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Scanner les listes de contrôle (Partie 1)

Apprenez à télécharger des modèles gratuits ou à convertir vos formulaires papiers existants en listes de contrôle numériques pour rationaliser les flux de travail dans votre organisation SafetyCulture.

Comment Scanner mes listes de contrôle ?

Après avoir mis en place votre organisation SafetyCulture, il est temps de commencer à Scanner vos listes de contrôle. Vous avez peut-être des formulaires papier empilés sur votre bureau, des copies numériques stockées sur votre appareil, ou vous envisagez d'en créer de nouveaux, mais vous ne savez pas par où commencer. Il existe trois façons infaillibles de commencer ce processus.

  1. Téléchargez des modèles à partir de la Bibliothèque publique : Nous disposons de milliers de modèles pour toutes les industries, et vous pouvez les télécharger gratuitement ! Des audits de santé et de sécurité à la gestion du risque en passant par les inspections de véhicules, recherchez les sujets dont vous avez besoin ou essayez ceux en présentation.

  2. Convertissez vos formulaires existants : Vous pouvez télécharger tout ce que vous avez sous la main, et nous convertirons tout pour vous.

  3. Utilisez la fonctionnalité Modèles : Nous tenons à souligner qu'il est toujours préférable d'apprendre à construire des modèles à partir de zéro à l'aide de Modèles dans SafetyCulture. Cela vous permettra de modifier facilement vos modèles au fur et à mesure que vous améliorez vos flux de travail.

1. Télécharger des modèles

La Bibliothèque est une plateforme centralisée où vous pouvez parcourir des modèles, des cours et des collections prêts à l'emploi. Avec des milliers de contenus disponibles, vous pouvez télécharger des modèles directement sur votre compte pour effectuer des inspections et créer des listes de contrôle, et vous avez la possibilité de les modifier pour les adapter aux besoins de votre organisation.

Vous aurez besoin

Télécharger un modèle de la Bibliothèque

  1. Connexion à l'application Web.

  2. Sélectionnez Modèles dans le menu latéral de gauche.

  3. Sélectionnez Bibliothèque publique dans l'onglet en haut de la page.

  4. Sur cette page, vous pouvez rechercher un modèle par mots-clés dans le champ de recherche, filtrer par secteur d'activité dans le menu déroulant ou parcourir la liste.

  5. Choisissez entre télécharger et modifier le modèle ou télécharger et commencer une nouvelle inspection :

    • Si vous souhaitez télécharger et utiliser le modèle pour commencer immédiatement une inspection, cliquez sur Importer et commencer l'inspection. Le modèle est alors téléchargé sur votre compte et vous accédez à la nouvelle inspection.

    • Si vous souhaitez télécharger et modifier le modèle, cliquez sur Modifier les questions.

  1. Ouvrez l'application portable.

  2. Appuyez sur Assets gallery view iconPlus en bas à droite de votre écran.

  3. Sélectionnez Library iconBibliothèque publique dans la liste.

  4. Appuyez sur l'icône de filtre / entonnoir en haut à gauche de votre écran.

  5. Dans cet écran, assurez-vous que l'option « Afficher mes modèles téléchargés » est désactivée, sélectionnez la manière dont vous souhaitez trier les modèles de la bibliothèque publique et appuyez sur Sélectionner une industrie pour filtrer votre recherche par industrie.

  6. Appuyez sur Terminé en haut à droite de votre écran.

  7. Sur cet écran, vous pouvez rechercher un modèle par mots-clés ou parcourir la liste.

  8. Cliquez sur le modèle que vous souhaitez télécharger.

  9. Appuyez sur Télécharger un modèlepour télécharger le modèle. Une fois le téléchargement terminé, vous pouvez commencer directement une inspection avec le modèle en appuyant sur Télécharger un modèle.

2. Convertir des formulaires

La conversion de formulaires ou de listes de contrôle existants et leur ajout à SafetyCulture améliorent l'accessibilité et le stockage des données, vous aident à collecter et analyser vos données facilement et rationalisent les flux de travail de votre organisation. Vous pouvez réduire les coûts liés au papier et au stockage et réduire de manière significative les délais d'exécution de votre équipe.

Les modèles peuvent parfois ne pas correspondre exactement à ce que vous recherchez. Nous vous encourageons à modifier votre modèle pour vous le personnaliser afin d'obtenir la meilleure version pour votre équipe.

Vous pouvez convertir des fichiers Excel jusqu'à 5 Mo, des images (JPEG ou PNG) jusqu'à 10 Mo ou des fichiers PDF jusqu'à 10 Mo.

Vous aurez besoin

Convertir un fichier Excel en modèle

  1. Connnectez-vous à l'application Web.

  2. Sélectionnez Templates iconModèles dans la barre latérale ou sélectionnez-le dans Assets gallery view iconPlus.

  3. Cliquez sur Icône plusCréer en haut à droite de la liste des modèles.

  4. Cliquez sur Convertir un fichier Excel, une image ou un PDF.

  5. Dans la fenêtre contextuelle, faites glisser vos fichiers vers la section « Faites glisser votre formulaire ici » ou cliquez sur parcourir pour sélectionner des fichiers.

  6. Cliquez sur Continuer. Cela commence la conversion du modèle.

  7. Modifiez votre modèle si nécessaire.

  8. Cliquez sur Publier en haut à droite de la page pour publier le modèle. Si vous n'êtes pas prêt à publier le modèle, vous pouvez retourner à la liste des modèles et revenir lorsque vous serez prêt.

  1. Ouvrez l'application portable.

  2. Appuyez sur Inspections icon mobileInspections dans la barre de navigation ou sélectionnez-le dans Assets gallery view iconPlus.

  3. Sélectionnez l'onglet Modèlesen haut de votre écran.

  4. Appuyez sur Plus filled icon en bas à droite de votre écran.

  5. Dans le menu contextuel, appuyez sur Upload or cloud up arrow icon.Télécharger des fichiers multimédias.

  6. Dans l'écran d'importation de fichiers multimédias, appuyez sur File iconImporter un fichier.

  7. Sélectionnez un fichier Excel pour commencer le processus de conversion.

  8. Modifiez votre modèle si nécessaire.

  9. Appuyez sur Publier en haut à droite de la page pour publier le modèle. Si vous n'êtes pas prêt à publier le modèle, vous pouvez retourner à la liste des modèles et revenir lorsque vous serez prêt.

Convertir un formulaire en modèle

  1. Connexion à l'application Web.

  2. Sélectionnez Templates iconModèles dans la barre latérale ou sélectionnez-le dans Assets gallery view iconPlus.

  3. Cliquez sur Icône plusCréer en haut à droite de la liste des modèles.

  4. Cliquez sur Convertir une image ou un PDF. Convertir une image ou un formulaire PDF en un modèle via l'application Web.

  5. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur parcourir pour importer le fichier image que vous souhaitez convertir, ou glissez-déposez votre fichier image dans la zone « Glissez votre formulaire ici ».

  6. Cliquez sur Continuer. La conversion du modèle commence. Vous pouvez suivre la progression à mesure que le contenu s'affiche dans l'Éditeur de modèles.

  7. Modifiez votre modèle si nécessaire.

  8. Cliquez sur Publier en haut à droite de la page pour publier le modèle. Si vous n'êtes pas prêt à publier le modèle, vous pouvez retourner à la liste des modèles et revenir lorsque vous serez prêt.

  1. Ouvrez l'application portable.

  2. Sélectionnez Inspections icon mobileInspections dans la barre latérale ou sélectionnez-le dans Assets gallery view iconPlus.

  3. Sélectionnez l'onglet Modèlesen haut de votre écran.

  4. Appuyez sur Plus filled icon en bas à droite de votre écran.

  5. Dans le menu contextuel, appuyez sur Upload or cloud up arrow icon.Télécharger des fichiers multimédias.

  6. Dans l'écran d'importation de fichiers multimédias, sélectionnez l'une des options suivantes :

    • Camera (media) iconPrendre une photo : Utilisez l'appareil photo de votre appareil pour prendre une photo de votre formulaire existant.

    • Image iconSélectionner une photo: Choisissez les images de votre formulaire existant à importer depuis votre galerie.

  7. Modifiez votre modèle si nécessaire.

  8. Appuyez sur Publier en haut à droite de la page pour publier le modèle. Si vous n'êtes pas prêt à publier le modèle, vous pouvez retourner à la liste des modèles et revenir lorsque vous serez prêt.

Convertir un PDF en modèle

  1. Connexion à l'application Web.

  2. Sélectionnez Templates iconModèlesdans la barre latérale ou sélectionnez-le dans Assets gallery view iconPlus.

  3. Cliquez sur Icône plusCréer en haut à droite de la liste des modèles.

  4. Cliquez sur Convertir une image ou un PDF. Convertir une image ou un formulaire PDF en un modèle via l'application Web.

  5. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur parcourir pour importer le fichier PDF que vous voulez convertir, ou faites glisser votre fichier PDF dans la case « Glisser votre formulaire ici ».

  6. Cliquez sur Continuer. Cela commence la conversion du modèle. Vous pouvez suivre la progression à mesure que le contenu s'affiche dans Modèles.

  7. Modifiez votre modèle si nécessaire.

  8. Cliquez sur Publier en haut à droite de la page pour publier le modèle. Si vous n'êtes pas prêt à publier le modèle, vous pouvez retourner à la liste des modèles et revenir lorsque vous serez prêt.

  1. Ouvrez l'application portable.

  2. Sélectionnez Inspections icon mobileInspections dans la barre latérale ou sélectionnez-le dans Assets gallery view iconPlus.

  3. Sélectionnez l'onglet Modèlesen haut de votre écran.

  4. Appuyez sur Plus filled icon en bas à droite de votre écran.

  5. Dans le menu contextuel, appuyez sur Upload or cloud up arrow icon.Télécharger des fichiers multimédias.

  6. Dans l'écran d'importation de fichiers multimédias, appuyez sur File iconImporter un fichier.

  7. Sélectionnez un fichier PDF pour commencer le processus de conversion. Restez dans l'Éditeur de modèles pendant la conversion du fichier pour éviter les erreurs.

  8. Modifiez votre modèle si nécessaire.

  9. Appuyez sur Publier en haut à droite de la page pour publier le modèle. Si vous n'êtes pas prêt à publier le modèle, vous pouvez retourner à la liste des modèles et revenir lorsque vous serez prêt.

Si vous disposez déjà d'un fichier Word, vous pouvez le convertir en fichier Excel, en image ou en PDF, ou importer votre document pour que notre équipe d'assistance client se charge de la conversion.

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