feldern "Betreff" und "E-Mail-Text" verwendet werden, um die Details der Inspektionen dynamisch auszufüllen:

Bitte beachten Sie, dass die Formatierungsoptionen in der angegebenen Groß- und Kleinschreibung eingegeben werden müssen, damit sie funktionieren. Zum Beispiel muss "[Score]" mit einem großen "S" geschrieben werden.

Die Option zum Vorausfüllen von Feldern beim Senden von Inspektionsberichten nur mit den nativen E-Mail-Apps auf Android- und iOS-Geräten kompatibel ist.

E-Mail-Vorlagenfelder

Das Einrichten von E-Mail-Vorlagen führt nicht dazu, dass abgeschlossene Inspektionsberichte automatisch gesendet werden. Um E-Mail-Inspektionsberichte zu automatisieren, können Sie eine Integration verwenden.

Wenn Sie Inspektionsberichte automatisch per E-Mail versenden möchten, ohne Integrationen zu verwenden, teilen Sie uns dies bitte mit, indem SieIhr Feedback senden.

Sie können Vorlagen als Teil von Berichtslayouts einrichten, um E-Mail-Empfänger und Nachrichtentexte vorzufüllen, wenn Benutzer Inspektionsberichte per E-Mail an senden, wobei die Optionen "PDF senden" und "Word senden" der mobilen Appverwendet werden.

Feld

Beschreibung

An:

Die E-Mail-Empfänger, die vorausgefüllt werden sollen.

Cc:

Die E-Mail-Empfänger der Kopie (Cc), die vorausgefüllt werden sollen.

Bcc:

Die E-Mail-Empfänger der Blindkopie (Bcc), die vorausgefüllt werden sollen.

Betreff:

Mit den folgenden Formatierungsoptionen können Sie die Details der Inspektionen vorausfüllen.

Die folgenden Formatierungsoptionen können in den Feldern "Betreff" und "E-Mail-Text" verwendet werden, um die Details der Inspektionen dynamisch auszufüllen:

[TemplateTitle]: Der Titel der Vorlage. Zum Beispiel " Risikobewertung für das Büro".

Die folgenden Formatierungsoptionen können in den Feldern "Betreff" und "E-Mail-Text" verwendet werden, um die Details der Inspektionen dynamisch auszufüllen:

Bitte beachten Sie, dass die Formatierungsoptionen in der angegebenen Groß- und Kleinschreibung eingegeben werden müssen, damit sie funktionieren. Zum Beispiel muss "[Score]" mit einem großen "S" geschrieben werden.

Die Option zum Vorausfüllen von Feldern beim Senden von Inspektionsberichten nur mit den nativen E-Mail-Apps auf Android- und iOS-Geräten kompatibel ist.

Ein Berichtslayout erstellen

  1. In der Web-App anmelden.

  2. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Vorlagen aus.

  3. Klicken Sie auf die Vorlage und wählen Sie in der Seitenleiste Bericht bearbeiten aus.

  4. Wenn diese Vorlage kein Berichtslayout hat, können Sie in der Seitenleiste mit der Konfiguration des neuen Layouts beginnen. Ansonsten klicken Sie in der oberen linken Ecke der Seite auf Plus-SymbolNeues Layout . Plus-SymbolNeues Layout

  5. Wenn Sie die Berechtigung "Vorlagen: Berichtslayouts" haben, wählen Sie zwischen Nur für diese Vorlage und Nur für diese Vorlage.

  6. Klicken Sie auf der rechten Seite der Layoutbezeichnung auf Bleistift-Symbol, um das Layout zu benennen, und passen Sie dann Ihre Einstellungen entsprechend an.

  7. Sie können auch über die Registerkarte E-Mail-Vorlage eine E-Mail-Vorlage einrichten, wenn Ihre Nutzer mithilfe der Mobile-App Inspektionsberichte per E-Mail versenden. Bitte beachten Sie, dass das Vorausfüllen nur mit den systemeigenen Mail-Apps auf Android- und iOS-Geräten kompatibel ist.

  8. Klicken Sie auf Speichern

  9. Wenn dieses Berichtslayout das Standardlayout für Inspektionsberichte, die mit dieser Vorlage erstellt werden, sein soll, klicken Sie unter "Standardlayout" auf Wählen Sie ein beliebiges Layout und wählen Sie es aus.

  1. Öffnen Sie die mobile App.

  2. Tippen Sie auf Inspections icon mobileInspektionen in der Navigationsleiste oder wählen Sie es von Assets gallery view iconMehr aus.

  3. Wählen Sie am oberen Rand Ihres Bildschirms die Registerkarte Vorlagenaus.

  4. Tippen Sie auf die Vorlage und wählen Sie von den Pop-up-Optionen Pencil iconVorlage bearbeiten aus.

  5. Tippen Sie am oberen Rand Ihres Bildschirms auf Bericht.

  6. Tippen Sie oben links auf Ihrem Bildschirm auf Templates iconBerichtslayout.

  7. Tippen Sie oben auf Ihrem Bildschirm auf Plus-SymbolNeues Layout. Wenn diese Vorlage oder Ihre Organisation noch keine Berichtslayouts hat, können Sie eines auf der Seite anpassen. Erstellen Sie neue Berichtslayouts über die Mobile-App.

  8. Wenn Sie den Berechtigung "Vorlagen: Berichtlayouts" haben, wählen Sie zwischen Nur für diese Vorlage und Für alle Vorlagen.

  9. Tippen Sie oben auf Bleistift-Symbol, um dem Layout einen Namen zu geben, und passen Sie dann Ihre Einstellungen in den einzelnen Tabs an.

    • Stil: Legen Sie fest, wie Ihr Bericht aussehen soll.

    • Inhalt: Konfigurieren Sie, welche Informationen in Ihren Bericht aufgenommen werden sollen.

    • E-Mail-Vorlage: Richten Sie eine vorausgefüllte E-Mail für Nutzer ein, die Inspektionsberichte über die Mobile-App senden.

  10. Tippen Sie auf Speichern in der Navigationsleiste oder wählen Sie es von Assets gallery view iconMehr aus.

  11. Wenn dieses Berichtslayout das Standardlayout für Inspektionsberichte, die mit dieser Vorlage erstellt werden, sein soll, tippen Sie unter "Standardlayout" auf Mehr Symbol erweitern und wählen Sie es aus.

Tiefergehende Inhalte finden Sie in der Rubrik Berichte.

Zugriff

Zugriffsregeln steuern, auf welche Vorlagen und Inspektionen Ihr Team Zugriff hat. Jede Zugriffsregel legt fest, welcher Nutzer Zugriff auf eine Vorlage zur Durchführung von Inspektionen erhält und wem die Inspektionsergebnisse zugänglich gemacht werden.

Zugriffsstufen für Vorlagen und Inspektionen

Mit Zugriffsregeln können Sie festlegen, wer Inspektionsergebnisse automatisch erhält. Bei Bedarf können Sie Gruppen und Nutzern weiterhin individuellen Zugriff auf Inspektionen gewähren.

Bitte lesen Sie unseren Leitfaden über vier wichtige Fragen, die Sie hinsichtlich des Zugriffs zu Vorlagen und Inspektionen beachten sollten.

Vorlagen

  • Durchführen: Ermöglicht Benutzern die Verwendung der Vorlage zur Durchführung neuer Inspektionen.

  • Durchführen, Bearbeiten: Ermöglicht Benutzern die Verwendung der Vorlage, um neue Inspektionen durchzuführen, ihren Inhalt zu bearbeiten und Zugangsregeln zu verwalten.

  • Durchführen, Bearbeiten, Löschen: Ermöglicht Nutzern die Verwendung der Vorlage, um neue Inspektionen durchzuführen, ihren Inhalt und ihre Zugriffsregeln zu bearbeiten sowie sie zu archivieren und zu löschen. Dieses Zugriffslevel kann nur von Benutzern gegeben werden, die es bereits haben.

Inspektion

  • Anzeigen: Ermöglicht es Nutzern, den Inspektionsbericht (schreibgeschützt) einzusehen.

  • Anzeigen, Bearbeiten: Ermöglicht es Nutzern, den Inspektionsbericht einzusehen, den Inhalt zu bearbeiten und den Zugriff zu verwalten.

  • Ansehen, Bearbeiten, Löschen: Ermöglicht Nutzern, den Inspektionsbericht einzusehen, seinen Inhalt zu bearbeiten und den Zugriff zu verwalten sowie ihn zu archivieren und zu löschen. Dieses Zugriffslevel kann nur von Benutzern gegeben werden, die es bereits haben.

Was Sie brauchen

Für die beste Erfahrung empfehlen wir Ihnen, Zugriffsregeln über die Web-App zu bearbeiten.

Eine Zugriffsregel erstellen

  1. Melden Sie sich in der Web-App an.

  2. Wählen Sie Vorlagen in der Seitenleiste oder in Assets gallery view iconMehr aus.

  3. Klicken Sie auf die Vorlage und wählen Sie in der Seitenleiste Zugriffsverwaltung aus.

  4. Klicken Sie auf Speichern und anwenden. Mithilfe der Web-App eine Zugriffsregel erstellen.

  5. Klicken Sie in der Seitenleiste unter „Vorlage ist verfügbar für“ auf das Drop-down-Menü, um die Gruppen oder Nutzer auszuwählen, denen Sie Zugriff auf die Vorlage gewähren möchten, und klicken Sie auf Fertig.

  6. Wählen Sie die Vorlage Zugriffslevel aus, die Sie geben möchten.

  7. Klicken Sie unter „Inspektionsergebnisse stehen zur Verfügung“ auf das Drop-down-Menü, um die Gruppen oder Nutzer zu auszuwählen, die Zugriff auf die Inspektionen haben sollen, die von den Gruppen oder Nutzer oben durchgeführt wurden und klicken Sie auf Fertig.

  8. Wählen Sie die Inspektion Zugriffslevel aus, die Sie vergeben möchten.

  9. Klicken Sie auf Fertig.

  10. Klicken Sie im Zugriffsersteller auf Speichern und anwenden.

  11. Wählen Sie im Pop-up-Fenster Nein, nur zukünftig anwenden, um die neuen Zugriffsregeln auf künftige Inspektionen anzuwenden, oder Nein, nur zukünftig anwenden, um sie auch auf bestehende Inspektionen anzuwenden. Bitte beachten Sie, dass die Option "Ja, auf alle anwenden" den Zugriff auf bestehende Inspektionen auf der Grundlage der aktualisierten Zugriffsregeln außer Kraft setzt. Erfahren Sie mehr über Rückwirkenden Zugang zu Inspektionen.

  1. Öffnen Sie die Mobile-App.

  2. Tippen Sie unten auf dem Bildschirm auf Inspektionen .

  3. Wählen Sie die Registerkarte VORLAGEN oben auf Ihrem Bildschirm aus.

  4. Tippen Sie auf die Vorlage und wählen Sie aus den Popup-Optionen Zugriffsverwaltung aus.

  5. Tippen Sie unten rechts auf Ihrem Bildschirms auf User with plus icon.

  6. Die Kästchen für die Gruppen und/oder Nutzer auswählen, denen Sie Zugriff gewähren möchten.

  7. Tippen Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf Send icon.

  8. Tippen Sie für jede Gruppe oder jeden Nutzer auf der rechten Seite auf Mehr Symbol erweitern, um die gewünschten Vorlagenzugriffsstufe auszuwählen.

  9. Tippen Sie auf jede Gruppe oder jeden Nutzer und dann unten rechts auf dem Bildschirm auf User with plus icon.

  10. Die Kästchen für die Gruppen und/oder Nutzer auswählen, die Zugriff zu den von der Gruppe oder dem Nutzer auf dem vorherigen Bildschirm durchgeführten Inspektionen haben sollen.

  11. Tippen Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf Send icon.

  12. Für jede Gruppe oder jeden Nutzer den Abwärtspfeil auf der rechten Seite antippen, um den gewünschten Zugriffslevel für die Inspektionen auszuwählen.

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