Comment Scanner mes listes de contrôle ?
Après avoir mis en place votre organisation SafetyCulture, il est temps de commencer à Scanner vos listes de contrôle. Vous avez peut-être des formulaires papier empilés sur votre bureau, des copies numériques stockées sur votre appareil, ou vous envisagez d'en créer de nouveaux, mais vous ne savez pas par où commencer. Il existe trois façons infaillibles de commencer ce processus.
Téléchargez des modèles depuis la bibliothèque : Parcourez des milliers de modèles gratuits dans toutes les industries. Explorez les industries, prévisualisez les modèles et trouvez ceux qui correspondent aux besoins de votre entreprise. Vous pouvez également télécharger n'importe quel modèle et le personnaliser en fonction des besoins spécifiques de votre équipe.
Convertissez vos formulaires existants : Vous pouvez télécharger tout ce que vous avez sous la main, et nous convertirons tout pour vous.
Utiliser la fonctionnalité Modèles : Nous tenons à souligner qu'il est toujours préférable d'apprendre à construire des modèles à partir de zéro à l'aide de Modèles dans SafetyCulture. Cela vous permettra de modifier facilement vos modèles au fur et à mesure que vous améliorez vos flux de travail.
1. Télécharger des modèles
La Bibliothèque est une plateforme centralisée où vous pouvez parcourir des modèles, des cours et des collections prêts à l'emploi. Avec des milliers de contenus disponibles, vous pouvez télécharger des modèles directement sur votre compte pour effectuer des inspections et créer des listes de contrôle, et vous avez la possibilité de les modifier pour les adapter aux besoins de votre organisation.
Ce dont vous aurez besoin
Télécharger un modèle de la Bibliothèque
Sélectionnez Modèles dans le menu latéral de gauche.
Sélectionnez Bibliothèque publique dans l'onglet en haut de la page.
Sur cette page, vous pouvez rechercher un modèle par mots-clés dans le champ de recherche, filtrer par secteur d'activité dans le menu déroulant ou parcourir la liste.
Choisissez entre télécharger et modifier le modèle ou télécharger et commencer une nouvelle inspection :
Si vous souhaitez télécharger et utiliser le modèle pour commencer immédiatement une inspection, cliquez sur Importer et commencer l'inspection. Le modèle est alors téléchargé sur votre compte et vous accédez à la nouvelle inspection.
Si vous souhaitez télécharger et modifier le modèle, cliquez sur Modifier les questions.
Bibliothèque publique2. Convertir des formulaires
La conversion de formulaires ou de listes de contrôle existants et leur ajout à SafetyCulture améliorent l'accessibilité et le stockage des données, vous aident à collecter et analyser vos données facilement et rationalisent les flux de travail de votre organisation. Vous pouvez réduire les coûts liés au papier et au stockage et réduire de manière significative les délais d'exécution de votre équipe.
Les modèles peuvent parfois ne pas correspondre exactement à ce que vous recherchez. Nous vous encourageons à modifier votre modèle pour vous le personnaliser afin d'obtenir la meilleure version pour votre équipe.
Vous pouvez convertir des fichiers Excel jusqu'à 5 Mo, des images (JPEG ou PNG) jusqu'à 10 Mo ou des fichiers PDF jusqu'à 10 Mo.
Ce dont vous aurez besoin
Convertir un fichier Excel en modèle
Sélectionnez Modèles dans la barre latérale ou sélectionnez-le dans Plus.
Cliquez sur Créer en haut à droite de la liste des modèles.
Cliquez sur Convertir un fichier Excel, une image ou un PDF.
Dans la fenêtre contextuelle, faites glisser vos fichiers vers la section « Faites glisser votre formulaire ici » ou cliquez sur parcourir pour sélectionner des fichiers.
Cliquez sur Continuer. Cela commence la conversion du modèle.
Modifiez votre modèle si nécessaire.
Cliquez sur Publier en haut à droite de la page pour publier le modèle. Si vous n'êtes pas prêt à publier le modèle, vous pouvez retourner à la liste des modèles et revenir lorsque vous serez prêt.
Importer un fichier
Convertir un formulaire en modèle
Sélectionnez Modèles dans la barre latérale ou sélectionnez-le dans Plus.
Cliquez sur Créer en haut à droite de la liste des modèles.
Cliquez sur Convertir une image ou un PDF.
Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur parcourir pour importer le fichier image que vous souhaitez convertir, ou glissez-déposez votre fichier image dans la zone « Glissez votre formulaire ici ».
Cliquez sur Continuer. La conversion du modèle commence. Vous pouvez suivre la progression à mesure que le contenu s'affiche dans l'Éditeur de modèles.
Modifiez votre modèle si nécessaire.
Cliquez sur Publier en haut à droite de la page pour publier le modèle. Si vous n'êtes pas prêt à publier le modèle, vous pouvez retourner à la liste des modèles et revenir lorsque vous serez prêt.
Convertir un PDF en modèle
Sélectionnez Modèles dans la barre latérale ou sélectionnez-le dans Plus.
Cliquez sur Créer en haut à droite de la liste des modèles.
Cliquez sur Convertir une image ou un PDF.
Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur parcourir pour importer le fichier PDF que vous voulez convertir, ou faites glisser votre fichier PDF dans la case « Glisser votre formulaire ici ».
Cliquez sur Continuer. Cela commence la conversion du modèle. Vous pouvez suivre la progression à mesure que le contenu s'affiche dans Modèles.
Modifiez votre modèle si nécessaire.
Cliquez sur Publier en haut à droite de la page pour publier le modèle. Si vous n'êtes pas prêt à publier le modèle, vous pouvez retourner à la liste des modèles et revenir lorsque vous serez prêt.
Si vous disposez déjà d'un fichier Word, vous pouvez le convertir en fichier Excel, en image ou en PDF, ou importer votre document pour que notre équipe d'assistance client se charge de la conversion.
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