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Qu'est-ce que la fonctionnalité Documents?
En savoir plus sur les documents dans SafetyCulture et transformer la façon dont les fichiers de votre organisation sont gérés via l'application Web et l'application portable.Qu'est-ce que la fonctionnalité Documents?
La fonctionnalité Documents vous permet de stocker et de gérer les fichiers de votre organisation directement dans SafetyCulture. Vous pouvez organiser les fichiers à l'aide de dossiers, d'étiquettes, de favoris et de sites, et les tenir à jour en attribuant des propriétaires de fichiers et en suivant les versions de fichiers avec des dates d'expiration. Partagez des fichiers avec les bonnes personnes, ajoutez-les à des sites spécifiques et accédez-y hors ligne afin que votre équipe puisse les trouver et les utiliser à tout moment.
Pour vous aider à gérer les fichiers de votre organisation, certaines autorisations sont en place pour contrôler qui peut ajouter des fichiers et créer des dossiers, ainsi que pour gérer la propriété des fichiers, les étiquettes et les dates d'expiration.
Vous pouvez importer les types de fichiers suivants : DOCX, DOC, GIF, JPEG, JPG, PNG, WEBP, PDF, XLS et XLSX. Chaque fichier peut avoir une taille maximale de 50 Mo.
Documents dans SafetyCulture
Gestion des fichiers et des dossiers
Vous pouvez Créer des dossiers et Ajouter des fichiers individuellement ou de façon groupée avec Documents. Vous pouvez également archiver des fichiers ou les déplacer vers d'autres dossiers afin d'organiser davantage votre espace numérique et d'accéder sans effort aux fichiers de votre équipe.
Les fichiers stockés dans Documents peuvent également être liés directement à vos actifs, News et cours de formation, ce qui permet aux équipes d'accéder aux manuels, dossiers et certificats quand elles en ont besoin.
Si vous souhaitez organiser votre espace, archivez les fichiers et les dossiers dont vous n'avez plus besoin. Vous pourrez rapidement les afficher ou les restaurer en cas de besoin.
Configuration des étiquettes
Ajoutez des étiquettes pour retrouver facilement vos fichiers. Les étiquettes sont comme des mots-clés qui vous aident à intituler et à trier vos fichiers. Vous pouvez utiliser des termes descriptifs, tels que des noms de projets, des mois ou des positions.
L'accès que vous donnez aux utilisateurs et aux groupes pour un dossier est le même que celui qu'ils auront pour l'ensemble de son contenu, sauf si vous mettez à jour l'accès pour des fichiers ou des sous-dossiers spécifiques.
Codes QR
Créez des codes QR pour vos fichiers et dossiers et partagez-les avec votre équipe afin qu'elle puisse afficher les fichiers ou dossiers dont elle a besoin. Une fois scannés, les codes QR redirigent votre équipe vers la version la plus récente de votre fichier en quelques secondes.
Contrôle de la version
Le contrôle des versions est important pour la gestion de vos fichiers, car il vous permet de suivre les modifications qui y sont apportées au fil du temps. Vous pouvez afficher et télécharger toute version antérieure d'un fichier à laquelle vous avez accès. Toutefois, veuillez noter qu'il n'existe aucun moyen de restaurer une ancienne version d'un fichier.
Documents sur mobile
Ajoutez aux favoris les fichiers que vous consultez fréquemment ou auxquels vous avez besoin d'un accès rapide. C'est un moyen pratique de limiter le défilement dans votre liste complète de fichiers et d'accéder directement à un fichier spécifique si besoin.
Contrôle de la version
Le contrôle de version est important pour la gestion de vos fichiers car il vous permet de suivre les versions antérieures et de comparer les fichiers. Vous pouvez afficher toute version précédente d'un fichier auquel vous avez accès. Cependant, veuillez noter qu'il n'existe aucun moyen de restaurer une ancienne version d'un fichier.
Documents sur mobile
Vous pouvez afficher les fichiers de votre organisation à partir de l'application portable lorsque vous êtes en déplacement. Vous pouvez également rendre les fichiers et dossiers disponibles hors-ligne afin de les afficher sans connexion internet.
Si vous avez accès à un fichier ou à un dossier archivé, vous ne pourrez l'afficher dans l'application portable qu'une fois qu'il aura été restauré.
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