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Nummerierung von Inspektionsdokumenten hinzufügen und formatieren
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mithilfe der Web-App und der Mobile App Nummerierung von Inspektionsdokumenten hinzufügen und formatieren können.
Warum soll ich Dokumente nummerieren?
Die Nummerierung von Dokumenten ist eine gute Möglichkeit, um Dokumente zu unterscheiden, die mit ähnlichen Strukturen erstellt wurden. Mit SafetyCulture können Sie Ihren Vorlagen eine Dokumentennummerierung hinzufügen, um die Historie des Dokuments zu verfolgen, indem Sie die Anzahl der mit derselben Vorlage durchgeführten Inspektionen kennen.
Was Sie brauchen
Hinweis
Der Antworttyp "Dokumentnummer" ist spezifisch für Titelseiten von Vorlagen vorgesehen.
Sie können automatisch die Dokumentnummer jeder Inspektion zum Titel hinzufügen.
Veröffentlichte Änderungen an Vorlagen betreffen nur neue Inspektionen in der Zukunft.
Format-Optionen
Die Nummerierung von Vorlagendokumenten kann so eingestellt werden, dass sie bei der Indexierung von Inspektionen einem bestimmten Format folgt. Bitte beachten Sie, dass die Formatierungsoptionen in Kleinbuchstaben eingegeben werden müssen.
[number]: Die Dokumentnummer wird automatisch für jede Inspektion, die mit dieser Vorlage durchgeführt wird, sechsstellig aufsteigend eingetragen.
[first]: Der Vorname des Autors der Inspektion wird automatisch eingetragen.
[last]: Der Nachname des Autors der Inspektion wird automatisch eingetragen.
Ein neues Dokumentennummerierungssystem hat standardmäßig das Format "[number]". Mit den oben genannten Optionen können Sie ein komplexes Dokumentennummerierungssystem für Ihre Vorlagen erstellen. Eine von John Smith durchgeführte Inspektion aus einer Vorlage mit dem Format "Audit R[number]_[first]-[last]" würde beispielsweise als "Audit R000001_John-Smith" nummeriert werden.
Dokumentnummerierung hinzufügen und formatieren
Select Vorlagen from the menu on the left-hand side.
Click the template and select Vorlage bearbeiten in the side panel.
Click
Titelseite on the upper-left of the page.Add a new question or select an existing one.
Click the down arrow under the "Type of response" column on the right-hand side and select Dokumentnummer.
Click the numbers below the question label, next to "Format".
In the side panel, customize the document number format accordingly.
Click Speichern und anwenden.
Click Veröffentlichen on the upper-right of the page to publish the template. If you're not ready to publish the template, you can go back to the templates list and come back when you're ready.
Öffnen Sie die Mobile-App.
Tippen Sie unten auf dem Bildschirm auf Inspektionen .
Wählen Sie die Registerkarte Vorlagen oben auf Ihrem Bildschirm aus.
Tippen Sie auf die Vorlage und wählen Sie
Vorlage bearbeiten aus den Pop-up-Optionen aus.Tippen Sie auf der linken Seite Ihres Bildschirms auf
Titelseite .Eine neue Frage hinzufügen oder eine bestehende Frage auswählen.
Tippen Sie auf den Abwärtspfeil unter der Fragebezeichnung und wählen Sie Dokumentnummer aus.
Tippen Sie rechts unterhalb der Frage auf
und wählen Sie die Zahlen neben "Format" aus.Dokumentnummern-Format nach Wunsch anpassen.
Klicken Sie auf Speichern und anwenden.
Tippen Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf Veröffentlichen, um die Vorlage zu veröffentlichen. Wenn Sie noch nicht bereit sind, die Vorlage zu veröffentlichen, können Sie zur Vorlagenliste zurückgehen und wiederkommen, wenn Sie bereit sind.
Öffnen Sie die Mobile-App.
Tippen Sie unten auf dem Bildschirm auf Inspektionen .
Wählen Sie die Registerkarte Vorlagen oben auf Ihrem Bildschirm aus.
Tippen Sie auf die Vorlage und wählen Sie
Vorlage bearbeiten aus den Pop-up-Optionen aus.Tippen Sie auf der linken Seite Ihres Bildschirms auf
Titelseite .Tippen Sie auf den Abwärtspfeil unter der Spalte "Art der Antwort" auf der rechten Seite und wählen Sie Dokumentnummer.
Unter der Fragebezeichnung, neben "Format" die Zahlen antippen.
In der Seitenleiste das Dokumentnummern-Format entsprechend anpassen.
Tippen Sie auf Speichern und anwenden.
Tippen Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf Veröffentlichen, um die Vorlage zu veröffentlichen. Wenn Sie noch nicht bereit sind, die Vorlage zu veröffentlichen, können Sie zur Vorlagenliste zurückgehen und wiederkommen, wenn Sie bereit sind.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wenn eine Vorlage dupliziert wird, behalten Inspektionen, die mit der duplizierten Vorlage durchgeführt werden, die Belegnummernfolge der Originalvorlage bei. Wenn die Belegnummer der Originalvorlage beispielsweise "000022" erreicht hat, wird die nächste Inspektion, die mit der duplizierten Vorlage durchgeführt wird, "000023" sein.
Wenn eine Inspektion dupliziert wird, behält sie die Dokumentnummer der ursprünglichen Inspektion bei, es sei denn, die Antwort wird manuell bearbeitet.
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