Warum soll ich Dokumente nummerieren?
Die Dokumentennummerierung weist jeder Inspektion automatisch eindeutige Identifikatoren zu und hilft den Teams, mehrere Datensätze im Laufe der Zeit zu verfolgen und zu unterscheiden. Dies ist besonders nützlich, wenn große Mengen von Inspektionen oder wiederkehrenden Berichten über Teams und Standorte hinweg verwaltet werden. So können Sie die Historie jedes Dokuments nachvollziehen und bei Audits oder Überprüfungen leicht darauf verweisen. Außerdem bringt es Struktur und Sicherheit in die Aufzeichnungen und hilft Ihnen, die Konsistenz, Verantwortlichkeit und Konformität über alle Abläufe hinweg zu wahren.
Beispielsweise kann ein Bauteam die Dokumentnummerierung nutzen, um tägliche Standortinspektionen zu organisieren. Dabei wird jeder Inspektion automatisch eine fortlaufende Nummer zugewiesen. So kann das Team leichter erkennen, wie viele Inspektionen gestartet oder abgeschlossen wurden, die Reihenfolge der Inspektionen von der ersten bis zur letzten verfolgen und bei Bedarf schnell einen bestimmten Datensatz finden.
Was Sie brauchen
Veröffentlichte Änderungen an Vorlagen betreffen nur neue Inspektionen in der Zukunft.
Format-Optionen
Die Nummerierung von Vorlagendokumenten kann so eingestellt werden, dass sie bei der Indexierung von Inspektionen einem bestimmten Format folgt. Bitte beachten Sie, dass die Formatierungsoptionen in Kleinbuchstaben eingegeben werden müssen.
[number]: Die Dokumentnummer wird automatisch für jede Inspektion, die mit dieser Vorlage durchgeführt wird, sechsstellig aufsteigend eingetragen.
[first]: Der Vorname des Autors der Inspektion wird automatisch eingetragen.
[last]: Der Nachname des Autors der Inspektion wird automatisch eingetragen.
Ein neues Dokumentennummerierungssystem hat standardmäßig das Format "[number]". Mit den oben genannten Optionen können Sie ein komplexes Dokumentennummerierungssystem für Ihre Vorlagen erstellen. Eine von John Smith durchgeführte Inspektion aus einer Vorlage mit dem Format "Audit R[number]_[first]-[last]" würde beispielsweise als "Audit R000001_John-Smith" nummeriert werden.
Sie können automatisch mit Inspektionstitelformaten die Dokumentnummer jeder Inspektion zum Titel hinzufügen.
Dokumentnummerierung hinzufügen und formatieren
Wählen Sie Vorlagen im Menü auf der linken Seite.
Klicken Sie auf die Vorlage und wählen Sie in der Seitenleiste Vorlage bearbeiten.
Klicken Sie oben links auf der Seite auf Titelseite.
Fügen Sie eine neue Frage hinzu oder wählen Sie eine bestehende aus.
Klicken Sie auf den Abwärtspfeil unter der Spalte "Art der Antwort" auf der rechten Seite und wählen Sie Dokumentnummer.
Unter der Fragebezeichnung, neben "Format" auf die Zahlen klicken.
In der Seitenleiste das Dokumentnummern-Format entsprechend anpassen.
Klicken Sie auf Speichern und anwenden.
Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Veröffentlichen, um die Vorlage zu veröffentlichen. Wenn Sie noch nicht bereit sind, die Vorlage zu veröffentlichen, können Sie zur Vorlagenliste zurückgehen und wiederkommen, wenn Sie bereit sind.
