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Power Automate : exporter des données d'inspection vers des feuilles de calcul Excel en ligne

Comment créer un flux Power Automate pour exporter automatiquement des données d'inspection vers une feuille de calcul Excel Online ?

Préparatifs

Il s'agit d'un flux avancé qui nécessite l'utilisation d' expressions et d' id des éléments de la question d'inspection.

Avant de commencer à créer le flux, assurez-vous d'avoir un workbook existant dans le compte Excel Online de votre organisation avec des colonnes de la feuille de calcul formatées comme un tableau à l'avance. Pour chaque en-tête, étiquetez chaque réponse que vous souhaitez exporter. Ceci peut être échangé avec d'autres connecteurs tels que des Google Sheets et des Listes SharePoint.

Un exemple de feuille de calcul Excel en ligne pour un flux Power Automate.

Veuillez noter que l'exportation de données à partir des types de questions d'inspection suivants n'est pas prise en charge :

  • Questions avec sections répétées.

  • Les questions à choix multiples pour lesquelles la fonction « sélection multiple » est activée.

Les données d'inspection qui sont traitées sont basées sur les inspections auxquelles le compte qui a généré le jeton API a accès. Si vous êtes administrateur, vous pouvez vous accorder un accès aux inspections ou vous attribuer l'autorisation « Ignorer les autorisations : afficher toutes les données » pour avoir une visibilité sur toutes les inspections dans votre organisation.

1. Récurrence

  1. Se connecter à Power Automate.

  2. Cliquez sur Créer dans le menu à gauche et sélectionnez Créer.

  3. Dans la fenêtre contextuelle, configurez les champs suivants :

    • Nom du flux : ajoutez un nom à votre flux pour vous y référer facilement.

    • Démarrage : définissez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez que le flux commence à fonctionner.

    • Répéter chaque : définissez la fréquence sur 1 heure.

  4. Cliquez sur Créer pour créer le flux et sa première étape.

2. Obtenir le temps passé

  1. Cliquez sur image sous « Récurrence » et sélectionnez image.

  2. Recherchez et sélectionnez Obtenir le temps passé sous le connecteur « Heure et date ».

  3. Réglez l'"Intervalle" sur 1 et laissez l'« Unité de temps » sur Heure.

3. Rechercher les inspections modifiées

  1. Cliquez sur Plus iconNouvelle étape.

  2. Recherchez « SafetyCulture » et sélectionnez l'action Rechercher des inspections modifiées.

  3. Si c'est la première fois que vous utilisez SafetyCulture sur Power Automate, authentifiez le connecteur en configurant les champs suivants, puis cliquez sur Créer.

    • Nom de la connexion : Nous vous recommandons de nommer la connexion par le nom d'utilisateur ou l'email du compte à partir duquel le jeton API est généré.

    • Jeton API : saisissez votre Jeton API au format « Porteur [token] ». Vérifiez qu'il y ait un espace entre « Porteur » et le jeton API.

  4. Configurez les champs suivants :

    • Modifié après : cliquez sur le champ et sélectionnez Temps écoulé dans la liste de contenu dynamique.

    • Filtrer par modèle : comme les données d'inspection diffèrent entre les modèles, vous devez filtrer par modèle spécifique pour ce flux. Cliquez sur le champ pour sélectionner le modèle dans la liste, ou sélectionnez Entrez une valeur personnalisée et entrez l'identifiant unique du modèle.

    • Archivé (facultatif) : cliquez sur le champ et sélectionnez vrai si vous souhaitez uniquement envoyer par e-mail les rapports des inspections archivées, ou sélectionnez vrai pour les inspections ouvertes et archivées.

    • Terminé (facultatif) : cliquez sur le champ et sélectionnez Faux si vous souhaitez uniquement envoyer par e-mail les rapports d'inspections incomplètes, ou sélectionnez Faux pour les inspections terminées et incomplètes.

    • Propriété (facultatif) : cliquez sur le champ et sélectionnez moi si vous souhaitez envoyer par e-mail uniquement les rapports d'inspection qui appartiennent à votre compte, ou sélectionnez moi pour les inspections qui appartiennent à d'autres utilisateurs de votre organisation.

    • Limite : chaque flux ne peut traiter que jusqu'à 1000 inspections. Si votre organisation effectue plus de 1000 inspections par heure, vous devez réduire la fréquence dans « 1. Récurrence » et « 2. Obtenir le temps passé ».

4. Obtenir une inspection spécifique

  1. Cliquez sur image sous « Rechercher les inspections modifiées » et sélectionnez image.

  2. Cliquez sur Ouvrir une inspection spécifique sous « Rechercher les inspections modifiées » et sélectionnez Ouvrir une inspection spécifique.

  3. Dans le panneau latéral, cliquez sur le champ « Id d'audit », puis sur image et sélectionnez image dans la liste.

  4. Cela devrait permettre d'ajouter l'action au sein d'une action « Pour chaque ».

5. Ensemble de filtres

  1. Appuyez sur Ajouter une action.

  2. Recherchez « Opérations de données » et sélectionnez l'action Réseau de filtres.

  3. Configurez les champs suivants :

    • Tableau à filtrer : cliquez sur le champ et sélectionnez Expression. Entrez ensuite l'expression suivante. Si la réponse à la question que vous voulez exporter se trouve dans la page de titre, remplacez ['items'] par ['header_items'].

      body('Get_a_specific_inspection')['items'] Exemple d'expression du champ « De » de l'action « gamme de filtres » dans un flux Power Automate.

    • Choisissez une valeur (à gauche) : cliquez sur le champ et sélectionnez Expression. Entrez ensuite l'expression suivante :

      item()['item_id']

    • Choisissez une valeur (à droite) : cliquez sur le champ et entrez l'identifiant unique (item_id) de la question.

  4. Quelque chose de similaire à l'exemple suivant devrait s'afficher. Nous vous recommandons de cliquer sur image en haut à droite de l'action et de la « renommer » en référence à un intitulé de question, par exemple « Vérification des risques sur le chantier ».image

6. Composer

  1. Appuyez sur Ajouter une action.

  2. Recherchez "Opérations de données" et sélectionnez l'action Composer.

  3. Cliquez sur le champ et sélectionnez Expression. Entrez ensuite votre expression en fonction du type de réponse de la question correspondante. Vous pouvez copier et coller les échantillons que nous avons pour chaque type de réponse. Par exemple, si le type de réponse est une réponse texte, vous devez entrer l'expression body('Filter_array') ?[0] ?['responses'] ?['text']

  4. Veuillez noter que le 'Réseau_de_filtres' dans l'exemple fait référence à l'étiquette de l'action dans la section « 5. Réseau de filtres ». Si vous avez suivi notre recommandation et renommé l'action, vous devez faire correspondre l'expression avec le nouveau nom. Par exemple, si l'action « Réseau de filtres » a été renommée en « Vérification des risques sur le chantier », l'expression suivante doit être saisie avec les underscores (_) à la place des espaces.

    corps('Vérification_de_risque_sur_chantier')?[0]?['réponses']?['texte']

  5. Quelque chose de similaire à l'exemple suivant devrait s'afficher. Nous vous recommandons de cliquer sur image en haut à droite de l'action et de la « renommer » en référence à la réponse à la question, par exemple « Réponse de vérification des risques sur le chantier ». image

  6. Répétez les sections « 5. Filtrer le tableau » et « 6. Composer », pour chaque donnée de question d'inspection que vous voulez exporter.

7. Ajouter une ligne dans un tableau

  1. Cliquez sur image en dessous de « Composer » mais dans « Pour chaque » et sélectionnez image.

  2. Recherchez et sélectionnez Ajouter une ligne à un tableau sous le connecteur « Excel Online (Business) » ou « Excel Online (OneDrive) ».

  3. Si c'est la première fois que vous utilisez Excel Online sur Power Automate, authentifiez le connecteur en vous connectant à votre compte Excel Online.

  4. Dans le panneau latéral, configurez les champs suivants :

    • Position : cliquez sur le champ et sélectionnez la position de la feuille de calcul.

    • Bibliothèque de document : cliquez sur le champ et sélectionnez le répertoire de la feuille de calcul.

    • Fichier : Cliquez sur l'icône du dossier sur le côté droit, puis recherchez et sélectionnez le fichier de la feuille de calcul.

    • Tableau : cliquez sur le champ et sélectionnez le tableau.

    • Nom de la colonne : Cliquez sur Afficher tout pour les paramètres avancés et les colonnes que vous avez préparées sous forme de tableau dans le classeur Excel Online apparaîtront comme des champs à remplir. Cliquez sur chaque champ, puis sur Afficher tout et sélectionnez les « Résultats » de chaque action « Composer » dans la liste. Afficher tout

  5. Cliquez sur Enregistrer en haut à droite de la page pour enregistrer le flux.

Tester le débit (facultatif)

  1. Cliquez sur Test en haut à droite de la page pour commencer à tester le flux.

  2. Sélectionnez Manuellement et cliquez sur Manuellement.

  3. Cliquez surExécuter le flux.

  4. Cliquez sur Terminé pour surveiller le flux de test.

Si vous rencontrez des erreurs ou si vous avez des questions concernant l'intégration, veuillez contacter notre équipe de support technique client pour obtenir de l'aide.

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