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Exporte automáticamente informes de inspección a SharePoint
Aprenda a exportar automáticamente informes de inspección a SharePoint.Este artículo incluye procedimientos para una herramienta ajena a SafetyCulture. Las herramientas de terceros pueden cambiar sin previo aviso, por lo que los pasos o las capturas de pantalla pueden diferir. Si algo le parece inexacto o desactualizado, utilice la página de comentarios de utilidad al final de este artículo para hacérnoslo saber.
¿Cómo funciona la exportación de informes de inspección a SharePoint?
Al conectar SafetyCulture con SharePoint, la integración exporta automáticamente los informes de inspección completados desde SafetyCulture a una biblioteca de documentos de SharePoint. Esto ayuda a su equipo a mantener los informes en una ubicación única y estructurada, y a usar funciones de SharePoint como permisos, búsqueda y uso compartido.
La integración exporta informes de inspección según las inspecciones a las que puede acceder la cuenta que la instala. Si usted es el administrador, puede asignarse el acceso a la inspección para las plantillas que necesita o asignarse el permiso de "Sobrescribir permisos: ver todos los datos" para que pueda exportar informes de todas las inspecciones de su organización.
De forma predeterminada, los informes exportados siguen la estructura de carpetas de su sitio de SharePoint "SafetyCulture / [nombre del sitio] / [título de la plantilla] / [aaaa-mm]", donde:
SafetyCulture es la carpeta raíz fija, por lo que siempre podrá ver de dónde proceden los archivos.
[nombre del sitio] es el sitio de SafetyCulture al que pertenece la inspección.
[título de la plantilla] es el título de la plantilla utilizada para la inspección.
[aaaa-mm] coincide con el mes en que se completó la inspección, utilizando un formato año-mes como
2025-07.
SharePoint también tiene límites para la longitud de las rutas de archivos y carpetas:
Los nombres de archivos y carpetas individuales generalmente deben permanecer por debajo de los 255 caracteres.
La ruta completa (incluidas todas las carpetas y el nombre del archivo) generalmente debe permanecer por debajo de los 400 caracteres.
Para evitar fallos en las exportaciones, mantenga los títulos de inspección, los títulos de las plantillas y los nombres de los sitios concisos y evite estructuras de carpetas profundas.
Es posible que deba activar las cookies de terceros en su navegador para admitir esta integración.
Para evitar fallos en las exportaciones, mantenga los títulos de inspección, los títulos de las plantillas y los nombres de los sitios concisos y evite estructuras de carpetas profundas.
Exporte automáticamente informes de inspección a SharePoint
Haga clic en el nombre de su organización en la esquina inferior izquierda de la página y seleccione Integraciones.
Busque “SharePoint” y seleccione la integración.
Haga clic en Instalar en el centro de la página.
En la ventana emergente, haga clic en Instalar.
Introduzca su "Subdominio" y "Nombre del sitio" de SharePoint. Si desea exportar informes de inspección a las carpetas raíz de su subdominio, puede dejar vacío el campo de "Nombre del sitio".
Haga clic en Conectar.
Siga las indicaciones en SharePoint para aceptar la solicitud de permisos o solicite la aprobación a sus administradores de SharePoint.
Haga clic en el menú desplegable en "Ubicación de la carpeta". Es posible que primero deba cerrar la ventana emergente de "Autorización de la integración de SharePoint".
Seleccione a qué lugar de SharePoint desea exportar sus informes de inspección y haga clic en Guardar y aplicar.
Haga clic en Hecho.
Ahora que la integración está instalada y configurada, las inspecciones completadas se exportarán automáticamente a la ubicación de la carpeta seleccionada en SharePoint.
Según los ajustes de SharePoint de su organización, es posible que un administrador de SharePoint deba aprobar la integración como una solicitud de aplicación después del paso 6.
Preguntas frecuentes
Según los ajustes de SharePoint de su organización, debería poder solicitar la aprobación durante la instalación a través de un formulario. Sus administradores de SharePoint deberían recibir un correo electrónico de su solicitud y aprobar la instalación.
Una vez que su administrador de SharePoint apruebe la instalación, deberá volver a la página de la integración en SafetyCulture y completar la configuración.
Si no ve un formulario para solicitar la aprobación de la integración, deberá contactar con su equipo de TI para obtener ayuda. Ellos pueden habilitar el flujo de trabajo de consentimiento en Microsoft Azure para que solicite la aprobación durante la instalación o instalar la integración por usted en SafetyCulture.
No, no es posible cambiar la estructura de carpetas usando esta integración directa. Sin embargo, nuestro SafetyCulture Integration Builder puede proporcionarle la flexibilidad de personalizar las integraciones de la forma que mejor le convenga.
Sí, puede. Cuando esté instalando la integración de SharePoint, asegúrese de dejar el campo de "Nombre del sitio" vacío para poder seleccionar desde sus carpetas raíz.
Si una inspección no tiene título, se exportará y se le asignará un nombre mediante su audit_id. Le recomendamos que configure un formato de título de inspección para cada plantilla, de modo que las inspecciones puedan nombrarse siguiendo una convención.
Si una inspección no tiene un sitio seleccionado, se exportará a una carpeta llamada "Sin sitio".
Puede cambiar dónde exportar sus informes de inspección en cualquier momento editando su conexión de integración.
Diríjase a la integración.
En la ventana emergente, haga clic en Editar.
Haga clic en el menú desplegable debajo de "Ubicación de la carpeta".
Seleccione la nueva ubicación donde desea exportar sus informes de inspección y haga clic en Guardar y aplicar.
Haga clic en Hecho.
Ahora que ha actualizado la integración, las nuevas inspecciones completadas se exportarán automáticamente a la nueva ubicación de la carpeta.
Sí se puede. Siga las instrucciones de este artículo y cuando llegue al paso para introducir sus datos de SharePoint, haga clic en Mostrar en "Ajustes avanzados" e introduzca la "identificación de cliente" y el "secreto de cliente" de su aplicación. Luego, continúe siguiendo las instrucciones para configurar la integración con su aplicación de Microsoft Azure Active Directory.
Si aún no tiene su "Identificación de cliente" ni su "secreto de cliente", siga las instrucciones para crear la aplicación en su Microsoft Azure para obtener los detalles.
Sí. Si la ruta del archivo y la carpeta de un informe de inspección exportado supera los 400 caracteres, la inspección no se exportará automáticamente a SharePoint a través de la integración.
La integración puede haber sido desactivada por un error de autenticación. Ya sea porque la cuenta externa utilizada para la integración ya no tiene acceso al sistema o sus permisos para hacer cambios fueron eliminados.
Cuando esto ocurra, se enviará un correo electrónico a los usuarios con el permiso "Administración de plataformas: Organización" para informarles sobre el error. Para solucionar el problema, recomendamos que desinstale la integración y siga las instrucciones para instalarla de nuevo.
Si recibe un error de conexión al instalar la integración, es probable que se deba a que su navegador está bloqueando las cookies de terceros en los sitios web de SafetyCulture. Para solucionarlo, le recomendamos que active las cookies de terceros en los ajustes de su navegador e intente instalar la integración nuevamente.
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