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Power Automate : exporter des données d'inspection vers les tables SQL Server

Comment créer un flux Power Automate pour exporter automatiquement les données d'inspection dans un tableau SQL Server ?

Le serveur SQL en tant que système de gestion et de stockage des informations peut être très utile pour les opérations de veille économique et le traitement des transactions. En utilisant des outils d'intégration tels que Power Automate (anciennement Microsoft Flow), vous pouvez exporter automatiquement vos données d'inspection SafetyCulture pour remplir un tableau SQL Server, pour que votre données analytiques économiques soient toujours à jour avec les dernières informations de vos utilisateurs de terrain. Cette approche pourrait également fonctionner pour d'autres plateformes de bases de données prises en charge par Power Automate, telles que Oracle, DB2 et MySQL.

Si votre organisation utilise Zapier comme outil d'intégration, vous pouvez créer un Zap pour un résultat similaire !

Vous aurez besoin

  • Nous vous recommandons de vous familiariser avec l'utilisation des expressions et d'apprendre à localiser les ID d'éléments de question pour les intégrations.

  • Ce flux insère une seule ligne SQL par inspection, ce qui signifie qu'une utilisation intensive où des milliers d'inspections sont créées quotidiennement peut entraîner des délais dans les performances et dans l'insertion des lignes. En savoir plus sur les limites de Power Automate.

  • Ce flux utilise les tables du serveur SQL comme solution pour stocker les données d'inspection. Assurez-vous d'avoir une structure de tableau existante prête dans votre SQL Server. Ceci peut être interchangé avec d'autres connecteurs tels que Excel Online et Listes SharePoint.

  • Les données d'inspection qui sont exportées sont basées sur les inspections auxquelles le compte qui a généré le jeton API a accès. Si vous êtes administrateur, vous pouvez vous donner l'accès aux inspections ou vous attribuer l'autorisation « Accès aux données » pour avoir une visibilité sur toutes les inspections de votre organisation.

  • Ce flux ne prend pas en charge les types de questions d'inspection suivants :

    • Questions avec sections répétées.

    • Les questions à choix multiples pour lesquelles la fonction « sélection multiple » est activée.

Si vous rencontrez des erreurs ou si vous avez des questions concernant l'intégration, veuillez contacter notre équipe de support technique client pour obtenir de l'aide.

1. Récurrence

  1. Se connecter à Power Automate.

  2. Cliquez sur Créer dans le menu à gauche et sélectionnez Créer.

  3. Configurez les champs suivants :

    • Nom du flux : ajoutez un nom à votre flux pour vous y référer facilement.

    • Démarrage : définissez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez que le flux commence à fonctionner.

    • Répéter chaque : définissez la fréquence sur 1 heure.

  4. Cliquez sur Créer pour créer le flux et sa première étape.

2. Obtenir le temps passé

  1. Cliquez sur Plus iconNouvelle étape.

  2. Recherchez « Date Heure » et sélectionnez l'action Obtenir le temps passé.

  3. Réglez l'"Intervalle" sur 1 et laissez l'« Unité de temps » sur Heure.

3. Rechercher les inspections modifiées

  1. Cliquez sur Plus iconNouvelle étape.

  2. Recherchez « SafetyCulture » et sélectionnez l'action Rechercher des inspections modifiées.

  3. Si c'est la première fois que vous utilisez SafetyCulture sur Power Automate, authentifiez le connecteur en configurant les champs suivants, puis cliquez sur Créer.

    • Nom de la connexion : Nous vous recommandons de nommer la connexion par le nom d'utilisateur ou l'email du compte à partir duquel le jeton API est généré.

    • Jeton API : saisissez votre Jeton API au format « Porteur [token] ». Vérifiez qu'il y ait un espace entre « Porteur » et le jeton API.

  4. Configurez les champs suivants :

    • Modifié après : cliquez sur le champ et sélectionnez Temps écoulé dans la liste de contenu dynamique.

    • Filtrer par modèle : comme les données d'inspection diffèrent entre les modèles, vous devez filtrer par modèle spécifique pour ce flux. Cliquez sur le champ pour sélectionner le modèle dans la liste, ou sélectionnez Entrez une valeur personnalisée et entrez l'identifiant unique du modèle.

    • Archivé (facultatif) : cliquez sur le champ et sélectionnez vrai si vous souhaitez uniquement envoyer par e-mail les rapports des inspections archivées, ou sélectionnez vrai pour les inspections ouvertes et archivées.

    • Terminé (facultatif) : cliquez sur le champ et sélectionnez Faux si vous souhaitez uniquement envoyer par e-mail les rapports d'inspections incomplètes, ou sélectionnez Faux pour les inspections terminées et incomplètes.

    • Propriété (facultatif) : cliquez sur le champ et sélectionnez moi si vous souhaitez envoyer par e-mail uniquement les rapports d'inspection qui appartiennent à votre compte, ou sélectionnez moi pour les inspections qui appartiennent à d'autres utilisateurs de votre organisation.

    • Limite : chaque flux ne peut traiter que jusqu'à 1000 inspections. Si votre organisation effectue plus de 1000 inspections par heure, vous devez réduire la fréquence dans « 1. Récurrence » et « 2. Obtenir le temps passé ».

4. Obtenir une inspection spécifique

  1. Cliquez sur Plus iconNouvelle étape.

  2. Recherchez « SafetyCulture » et sélectionnez l'action Ouvrir une inspection spécifique.

  3. Cliquez sur le champ « ID d'audit » et sélectionnez ID d'audit d'inspection dans la liste de contenu dynamique. Cela place l'action dans une action « Appliquer à tous ».

5. Ensemble de filtres

  1. Appuyez sur Ajouter une action.

  2. Recherchez « Opérations de données » et sélectionnez l'action Réseau de filtres.

  3. Configurez les champs suivants :

    • Tableau à filtrer : cliquez sur le champ et sélectionnez Expression. Entrez ensuite l'expression suivante. Si la réponse à la question que vous voulez exporter se trouve dans la page de titre, remplacez ['items'] par ['header_items'].

      body('Get_a_specific_inspection')['items'] Exemple de l'action du tableau de filtres dans un flux Power Automate.

    • Choisissez une valeur (à gauche) : cliquez sur le champ et sélectionnez Expression. Entrez ensuite l'expression suivante :

      item()['item_id']

    • Choisissez une valeur (à droite) : cliquez sur le champ et entrez l'identifiant unique (item_id) de la question.

  4. Quelque chose de similaire à l'exemple suivant devrait s'afficher. Nous vous recommandons de cliquer sur image en haut à droite de l'action et de la « renommer » en référence à un intitulé de question, par exemple « Vérification des risques sur le chantier ».image

6. Composer

  1. Appuyez sur Ajouter une action.

  2. Recherchez "Opérations de données" et sélectionnez l'action Composer.

  3. Cliquez sur le champ et sélectionnez Expression. Entrez ensuite votre expression en fonction du type de réponse de la question correspondante. Vous pouvez copier et coller les échantillons que nous avons pour chaque type de réponse. Par exemple, si le type de réponse est une réponse texte, vous devez entrer l'expression body('Filter_array') ?[0] ?['responses'] ?['text']

  4. Veuillez noter que le 'Réseau_de_filtres' dans l'exemple fait référence à l'étiquette de l'action dans la section « 5. Réseau de filtres ». Si vous avez suivi notre recommandation et renommé l'action, vous devez faire correspondre l'expression avec le nouveau nom. Par exemple, si l'action « Réseau de filtres » a été renommée en « Vérification des risques sur le chantier », l'expression suivante doit être saisie avec les underscores (_) à la place des espaces.

    corps('Vérification_de_risque_sur_chantier')?[0]?['réponses']?['texte']

  5. Quelque chose de similaire à l'exemple suivant devrait s'afficher. Nous vous recommandons de cliquer sur image en haut à droite de l'action et de la « renommer » en référence à la réponse à la question, par exemple « Réponse de vérification des risques sur le chantier ». image

  6. Répétez les sections « 5. Filtrer le tableau » et « 6. Composer », pour chaque donnée de question d'inspection que vous voulez exporter.

7. Insérer une ligne (V2)

  1. Appuyez sur Ajouter une action.

  2. Recherchez « SQL Server » et sélectionnez l'action Insérer une ligne (V2).

  3. Si c'est la première fois que vous utilisez SQL Server sur Power Automate, authentifiez le connecteur en vous connectant à votre compte SQL Server.

  4. Configurez les champs suivants. Selon le type de votre SQL Server, certains des champs ci-dessous ne sont pas applicables.

    • Nom du serveur : cliquez sur le champ et sélectionnez le nom du serveur SQL.

    • Nom de la base de données : cliquez sur le champ et sélectionnez le nom de la base de données.

    • Nom du tableau : cliquez sur le champ et sélectionnez le nom du tableau.

    • Nom de la colonne : les colonnes de la table sélectionnée apparaîtront comme des champs à remplir. Cliquez sur chaque champ et sélectionnez les « Sorties » de chaque action « Composer » dans la liste de contenu dynamique. Un exemple de l'action « insérer une ligne » dans un flux Power Automate.

  5. Cliquez sur Enregistrer en bas ou en haut à droite de la page pour enregistrer le flux.

Tester le débit (facultatif)

  1. Cliquez sur Test en haut à droite de la page pour commencer à tester le flux.

  2. Sélectionnez Manuellement et cliquez sur Manuellement.

  3. Cliquez surExécuter le flux.

  4. Cliquez sur Terminé pour surveiller le flux de test.

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