Créer des plannings (nouvelles interface)
Découvrez les différents types de plannings et comment créer des plannings pour les utilisateurs, les sites et les actifs dans la nouvelle interface Plannings via l'application Web.Nous disposons d'une interface héritage et d'une nouvelle interface pour la fonctionnalité Plannings.
Cet article présente la nouvelle interface Plannings. Veuillez vous assurer que vous êtes dans la nouvelle interface en utilisant la bascule en haut à gauche de la page Plannings.
Que sont les plannings ?
Les plannings de SafetyCulture vous offrent une tranquillité d'esprit en supprimant les incertitudes liées à la gestion des tâches récurrentes. Au lieu de vérifier manuellement si les inspections ou les tâches ont été terminées, vous pouvez créer un planning une seule fois et générer automatiquement les inspections attribuées à la fréquence que vous avez configurée. Cela signifie que vous disposez toujours d'un seul endroit pour suivre les progrès et vous assurer que les vérifications critiques sont terminées de manière cohérente et dans les délais.
Les plannings sont particulièrement utiles pour garantir la conformité et la standardisation du travail entre les équipes ou les sites. Par exemple, vous pouvez mettre en place une inspection de sécurité quotidienne pour chaque site, attribuer un audit mensuel des actifs à des groupes ou planifier une maintenance saisonnière afin que les équipements soient entretenus à l'avance. L'automatisation de ces tâches récurrentes améliore la visibilité, la responsabilité et la conformité, aidant ainsi votre organisation à réduire les risques et à fonctionner en toute confiance.
Tyoes de planning
Dans la nouvelle interface Plannings, vous pouvez créer des plannings d'inspection pour les utilisateurs, les sites et les actifs. Chaque type contrôle à qui le planning est attribué et comment il est géré.
Utilisateurs
Ce type de planning attribue directement des plannings à des groupes ou à des utilisateurs spécifiques. Ce type est idéal lorsque certains utilisateurs ou groupes sont régulièrement chargés de terminer des inspections et est particulièrement adapté aux plannings qui s'appliquent à des personnes spécifiques, comme une liste de contrôle mensuelle de sécurité pour chaque chauffeur ou un contrôle hebdomadaire de maintenance pour les équipes de maintenance.
Sites
Lorsque vous créez des plannings pour des sites, vous attribuez une inspection à un seul site, à plusieurs sites ou à un niveau supérieur dans la hiérarchie des sites. Ce type fonctionne mieux lorsque les inspections sont liées à des sites plutôt qu'à des individus, en particulier dans les organisations disposant de plusieurs sites.
Lorsqu'un planning est créé pour plusieurs sites, il est géré comme un planning unique. Toute modification apportée au planning principal s'applique automatiquement à tous les sous-plannings. Pendant que les utilisateurs ou les groupes effectuent les inspections, le planning lui-même reste associé au site. Les plannings basés sur le site permettent également de définir le fuseau horaire du planning en fonction du fuseau horaire du site.
Actifs
Ce type de planning vous permet d'attribuer des plannings directement aux actifs afin que chaque inspection planifiée reste liée à ce que vous vérifiez, et non à qui le vérifie. Utilisez ce type lorsque les inspections doivent suivre le cycle de vie de l'actif, en particulier pour les actifs partagés, les actifs qui se déplacent entre les sites ou les actifs inspectés par différents utilisateurs au fil du temps.
Vous pouvez créer un seul planning pour 10 000 actifs maximum et les gérer ensemble sous un seul planning. Lorsque vous mettez à jour le planning, les modifications s'appliquent à tous les actifs attribués. Cela facilite la mise à l'échelle des inspections d'actifs, garantit leur cohérence et maintient des enregistrements précis pour les grandes flottes d'actifs.
Si vous configurez les Actifs de sorte que seuls les membres du site puissent y accéder, vous ne pouvez créer des plannings que pour les actifs que vous avez ajoutés et les actifs qui appartiennent à vos sites ou à leurs sites parents dans la hiérarchie.
Chaque planning ne prend en charge qu'un seul type de planning. Vous ne pouvez pas modifier le type de planning une fois celui-ci créé.
Chaque planning ne prend en charge qu'un seul type, qui ne peut pas être modifié après sa création.
Créer un planning
Sélectionnez
Plannings dans la barre latérale ou sélectionnez-le dans 
Plus.Cliquez sur
Créer un planningen haut à droite de la page.Entrez le titre du planning et sélectionnez un modèle dans la liste déroulante.
Dans la section « Détails », sélectionnez
Utilisateurs comme type de planning.Sélectionnez les responsables du planning dans la liste déroulante. Si vous sélectionnez plusieurs utilisateurs ou un groupe, choisissez l'une des exigences d'achèvement suivantes :
Un seul responsable doit remplir terminer : Le planning est marqué comme terminé dès qu'un responsable termine l'inspection.
Tous les responsables doivent remplir la leur : Le planning n'est marqué comme terminé qu'après que chaque responsable ait terminé son inspection.
Configurez les paramètres de synchronisation en conséquence.
Une fois que vous êtes prêt, vous pouvez vérifier vos paramètres dans la section « Examiner ».
Cliquer Enregistrer
Sélectionnez
Plannings dans la barre latérale ou sélectionnez-le dans Plus.Cliquez sur
Créer un planningen haut à droite de la page.Entrez le titre du planning et sélectionnez un modèle dans la liste déroulante.
Dans la section « Détails », sélectionnez
Sites comme type de planning.Sélectionnez un ou plusieurs sites dans la liste déroulante.
Sélectionnez les responsables du planning dans la liste déroulante. Si vous sélectionnez plusieurs utilisateurs ou un groupe, choisissez l'une des exigences d'achèvement suivantes :
Un seul responsable doit terminer : Le planning est marqué comme terminé dès qu'un responsable termine l'inspection.
Tous les responsables doivent terminer la leur : Le planning n'est marqué comme terminé qu'après que chaque responsable ait terminé son inspection.
Configurez les paramètres de planification. Pour utiliser le fuseau horaire défini dans chaque profil, sélectionnez
Fuseau horaire du site. Chaque sous-planning suit alors le fuseau horaire de ce site.Si vous avez sélectionné plusieurs sites, assurez-vous que tous les sites sélectionnés ont un fuseau horaire défini avant d'utiliser
Fuseau horaire du site.
Par défaut, le planning utilise le fuseau horaire du site sélectionné. Pour continuer à utiliser ce fuseau horaire, assurez-vous que tous les sites sélectionnés ont un fuseau horaire défini.
Une fois que vous êtes prêt, vous pouvez vérifier vos paramètres dans la section « Examiner ».
Cliquez sur Enregistrer.
Sélectionnez
Plannings dans la barre latérale ou sélectionnez-le dans Plus.Cliquez sur
Créer un planningen haut à droite de la page.Saisissez le titre du planning et sélectionnez un modèle avec une question d'actif dans la liste déroulante.
Dans la section « Détails », sélectionnez
Actifs comme type de planning.Sélectionnez un ou plusieurs actifs dans la liste déroulante. Vous pouvez sélectionner jusqu'à 10 000 actifs à la fois.
Sélectionnez les responsables du planning dans la liste déroulante. Si vous sélectionnez plusieurs utilisateurs ou un groupe, choisissez l'une des exigences d'achèvement suivantes :
Un seul responsable doit remplir terminer : Le planning est marqué comme terminé dès qu'un responsable termine l'inspection.
Tous les responsables doivent remplir la leur : Le planning n'est marqué comme terminé qu'après que chaque responsable ait terminé son inspection.
Configurez les paramètres de synchronisation. Pour utiliser le fuseau horaire défini dans le profil du site de chaque actif, sélectionnez
Fuseau horaire du site de l'actif. Chaque sous-planning suit alors le fuseau horaire du site de l'actif.Si vous sélectionnez plusieurs actifs, assurez-vous que tous les actifs sélectionnés appartiennent à un site avec un fuseau horaire défini avant d'utiliser
Fuseau horaire du site de l'actif.
Une fois que vous êtes prêt, vous pouvez vérifier vos paramètres dans la section « Examiner ».
Cliquez sur Enregistrer.
Schedule fields
Overview section
Field | Description |
|---|---|
Title | The title of a schedule. It's best to describe the work that needs to be done, as this is what assignees will see on their Home page, Home screen, or schedule list as a schedule to complete. |
Template | The selected template for a schedule. This is the template assignees will use for their scheduled inspections. Please ensure all assignees have access to the template so they can complete their schedules without disruption. |
Details section
Field | Description |
|---|---|
Schedule type | The type of a schedule. This defines what the schedule is for and sets its details. You can create schedules for users, sites, or assets. |
Assignees | The assignees of a schedule. For any schedule type, you can assign a group or one or more users as assignees. • For site-based schedules, you can also use advanced access to assign users based on their site and group membership. • For asset-based schedules, you can also use advanced access to assign users who belong to the selected asset’s site and groups. |
Site | The selected sites for a schedule. You can assign it to a site level, like a region or area, that includes multiple sites. However, any new sites added under that site level after the schedule is created won’t automatically be assigned the schedule. To include them, edit the schedule, reselect the same site level, and save the change. |
Lorsqu'un planning est attribué à plusieurs sites, seuls les utilisateurs ajoutés en tant que membres directs de ces sites sont inclus en tant que responsables. Les membres hérités des sites ne sont pas inclus.
Timing section
Field | Description |
|---|---|
Time zone type | The selected time zone of a schedule. It can be based on the site, the asset's site, the time zone set in the creator's user profile, or a custom one. Based on the duration and frequency settings, each repeat will become available in this time zone. |
Duration | The repeat duration of a schedule, which defines how long each repeat is available. For example, if a repeat runs from Monday 9:00 AM to Friday 5:00 PM, then each repeat will last 4 days and 8 hours. |
Frequency | The frequency at which each repeat is made available. Some frequency options may be unavailable depending on the selected duration. For example, if each repeat lasts longer than one day, you can’t set the frequency to everyday or every weekday. |
Late completion | The toggle for whether to allow a schedule to be completed late. If this setting is turned on: • For repeating schedules, assignees can complete a repeat after the due date, up until the next repeat begins. • For one-off schedules, assignees have 14 days after the due date and time to complete it. Depending on the schedule's duration and frequency setting, late completion may not be possible even if it's turned on. For example, if each repeat lasts until the start of the next repeat, then there's no time in between for late completion. |
Questions fréquentes
Vous ne pouvez attribuer des plannings qu'aux sites dont vous êtes membre. Les sites dont vous n'êtes pas membre n'apparaîtront pas dans la liste.
Si Actifs n'est pas disponible en tant que type de planning, c'est généralement pour l'une des raisons suivantes :
Le modèle que vous avez sélectionné n'inclut pas de question sur les actifs. Essayez de sélectionner un modèle qui contient déjà une question sur les actifs, ou modifiez votre modèle pour en ajouter une.
Vous n'avez pas accès à la fonctionnalité Actifs. Contactez votre administrateur pour demander l'accès.
La fréquence du planning contrôle la fréquence à laquelle une inspection planifiée se répète. La plupart des options suivent un cycle fixe, tel que quotidien ou hebdomadaire, et se répètent exactement comme vous les avez configurées. Cependant, les fréquences qui dépendent du calendrier, telles que mensuelles, peuvent être légèrement ajustées pour rester alignées avec les dates du planning. Cela empêche les répétitions de se chevaucher, d'être ignorées ou de se comporter de manière inattendue lorsque les mois ont des durées différentes.
Par exemple, si vous configurez un planning à répéter tous les mois à partir du 1er, certains mois ont 30 jours, d'autres 31, et février en a 28 ou 29. Au lieu de terminer une répétition à une date qui n'existe pas tous les mois, le système exécute chaque répétition jusqu'au début du cycle mensuel suivant. Un programme qui commence le 1er janvier à 9 h se termine lorsque la répétition suivante commence le 1er février à 9 h, même si vous avez sélectionné une date de fin telle que le 30 ou le 31.
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