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Optimize your processes (Part 2)

Learn how to perfect your SafetyCulture implementation and improve your team's efficiency using key features of the platform.

2. Issues

Was sind "Probleme"?

Die Funktion "Probleme" ermöglicht es Ihnen und Ihrem Team zu melden, wenn etwas nicht in Ordnung ist, sei es eine Beobachtung, ein Vorfall oder eine Gefährdung. Die Funktion soll Ihre Mitarbeiter in die Lage versetzen, Probleme zu melden und mit den zuständigen Teams zusammenzuarbeiten, um sie so schnell wie möglich zu beheben. Bei der Meldung jedes Problems können Nutzer wichtige Informationen wie Standort, Wetterbedingungen, Antworten auf kritische Fragen und sogar Fotos oder Videos anhängen, um den vollständigen Kontext zu erfassen.

Zur Erfassung des Standorts bei der Meldung von Problemen ist der Zugriff auf den Standort erforderlich.

Ein Problem melden

  1. In der Web-App anmelden.

  2. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Issues iconProbleme aus.

  3. Klicken Sie oben auf der Seite auf Plus iconProblem melden.

  4. Im Fenster die Problemkategorie auswählen.

  5. Geben Sie eine Bezeichnung für das Problem ein und beantworten Sie die erforderlichen Felder entsprechend. Je nachdem, ob das Feld oder die Frage für die Problemkategorie aktiviert wurde, können Sie:

    • Eine Beschreibung sowie Fotos oder Videos zu dem Problem hinzufügen, um den Kontext zu verdeutlichen.

    • Wählen Sie den Standort, wenn Standorte in Ihrer Organisation aktiviert sind.

  6. Klicken Sie auf Senden.

  7. In der Zeitleiste des Problems können Sie:

  1. Öffnen Sie die Mobile-App.

  2. Tippen Sie am unteren Rand Ihres Bildschirms auf Issues iconProbleme . Wenn Sie Issues iconProbleme unten auf dem Bildschirm sehen, tippen Sie auf Issues iconProbleme und wählen Sie Issues iconProbleme aus.

  3. Tippen Sie unten rechts auf dem Bildschirm auf image.

  4. Im Pop-up-Fenster die Problemkategorie auswählen.

  5. Geben Sie in das Textfeld eine Bezeichnung für das Problem ein und beantworten Sie die erforderlichen Felder entsprechend. Je nachdem, ob das Feld oder die Frage für die Problemkategorie aktiviert wurde, können Sie:

    • Eine Beschreibung sowie Fotos oder Videos zu dem Problem hinzufügen, um den Kontext zu verdeutlichen.

    • Wählen Sie den Standort, wenn Standorte in Ihrer Organisation aktiviert sind.

  6. Tippen Sie auf Senden.

  7. Tippen Sie am unteren Bildschirmrand auf image, um die Nutzer auszuwählen, die Sie benachrichtigen möchten, oder wählen Sie image.

  8. In der Zeitleiste des Problems können Sie:

  9. Tippen Sie unten links auf dem Bildschirm auf image um zu: image

    • Medienanhänge hochladen.

    • Eine Inspektion starten.

    • Jemanden benachrichtigen.

Problemfelder

Sie können die folgenden Felder für jedes Problem verwenden, um Ihrem Team so viele Details wie möglich mitzuteilen:

Feld

Beschreibung

Titel (Pflichtfeld)

Der Titel des Problems. Dieser wird automatisch mit der Problemkategorie ausgefüllt und durch Datum und Uhrzeit der Problemmeldung ergänzt. Erlaubt bis zu 255 Zeichen.

Beschreibung

Die Beschreibung des Problems. Erlaubt bis zu 500 Zeichen.

Status

Der Status des Problems. Neue Probleme beginnen standardmäßig mit dem Status "offen".

Kategorie

Die Kategorie des Problems. Bitte beachten Sie, dass eine Aktualisierung der Kategorie eines Problems keine neuen Alerts für die betreffenden Gruppen auslöst.

Standort

Der Standort des Problems.

Beauftragter

Der Beautragte für das Problem. Sie können jedem Beauftragten Ihrer Organisation Probleme zuweisen. Standardmäßig erhalten die damit Beauftragten E-Mail- und App-Push-Benachrichtigungen, sofern nicht anders konfiguriert. Bitte beachten Sie, dass keine Benachrichtigungen ausgelöst werden, wenn Sie sich selbst Probleme zuweisen.

Priorität

Themenpriorität.

Fällig

Fälligkeitsdatum und -uhrzeit des Problems.

Bericht anzeigen

Der Link zur Anzeige des Online-Berichts für das Problem, einschließlich aller Details und seiner Historie.

Einzigartige Kennung

Die automatisch generierte einmalige Kennung eines Problems. Jedem Problem wird eine einmalige Kennung zugewiesen, so dass Sie das gesuchte Problem leicht finden und referenzieren können.

Zeitleiste

Die Historie des Problems protokolliert jede Bearbeitung des Problems, einschließlich der Aktualisierungen von Titel, Beschreibung, Status und Details des Problems. Sie können Kommentare, Fotos und Videos hinzufügen sowie benutzerdefinierte Fragen beantworten, um mit Ihrem Team an der Lösung des Problems zu arbeiten.

Limitations

  • When you report an issue whilst offline, the issue will display the location coordinates instead of the full address.

  • Comments and attachments in each issue's timeline cannot be edited or deleted.

  • Date and location of an issue cannot be edited, this information will be pulled from the device's settings.

  • You can only upload one video at a time when reporting an issue via the mobile app, but you can upload more videos later on.

  • The following file size limitations apply to your attachments to issues:

    • PDF files: Up to 20MB per file

    • Photos: Up to 10MB per photo

    • Videos: Up to three minutes or 1.5GB in size per video

3. Heads Up

Warum soll ich Heads Ups erstellen?

In vielen Organisationen ist die Kommunikation mit den Mitarbeitern vor Ort fragmentiert, verwirrend und manchmal sogar gänzlich fehlend. Dies kann zu Problemen führen, z. B. wenn die Mitarbeiter nicht über Änderungen der Vorschriften informiert sind oder die Manager nicht wissen, wer noch keine aktualisierten Schulungsunterlagen erhalten hat. Mit Heads Up haben wir eine One-to-Many-Kommunikationslösung geschaffen, die unkomplizierten Wissensaustausch und Bestätigungen garantiert.

You can only create draft Heads Ups and schedule them to be published later via the web app. To be published, each Heads Up requires a title, a description, and at least one user assigned to it.

If you've created a Heads Up, but need to add more details or update the assignees, you can edit it via the web app.

Heads Up erstellen

  1. In der Web-App anmelden.

  2. Wählen Sie Heads Up aus dem Menü auf der linken Seite aus.

  3. Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Heads Up erstellen Heads Up erstellen

  4. Konfigurieren Sie die Heads-Ups entsprechend. Wenn Sie Ihre Heads-Up-Details hinzufügen, wird die Vorschau auf der rechten Seite der Seite automatisch aktualisiert.

  5. Klicken Sie unten links auf der Seite auf Veröffentlichen .

  6. Klicken Sie in dem Pop-up-Fenster auf Veröffentlichen. Wenn Sie Ihr Heads Up als Entwurf speichern und später wieder aufrufen möchten, klicken Sie oben links auf der Seite auf Veröffentlichen und wählen Sie Veröffentlichen. aus. Sie können die Veröffentlichung Ihres Heads Up auch für später planen, indem Sie rechts neben der Schaltfläche Veröffentlichen auf Veröffentlichen klicken und ein Datum und eine Uhrzeit auswählen. Veröffentlichen

  1. Open the mobile app.

  2. Tap Start at the bottom of your screen.

  3. Tap image at the lower-right of your screen and select Heads Up erstellen. Mithilfe der iOS Mobile-App vom Startbildschirm aus ein Heads Up erstellen.

  4. Configure the Heads Up accordingly.

  5. Tap image or Veröffentlichen at the upper-right of your screen.

  6. In the pop-up window, tap VERÖFFENTLICHEN.

Wenn Sie ein Heads Up einer Gruppe oder einem Standort zuweisen, bedeutet dies, dass die Nutzer, die sich zum Zeitpunkt der Veröffentlichung in der Gruppe oder an dem Standort befinden, zu Beauftragten werden. Änderungen an der Mitgliedschaft nach der Zuweisung des Heads Up werden in der Liste der Beauftragten nicht berücksichtigt.

Meldungsfelder

Sie können für jedes Heads Up die folgenden Felder hochladen und konfigurieren:

Feld

Beschreibung

Medien

Die Medienanhänge für ein Heads Up. Sie können bis zu 6 Mediendateien anhängen, darunter Videos (bis zu drei Minuten oder 1,5 GB), Bilder (insgesamt bis zu 50 MB) und PDF-Dateien (bis zu 50 MB). Für Videodateien werden die Formate MP4, MOV, AVI, WMV und WEBM unterstützt.

Titel

Der Titel eines Heads Up. Erlaubt bis zu 70 Zeichen.

Beschreibung

Die Beschreibung eines Heads Up. Erlaubt bis zu 2000 Zeichen.

Heads Up extern teilen

Teilbarer Link und QR-Code eines Heads Up.

Empfänger

Die Empfänger eines Heads Ups. Sie können Nutzern, Gruppen und Standortmitgliedern Heads Ups zuweisen.

Bestätigung verlangen

Der Umschalter, um auszuwählen, ob für ein Heads Up Bestätigungen erforderlich sind.

Kommentare aktivieren

Die Umschaltfunktion, um Kommentare für ein Heads Up zu erlauben.

4. Assets

Was sind Assets?

Assets sind physische Objekte, die Sie der SafetyCulture-Plattform hinzufügen können. Sie können wichtige Asset-Details wie eindeutige Kennungen, Asset-Typen, zugehörige Standorte, Multimedia-Inhalte, Unterlagen oder andere von Ihnen gewählte Felder eingeben. Wenn Sie Ihrer Organisation Assets hinzufügen, kann Ihr Team geplante Inspektionen durchführen und Aktionen erstellen, die sich auf Ihre Assets beziehen. Aktionen.

Außerdem können Sie direkt im Profil von jedem Asset einen vollständigen Verlauf aller Aktivitäten einsehen. Durch Integrationen können Sie SafetyCulture auch mit Ihrem bestehenden Asset-Management-System verbinden, um ein zentrales Verzeichnis für Ihre Asset-Informationen zu schaffen.

Once you've added assets to your organization, you can add the asset question to your templates and start tracking inspection activities. In addition, make sure you have asset types created in your organization before adding assets.

Ein Asset hinzufügen

  1. In der Web-App anmelden.

  2. Wählen Sie Assets cube iconAssets aus dem Menü auf der linken Seite.

  3. Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Plus iconAsset hinzufügen .

  4. Geben Sie auf dieser Seite die Details zu Ihrem Asset ein. Sie müssen mindestens die "Eindeutige Kennung" und den "Typ" für das Asset angeben.

  5. Sie können aus der vordefinierten Liste der Asset-Typen wählen oder Ihre eigenen erstellen, indem Sie in das Feld schreiben und auf "Neuen Typ erstellen" klicken.

  6. Wenn Sie den "Typ" ausgewählt haben, haben Sie die Möglichkeit, auf der rechten Seite weitere Details einzugeben oder neue benutzerdefinierte Felder zu erstellen, indem Sie auf Feld hinzufügen klicken. Jedes benutzerdefinierte Feld, das Sie erstellen, ist automatisch mit allen Assets dieses Typs verknüpft. Feld hinzufügen

  7. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Erstellen.

  1. Öffnen Sie die Mobile-App.

  2. Tippen Sie unten rechts auf dem Bildschirm auf Assets gallery view iconMehr.

  3. Wählen Sie Assets cube iconAssets aus der Liste der Optionen.

  4. Tippen Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf image.

  5. Geben Sie auf diesem Bildschirm die Details zu Ihrem Asset ein. Sie müssen mindestens die "Eindeutige Kennung" und den "Typ" für das Asset angeben.

  6. Wenn Sie bereit sind, tippen Sie oben rechts auf Ihrem Bildschirm auf Speichern.

Sie können Assets nur über die Web-App in großen Mengen hinzufügen oder bearbeiten, und jeweils nur einen Asset-Typ.

Assets in großen Mengen hinzufügen

  1. In der Web-App anmelden.

  2. Wählen Sie Assets cube iconAssets aus dem Menü auf der linken Seite.

  3. Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Plus iconAsset hinzufügen und wählen Sie Plus iconAsset hinzufügen aus.

  4. Klicken Sie auf CSV-Vorlage herunterladen.

  5. Klicken Sie in dem Pop-up-Fenster auf das Dropdown-Menü und wählen Sie die Asset-Typen aus, für die Sie Assets hinzufügen möchten. Klicken Sie dann auf Fertig und auf Fertig.

  6. Öffnen Sie die CSV-Vorlage für jeden Asset-Typ und bereiten Sie Ihre Assets vor. Im Abschnitt "Anleitung für CSV-Dateien" in diesem Artikel finden Sie eine Anleitung für die Vorbereitung Ihrer CSV-Datei.

  7. Wenn Sie fertig sind, sollte Ihre CSV-Datei etwa so aussehen wie das folgende Beispiel: Assets in großen Mengen hinzufügen oder bearbeiten, mit Bezug auf den CSV-Leitfaden.

  8. Wechseln Sie zurück zur Web-App und klicken Sie auf Weiter.

  9. Laden Sie Ihre CSV-Datei hoch. Wenn Fehler auftreten, beheben Sie jeden Fehler, klicken Sie dann auf Erneut hochladen und versuchen Sie es erneut.

  10. Klicken Sie am unteren Rand der Seite auf Weiter.

  11. Um weitere Assets in großen Mengen hinzuzufügen, klicken Sie auf Andere CSV-Datei hochladen oder klicken Sie unten rechts auf der Seite auf Andere CSV-Datei hochladen .

  1. In der Web-App anmelden.

  2. Wählen Sie Assets cube iconAssets aus dem Menü auf der linken Seite.

  3. Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Plus iconAsset hinzufügen und wählen Sie Plus iconAsset hinzufügen aus.

  4. Wählen Sie das Asset-Management-System, aus dem Sie Assets hinzufügen möchten, und folgen Sie den Schritten in den folgenden Artikeln, um die Integration entsprechend einzurichten:

CSV-Anleitung

Orientieren Sie sich bei der Vorbereitung an den Anweisungen in Zeile 2 jeder CSV-Datei. Sobald Sie fertig sind, löschen Sie Zeile 2.

Feld

In jeder CSV-Vorlage steht jede Spalte für ein Asset-Feld, mit Ausnahme der Spalte "Typ". Je nach Format eines Feldes (Text, Datum oder Währung) müssen Sie es für einen erfolgreichen Upload richtig formatieren.

Bitte bearbeiten Sie nicht die Spaltenüberschriften und fügen Sie keine neuen Spalten hinzu. Wenn Sie neue Felder für einen Asset-Typ erstellen müssen, tun Sie dies bitte zunächst mithilfe der Web-App und laden Sie dann die CSV-Vorlage zur Vorbereitung erneut herunter.

Datumsfelder

Vergewissern Sie sich, dass jedes Datum so formatiert ist wie das Datumsformat Ihres Profils. Wenn das Datumsformat Ihres Profils z. B. auf "yyyy-MM-dd" eingestellt ist, sollten Ihre Daten in der CSV-Datei das gleiche Format verwenden, z. B. "2021-02-21".

Je nach der Anwendung, die Sie zur Vorbereitung Ihrer CSV-Datei verwenden, werden Datumsangaben möglicherweise automatisch formatiert. Erfahren Sie, wie Sie Datumszellen mit Microsoft Excel formatieren, können, so dass sie mit dem Datumsformat Ihres Profils übereinstimmen.

Währungsfelder

Vergewissern Sie sich, dass die Währung jedes Wertes unter Verwendung des ISO 4217 Codes ohne Komma-Trennzeichen oder Sonderzeichen angegeben wird. Zum Beispiel sollten $1.200,95 in US-Dollar als "USD 1200,95" eingegeben werden.

Fehlerbehebung

Wenn Sie beim massenhaften Hinzufügen von Assets per CSV-Upload eine Fehlermeldung erhalten, kann dies mehrere Gründe haben. Wir empfehlen, dass Sie die folgenden Punkte für jedes Feld, das einen Fehler ausgelöst hat, überprüfen:

  • Doppelte eindeutige Kennung: Die "eindeutige Kennung" eines jeden Assets muss einmalig sein.

  • Falsche Formatierung: Stellen Sie sicher, dass der Wert, den Sie zuordnen, mit dem unterstützten Format des Feldes übereinstimmt. Ein Datumsfeld akzeptiert zum Beispiel nur die Datumsformatierung.

  • Fehlender Asset-Typ: Jedes Asset muss einen festgelegten "Typ" haben.

  • Unkorrekt formatierte Daten: Vergewissern Sie sich, dass jedes Datum so formatiert ist, wie das Datumsformat IhresProfils.

  • Falsch formatierte Währung Werte: Vergewissern Sie sich, dass jede Währung mit ISO 4217 Code angegeben wird und keine Komma-Trennzeichen oder Sonderzeichen enthält.

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