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Digitize checklists (Part 1)

Learn how to digitize your checklists and drive efficiency across your organization with templates.

How do I digitize my checklists?

After you have set up your SafetyCulture organization, it’s time to start digitizing your checklists. You may have paper forms piled on your desk, digital copies stored on your device, or are thinking about creating new ones but unsure where to begin. There are three sure-fire ways to start this process.

  1. Download templates from the Public Library: We have thousands of templates in every industry you can think of, all of which you can download for free! From health and safety audits to risk assessments to vehicle inspections, search for topics you need or try out featured ones.

  2. Convert your existing forms: You can upload anything on hand, and we'll convert everything for you.

  3. Explore the Templates feature: As early as now, we want to highlight that it is always best practice to learn how to build templates from scratch using Templates in SafetyCulture. This will allow you to easily change your templates as you improve your workflows.

1. Download templates

The Public Library is where SafetyCulture users from different industries can share the templates they've created with each other. With hundreds of thousands of free templates, you can use a template to start inspections immediately or edit them to make them your own.

We encourage customers to share templates they've created with the SafetyCulture community by uploading them to the Public Library.

Télécharger un modèle

  1. Connexion à l'application Web.

  2. Sélectionnez Modèles dans le menu latéral de gauche.

  3. Sélectionnez Bibliothèque publique dans l'onglet en haut de la page.

  4. Sur cette page, vous pouvez rechercher un modèle par mots-clés dans le champ de recherche, filtrer par secteur d'activité dans le menu déroulant ou parcourir la liste.

  5. Choisissez entre télécharger et modifier le modèle ou télécharger et commencer une nouvelle inspection :

    • Si vous souhaitez télécharger et utiliser le modèle pour commencer immédiatement une inspection, cliquez sur Importer et commencer l'inspection. Le modèle est alors téléchargé sur votre compte et vous accédez à la nouvelle inspection.

    • Si vous souhaitez télécharger et modifier le modèle, cliquez sur Modifier les questions.

  1. Ouvrez l'application portable.

  2. Appuyez sur Assets gallery view iconPlus en bas à droite de votre écran.

  3. Sélectionnez Library iconBibliothèque publique dans la liste.

  4. Appuyez sur l'icône de filtre / entonnoir en haut à droite de votre écran.

  5. Sur cette page, assurez-vous que l'option « Afficher mes modèles téléchargés » est désactivée et sélectionnez la manière dont vous souhaitez trier les modèles de la bibliothèque publique.

  6. Appuyez sur image en haut à droite de votre écran.

  7. Sur cet écran, vous pouvez appuyer sur l'icône de loupe pour rechercher un modèle par mot clé, ou appuyez sur CHANGER pour filtrer par industrie ou naviguer dans la liste.

  8. Cliquez sur le modèle que vous souhaitez télécharger.

  9. Appuyez sur Télécharger pour télécharger le modèle dans votre compte. Une fois le téléchargement terminé, vous pouvez commencer immédiatement une inspection avec le modèle en appuyant sur Télécharger.

  1. Ouvrez l'application portable.

  2. Appuyez sur Assets gallery view iconPlus en bas à droite de votre écran.

  3. Sélectionnez Library iconBibliothèque publique dans la liste.

  4. Appuyez sur l'icône de filtre / entonnoir en haut à gauche de votre écran.

  5. Dans cet écran, assurez-vous que l'option « Afficher mes modèles téléchargés » est désactivée, sélectionnez la manière dont vous souhaitez trier les modèles de la bibliothèque publique et appuyez sur Choisir un secteur pour filtrer votre recherche par industrie.

  6. Appuyez sur Terminé en haut à droite de votre écran.

  7. Sur cet écran, vous pouvez rechercher un modèle par mots-clés ou parcourir la liste.

  8. Cliquez sur le modèle que vous souhaitez télécharger.

  9. Appuyez sur Télécharger un modèlepour télécharger le modèle. Une fois le téléchargement terminé, vous pouvez commencer directement une inspection avec le modèle en appuyant sur Télécharger un modèle.

2. Convert forms

Converting existing forms or checklists and adding them to SafetyCulture improves data accessibility and storage, helps you collect and analyze your data easily, and streamlines your organization's workflows. You can cut down on paper and storage costs and significantly reduce your team's turnaround time.

We understand that the template might sometimes not turn out to be exactly what you're after. We encourage you to edit your template further and give your own finishing touches to make the best version of your forms for your team.

Les fichiers suivants sont pris en charge pour la conversion des modèles :

  • Images (JPEG ou PNG) jusqu'à 10 Mo

  • Fichiers PDF jusqu'à 20 Mo

Si vous disposez d'un fichier Word ou Excel, vous pouvez <a href="https://safetyculture.com/fr/transfert-du-modele/"">télécharger votre document</a> pour que notre équipe d'assistance à la clientèle convertisse le modèle pour vous.

Convertir une image ou un formulaire PDF en un modèle

  1. Connexion à l'application Web.

  2. Sélectionnez Modèles dans le menu à gauche.

  3. Cliquez sur Plus iconCréer en haut à droite de la page.

  4. Cliquez sur Upload or cloud up arrow icon.Convertir une image/un PDF. Upload or cloud up arrow icon.Convertir une image/un PDF

  5. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur parcourir pour télécharger votre image ou votre fichier PDF, ou faites glisser votre fichier dans la case « Glisser votre formulaire ici ». Cliquez ensuite sur parcourir.

  6. Cette opération lance la conversion du Modèle. Vous pouvez suivre l'évolution de la conversion au fur et à mesure que le contenu s'enrichit dans l'Éditeur de modèles.

  7. Bien que l'Éditeur de modèles fasse tout son possible pour interpréter le formulaire dans le processus de conversion, il se peut que le modèle ne corresponde pas exactement à ce que vous recherchez. Nous vous encourageons à consulter notre guide de construction de modèles, pour modifier davantage votre modèle et lui donner la touche finale.

  1. Ouvrez l'application portable.

  2. Appuyez sur Inspections en bas de votre écran.

  3. Sélectionnez l'onglet Modèles en haut de votre écran.

  4. Appuyez sur image en bas à droite de votre écran.

  5. Dans le menu contextuel, sélectionnez Plus iconCréer un modèle.

  6. Sélectionnez Upload or cloud up arrow icon.Télécharger des fichiers multimédias.

  7. Créez votre modèle en utilisant l'une des options suivantes : Créer un modèle sur l'application portable en téléchargeant des fichiers multimédias.

    • Prendre une photo : Utilisez l'appareil photo de votre appareil pour prendre une photo de votre formulaire existant.

    • Sélectionner une photo : Choisissez des images de votre formulaire existant à télécharger depuis votre galerie. Veuillez noter que vous ne pouvez télécharger que 6 images à la fois.

    • Télécharger un PDF : Téléchargez un fichier PDF à partir de votre appareil.

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