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Qu'est-ce qu'un profil d'observation ?
Découvrez les fonctionnalités et les avantages du profil d'observation.Qu'est-ce qu'un profil d'observation ?
Chaque profil d'observation est votre propre espace de gestion des incidents, que votre équipe peut utiliser pour collaborer sur les défis quotidiens de votre entreprise. Pour commencer, vous pouvez choisir de consulter le résumé d'une observation, les fichiers multimédias qui y sont attachés ou simplement le journal d'activité. Vous pouvez ensuite modifier la plupart des observations dans le profil, télécharger une copie PDF, >afficher le rapport d'observation, et même le partager avec votre équipe ou en externe. Cette observation vous permet de documenter, d'analyser et de gérer facilement les observations en déplacement.
Exploration des profils d'observation
Détails des observations
Si vous souhaitez avoir une vue d'ensemble, la partie gauche du profil de l'observation résume les principaux détails que vous devez connaître dès le départ. Pour fournir à votre équipe le plus de détails possible, vous pouvez remplir les champs suivants. Selon la catégorie d'observation, certains champs peuvent être masqués ou obligatoires.
Champ | Description |
|---|---|
ID unique | Les observations sont générées automatiquement et un id unique est attribué à chaque observation. Vous pouvez les utiliser pour effectuer facilement des recherches dans votre liste d'observations. |
Titre (obligatoire) | Saisissez un titre d'observation. Maximum de 255 caractères. |
Statut | Par défaut, les nouvelles observations ont le statut « Ouvert ». Une fois que l'observation a été traitée, vous pouvez changer le statut en « Résolue » dans le profil de l'observation. Ce champ n'est pas personnalisable. |
Description | Saisissez une deescription de l'observation. Maximum de 500 caractères. |
Catégorie | Sélectionnez une catégorie d'observation. La mise à jour d'une catégorie d'observation ne déclenche pas de nouvelles notifications d'aobservations par e-mail ou notifications d'alertes critiques. Pour recevoir des notifications, activez les notifications de votre compte. |
Site | Sélectionnez un site pour l'observation. |
Responsable | Vous pouvez attribuer une observation à un nouvel utilisateur ou à toute personne de votre organisation. Par défaut, les responsables reçoivent des notifications par e-mail et par push, sauf s’ils mettent à jour leurs préférences. S’attribuer des observations à soi-même ne déclenche pas de notification. Vous pouvez également modifier le responsable de plusieurs observations de façon groupée. |
Priorité | Sélectionnez le niveau de priorité de cette observation. Vous pouvez effacer ce champ ou choisir entre « Faible priorité », « Priorité moyenne » et « Haute priorité ». Ce champ n'est pas personnalisable. |
Date d'échéance | Sélectionnez la date et l'heure d'échéance de l'observation. |
Date d'observation | Sélectionnez la date et l'heure auxquelles l'observation s'est produite. |
Créé par | Cela montre qui a créé l'observation. |
Date de création | Elle indique la date à laquelle l'observation a été créée. |
Répondre à des questions personnalisées
Répondez à des questions personnalisées pour aider votre équipe à évaluer la gravité et l'impact d'une observation. Dans l'onglet Observation, vous pouvez mettre à jour les réponses aux questions personnalisées pour fournir davantage d'informations et faire en sorte qu'une observation soit résolue rapidement.
Afficher et ajouter des fichiers
Les supports visuels améliorent la communication entre les membres de l'équipe, les parties prenantes et les parties externes impliquées dans la résolution d'une observation. Pensez à ajouter des photos, des documents et même des vidéos pour enregistrer les conditions et les détails difficiles à illustrer avec juste des descriptions.
Commencer des inspections et créer des actions
Après avoir signalé une observation, vous pouvez effectuer une inspection pour recueillir davantage de données ou créer une tâche connexe pour qu'un membre de votre équipe s'en charge.
Affichez les inspections et les actions liées
Lorsque vous commencez une inspection ou créez une action à partir d'une observation, celles-ci sont automatiquement liées afin que vous puissiez tout suivre au même endroit. Vous pouvez afficher toutes les inspections et actions liées directement à partir du profil de l'observation, ce qui offre à votre équipe une visibilité complète sur les résultats des inspections et la progression des tâches attribuées à votre équipe pour aider à résoudre l'observation.
Afficher le calendrier des observations
Vous pouvez suivre toutes les observations associées à une observation dans l'onglet Activité, qui contient la chronologie de votre observation. Vous verrez qui a accès à l'observation, qui a commencé ou terminé une inspection, et quels commentaires ou fichiers multimédias ont été ajoutés par les membres de votre équipe.
Partager les observations
Il est fréquent de vouloir envoyer une observation à un membre de l'équipe, voire à une personne extérieure à votre organisation, pour la résoudre rapidement. Cela permet de se référer facilement à l'observation lorsqu'on en discute avec les parties prenantes. Vous pouvez le faire en informant directement votre équipe ou en partageant un lien public avec des parties externes.
Afficher et télécharger des rapports d'observation
Les rapports d'observation contiennent tous les détails pertinents pour chaque observation, ce qui facilite leur partage avec les parties prenantes. Vous pouvez générer un lien public pour un affichage en temps réel ou exporter le rapport au format PDF pour les archives de votre équipe.
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