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Automatisches Exportieren von Inspektionsberichten nach SharePoint
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Inspektionsberichte automatisch nach SharePoint exportieren können.Dieser Artikel enthält Verfahren für ein Tool, das nicht zu SafetyCulture gehört. Tools von Drittanbietern können sich ohne vorherige Ankündigung ändern, daher können Schritte oder Screenshots abweichen. Sollten Ihnen Informationen ungenau oder veraltet erscheinen, teilen Sie uns dies bitte über das Feedback zur Nützlichkeit der Seite am Ende dieses Artikels mit.
Wie funktioniert der Export von Inspektionsberichten nach SharePoint?
Wenn Sie SafetyCulture mit SharePoint verbinden, exportiert die Integration automatisch abgeschlossene Inspektionsberichte aus SafetyCulture in eine SharePoint-Dokumentbibliothek. So kann Ihr Team alle Berichte an einem zentralen, strukturierten Ort verwalten und SharePoint-Funktionen wie Berechtigungen, Suche und Freigabe nutzen.
Die Integration exportiert Inspektionsberichte basierend auf den Inspektionen, auf die das Konto, das die Integration installiert, zugreifen kann. Wenn Sie ein Administrator sind, können Sie sich selbst Inspektionszugriff für die benötigten Vorlagen geben oder sich selbst die Berechtigung "Übergeordnete Berechtigungen: Alle Daten anzeigen" erteilen, damit Sie Berichte für alle Inspektionen in Ihrer Organisation exportieren können.
Standardmäßig folgen exportierte Berichte der Ordnerstruktur auf Ihrem SharePoint-Standort „SafetyCulture / [Standortname] / [“, wobei:
SafetyCulture ist das feste Stammverzeichnis, sodass Sie immer sehen können, woher die Dateien stammen.
[Name des Standorts] ist der SafetyCulture-Standort, zu dem die Inspektion gehört.
[Vorlagentitel] ist der Titel der für die Inspektion verwendeten Vorlage.
[yyyy-mm] entspricht dem Monat, in dem die Inspektion abgeschlossen wurde, im Format Jahr-Monat wie
2025-07
SharePoint hat außerdem Beschränkungen für die Länge von Datei- und Ordnerpfaden:
Einzelne Datei- und Ordnernamen müssen in der Regel unter 255 Zeichen enthalten.
Der vollständige Pfad (einschließlich aller Ordner und des Dateinamens) muss normalerweise unter 400 Zeichen liegen
Um Exportfehler zu vermeiden, sollten Inspektionstitel, Vorlagentitel und Standortnamen kurz und prägnant gehalten und tiefe Ordnerstrukturen vermieden werden.
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Um Exportfehler zu vermeiden, sollten Inspektionstitel, Vorlagentitel und Standortnamen kurz und prägnant gehalten und tiefe Ordnerstrukturen vermieden werden.
Automatisches Exportieren von Inspektionsberichten nach SharePoint
Klicken Sie unten links auf der Seite auf den Namen Ihrer Organisation und wählen Sie Integrationen aus.
Suchen Sie nach „SharePoint“ und wählen Sie die Integration aus.
Klicken Sie in der Mitte der Seite auf Installieren.
Klicken Sie im Pop-up-Fenster auf Installieren.
Geben Sie die "Subdomäne" und die "Standortbezeichnung" Ihres SharePoint ein. Wenn Sie Inspektionsberichte in die Stammordner Ihrer Subdomäne exportieren möchten, können Sie das Feld "Standortbezeichnung" leer lassen.
Klicken Sie auf Verbinden.
Folgen Sie den Anweisungen in SharePoint, um die Berechtigungsanforderung zu akzeptieren, oder bitten Sie Ihre SharePoint-Administratoren um Genehmigung.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü unter "Ordner-Adresse". Möglicherweise müssen Sie zuerst das Popup-Fenster "SharePoint-Integrationsautorisierung" schließen.
Wählen Sie aus, wohin Sie Ihre Inspektionsberichte in SharePoint exportieren möchten, und klicken Sie auf Speichern und anwenden.
Klicken Sie auf Fertig.
Wenn die Integration installiert und eingerichtet ist, werden abgeschlossene Inspektionen automatisch in den von Ihnen gewählten Ordner in Sharepoint exportiert.
Je nach den SharePoint-Einstellungen Ihrer Organisation muss ein SharePoint-Administrator nach Schritt 6 die Integration als App-Anfrage genehmigen.
Häufig gestellte Fragen
Abhängig von den SharePoint-Einstellungen Ihrer Organisation sollten Sie während der Installation über ein Formular eine Genehmigung anfordern können. Ihre SharePoint-Administratoren sollten dann eine E-Mail über Ihre Anfrage erhalten und die Installation genehmigen.
Wenn die Installation von Ihrem SharePoint-Administrator genehmigt wurde, müssen Sie zur Integrationsseite in SafetyCulture zurückkehren und die Einrichtung abschließen.
Ihr IT-Team kann dann den Zustimmungsworkflow in Microsoft Azure aktivieren, damit Sie während der Installation eine Genehmigung anfordern können, oder die Integration für Sie in SafetyCulture installieren.
Nein, es ist nicht möglich, die Ordnerstruktur mit dieser direkten Integration zu ändern. Unser SafetyCulture Integrations-Builder bietet Ihnen jedoch die Flexibilität, Integrationen nach Ihren Wünschen anzupassen.
Ja, das können Sie. Stellen Sie bei der Installation der SharePoint-Integration sicher, dass Sie das Feld "Standortbezeichnung" leer lassen, damit Sie aus Ihren Stammordnern auswählen können.
Wenn eine Inspektion keinen Titel hat, wird sie exportiert und mit ihrer audit_id benannt. Wir empfehlen Ihnen, für jede Vorlage ein Inspektionstitelformat einzurichten, damit Inspektionen gemäß einer Konvention benannt werden können.
Wenn für eine Inspektion kein Standort ausgewählt wurde, wird sie in einen Ordner namens "Kein Standort" exportiert.
Sie können den Speicherort beim Export Ihrer Inspektionsberichte jederzeit durch Bearbeiten Ihrer Integrationsverbindung ändern.
Zur Integration navigieren.
Klicken Sie in dem Pop-up-Fenster auf Bearbeiten.
Klicken Sie under "Speicherort des Ordners" auf das Drop-down-Menü.
Wählen Sie den neuen Ort aus, wohin Sie Ihre Inspektionsberichte exportieren möchten, und klicken Sie auf Speichern und anwenden.
Klicken Sie auf Fertig.
Nachdem Sie die Integration aktualisiert haben, werden neu abgeschlossene Inspektionen automatisch an den neuen Speicherort exportiert.
Ja, das können Sie. Folgen Sie den Anweisungen in diesem Artikel, und wenn Sie den Schritt zur Eingabe Ihrer SharePoint-Angaben erreichen, klicken Sie unter "Erweiterte Einstellungen" auf Anzeigen und geben Sie die "Client ID" und das "Client secret" Ihrer App ein. Folgen Sie dann den Anweisungen, um die Integration mit Ihrer Microsoft Azure Active Directory-App einzurichten.
Wenn Sie Ihre ""Client ID"" und ""Client secret"" noch nicht haben, folgen Sie bitte der Anleitung, um die App in Microsoft Azure zu erstellen und die Details zu erhalten.
Ja. Wenn der Datei- und Ordnerpfad eines exportierten Inspektionsberichts 400 Zeichen überschreitet, wird die Inspektion nicht automatisch über die Integration nach SharePoint exportiert.
Die Integration wurde möglicherweise aufgrund eines Fehlers bei der Authentifizierung deaktiviert. Entweder, weil das für die Integration verwendete externe Konto keinen Zugriff mehr auf das System hat oder weil die Berechtigungen zur Durchführung von Änderungen entfernt wurden.
In diesem Fall wird eine E-Mail an Nutzer mit der Berechtigung "Plattformverwaltung: Organisation" gesendet, um sie über den Fehler zu informieren. Um das Problem zu beheben, empfehlen wir, die Integration zu deinstallieren und die Anweisungen zur Neuinstallation zu befolgen.
Wenn Sie während der Installation der Integration eine Fehlermeldung erhalten, liegt dies wahrscheinlich daran, dass Ihr Browser Drittanbieter-Cookies auf SafetyCulture-Websites blockiert. Um dieses Problem zu beheben, empfehlen wir Ihnen, Drittanbieter-Cookiesin Ihren Browsereinstellungen zu aktivieren und die Integration erneut zu installieren.
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