Qu'est-ce que la fonctionnalité Documents?

La fonctionnalité Ressources est votre solution tout-en-un pour la gestion des fichiers. Les fichiers papier et multimédias peuvent se perdre dans le tumulte quotidien et il peut s'avérer difficile de retrouver les bonnes versions. Vous pouvez stocker en toute sécurité les fichiers de votre organisation dans SafetyCulture, les trier à l'aide de dossiers et d'étiquettes, et même ajouter des favoris pour les afficher à nouveau plus tard. Au fur et à mesure que vous construisez votre référentiel central, suivez et gérez les versions de vos fichiers et partagez-les avec votre équipe à tout moment.

Pour faciliter la gestion des fichiers de votre organisation, certaines autorisations sont en place pour contrôler qui peut créer des fichiers et des dossiers et gérer les balises de fichiers.

Vous pouvez ajouter, dupliquer et archiver des fichiers individuels ou groupés avec la foncionnalité avec Documents. Pour les téléchargements grpupés, vous pouvez sélectionner ou faire glisser les fichiers sur la page. Vous pouvez également créer des dossiers pour organiser davantage votre espace numérique et profiter d'un accès facile aux fichiers personnels et partagés.

Si vous souhaitez organiser votre espace, archivez les fichiers et dossiers dont vous n'avez plus besoin. Vous pourrez rapidement les afficher ou les restaurer en cas de besoin.

Appuyez pour lire le GIF

Tout utilisateur qui ajoute un fichier ou un dossier peut y accéder par défaut. Lorsque vous partagez vos fichiers ou dossiers, vous pouvez accorder aux utilisateurs et aux groupes un accès « Afficher » ou « Modifier ». Comme son nom l'indique, tout utilisateur ou groupe disposant de l'accès « Afficher » ne peut que voir le fichier ou le dossier et ne peut y apporter aucune modification. L'accès « Modifier » est utile pour les fichiers ou dossiers gérés par plusieurs collaborateurs.

En outre, si vous quittez l'équipe ou le projet, vous pouvez envisager de transférer la propriété des fichiers et des dossiers que vous possédez afin d'aider les autres utilisateurs à les gérer. Cela permet d'organiser les choses, de s'assurer que les bonnes personnes y ont accès et d'éviter que des fichiers importants ne soient négligés.

Copiez des liens vers des fichiers et des dossiers pour les partager à tout moment avec n'importe quel membre de votre organisation. Ces liens sont privés et ne peuvent pas être partagés avec des personnes extérieures. Vous devez également disposer d'un compte SafetyCulture et être connecté à la plateforme pour afficher un fichier ou un dossier partagé avec vous.

Appuyez pour lire le GIF

Lorsque des fichiers ou des dossiers sont partagés avec vous ou avec un groupe dont vous faites partie au sein de l'organisation, vous recevez immédiatement des notifications dans l'application Web ou l'application portable pour chaque fichier partagé. Cela garantit une notification en temps voulu pour les utilisateurs avec lesquels vous avez partagé des fichiers ou des dossiers, réduisant ainsi le risque que des fichiers partagés soient manqués au sein de l'équipe.

Ajoutez des étiquettes pour retrouver facilement vos fichiers. Les étiquettes sont comme des mots-clés qui vous aident à intituler et à trier vos fichiers. Vous pouvez utiliser des termes descriptifs, tels que des noms de projets, des mois ou des positions.

Ajoutez aux favoris les fichiers que vous consultez fréquemment ou auxquels vous devez accéder rapidement. C'est un moyen pratique de limiter le défilement de votre liste de fichiers et d'accéder directement à un fichier spécifique lorsque vous en avez besoin. Vous pouvez également signaler des fichiers à examiner pour indiquer à votre équipe ceux qui doivent être traités en priorité et pour faire preuve de transparence sur d'autres discussions en cours.

Le contrôle des versions est important pour la gestion de vos fichiers, car il vous permet de suivre les modifications qui y sont apportées au fil du temps. Vous pouvez afficher et télécharger toute version antérieure d'un fichier à laquelle vous avez accès. Toutefois, veuillez noter qu'il n'existe aucun moyen de restaurer une ancienne version d'un fichier.

Sie können die Dateien Ihrer Organisation mithilfe der Mobile-App unterwegs anzeigen und herunterladen. Um eine Datei in der Vorschau anzuzeigen, stellen Sie sicher, dass Datei-Erweiterungen in den Dateinamen enthalten sind.

Appuyez pour lire le GIF