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Optimieren Sie Ihre Prozesse

Learn how to perfect your SafetyCulture implementation and improve your team's efficiency using key features of the platform.

How can I make my processes more efficient?

At this point, you’ve successfully set up your SafetyCulture organization and rolled it out to your pilot users. You have also gathered your team's feedback and finalized how you want the experience to look. Now is the perfect time to start thinking about closing the improvement loop.

Imagine your users conducting inspections in SafetyCulture and identifying several non-compliance areas. Similarly, imagine users reporting something wrong in the middle of their shift, and as an administrator, you would want to announce the issue to your area managers so these are acted upon.

In such cases, consider using the following features to complement your processes so you can focus on other goals you have set for your business.

1. Actions

Use this feature to instantly address issues your users found while conducting inspections or create standalone actions anytime. You can also create recurring actions if you have scheduled workflows like maintenance tasks.

2. Issues

Use this feature to empower your users to report observations, incidents, or hazards as soon as they occur.

3. Heads Up

Use this feature to send messages to your team through SafetyCulture. With Heads Up, you can now broadcast messages, discuss announcements as a group, conduct inspectionscreate actions, and report issues all from one place.

4. Assets

Use this feature to perform scheduled inspections and create actions around your assets. Through integrations, you can also connect SafetyCulture with your existing asset management system to create a centralized repository for your asset information.

5. Sensors

Use this feature to receive alerts when your assets go out of critical range and record business-critical data automatically. We support a variety of sensors, and if you already have some on hand, you can still set them up in SafetyCulture.

Sensoren-Seite in SafetyCulture.

6. Training

If you have not converted any materials into training content, it's time to enhance your team's training experience with interactive courses and lessons.

This article sums up the basics of Actions, Issues, Heads Up, Assets, Sensors, and Training. You can check out more in-depth content in the following Help Center sections:

1. Actions

Was sind Aktionen?

Die Funktion "Aktionen" ermöglicht es Ihnen, Aufgaben im Team zu identifizieren, zu verfolgen und zu erledigen. Sie können während einer Inspektion Aktionen erstellen, um ein Problem hervorzuheben, das behoben werden muss, oder jederzeit und überall eigenständige Aktionen erstellen, ohne eine Inspektion starten zu müssen. Für Routineaufgaben wie Wartungsarbeiten können Sie auch wiederkehrende Aktionen erstellen, um sicherzustellen, dass keine Kontrollen verpasst werden.

Je nach Ihrer Rolle in Ihrem Unternehmen können Sie Ihre Aktionen auch auf unterschiedliche Weise visualisieren, um sie effektiver zu verwalten und zu erledigen. Jede Aktion enthält einen integrierten Chat und eine Zeitleiste, in der Ihre Teammitglieder zusammenarbeiten können. Mit den integrierten Zeitstempeln können Sie die Interaktion aller Beteiligten von Anfang bis Ende verfolgen.

Wenn Sie eine Sensorüberwachungsfunktion eingerichtet haben, informieren Sie sich, wie Sie Aktionen auf der Basis von Sensor-Alerts erstellen, um sensorrelevante Probleme zu verfolgen und zu lösen.

Eine Aktion in einer Inspektion erstellen

  1. In der Web-App anmelden.

  2. Eine Inspektion erstellen oder bearbeiten.

  3. Klicken Sie unter der Antwort auf die Frage auf Create action (square) buttonAktion erstellen. Wenn für die Frage in einer anderen Inspektion Aktionen erstellt wurden, erscheint die Schaltfläche "Aktionen öffnen", zum Anzeigen und Verknüpfen von offenen Aktionen.

  4. Geben Sie im Seitenfenster den Titel und die Beschreibung der Aktion ein. Sie können auch Aktionsfelder wie Standort, Bezeichnung, Assetund mehr konfigurieren.

  5. Klicken Sie in der rechten unteren Ecke auf Erstellen.

  6. Wenn Sie weitere Informationen hinzufügen möchten, können Sie auf die Aktion klicken, um Details, Kommentare und Mediendateien im Seitenfenster anzugeben.

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  1. Öffnen Sie die Mobile-App.

  2. Eine Inspektion erstellen oder bearbeiten.

  3. Tippen Sie unterhalb der Antwort auf Add action iconAktion. Wenn für die Frage in einer anderen Inspektion Aktionen erstellt wurden, erscheint die Schaltfläche "Aktionen öffnen", um offene Aktionen anzuzeigen und zu verknüpfen.

  4. Geben Sie in dem Popup-Fenster die Details der Aktion ein. Sie müssen mindestens eine Aktionsbezeichnung eingeben.

  5. Tippen Sie oben rechts auf Ihrem Bildschirm auf Erstellen.

  6. Bei Bedarf können Sie die Aktion in Einzelheiten weiter aktualisieren oder in Einzelheiten Kommentare und Mediendateien hinzufügen.

Aus Inspektionen erstellte Aktionen sind nur für Beauftragte und Nutzer sichtbar, mit Zugriff auf die entsprechenden Inspektionen. Alle Fotos und Notizen, die der Inspektion hinzugefügt wurden, werden ebenfalls angezeigt.

Eine Aktion von einem Asset erstellen

  1. In der Web-App anmelden.

  2. Wählen Sie Assets cube iconAssets aus dem Menü auf der linken Seite.

  3. Klicken Sie auf der rechten Seite des Assets auf image und wählen Sie image aus. image

  4. Geben Sie im Seitenfenster den Titel und die Beschreibung der Aktion ein. Sie können auch Aktionsfelder wie Standort, Bezeichnung und mehr konfigurieren.

  5. Klicken Sie in der rechten unteren Ecke auf Erstellen.

  1. Öffnen Sie die Mobile-App.

  2. Tippen Sie unten rechts auf dem Bildschirm auf Assets gallery view iconMehr.

  3. Wählen Sie Assets cube iconAssets aus der Liste der Optionen.

  4. Das Asset antippen.

  5. Tippen Sie unten rechts auf Ihrem Bildschirm auf <span>Entry#Gt1VP4I1GLnfu9wkVCvmB</span> und wählen Sie <<span>Entry#4WSy80Lmc2LsJWilmL8492</span> aus.

  6. Geben Sie die Details der Aktion ein. Sie müssen mindestens eine Aktionsbezeichnung eingeben.

  7. Tippen Sie oben rechts auf Ihrem Bildschirm auf Erstellen.

  8. Bei Bedarf können Sie die Aktion in Einzelheiten weiter aktualisieren oder in Einzelheiten Kommentare und Mediendateien hinzufügen.

Eine Aktion in einem Inspektionsbericht erstellen

  1. In der Web-App anmelden.

  2. Wählen Sie Inspektionen aus dem Menü auf der linken Seite.

  3. Klicken Sie auf der rechten Seite der Inspektion auf Assets gallery view iconMehr und wählen Sie Assets gallery view iconMehr.

  4. Klicken Sie im Bericht rechts unter der Antwort auf Add action iconAktion .

  5. Geben Sie im Seitenfenster den Titel und die Beschreibung der Aktion ein. Sie können auch Aktionsfelder wie Standort, Bezeichnung, Assetund mehr konfigurieren.

  6. Klicken Sie in der rechten unteren Ecke auf Erstellen.

  7. Wenn Sie weitere Informationen hinzufügen möchten, können Sie auf die Aktion klicken, um Details, Kommentare und Mediendateien im Seitenfenster anzugeben.

Eine Aktion von einem Problem erstellen

  1. In der Web-App anmelden.

  2. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Issues iconProbleme aus.

  3. Problem melden oder ein bestehendes Problem anklicken.

  4. Klicken Sie unten auf Create action (square) buttonAktion erstellen und geben Sie die Aktionsdetails wie gewünscht ein. Create action (square) buttonAktion erstellen

  5. Klicken Sie auf Erstellen. Die in einem Problem erstellten Aktionen werden verknüpft und unten rechts auf der Seite unter "Verknüpfte Aktionen" angezeigt.

  1. Öffnen Sie die Mobile-App.

  2. Tippen Sie unten auf dem Bildschirm auf Issues iconProbleme .

  3. Melden Sie ein Problem oder wählen Sie ein bestehendes Problem aus. Sie können ein Problem auch melden, indem Sie den QR-Code des Problems scannen.

  4. Tippen Sie unten auf Plus iconAktion erstellen und geben Sie wie gewünscht die Aktionsdetails ein. Plus iconAktion erstellen

  5. Tippen Sie auf Erstellen.

  6. Tippen Sie auf Details hinzufügen, um erstellte und verknüpfte Aktionen in bestimmten Problemen anzuzeigen.

Eine Standalone-Aktion erstellen

  1. In der Web-App anmelden.

  2. Wählen Sie Actions iconAktionen im Menü auf der linken Seite aus.

  3. Klicken Sie oben rechts in der Aktionsliste auf Plus iconAktion erstellen .

  4. Geben Sie den Titel und die Beschreibung der Aktion in der Seitenleiste ein. Sie können auch Aktionsfelder wie Standort, BezeichnungAsset, Wiederholung, und mehr konfigurieren.

  5. Klicken Sie in der rechten unteren Ecke auf Erstellen.

  6. In der Aktions-Zeitleiste können Sie Details, Kommentare und Mediendateien für die Aktion einfügen.

  7. Klicken Sie oben links auf der Seite auf Back iconZurück, um zur Aktionsliste zurückzukehren.

Mithilfe der Web-App eine eigenständige Aktion erstellen.

  1. Öffnen Sie die Mobile-App.

  2. Tippen Sie aufActions iconAktionenunten auf Ihrem Bildschirm.

  3. Tippen Sie unten rechts auf dem Bildschirm auf image.

  4. Geben Sie in dem Popup-Fenster die Details der Aktion ein. Sie müssen mindestens eine Aktionsbezeichnung eingeben.

  5. Tippen Sie oben rechts auf Ihrem Bildschirm auf Erstellen .

  6. Bei Bedarf können Sie die Aktion in Einzelheiten weiter aktualisieren oder in Einzelheiten Kommentare und Mediendateien hinzufügen.

Standardmäßig können alleinstehende Aktionen von allen Nutzern in Ihrer Organisation angezeigt werden. Sie können den Zugriff für alleinstehende Aktionen auf der Aktionseinstellungsseite konfigurieren.

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