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- Optimize your processes (Part 2)
Optimize your processes (Part 2)
Learn how to help your team report issues as they arise, create Heads Up to announce important changes in your business, and manage all your assets in your organization.
2. Issues
¿Qué son los contratiempos?
La función de Contratiempos le permite a usted y a su equipo notificar asuntos que no vayan bien. Ya sean observaciones, incidentes o peligros. La función tiene como objetivo capacitar a sus trabajadores para informar y colaborar con equipos relevantes para resolver contratiempos lo más rápido posible. Como parte del informe de cada contratiempo, los usuarios pueden capturar información clave, como la ubicación, las condiciones climáticas, responder a preguntas críticas e incluso adjuntar fotos o vídeos para proporcionar el contexto completo.
Se requiere acceso a la ubicación para capturar la ubicación cuando se reportan contratiempos.
Identifique un contratiempo
Seleccione
Contratiempos en el menú de la izquierda.Haga clic en
Identificar contratiempo en la parte superior de la página.En la ventana, seleccione la categoría del contratiempo.
Introduzca el título del contratiempo y responda a los campos obligatorios como corresponda. En función de si el campo o pregunta está habilitado para la categoría del contratiempo, podrá:
Añada una descripción, así como fotos o vídeos del contratiempo para proporcionar más contexto.
Seleccione el sitio, si su organización tiene los sitios habilitados.
Haga clic en Enviar.
En la cronología del contratiempo, puede:
Vea el clima de la ubicación del contratiempo.
Visualice la ubicación del contratiempo.
Notificar a alguien.
Comentar y subir archivos multimedia adjuntos.
Actualizar los detalles del contratiempo.
Abra la aplicación móvil.
Toque
Contratiempos en la parte inferior de su pantalla. Si ve Contratiempos en la parte inferior de su pantalla, toque Contratiempos y seleccione Contratiempos.Toque
en la esquina inferior derecha de su pantalla.En la ventana emergente, seleccione la categoría de la observación.
En el campo de texto, introduzca el título del contratiempo y responda a los campos obligatorios como corresponda. En función de si el campo o pregunta está habilitado para la categoría del contratiempo, podrá:
Añada una descripción, así como fotos o vídeos del contratiempo para proporcionar más contexto.
Seleccione el sitio, si su organización tiene los sitios habilitados.
Toque Enviar.
En la parte inferior de su pantalla, toque
para seleccionar los usuarios a los que desea notificar o seleccione .En la cronología del contratiempo, puede:
Vea el clima de la ubicación del contratiempo.
Visualice la ubicación del contratiempo.
Comente y responda preguntas personalizadas.
Toque Añadir detalles en la esquina superior derecha de su pantalla para proporcionar más detalles.
Toque
en la esquina inferior izquierda de su pantalla para:
Subir archivos multimedia adjuntos.
Comenzar una inspección.
Notificar a alguien.
Campos de contratiempo
Puede utilizar los siguientes campos para cada observación y proporcionar tantos detalles como sea posible para su equipo:
Campo | Descripción |
|---|---|
Título (obligatorio) | El título de la incidencia. Esto automáticamente se rellena con la categoría de incidencias adjunta por la fecha y hora en que se reporta la incidencia. Permite hasta 255 caracteres. |
Descripción | La descripción de la incidencia. Permite hasta 500 caracteres. |
Estado | El estado del contratiempo. Los nuevos contratiempos empiezan de forma predeterminada con el estado de "Abierto". |
Categoría | La categoría del contratiempo. Por favor, tenga en cuenta que la actualización de la categoría de un contratiempo no desencadena nuevas alertas para los grupos relevantes. |
Sitio | |
Cesionario | El cesionario del contratiempo. Puede asignar contratiempos a cualquier persona de su organización y los cesionarios recibirán de forma predeterminada notificaciones automáticas por la aplicación y por correo electrónico a menos que se configure de otra manera. Tenga en cuenta que la asignación de contratiempos a usted mismo no genera notificaciones. |
Prioridad | La prioridad de la observación. |
Vencimiento | La fecha y hora de vencimiento de la observación. |
Ver informe | El enlace para ver el informe web sobre contratiempos, incluidos todos los detalles y su línea de actividad. |
Identificación única | La identificación única generada automáticamente de un contratiempo. Todos los contratiempos se asignan con una identificación única, por lo que puede ubicar y hacer referencia fácilmente al contratiempo que está buscando. |
Cronología | La línea de actividad del contratiempo registra todos los cambios en el contratiempo, incluidas las actualizaciones en el título, la descripción, el estado y los detalles del contratiempo. Puede añadir comentarios, fotos y vídeos, así como responder a preguntas personalizadas para trabajar con su equipo en la resolución del contratiempo. |
Limitations
When you report an issue whilst offline, the issue will display the location coordinates instead of the full address.
Comments and attachments in each issue's timeline cannot be edited or deleted.
Date and location of an issue cannot be edited, this information will be pulled from the device's settings.
You can only upload one video at a time when reporting an issue via the mobile app, but you can upload more videos later on.
The following file size limitations apply to your attachments to issues:
PDF files: Up to 20MB per file
Photos: Up to 10MB per photo
Videos: Up to three minutes or 1.5GB in size per video
3. Heads Up
¿Por qué querría crear Avisos?
Para muchas organizaciones, las líneas de comunicación a los trabajadores de primera línea tienden a ser fragmentadas, confusas y a veces inexistentes. Esto puede crear problemas como que los trabajadores no estén al tanto de los cambios de regulación o que los gerentes no sepan quién no ha visto actualizados los materiales de capacitación. Con Avisos, hemos creado una solución de comunicación de uno a muchos que garantiza un simple intercambio y reconocimiento de conocimientos.
You can only create draft Heads Ups and schedule them to be published later via the web app. To be published, each Heads Up requires a title, a description, and at least one user assigned to it.
If you've created a Heads Up, but need to add more details or update the assignees, you can edit it via the web app.
Crear un aviso
Seleccione Avisos en el menú de la izquierda.
Haga clic en Crear un Aviso en la parte superior derecha de la página. Crear un Aviso
A medida que añada datos a su Aviso, la vista previa que se muestra en el lado derecho de la página se actualizará automáticamente.
Haga clic en Publicar en la parte inferior izquierda de la página.
En la ventana emergente, haga clic en Publicar. Si desea guardar su Aviso como borrador y volver a él más tarde, haga clic en Publicar en la parte superior izquierda de la página y seleccione Publicar. También puede programar su Aviso para que se publique más tarde haciendo clic en Publicar en el lado derecho del botón Publicar y seleccionando una fecha y hora. Publicar
Open the mobile app.
Tap Inicio at the bottom of your screen.
Tap
at the lower-right of your screen and select Crear un Aviso.
Configure the Heads Up accordingly.
Tap
or Publicar at the upper-right of your screen. In the pop-up window, tap PUBLICAR.
Campos del Aviso
Puede cargar y configurar los siguientes campos para cada Aviso:
Multimedia: Los archivos multimedia adjuntos para un Aviso. Puede adjuntar hasta 6 archivos multimedia, incluidos vídeos (de hasta tres minutos o 1,5 GB), imágenes (de hasta 50 MB en total) y archivos PDF (de hasta 50 MB). Para archivos de vídeo, los formatos MP4, MOV, AVI, WMV y WEBM son compatibles.
Título: El título de un Aviso. Permite hasta 70 caracteres.
Descripción: La descripción de un Aviso. Permite hasta 2000 caracteres.
Compartir Avisos externamente: El enlace para compartir un Aviso.
Persona encargada: Las personas encargadas de un Aviso. Puede asignar tanto a grupos como a usuarios individuales.
Solicitar confirmación: La activación para seleccionar si se requieren confirmaciones para un Aviso.
Comentarios habilitados: La activación para permitir comentar en un Aviso.
4. Assets
¿Qué son los activos?
Los activos son objetos físicos que puede añadir a la plataforma de SafetyCulture. Puede introducir datos clave de activos como identificadores únicos, tipos de activos, sitios asociados, archivos multimedia enriquecidos, documentación u otros campos personalizados que elija. Añadir activos a su organización le permite a su equipo realizar inspecciones programadas y crear acciones que giran en torno a sus activos.
Además, puede ver un historial completo de la actividad directamente desde cada perfil del activo. A través de las integraciones, también puede conectar SafetyCulture con su sistema de gestión de activos existente para crear un depósito centralizado para la información de sus activos.
Once you've added assets to your organization, you can add the asset question to your templates and start tracking inspection activities.
Añadir un activo
Seleccione
Activos en el menú de la izquierda.Haga clic en
Añadir activo en la parte superior derecha de la página.En esta página, introduzca los detalles de su activo. Como mínimo, debe proporcionar la "Identificación única" y el "Tipo" para el activo.
Puede seleccionar de la lista predefinida de tipos de activos o crear uno propio escribiendo en el campo y haciendo clic en "Crear nuevo tipo".
Una vez que haya seleccionado el "Tipo", podrá introducir detalles adicionales en el lado derecho o crear nuevos campos personalizados haciendo clic en Añadir campo. Cualquier campo personalizado que cree se vinculará de forma automática a todos los activos de ese tipo. Añadir campo
Una vez que haya terminado, haga clic en Crear.
Abra la aplicación móvil.
Toque
Más en la esquina inferior derecha de su pantalla.Seleccione
Activos de la lista de opciones.Toque
en la esquina superior derecha de su pantalla.En esta pantalla, introduzca los detalles de su activo. Como mínimo, debe proporcionar la "Identificación única" y el "Tipo" para el activo.
Cuando esté preparado, toque Guardar en la parte superior derecha de su pantalla.
Solo puede añadir o editar activos en masa a través de la aplicación web, un tipo de activo cada vez.
Subir activos en masa
Seleccione
Activos en el menú de la izquierda.Haga clic en
Añadir activo en la parte superior derecha de la página y seleccione Añadir activo.Haga clic en Descargar plantilla CSV.
En la ventana emergente, haga clic en el menú desplegable y seleccione los tipos de activos para los que desee añadir activos. A continuación, haga clic en Hecho y haga clic en Hecho.
Abra la plantilla CSV de cada tipo de activos y prepare sus activos. Puede consultar la sección "Guía sobre CSV" de este artículo para obtener información sobre cómo preparar su CSV.
Una vez que haya terminado, su CSV debería parecerse al siguiente ejemplo:
Vuelva a la aplicación web y haga clic en Continuar.
Suba su CSV. Si hay errores, resuélvalos y, a continuación, haga clic en Volver a subir e inténtelo de nuevo.
Haga clic en Continuar en la parte inferior de la página.
Para añadir más activos en masa, haga clic en Subir otro archivo CSV o haga clic en Subir otro archivo CSV en la parte inferior derecha de la página.
Seleccione
Activos en el menú de la izquierda.Haga clic en
Añadir activo en la parte superior derecha de la página y seleccione Añadir activo.Seleccione el sistema de gestión de activos desde el que desea añadir activos y siga los pasos de los artículos siguientes para configurar la integración como corresponda:
Guía para CSV
Use las instrucciones de la fila 2 de cada archivo CSV para guiar su preparación. Una vez que esté listo, elimine la fila 2.
Campos
En cada plantilla en CSV, además de la columna de "Tipo", cada columna representa un campo de activos. Según el formato de un campo (texto, fecha o divisa), deberá formatearlo como corresponda para que la subida se realice correctamente.
No edite los encabezados de las columnas ni añada columnas nuevas. Si necesita crear nuevos campos para un tipo de activo, primero hágalo a través de la aplicación web y luego descargue la plantilla en CSV nuevamente para prepararse.
Campos de fechas
Asegúrese de que cada fecha tenga el mismo formato que su formato de fecha del perfil. Por ejemplo, si el formato de fecha de su perfil se establece como "aaaa-MM-dd", entonces sus fechas en el CSV deben usar el mismo formato: "2021-02-21".
Dependiendo de la aplicación que use para preparar su archivo en CSV, las fechas pueden formatearse automáticamente. Obtenga información sobre cómo formatear celdas de fecha usando Microsoft Excel para alinearlas con el formato de fecha de su perfil.
Campos de divisas
Asegúrese de que el valor de la divisa se especifique usando el código ISO 4217 sin comas ni caracteres especiales. Por ejemplo, $1,200.95 en dólares estadounidenses debe introducirse como "USD 1200.95".
Resolución de problemas
Si recibe un mensaje de error cuando añade activos en masa a través de la subida de CSV, puede deberse a varios motivos. Le recomendamos que verifique los siguientes puntos para cada campo que indicó un error:
Identificación única duplicada: la "Identificación única" de cada activo debe ser única.
Formato incorrecto: asegúrese de que el valor que está asignando coincida con el formato admitido del campo. Por ejemplo, un campo de fecha solo acepta formato de fecha.
Falta un tipo de activo: cada activo debe tener un "Tipo" específico.
Fechas incorrectamente formateadas: asegúrese de que cada fecha tenga el mismo formato que su formato de fecha del perfil.
Valores de divisa incorrectamente formateados: asegúrese de que cada divisa se especifique usando el código ISO 4217 y no tenga separadores como comas ni caracteres especiales.
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