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- 2. Ihre Organisation vorbereiten
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Strukturieren Sie Ihre Organisation
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mithilfe der Web-App Ihre Gruppen und Standorte in SafetyCulture einrichten können.
Wir empfehlen Ihnen, Gruppen zu erstellen, Standorte hochzuladen, Berechtigungen zuzuweisen und dann Nutzer hinzuzufügen, um eine optimale Nutzung zu gewährleisten.
Dieser Ansatz wird Ihnen helfen, die Gesamtstruktur Ihrer Organisation besser zu visualisieren, zu bestimmen, wie Sie Ihre Nutzer entsprechend gruppieren, Bereiche oder Projekte auszuwählen, die Sie als Standorte nutzen können, und einzugrenzen, welche Berechtigungen für alle angemessen sind.
Warum sollte ich Gruppen und Standorte erstellen?
Wenn Ihre Organisation wächst, kann die Verwaltung des Dokumentenzugriffs auf der Ebene einzelner Nutzer sehr anstrengend werden. Um dieses Problem zu lösen, können Sie Gruppen erstellen, um Ihre Nutzer in Teams zu organisieren. Die Verwendung von Standorten wiederum ermöglicht es Ihnen, die von Ihrem Team in SafetyCulture erfassten Daten zu verfolgen und zu verwalten, indem Sie sie mit einem bestimmten Standort, Projekt oder Team verknüpfen.
Gruppen
Die Erstellung von Gruppen ist eine gute Möglichkeit, Zugriff auf Vorlagen und Prüfungen zu gewähren. Sie können z.B. eine Gruppe "Manager" für Personen mit Aufsichts- oder Verwaltungsaufgaben wie Teamleiter und Projektmanager hinzufügen. Diese Personen benötigen in der Regel höhere Zugriffsstufen, um Dokumente zu beaufsichtigen und zu verwalten, das Team zu überwachen und wichtige strategische Entscheidungen zu treffen.
Eine Gruppe erstellen
Klicken Sie unten links auf der Seite auf den Namen Ihrer Organisation und wählen Sie Gruppen aus.
Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf
Gruppe erstellen .Geben Sie in dem Popup-Fenster den Gruppennamen ein und wählen Sie die Nutzer aus, die Sie hinzufügen möchten. Sie können später jederzeit zurückkommen, um Nutzer zu der Gruppe hinzuzufügen.
Klicken Sie auf Gruppe erstellen.
Standorte
Sie können Standorte verwenden, um Ihre Inspektionsergebnisse zu filtern, über Analysen standortbezogene Trends zu untersuchen und erweiterte Zugriffsregeln einzurichten. Sie können auch Inspektionen, Aktionen und Probleme mit Standorten verknüpfen. Um die Mitgliedschaft von Standorten zu verwalten und Trends über mehrere Standorte hinweg zu analysieren, können Sie diese Standorte auf einer höheren Ebene gruppieren, z.B. nach Bereichen und Regionen.
Verwenden Sie die Terminologien Ihrer Organisation als Standortbezeichnungen, um die Gewohnheiten Ihres Teams beizubehalten. Wenn Sie versehentlich einen Standort erstellt haben, der für Ihre Organisation irrelevant ist, können Sie ihn mithilfe der Web-Apppermanent löschen.
Standort hinzufügen
Klicken Sie unten links auf der Seite auf den Namen Ihrer Organisation und wählen Sie Standorte aus.
Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf
Standort hinzufügen .Geben Sie in der Standort-Liste den Namen des Standorts ein und klicken Sie auf
.
Einen Standort verlegen
Klicken Sie unten links auf der Seite auf den Namen Ihrer Organisation und wählen Sie Standorte aus.
Auf den Namen des Standorts oder der Ebene klicken.
Wählen Sie die Registerkarte Einzelheiten und klicken Sie auf Einzelheiten im Feld "Hierarchie". Einzelheiten
Auf das Dropdown-Menü in der Seitenleiste klicken und die neue Ebene auswählen.
Klicken Sie auf Speichern und anwenden.
Wenn Sie Daten und Nutzer über mehrere Standorte gleichzeitig verfolgen müssen, sollten Sie eine Gruppierung Ihrer Standorte erwägen, um die Mitgliedschaft in Ihren Standorten effektiver zu verwalten.
Standort-Einstellungen
Eine Möglichkeit, Ihre Organisation, Ihre Projekte, Ihre Arbeitsabläufe und sogar Ihre Teamstruktur zu steuern, sind die Einstellungen für die Standortauswahl und die Sichtbarkeit der Nutzer, die Sie in der Web-App konfigurieren können.
Die Einstellungen für die Standortauswahl bestimmen, welche Standorte für Ihre Nutzer bei der Auswahl innerhalb von Inspektionen, Zeitplänen, Aktionen, Problemen und beim Filtern verfügbar sind. Je nach Einstellung sieht jeder Nutzer beim Auswählen und Filtern entweder alle Standorte in Ihrer Organisation oder nur Standorte, bei denen er Mitglied ist.
Einstellungen für die Standortauswahl konfigurieren
Klicken Sie unten links auf der Seite auf den Namen Ihrer Organisation und wählen Sie Standorte aus.
Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf
und wählen Sie aus.Im Pop-up-Fenster entsprechend folgende Felder konfigurieren:
Mit der Option Nutzer können aus allen Standorten auswählen können Nutzer alle Standorte sehen und auswählen.
Die Option Nutzer können nur Standorte auswählen, bei denen sie Mitglied sind schränkt die Möglichkeit ein, nur Standorte zu sehen und auszuwählen, denen Nutzer hinzugefügt worden sind. Bitte beachten Sie, dass Nutzer, die keine Mitglieder von Standorten sind, nur "Mein Standort ist hier nicht angegeben" auswählen können.
Klicken Sie auf Speichern und anwenden.
Was sind Nutzer-Sichtbarkeitseinstellungen?
Die Einstellungen für die Nutzersichtbarkeit können helfen, den Datenschutz zu wahren und die Arbeitsabläufe Ihres Teams zu optimieren, indem jedem Nutzer auf der Plattform nur die relevanten Teammitglieder angezeigt werden. Das heißt, wenn jemand zum Beispiel Aktionen zuweist und filtert, kann er nur Nutzer von demselben Standort zuweisen oder Gruppen auswählen, zu denen diese gehören.
Einstellungen für die Nutzersichtbarkeit konfigurieren
Klicken Sie unten links auf der Seite auf den Namen Ihrer Organisation und wählen Sie Standorte aus.
Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf
und wählen Sie aus.
Wählen Sie im Popup-Fenster die Einstellung, die Sie für Ihre Organisation anwenden möchten:
Nutzer können alle Mitglieder in der Organisation sehen
Nutzer sehen nur die Mitglieder ihrer Standorte und ausgewählte Gruppen, in denen sie Mitglied sind
Nutzer können nur Mitglieder ihrer Standorte sehen
Klicken Sie auf Speichern und anwenden.
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