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Power Automate : exporter des données d'inspection vers des feuilles de calcul Excel en ligne
Comment créer un flux Power Automate pour exporter automatiquement des données d'inspection vers une feuille de calcul Excel Online ?
Comptant parmi les applications de feuilles de calcul les plus utilisées, Microsoft Excel est un leader en matière d'analyse de données. Offrant une grande variété de fonctions, il ne s'agit pas seulement d'un endroit pour stocker des informations, mais il peut également aider les gens à analyser et à visualiser des données sans effort. En utilisant des outils d'intégration tels que Power Automate (anciennement Microsoft Flow), vous pouvez exporter automatiquement vos données d'inspection SafetyCulture pour remplir une feuille de calcul Excel Online, permettant ainsi à votre équipe d'accéder à tout moment aux dernières informations capturées par vos utilisateurs sur le terrain et d'analyser les données en toute simplicité.
Si votre organisation utilise Zapier comme outil d'intégration, vous pouvez créer un Zap pour un résultat similaire !
Veuillez noter
Nous vous recommandons de vous familiariser avec l'utilisation des expressions et d'apprendre à localiser les ID d'éléments de question pour les intégrations.
Assurez-vous au préalable que vous disposez d'une feuille de calcul existante dans le compte Excel Online de votre organisation avec des colonnes formatées comme tableau. Pour chaque en-tête, donnez une étiquette à chaque réponse que vous souhaitez exporter. Ceci peut être interchangé avec d'autres connecteurs tels que Google Sheets et Listes SharePoint.
Les données d'inspection qui sont exportées sont basées sur les inspections auxquelles le compte qui a généré le jeton API a accès. Si vous êtes administrateur, vous pouvez vous donner l'accès aux inspections ou vous attribuer l'autorisation « Accès aux données » pour avoir une visibilité sur toutes les inspections de votre organisation.
Ce flux ne prend pas en charge les questions d'inspection suivantes :
Questions dans les sections répétées.
Les questions à choix multiples pour lesquelles la fonction « sélection multiple » est activée.
Si vous rencontrez des erreurs ou si vous avez des questions concernant l'intégration, veuillez contacter notre équipe de support technique client pour obtenir de l'aide.
1. Récurrence
Cliquez sur Créer dans le menu à gauche et sélectionnez Créer.
Configurez les champs suivants :
Nom du flux : ajoutez un nom à votre flux pour vous y référer facilement.
Démarrage : définissez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez que le flux commence à fonctionner.
Répéter chaque : définissez la fréquence sur 1 heure.
Cliquez sur Créer pour créer le flux et sa première étape.
2. Obtenir le temps passé
Cliquez sur
Nouvelle étape.Recherchez « Date Heure » et sélectionnez l'action Obtenir le temps passé.
Réglez l'"Intervalle" sur 1 et laissez l'« Unité de temps » sur Heure.
3. Rechercher les inspections modifiées
Cliquez sur
Nouvelle étape.Recherchez « SafetyCulture » et sélectionnez l'action Rechercher des inspections modifiées.
Si c'est la première fois que vous utilisez SafetyCulture sur Power Automate, authentifiez le connecteur en configurant les champs suivants, puis cliquez sur Créer.
Nom de la connexion : Nous vous recommandons de nommer la connexion par le nom d'utilisateur ou l'email du compte à partir duquel le jeton API est généré.
Jeton API : saisissez votre Jeton API au format « Porteur [token] ». Vérifiez qu'il y ait un espace entre « Porteur » et le jeton API.
Configurez les champs suivants :
Modifié après : cliquez sur le champ et sélectionnez Temps écoulé dans la liste de contenu dynamique.
Filtrer par modèle : comme les données d'inspection diffèrent entre les modèles, vous devez filtrer par modèle spécifique pour ce flux. Cliquez sur le champ pour sélectionner le modèle dans la liste, ou sélectionnez Entrez une valeur personnalisée et entrez l'identifiant unique du modèle.
Archivé (facultatif) : cliquez sur le champ et sélectionnez vrai si vous souhaitez uniquement envoyer par e-mail les rapports des inspections archivées, ou sélectionnez vrai pour les inspections ouvertes et archivées.
Terminé (facultatif) : cliquez sur le champ et sélectionnez Faux si vous souhaitez uniquement envoyer par e-mail les rapports d'inspections incomplètes, ou sélectionnez Faux pour les inspections terminées et incomplètes.
Propriété (facultatif) : cliquez sur le champ et sélectionnez moi si vous souhaitez envoyer par e-mail uniquement les rapports d'inspection qui appartiennent à votre compte, ou sélectionnez moi pour les inspections qui appartiennent à d'autres utilisateurs de votre organisation.
Limite : chaque flux ne peut traiter que jusqu'à 1000 inspections. Si votre organisation effectue plus de 1000 inspections par heure, vous devez réduire la fréquence dans « 1. Récurrence » et « 2. Obtenir le temps passé ».
4. Obtenir une inspection spécifique
Cliquez sur
Nouvelle étape.Recherchez « SafetyCulture » et sélectionnez l'action Ouvrir une inspection spécifique.
Cliquez sur le champ « ID d'audit » et sélectionnez ID d'audit d'inspection dans la liste de contenu dynamique. Cela place l'action dans une action « Appliquer à tous ».
5. Ensemble de filtres
Appuyez sur Ajouter une action.
Recherchez « Opérations de données » et sélectionnez l'action Réseau de filtres.
Configurez les champs suivants :
Tableau à filtrer : cliquez sur le champ et sélectionnez Expression. Entrez ensuite l'expression suivante. Si la réponse à la question que vous voulez exporter se trouve dans la page de titre, remplacez
['items']par['header_items'].body('Get_a_specific_inspection')['items']
Choisissez une valeur (à gauche) : cliquez sur le champ et sélectionnez Expression. Entrez ensuite l'expression suivante :
item()['item_id']Choisissez une valeur (à droite) : cliquez sur le champ et entrez l'identifiant unique (item_id) de la question.
Quelque chose de similaire à l'exemple suivant devrait s'afficher. Nous vous recommandons de cliquer sur
en haut à droite de l'action et de la « renommer » en référence à un intitulé de question, par exemple « Vérification des risques sur le chantier ».
6. Composer
Appuyez sur Ajouter une action.
Recherchez "Opérations de données" et sélectionnez l'action Composer.
Cliquez sur le champ et sélectionnez Expression. Entrez ensuite votre expression en fonction du type de réponse de la question correspondante. Vous pouvez copier et coller les échantillons que nous avons pour chaque type de réponse. Par exemple, si le type de réponse est une réponse texte, vous devez entrer l'expression
body('Filter_array') ?[0] ?['responses'] ?['text']Veuillez noter que le
'Réseau_de_filtres'dans l'exemple fait référence à l'étiquette de l'action dans la section « 5. Réseau de filtres ». Si vous avez suivi notre recommandation et renommé l'action, vous devez faire correspondre l'expression avec le nouveau nom. Par exemple, si l'action « Réseau de filtres » a été renommée en « Vérification des risques sur le chantier », l'expression suivante doit être saisie avec les underscores (_) à la place des espaces.corps('Vérification_de_risque_sur_chantier')?[0]?['réponses']?['texte']Quelque chose de similaire à l'exemple suivant devrait s'afficher. Nous vous recommandons de cliquer sur
en haut à droite de l'action et de la « renommer » en référence à la réponse à la question, par exemple « Réponse de vérification des risques sur le chantier ».
Répétez les sections « 5. Filtrer le tableau » et « 6. Composer », pour chaque donnée de question d'inspection que vous voulez exporter.
7. Ajouter une ligne dans un tableau
Appuyez sur Ajouter une action.
Recherchez « Excel Online (Business) » ou « Excel Online (OneDrive) » et sélectionnez l'action Ajouter une ligne à un tableau.
Si c'est la première fois que vous utilisez Excel Online sur Power Automate, authentifiez le connecteur en vous connectant à votre compte Excel Online.
Configurez les champs suivants :
Position : cliquez sur le champ et sélectionnez la position de la feuille de calcul.
Bibliothèque de document : cliquez sur le champ et sélectionnez le répertoire de la feuille de calcul.
Fichier : Cliquez sur l'icône du dossier sur le côté droit, puis recherchez et sélectionnez le fichier de la feuille de calcul.
Tableau : cliquez sur le champ et sélectionnez le tableau.
Nom de la colonne : les colonnes formatées comme un tableau dans la feuille de calcul Excel Online apparaîtront comme des champs à remplir. Cliquez sur chaque champ et sélectionnez les « Sorties » de chaque action « Composer » dans la liste de contenu dynamique.
Cliquez sur Enregistrer en bas ou en haut à droite de la page pour enregistrer le flux.
Tester le débit (facultatif)
Cliquez sur Test en haut à droite de la page pour commencer à tester le flux.
Sélectionnez Manuellement et cliquez sur Manuellement.
Cliquez surExécuter le flux.
Cliquez sur Terminé pour surveiller le flux de test.
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