Qu'est-ce qu'un profil d'observation ?
Un profil d'observation est un espace centralisé pour gérer les incidents sur le lieu de travail. Les informations relatives aux incidents peuvent être dispersées entre les personnes, les outils et les chronologies. Avoir tout au même endroit aide votre équipe à suivre ce qui se passe et qui est responsable. Le profil d'observation rassemble toutes les informations pertinentes, notamment les détails clés, les fichiers associés, les actifs, ainsi qu'une chronologie des modifications apportées à l'observation. Vous pouvez également afficher les inspections, les enquêtes et les actions associées qui contribuent à la résolution de l'observation.
À partir du profil de l'observation, vous pouvez également modifier les détails de l'observation, télécharger une copie PDF, afficher le rapport de l'observation et le partager avec votre équipe ou en externe. Cela offre à votre équipe un espace unique pour gérer le cycle de vie complet d'une observation, de l'examen initial jusqu'à la résolution.
Exploration des profils d'observation
Afficher et gérer les informations clés de l'observation
Le profil d'observation rassemble tous les détails importants dont votre équipe a besoin pour comprendre une observation et y répondre efficacement. Remplissez les champs disponibles pour garder les informations clés au premier plan, en donnant à votre équipe le contexte complet dont elle a besoin dès le départ.
Champ | Description |
|---|---|
ID unique | L'identifiant unique d'une observation dans votre système. |
Titre | Le titre d'une observation. Ce champ est obligatoire. |
Statut | Le statut d'une observation. |
Description | La description d'une observation. |
Catégorie | La catégorie sélectionnée d'une observation. |
Site | Le site d'une observation. |
Ce champ vous permet de sélectionner un actif que vous souhaitez lier à une inspection. Cela garantit que les données sont associées de manière cohérente aux mêmes actifs et rend la gestion et la maintenance des actifs plus efficaces. | L'actif sélectionné d'une observation. |
Responsable | La personne à qui une observation a été attribuée. |
Priorité | La priorité d'une observation. |
Date d'échéance | La date et l'heure limites d'une observation, suivant le fuseau horaire de votre système informatique. |
Date d'observation | La date et l'heure auxquelles une observation a commencé ou a été observée. |
Créé par | La personne qui a créé une observation. |
Date de création | La date et l'heure auxquelles l'observation a été créée, suivant le fuseau horaire de votre système informatique. |
Reporting an issue as "High" priority triggers Critical Alert notifications for users configured to receive alerts for the issue’s category.
Répondre à des questions personnalisées
Répondez à des questions personnalisées pour aider votre équipe à évaluer la gravité et l'impact d'une observation. Les questions personnalisées rendent les rapports plus clairs et plus cohérents en fournissant davantage d'informations sur l'observation et sa gravité. Vous pouvez mettre à jour les réponses aux questions personnalisées pour fournir plus d'informations et vous assurer qu'une observation est résolue rapidement.
Afficher et ajouter des fichiers
Les supports visuels améliorent la communication entre les membres de l'équipe, les parties prenantes et les parties externes impliquées dans la résolution d'une observation. Pensez à ajouter des photos, des documents et même des vidéos pour enregistrer les conditions et les détails difficiles à illustrer avec juste des descriptions.
Commencer et afficher les inspections
Après avoir signalé une observation, vous pouvez effectuer une inspection pour recueillir davantage de données et identifier les lacunes à combler pour résoudre l'observation. Les inspections commencées à partir d'une observation sont automatiquement liées, ce qui vous permet de tout suivre en un seul endroit.
Créer des enquêtes pour les observations
Si une observation nécessite une analyse plus approfondie, des preuves et une action de suivi coordonnée, vous pouvez créez une enquête directement depuis le profil de l'observation. L'observation est automatiquement liée en tant que preuve dans l'enquête, y compris ses fichiers multimédias, de sorte que toutes les informations de contexte soient au même endroit.
Créer et afficher des actions
Lorsqu'une observation nécessite un suivi, une action peut être créée directement depuis l'observation pour attribuer une tâche à un membre de l'équipe. La création d'une action à partir du profil de l'observation permet de s'assurer que l'observation est correctement traitée et suivie jusqu'à sa résolution. Vous pouvez également ajouter une date d'échéance, définir un niveau de priorité et inclure des informations supplémentaires pour fournir le contexte au responsable
Afficher le calendrier des observations
La chronologie des observations offre un affichage clair de toutes les activités liées à une observation. Vous pouvez voir qui a accès, suivre la progression de l'inspection, et consulter les commentaires et les fichiers multimédias ajoutés par les membres de l'équipe, ce qui permet à tous de rester informés et alignés sur la progression de l'observation.
Partager les observations
Lorsqu'une observation nécessite des saisies de la part d'autres personnes, elle peut être partagée avec des membres de l'équipe ou des parties prenantes externes pour aider à la résoudre rapidement. Vous pouvez soit notifier directement votre équipe ou partager un lien public avec des parties prenantes externes. Cela permet aux personnes concernées de faire référence à l'observation plus facilement lors des discussions.
Afficher et télécharger des rapports d'observation
Les rapports d'observation contiennent tous les détails pertinents pour chaque observation, ce qui facilite leur partage avec les parties prenantes. Vous pouvez créer un lien public pour un affichage en temps réel ou exporter le rapport au format PDF pour les archives de votre équipe.
