Créer des plannings (nouvelles interface)
Découvrez comment créer des plannings pour les utilisateurs, les sites et les actifs dans la nouvelle interface de planification via l'application Web.Nous disposons d'une interface héritage et d'une nouvelle interface pour la fonctionnalité Plannings.
Cet article présente la nouvelle interface Plannings. Veuillez vous assurer que vous êtes dans la nouvelle interface en utilisant la bascule en haut à gauche de la page Plannings.
Que sont les plannings ?
Les plannings de SafetyCulture vous offrent une tranquillité d'esprit en supprimant les incertitudes liées à la gestion des tâches récurrentes. Au lieu de vérifier manuellement si les inspections ou les tâches ont été terminées, vous pouvez créer un planning une seule fois et générer automatiquement les inspections attribuées à la fréquence que vous avez configurée. Cela signifie que vous disposez toujours d'un seul endroit pour suivre les progrès et vous assurer que les vérifications critiques sont terminées de manière cohérente et dans les délais.
Les plannings sont particulièrement utiles pour garantir la conformité et la standardisation du travail entre les équipes ou les sites. Par exemple, vous pouvez mettre en place une inspection de sécurité quotidienne pour chaque site, attribuer un audit mensuel des actifs à des groupes ou planifier une maintenance saisonnière afin que les équipements soient entretenus à l'avance. L'automatisation de ces tâches récurrentes améliore la visibilité, la responsabilité et la conformité, aidant ainsi votre organisation à réduire les risques et à fonctionner en toute confiance.
Schedule types
In the new Schedules experience, you can create inspection schedules for users and sites. Each type controls who the schedule is assigned to and how it’s managed.
Users
This schedule type assigns schedules directly to specific groups or users. This type is ideal when certain users or groups are consistently responsible for completing inspections and is best used for schedules that applies to specific people, such as a monthly driver safety checklist for each driver or a weekly maintenance check for maintenance teams.
Sites
When you create schedules for sites, you are assigning an inspection to a single site, across multiple sites, or a higher level in the site hierarchy. This type works best when inspections are tied to sites rather than individuals, especially in organizations with multiple sites.
When a schedule is created for multiple sites, it is managed as a single schedule. Any changes made to the main schedule automatically apply to all sub- schedules. While users or groups complete the inspections, the schedule itself remains associated with the site. Site-based schedules also allow the schedule’s time zone to be set based on the site’s time zone.
Chaque planning ne prend en charge qu'un seul type de planning. Vous ne pouvez pas modifier le type de planning une fois celui-ci créé.
Créer un planning
Sélectionnez
Plannings dans la barre latérale ou sélectionnez-le dans 
Plus.Cliquez sur
Créer un planningen haut à droite de la page.Entrez le titre du planning et sélectionnez un modèle dans la liste déroulante.
Dans la section « Détails », sélectionnez
Utilisateurs comme type de planning.Sélectionnez les responsables du planning dans la liste déroulante. Si vous sélectionnez plusieurs utilisateurs ou un groupe, choisissez l'une des exigences d'achèvement suivantes :
Un seul responsable doit terminer.
Tous les responsables doivent terminer leur propre formulaire.
Configurez les paramètres de synchronisation en conséquence.
Une fois que vous êtes prêt, vous pouvez vérifier vos paramètres dans la section « Examiner ».
Cliquer Enregistrer
Sélectionnez
Plannings dans la barre latérale ou sélectionnez-le dans Plus.Cliquez sur
Créer un planningen haut à droite de la page.Entrez le titre du planning et sélectionnez un modèle dans la liste déroulante.
Dans la section « Détails », sélectionnez
Sites comme type de planning.Sélectionnez un ou plusieurs sites dans la liste déroulante.
Sélectionnez les responsables du planning dans la liste déroulante. Si vous sélectionnez plusieurs utilisateurs ou un groupe, choisissez l'une des exigences d'achèvement suivantes :
Un seul responsable doit terminer.
Tous les responsables doivent terminer leur propre formulaire.
Configurez les paramètres de synchronisation en conséquence. Par défaut, le planning utilise le fuseau horaire du site sélectionné. Pour continuer à utiliser ce fuseau horaire, assurez-vous que tous les sites sélectionnés ont un fuseau horaire configuré.
Une fois que vous êtes prêt, vous pouvez vérifier vos paramètres dans la section « Examiner ».
Cliquez sur Enregistrer.
Schedule fields
Overview section
Field | Description |
|---|---|
Title | The title of a schedule. It's best to describe the work that needs to be done, as this is what assignees will see on their Home page, Home screen, or schedule list as a schedule to complete. |
Template | The selected template for a schedule. This is the template assignees will use for their scheduled inspections. Please ensure all assignees have access to the template so they can complete their schedules without disruption. |
Details section
Field | Description |
|---|---|
Schedule type | The type of a schedule. This defines what the schedule is for and sets its details. You can create schedules for users or sites. |
Assignees | The assignees of a schedule. You can select a group, multiple individual users, or, if sites are selected as a schedule type, use advanced access to assign users based on their site membership. |
Site | The selected sites for a schedule. You can assign it to a site level, like a region or area, that includes multiple sites. However, any new sites added under that site level after the schedule is created won’t automatically be assigned the schedule. To include them, edit the schedule, reselect the same site level, and save the change. |
Contrairement à l'expérience héritage, lorsque vous attribuez un planning à plusieurs sites, les membres hérités d'un site ne sont plus inclus en tant que responsables du planning.
Timing section
Field | Description |
|---|---|
Time zone type | The selected time zone of a schedule. It can be based on the site, the time zone set in the creator's user profile, or a custom one. Based on the duration and frequency settings, each repeat will become available in this time zone. |
Duration | The repeat duration of a schedule, which defines how long each repeat is available. For example, if a repeat runs from Monday 9:00 AM to Friday 5:00 PM, then each repeat will last 4 days and 8 hours. |
Frequency | The frequency at which each repeat is made available. Some frequency options may be unavailable depending on the selected duration. For example, if each repeat lasts longer than one day, you can’t set the frequency to everyday or every weekday. |
Late completion | The toggle for whether to allow a schedule to be completed late. If this setting is turned on: • For repeating schedules, assignees can complete a repeat after the due date, up until the next repeat begins. • For one-off schedules, assignees have 14 days after the due date and time to complete it. Depending on the schedule's duration and frequency setting, late completion may not be possible even if it's turned on. For example, if each repeat lasts until the start of the next repeat, then there's no time in between for late completion. |
Questions fréquentes
Vous ne pouvez attribuer des plannings qu'aux sites dont vous êtes membre. Les sites dont vous n'êtes pas membre n'apparaîtront pas dans la liste.
La fréquence du planning contrôle la fréquence à laquelle une inspection planifiée se répète. La plupart des options suivent un cycle fixe, tel que quotidien ou hebdomadaire, et se répètent exactement comme vous les avez configurées. Cependant, les fréquences qui dépendent du calendrier, telles que mensuelles, peuvent être légèrement ajustées pour rester alignées avec les dates du planning. Cela empêche les répétitions de se chevaucher, d'être ignorées ou de se comporter de manière inattendue lorsque les mois ont des durées différentes.
Par exemple, si vous configurez un planning à répéter tous les mois à partir du 1er, certains mois ont 30 jours, d'autres 31, et février en a 28 ou 29. Au lieu de terminer une répétition à une date qui n'existe pas tous les mois, le système exécute chaque répétition jusqu'au début du cycle mensuel suivant. Un programme qui commence le 1er janvier à 9 h se termine lorsque la répétition suivante commence le 1er février à 9 h, même si vous avez sélectionné une date de fin telle que le 30 ou le 31.
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