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Power Automate : exporter des données d'inspection dans des listes SharePoint

Comment créer un flux Power Automate pour exporter automatiquement les données d'inspection dans une liste SharePoint ?

Préparatifs

Il s'agit d'un flux avancé qui nécessite l'utilisation d'expressions et d'id des éléments de la question d'inspection.

Avant de commencer à créer le flux, assurez-vous d'avoir une liste existante dans le site SharePoint de votre organisation avec des colonnes créées pour chaque réponse que vous souhaitez exporter. Cette liste peut être échangée avec d'autres connecteurs tels que Google Sheets et Microsoft Excel Online.

Exemple d'une liste SharePoint dont les colonnes ont été créées à l'avance.

Veuillez noter que l'exportation de données à partir des types de questions d'inspection suivants n'est pas prise en charge :

  • Questions avec sections répétées.

  • Les questions à choix multiples pour lesquelles la fonction « sélection multiple » est activée.

Les données d'inspection qui sont traitées sont basées sur les inspections auxquelles le compte qui a généré le jeton API a accès. Si vous êtes administrateur, vous pouvez vous accorder un accès aux inspections ou vous attribuer l'autorisation « Ignorer les autorisations : afficher toutes les données » pour avoir une visibilité sur toutes les inspections dans votre organisation.

1. Récurrence

  1. Se connecter à Power Automate.

  2. Cliquez sur Créer dans le menu à gauche et sélectionnez Créer.

  3. Dans la fenêtre contextuelle, configurez les champs suivants :

    • Nom du flux : ajoutez un nom à votre flux pour vous y référer facilement.

    • Démarrage : définissez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez que le flux commence à fonctionner.

    • Répéter chaque : définissez la fréquence sur 1 heure.

  4. Cliquez sur Créer pour créer le flux et sa première étape.

2. Obtenir le temps passé

  1. Cliquez sur image sous « Récurrence » et sélectionnez image.

  2. Recherchez et sélectionnez Obtenir le temps passé sous le connecteur « Heure et date ».

  3. Réglez l'"Intervalle" sur 1 et laissez l'« Unité de temps » sur Heure.

3. Rechercher les inspections modifiées

  1. Cliquez sur Plus iconNouvelle étape.

  2. Recherchez « SafetyCulture » et sélectionnez l'action Rechercher des inspections modifiées.

  3. Si c'est la première fois que vous utilisez SafetyCulture sur Power Automate, authentifiez le connecteur en configurant les champs suivants, puis cliquez sur Créer.

    • Nom de la connexion : Nous vous recommandons de nommer la connexion par le nom d'utilisateur ou l'email du compte à partir duquel le jeton API est généré.

    • Jeton API : saisissez votre Jeton API au format « Porteur [token] ». Vérifiez qu'il y ait un espace entre « Porteur » et le jeton API.

  4. Configurez les champs suivants :

    • Modifié après : cliquez sur le champ et sélectionnez Temps écoulé dans la liste de contenu dynamique.

    • Filtrer par modèle : comme les données d'inspection diffèrent entre les modèles, vous devez filtrer par modèle spécifique pour ce flux. Cliquez sur le champ pour sélectionner le modèle dans la liste, ou sélectionnez Entrez une valeur personnalisée et entrez l'identifiant unique du modèle.

    • Archivé (facultatif) : cliquez sur le champ et sélectionnez vrai si vous souhaitez uniquement envoyer par e-mail les rapports des inspections archivées, ou sélectionnez vrai pour les inspections ouvertes et archivées.

    • Terminé (facultatif) : cliquez sur le champ et sélectionnez Faux si vous souhaitez uniquement envoyer par e-mail les rapports d'inspections incomplètes, ou sélectionnez Faux pour les inspections terminées et incomplètes.

    • Propriété (facultatif) : cliquez sur le champ et sélectionnez moi si vous souhaitez envoyer par e-mail uniquement les rapports d'inspection qui appartiennent à votre compte, ou sélectionnez moi pour les inspections qui appartiennent à d'autres utilisateurs de votre organisation.

    • Limite : chaque flux ne peut traiter que jusqu'à 1000 inspections. Si votre organisation effectue plus de 1000 inspections par heure, vous devez réduire la fréquence dans « 1. Récurrence » et « 2. Obtenir le temps passé ».

4. Obtenir une inspection spécifique

  1. Cliquez sur image sous « Rechercher les inspections modifiées » et sélectionnez image.

  2. Cliquez sur Ouvrir une inspection spécifique sous « Rechercher les inspections modifiées » et sélectionnez Ouvrir une inspection spécifique.

  3. Dans le panneau latéral, cliquez sur le champ « Id d'audit », puis sur image et sélectionnez image dans la liste.

  4. Cela devrait permettre d'ajouter l'action au sein d'une action « Pour chaque ».

5. Ensemble de filtres

  1. Appuyez sur Ajouter une action.

  2. Recherchez « Opérations de données » et sélectionnez l'action Réseau de filtres.

  3. Configurez les champs suivants :

    • Tableau à filtrer : cliquez sur le champ et sélectionnez Expression. Entrez ensuite l'expression suivante. Si la réponse à la question que vous voulez exporter se trouve dans la page de titre, remplacez ['items'] par ['header_items'].

      body('Get_a_specific_inspection')['items'] Exemple d'expression du champ « De » de l'action « gamme de filtres » dans un flux Power Automate.

    • Choisissez une valeur (à gauche) : cliquez sur le champ et sélectionnez Expression. Entrez ensuite l'expression suivante :

      item()['item_id']

    • Choisissez une valeur (à droite) : cliquez sur le champ et entrez l'identifiant unique (item_id) de la question.

  4. Quelque chose de similaire à l'exemple suivant devrait s'afficher. Nous vous recommandons de cliquer sur image en haut à droite de l'action et de la « renommer » en référence à un intitulé de question, par exemple « Vérification des risques sur le chantier ».image

6. Composer

  1. Appuyez sur Ajouter une action.

  2. Recherchez "Opérations de données" et sélectionnez l'action Composer.

  3. Cliquez sur le champ et sélectionnez Expression. Entrez ensuite votre expression en fonction du type de réponse de la question correspondante. Vous pouvez copier et coller les échantillons que nous avons pour chaque type de réponse. Par exemple, si le type de réponse est une réponse texte, vous devez entrer l'expression body('Filter_array') ?[0] ?['responses'] ?['text']

  4. Veuillez noter que le 'Réseau_de_filtres' dans l'exemple fait référence à l'étiquette de l'action dans la section « 5. Réseau de filtres ». Si vous avez suivi notre recommandation et renommé l'action, vous devez faire correspondre l'expression avec le nouveau nom. Par exemple, si l'action « Réseau de filtres » a été renommée en « Vérification des risques sur le chantier », l'expression suivante doit être saisie avec les underscores (_) à la place des espaces.

    corps('Vérification_de_risque_sur_chantier')?[0]?['réponses']?['texte']

  5. Quelque chose de similaire à l'exemple suivant devrait s'afficher. Nous vous recommandons de cliquer sur image en haut à droite de l'action et de la « renommer » en référence à la réponse à la question, par exemple « Réponse de vérification des risques sur le chantier ». image

  6. Répétez les sections « 5. Filtrer le tableau » et « 6. Composer », pour chaque donnée de question d'inspection que vous voulez exporter.

7. Créer un élément

  1. Appuyez sur Ajouter une action.

  2. Recherchez « SharePoint » et sélectionnez l'action Créer un élément.

  3. Si c'est la première fois que vous utilisez SharePoint sur Power Automate, authentifiez le connecteur en vous connectant à votre compte SharePoint.

  4. Configurez les champs suivants :

    • Adresse du Site : cliquez sur le champ et sélectionnez le site sur SharePoint.

    • Nom de la liste : cliquez sur le champ et sélectionnez la liste.

    • Titre : cliquez sur le champ et sélectionnez les données que vous souhaitez faire apparaître dans la colonne de titre de la liste. Nous vous recommandons d'utiliser des informations uniques telles que « l'ID de l'audit » ou le « Titre de l'inspection » de la liste de contenu dynamique pour ce champ.

    • Nom de la colonne : les colonnes de la liste SharePoint apparaîtront comme des champs à remplir. Cliquez sur chaque champ et sélectionnez les « Sorties » de chaque action « Composer » dans la liste de contenu dynamique. INLINES.EMBEDDED_ENTRY

  5. Cliquez sur Enregistrer en bas ou en haut à droite de la page pour enregistrer le flux.

Tester le débit (facultatif)

  1. Cliquez sur Test en haut à droite de la page pour commencer à tester le flux.

  2. Sélectionnez Manuellement et cliquez sur Manuellement.

  3. Cliquez surExécuter le flux.

  4. Cliquez sur Terminé pour surveiller le flux de test.

Si vous rencontrez des erreurs ou si vous avez des questions concernant l'intégration, veuillez contacter notre équipe de support technique client pour obtenir de l'aide.

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