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Optimiser vos processus (Partie 2)
Apprenez à aider votre équipe à signaler les observations au fur et à mesure qu'elles se présentent, à créer des News pour annoncer des changements importants dans votre entreprise et à gérer tous les actifs de votre organisation.
2. Observations
Que sont les observations ?
La fonctionnalité Observations permet à vous et votre équipe de signaler des irrégularités, qu'il s'agisse de remarques, d'incidents ou de dangers. La fonctionnalité vise à responsabiliser vos employés afin qu'ils puissent signaler et collaborer avec les équipes concernées pour résoudre les observations le plus rapidement possible. Pour chaque observation signalée, les utilisateurs peuvent saisir des informations clés telles que la position, les conditions météorologiques, répondre aux questions critiques et même joindre des photos ou des vidéos pour donner le contexte complet.
L'accès à la position est nécessaire pour saisir la position lors du signalement des observations.
Lorsque vous signalez une observation alors que votre appareil est hors ligne, l'observation affichera les coordonnées de la position au lieu de l'adresse complète.
Signaler une question
Sélectionnez
Observations dans le menu à gauche.Cliquez sur
Signaler une observation en haut de la page.Dans la fenêtre, sélectionnez la catégorie d'observation.
Saisissez le titre de l'observation et répondez aux champs obligatoires. Si le champ ou la question a été activé ou non pour la catégorie d'observation, vous pouvez :
Ajoutez une description, ainsi que des photos ou des vidéos de l'observation afin de fournir plus de contexte.
Sélectionnez le site si Sites a été activé dans votre organisation.
Cliquez sur Envoyer.
Dans le calendrier des observations, vous pouvez :
Afficher la météo du lieu de la question.
Afficher la localisation de la question.
Prévenir quelqu'un.
Commenter et importer des pièces jointes multimédias.
Mettre à jour les détails de l'observation.
Ouvrez l'application portable.
Appuyez sur
Observations au bas de votre écran. Si vous voyez Observations en bas de votre écran, appuyez sur Observations et sélectionnez Observations.Appuyez sur
en bas à droite de votre écran.Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez la catégorie de la question.
Dans le champ de texte, saisissez le titre de l'observation et répondez aux champs obligatoires. Selon que le champ ou la question a été activé(e) ou non pour la catégorie d'observation, vous pouvez :
Ajoutez une description, ainsi que des photos ou des vidéos de l'observation afin de fournir plus de contexte.
Sélectionnez le site si Sites a été activé dans votre organisation.
Appuyez sur Envoyer.
En bas de votre écran, appuyez sur
pour sélectionner les utilisateurs que vous souhaitez notifier ou sélectionnez .Dans le calendrier des observations, vous pouvez :
Afficher la météo du lieu de la question.
Afficher la localisation de la question.
Commenter et répondre aux questions personnalisées.
Appuyez sur Ajouter des détails en haut à droite de votre écran pour apporter des précisions.
Appuyez sur
en bas à gauche de votre écran pour :
Importer des pièces jointes multimédias.
Commencer une inspection.
Prévenir quelqu'un.
Champs des Observations
Vous pouvez utiliser les champs suivants pour chaque observation afin de fournir le plus de détails possible à votre équipe :
Champ | Description |
|---|---|
Titre (obligatoire) | Le titre de l'observation. Ce champ est automatiquement rempli avec la catégorie de l'observation, suivie de la date et de l'heure auxquelles l'observation a été signalée. Peut contenir jusqu'à 255 caractères. |
Description | La description de l'observation. Peut contenir jusqu'à 500 caractères. |
Statut | Le statut de l'observation. Par défaut, les nouvelles observations ont le statut « Ouvert ». |
Catégorie | La catégorie d'observation. Veuillez noter que la mise à jour d'une catégorie ne déclenche pas de nouvelles alertes pour les groupes concernés. |
Site | Le site de l'observation. |
Responsable | Le responsable de l'observation. Vous pouvez attribuer des observations quiconque dans votre organisation. Par défaut, les responsables recevront des notifications push et par e-mail, sauf configuration contraire. Veuillez noter que le fait de vous attribuer des observations ne déclenche pas de notifications. |
Priorité | Priorité de l'observation. |
Date d'échéance | L'heure et la date d'échéance de l'observation. |
Afficher le rapport | Le lien pour afficher le rapport Web de l'observation, y compris tous les détails et la chronologie. |
ID unique | L'ID unique d'une observation généré automatiquement. Un ID unique est attribué à toutes les observations, ce qui vous permet de les localiser et de les référencer facilement. |
Chronologie | La chronologie des observations consigne chaque changement apporté à l'observation, y compris les mises à jour apportées au titre, à la description, au statut et aux détails de l'observation. Vous pouvez ajouter des commentaires, des photos et des vidéos, mais aussi répondre à des questions personnalisées pour trouver des solutions avec votre équipe. |
Limitations
Lorsque vous émettez une question alors que vous n'êtes pas connecté, celle-ci affichera les coordonnées de l'emplacement au lieu de l'adresse complète.
Les observations et les pièces jointes figurant dans la chronologie de chaque observation ne peuvent être ni modifiés ni supprimés.
La date et le lieu d'une observation ne peuvent pas être modifiés, ces informations sont extraites des paramètres de l'appareil.
Vous ne pouvez importer qu'une vidéo à la fois lorsque vous signalez une observation depuis l'application portable, mais vous pouvez importer d'autres vidéos par la suite.
Les limitations de taille de fichier suivantes s'appliquent à vos pièces jointes aux observations :
Fichiers PDF : jusqu'à 20 Mo par fichier
Photos : jusqu'à 10 Mo par photo.
Vidéos : jusqu'à trois minutes ou 1,5 Go par vidéo
3. News
Pourquoi créer des Infos ?
Pour de nombreuses organisations, les lignes de communication avec les travailleurs sur le terrain ont tendance à être fragmentées, confuses, voire inexistantes. Cela peut créer des situations où les travailleurs ne sont pas au courant des changements de réglementation ou les responsables ne savent pas qui n'a pas consulté les mises à jour des documents de formation. Avec les News, nous avons créé une solution de communication « de un vers plusieurs » qui simplifie le partage des connaissances et les accusés de réception.
You can only create Heads Ups drafts and schedule them for publishing later on via the web app. A title, description, and at least one user assigned is required before publishing.
If you've created a Heads Up, but need to add more details or update the assignees, you can edit it via the web app.
Créer une News
Sélectionnez News dans le menu de gauche.
Cliquez sur Créer une News en haut à droite de la page. Créer une News
Configurez les News. Lorsque vous ajoutez aux News, l'aperçu à droite de la page se met automatiquement à jour.
Cliquez sur Publier en bas à gauche de la page.
Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Publier. Si vous souhaitez enregistrer votre News en tant que brouillon et y revenir plus tard, cliquez sur Publier en haut à gauche de la page et sélectionnez Publier. Vous pouvez également planifier la publication ultérieure de votre News en cliquant sur Publier à droite du bouton Publier et en sélectionnant une date et une heure. Publier
Open the mobile app.
Tap Accueil at the bottom of your screen.
Tap
at the lower-right of your screen and select Créer une News.
Configure the Heads Up accordingly.
Tap
or Publier at the upper-right of your screen. In the pop-up window, tap PUBLIER.
Champs d'Infos
Vous pouvez importer et configurer les champs suivants pour chaque News :
Champ | Description |
|---|---|
Médias | Les pièces jointes multimédia d'une News. Vous pouvez joindre jusqu'à 6 fichiers multimédias, notamment des vidéos (jusqu'à trois minutes ou 1,5 Go), des images (jusqu'à 50 Mo au total) et des fichiers PDF (jusqu'à 50 Mo). Pour les fichiers vidéo, les formats MP4, MOV, AVI, WMV et WEBM sont pris en charge. |
Titre | Le titre d'une News. Peut contenir jusqu'à 70 caractères. |
Description | La description d'une News. Peut contenir jusqu'à 2000 caractères. |
Le lien partageable d'une News. | |
Attribué à | Les responsables de News. Vous pouvez attribuer des News à des utilisateurs, des groupes, et aux membres d'un site. |
Demander un accusé de réception | Ce bouton permet de sélectionner si des accusés de réception sont obligatoires pour une News. |
Commentaires activés | Le bouton pour autoriser des commentaires sur une News. |
Réactions activées | La bascule permettant d'ajouter des réactions emoji pour les News. |
4. Actifs
Que sont les actifs ?
Les actifs sont des objets physiques que vous pouvez ajouter à la plateforme SafetyCulture. Vous pouvez saisir des informations clés sur les actifs, comme des id uniques, le type d'actif, des sites associés, des fichiers multimédias, de la documentation ou d'autres champs personnalisés de votre choix. L'ajout d'actifs à votre organisation permet à votre équipe d'effectuer des inspections planifiées et de créer des actions pour ces actifs.
De plus, vous pouvez afficher un historique complet des activités directement à partir de chaque profil d'actif. Grâce à intégrations, vous pouvez également connecter SafetyCulture à votre système de gestion des actifs existant afin de créer un référentiel centralisé pour les informations relatives à vos actifs.
Une fois que vous avez ajouté des actifs à votre organisation, vous pouvez ajouter la question des actifs à vos modèles et commencer à suivre les activités d'inspection.
Ajouter un actif
Sélectionnez
Actifs dans le menu à gauche.Cliquez sur
Ajouter un actif en haut à droite de la page.Sur cette page, saisissez les détails de votre actif. Vous devez au moins indiquer « l'id unique » et le « type » de l'actif.
Vous pouvez choisir dans la liste prédéfinie des types d'actifs ou créer le vôtre en tapant dans le champ et en cliquant sur « Créer un nouveau type ».
Une fois que vous avez sélectionné le « Type », vous avez la possibilité de saisir des détails supplémentaire sà droite ou de créer de nouveaux champs personnalisés en cliquant sur Ajouter un champ. Tout champ personnalisé que vous créez est automatiquement lié à tous les actifs de ce type. Ajouter un champ
Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Créer.
Ouvrez l'application portable.
Appuyez sur
Plus en bas à droite de votre écran.Sélectionnez
Actifs dans la liste des options.Appuyez sur
en haut à droite de votre écran.Dans cet écran, saisissez les détails de votre actif. Vous devez au moins indiquer « l'id unique » et le « type » de l'actif.
Lorsque vous êtes prêt, appuyez sur Enregistrer en haut à droite de votre écran.
Vous ne pouvez ajouter ou modifier des actifs de façon groupée qu'à partir de l'application Web, un type d'actif à la fois.
Ajout groupé d'actifs
Sélectionnez
Actifs dans le menu à gauche.Cliquez sur
Ajouter un actif en haut à droite de la page et sélectionnez Ajouter un actif.Cliquez sur Télécharger un modèle CSV.
Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez les types d'actifs pour lesquels vous souhaitez ajouter des actifs. Cliquez ensuite sur Terminé, puis sur Terminé.
Ouvrez le modèle CSV de chaque type d'actif et préparez vos actifs. Vous pouvez vous référer à la section « Guide CSV » de cet article pour obtenir des conseils sur la préparation de votre CSV.
Une fois que vous êtes prêt, votre fichier CSV devrait ressembler à l'exemple suivant :
Retournez dans l'application Web et cliquez sur Continuer.
Téléchargez votre fichier CSV. En cas d'erreur, résolvez chaque erreur, puis cliquez sur Importer à nouveau et réessayez.
Cliquez sur Continuer en bas de la page.
Pour ajouter de façon groupée d'autres actifs, cliquez Importer un autre fichier CSV ou cliquez Importer un autre fichier CSV en bas à droite de la page.
Sélectionnez
Actifs dans le menu à gauche.Cliquez sur
Ajouter un actif en haut à droite de la page et sélectionnez Ajouter un actif.Sélectionnez le système de gestion des actifs à partir duquel vous souhaitez ajouter des actifs et suivez les étapes des articles ci-dessous pour configurer l'intégration en conséquence :
Guide CSV
Suivez les instructions figurant à la ligne 2 de chaque fichier CSV pour vous préparer. Une fois que vous êtes prêt, supprimez la ligne 2.
Champs
Dans chaque modèle CSV, chaque colonne, à l'exception de la colonne « Type », représente un champ d'actif. Selon le format du champ (texte, date ou devise), vous devrez le formater correctement pour réussir le téléchargement.
Veuillez ne pas modifier les en-têtes de colonne ni ajouter de nouvelles colonnes. Si vous devez créer de nouveaux champs pour un type d'actif, veuillez d'abord le faire via l'application Web, puis téléchargez à nouveau le modèle CSV pour vous préparer.
Champs de date
Assurez-vous que chaque date est formatée de la même manière que votre format de date de votre profil. Par exemple, si le format de date de votre profil est « aaaa-MM-jj », vos dates dans le CSV doivent utiliser le même format, par exemple « 2021-02-21 ».
Selon l'application que vous utilisez pour préparer votre fichier CSV, les dates peuvent être formatées automatiquement. Découvrez comment formater les cellules de date à l'aide de Microsoft Excel pour les aligner sur le format de date de votre profil.
Champs de devises
Assurez-vous que la devise de chaque valeur est précisée en utilisant le code ISO 4217 sans virgule ni caractère spécial. Par exemple, 1 200,95 $ en dollars américains doivent être saisis sous la forme « 1200,95 USD ».
Dépannage
Si vous recevez un message d'erreur lors de l'importation groupée d'actifs via CSV, cela peut être lié à différentes raisons. Nous vous recommandons de vérifier les points suivants pour chaque champ qui a renvoyé une erreur :
Dupliquer l'ID unique: L'« ID unique » de chaque actif doit être unique.
Formatage incorrect : assurez-vous que la valeur que vous configurez correspond au format pris en charge par le champ. Par exemple, un champ de date n'accepte que le format date.
Type d'actif manquant : chaque actif doit avoir un « type » spécifié.
<strong>dates</strong> mal</strong> formatées</strong> : Assurez-vous que chaque date est formatée de la même manière que le<a href="#Entry-17388l4rS7LSjO2QvEuK36" title=""> format de date de votre profil</a>.
Mauvaisformatagedes valeurs des devises : assurez-vous que chaque devise est précisée en utilisant le code ISO 4217 et qu'elle ne comporte pas de virgules ou de caractères spéciaux.
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