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Automatisches Exportieren von Inspektionsberichten nach SharePoint
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Inspektionsberichte automatisch nach SharePoint exportieren können.
Wie funktioniert die Integration von exportierten Inspektionsberichten?
Exportierte Inspektionsberichte basieren auf den Inspektionen, auf die das Konto, das die Integration einrichtet, Zugriff hat. Wenn Sie ein Administrator sind, können Sie sich selbst Zugriff zu Inspektionen gewähren oder sich selbst die Berechtigung "Übergreifende Berechtigungen: Alle Daten anzeigen" zuweisen, um alle Inspektionen in Ihrer Organisation einsehen zu können.
Inspektionsberichte, die in Cloud-basierte Speicher wie SharePoint exportiert werden, folgen der Ordnerstruktur "SafetyCulture / [Standortname] / [Vorlagentitel] / [JJJJ-MM]" exportiert. Der Name des SafetyCulture-Ordners ist fest definiert, damit Sie erkennen können, woher die Daten stammen.
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Automatisches Exportieren von Inspektionsberichten nach SharePoint
Klicken Sie unten links auf der Seite auf den Namen Ihrer Organisation und wählen Sie Integrationen aus.
Klicken Sie auf Einrichten für "SharePoint".
Klicken Sie in dem Pop-up-Fenster auf Installieren.
Klicken Sie auf
Bearbeiten und dann noch einmal auf Bearbeiten.Geben Sie die "Subdomäne" und die "Standortbezeichnung" Ihres SharePoint ein. Wenn Sie Inspektionsberichte in die Stammordner Ihrer Subdomäne exportieren möchten, können Sie das Feld "Standortbezeichnung" leer lassen.
Klicken Sie auf Verbinden.
Folgen Sie den Anweisungen in SharePoint, um die Berechtigungsanforderung zu akzeptieren, oder bitten Sie Ihre SharePoint-Administratoren um Genehmigung.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü unter "Ordner-Adresse". Möglicherweise müssen Sie zuerst das Popup-Fenster "SharePoint-Integrationsautorisierung" schließen.
Wählen Sie aus, wohin Sie Ihre Inspektionsberichte in SharePoint exportieren möchten, und klicken Sie auf Speichern und anwenden.
Klicken Sie auf Fertig.
Wenn die Integration installiert und eingerichtet ist, werden abgeschlossene Inspektionen automatisch in den von Ihnen gewählten Ordner in Sharepoint exportiert.
Je nach den SharePoint-Einstellungen Ihrer Organisation muss ein SharePoint-Administrator nach Schritt 6 die Integration als App-Anfrage genehmigen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Abhängig von den SharePoint-Einstellungen Ihrer Organisation sollten Sie während der Installation über ein Formular eine Genehmigung anfordern können. Ihre SharePoint-Administratoren sollten dann eine E-Mail über Ihre Anfrage erhalten und die Installation genehmigen.
Wenn die Installation von Ihrem SharePoint-Administrator genehmigt wurde, müssen Sie zur Integrationsseite in SafetyCulture zurückkehren und die Einrichtung abschließen.
Ihr IT-Team kann dann den Zustimmungsworkflow in Microsoft Azure aktivieren, damit Sie während der Installation eine Genehmigung anfordern können, oder die Integration für Sie in SafetyCulture installieren.
Nein, es ist nicht möglich, die Ordnerstruktur mit dieser direkten Integration zu ändern. Unser SafetyCulture Integrations-Builder bietet Ihnen jedoch die Flexibilität, Integrationen nach Ihren Wünschen anzupassen.
Ja, das können Sie. Stellen Sie bei der Installation der SharePoint-Integration sicher, dass Sie das Feld "Standortbezeichnung" leer lassen, damit Sie aus Ihren Stammordnern auswählen können.
Wenn eine Inspektion keinen Titel hat, wird sie exportiert und mit ihrer audit_id benannt. Wir empfehlen Ihnen, für jede Vorlage ein Inspektionstitelformat einzurichten, damit Inspektionen gemäß einer Konvention benannt werden können.
Wenn für eine Inspektion kein Standort ausgewählt wurde, wird sie in einen Ordner namens "Kein Standort" exportiert.
Sie können den Speicherort beim Export Ihrer Inspektionsberichte jederzeit durch Bearbeiten Ihrer Integrationsverbindung ändern.
Zur Integration navigieren.
Klicken Sie in dem Pop-up-Fenster auf Bearbeiten. Bearbeiten
Klicken Sie under "Speicherort des Ordners" auf das Drop-down-Menü.
Wählen Sie den neuen Ort aus, wohin Sie Ihre Inspektionsberichte exportieren möchten, und klicken Sie auf Speichern und anwenden.
Klicken Sie auf Fertig.
Nachdem Sie die Integration aktualisiert haben, werden neu abgeschlossene Inspektionen automatisch an den neuen Speicherort exportiert.
Ja, das können Sie. Folgen Sie den Anweisungen in diesem Artikel, und wenn Sie den Schritt zur Eingabe Ihrer SharePoint-Angaben erreichen, klicken Sie unter "Erweiterte Einstellungen" auf Anzeigen und geben Sie die "Client ID" und das "Client secret" Ihrer App ein. Folgen Sie dann den Anweisungen, um die Integration mit Ihrer Microsoft Azure Active Directory-App einzurichten.
Wenn Sie Ihre ""Client ID"" und ""Client secret"" noch nicht haben, folgen Sie bitte der Anleitung, um die App in Microsoft Azure zu erstellen und die Details zu erfahren.
Ja. Wenn der Datei- und Ordnerpfad eines exportierten Inspektionsberichts 400 Zeichen überschreitet, wird die Inspektion nicht automatisch über die Integration nach SharePoint exportiert.
Die Integration wurde möglicherweise aufgrund eines Fehlers bei der Authentifizierung deaktiviert. Entweder, weil das für die Integration verwendete externe Konto keinen Zugriff mehr auf das System hat oder weil die Berechtigungen zur Durchführung von Änderungen entfernt wurden.
In diesem Fall wird eine E-Mail an Nutzer mit der Berechtigung "Plattformverwaltung: Organisation" gesendet, um sie über den Fehler zu informieren. Um das Problem zu beheben, empfehlen wir, die Integration zu deinstallieren und die Anweisungen zur Neuinstallation zu befolgen.
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