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Pourquoi utiliser Zapier pour envoyer des rapports d'inspection par e-mail ?
Vous pouvez utiliser des outils d'intégration tels que Zapier pour créer des automatisations permettant d'envoyer par e-mail les rapports d'inspection terminés depuis SafetyCulture. Cela permet de rationaliser les tâches répétitives et de tenir votre équipe informée des dernières données sans avoir à partager manuellement les informations au sein de l'organisation.
Bien que ce Zap utilise Gmail et Outlook comme clients pour envoyer les rapports d'inspection par e-mail, il peut également être remplacé par d'autres connecteurs tels que Email by Zapier, en fonction du flux de travail de votre organisation.
Ce dont vous aurez besoin
Si vous faites partie de multiples organisations, veuillez contacter notre équipe de support etchnique client pour obtenir de l'aide afin de connecter Zapier à la bonne organisation de SafetyCulture.
1. Configurer le déclencheur dans Zapier
Cliquez sur Créer en haut à droite de la page et sélectionnez Zaps
Cliquez sur Déclencheur puis sélectionnez SafetyCulture
Cliquez sur le menu déroulant « déclencheur d'événement » et choisissez parmi les options suivantes :
Toute inspection terminée: sélectionnez cet événement si vous souhaitez envoyer par e-mail toutes les inspections terminées auxquelles votre compte a accès.
Inspection terminée: sélectionnez cet événement si vous souhaitez envoyer par e-mail uniquement les inspections terminées d'un modèle spécifique, auquel votre compte a accès.
Cliquez sur le menu déroulant « Compte » pour sélectionner un compte. S'il s'agit de votre premier Zap avec SafetyCulture, cliquez sur Connecter un nouveau compte, puis ajoutez votre compte SafetyCulture à Zapier en vous connectant.
Cliquez sur Continuer.
Si vous avez sélectionné « Inspection terminée » à l'étape 4, cliquez sur le menu déroulant « Nom du modèle » dans l'onglet « Configurer » pour sélectionner le modèle. Seuls les 20 modèles les plus récemment modifiés sont affichés.
Si le modèle que vous souhaitez utiliser ne figure pas dans la liste, cliquez sur et sélectionnez Personnalisé pour saisir l'identifiant unique du modèle dans le champ de texte.
Cliquez sur Continuer.
Cliquez sur Déclencheur de test et cliquez sur Continuez avec l'enregistrement sélectionné une fois qu'une inspection a été trouvée.
Ce Zap peut également être configuré pour envoyer des rapports d'inspection par e-mail uniquement lorsque les inspections terminées contiennent des éléments signalés. Si vous êtes prêt à relever le défi, vous pouvez ajouter les actions facultatives « Exécuter Python » et « Ne continuer que si... ». Sinon, passez à la section « 2. Commencer l'exportation du rapport d'inspection dans Safetyculture ».
Exécuter Python (facultatif)
Dans « 2. Action », recherchez et sélectionnez Code.
Cliquez sur le menu déroulant « Événement d'action » et sélectionnez Éxécuter Python.
Cliquez sur Continuer.
Configurez les champs suivants :
Saisie de données (gauche) : saisissez « audit_id ».
Saisie de données (à droite) : cliquez sur le champ et sélectionnez ID d'Inspection.
Code:type: asset-hyperlink id: 2dhAQk9Vzk5WqGWuBL3XUA, puis copiez-le et collez-le dans le champ. Veillez à remplacer « API_token » à la ligne 3 par votre jeton API de SafetyCulture.
Vous devriez voir quelque chose qui ressemble à l'exemple suivant :
Cliquez sur Continuer.
Cliquer Étape de test.
Continuer uniquement si... (facultatif)
Cliquez sur
sous la mosaïque « 2. Exécuter Python ».Recherchez et sélectionnez Filtre
Configurez les champs suivants :
Choisir un champ...: cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Procéder sous « Exécuter Python ».
Choisir une condition...: cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez (Booléen) est vrai.
Cliquez sur Continuer.
3. Retarder pour
Cliquez sur
en bas du Zap.Recherchez et sélectionnez Retard.
Cliquez sur le menu déroulant « Événement » et sélectionnez Retarder durant.
Cliquez sur Continuer.
Configurez les champs suivants :
Heure retardée pendant (valeur): Saisissez « 5 ».
Temps retardé pendant (unité): cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez minutes.
Cliquez sur Continuer.
Cliquer Étape de test.
4. Obtenir le rapport d'inspection exporté dans SafetyCulture
Cliquez sur
en bas du Zap.Recherchez et sélectionnez SafetyCulture.
Cliquez sur le menu déroulant « Événement d'action » et sélectionnez Obtenir un rapport d'inspection exporté.
Cliquez sur Continuer.
Configurez les champs suivants :
ID d'inspection: Cliquez sur le champ et sélectionnez ID d'Inspection sous « Toute inspection terminée dans SafetyCulture ».
ID d'exportation: Cliquez sur le champ et sélectionnez ID d'Exportation sous « Commencer l'exportation du rapport d'inspection dans Safetyculture ».
Cliquez sur Continuer.
Cliquer Étape de test.
Les rapports d'inspection envoyés par e-mail sont basés sur les inspections auxquelles votre compte a accès. Apprenez à vous donner accès aux inspections en créant des règles d'accès ou en attribuant l'autorisation « Outrepasser l'autorisation : Afficher toutes les données ».
5. Envoyer un e-mail
Cliquez sur
en bas du Zap.Recherchez et sélectionnez Gmail.
Cliquez sur le menu déroulant « Événement d'action » et sélectionnez Envoyer un e-mail.
Cliquez sur Continuer.
Sélectionnez votre compte Gmail dans le menu déroulant. S'il s'agit de votre premier Zap avec Gmail, cliquez sur Se connecter à Gmail ou cliquez sur Se connecter à Gmail dans le menu déroulant, puis connectez-vous à Gmail et ajoutez-le à Zapier.
Cliquez sur Continuer.
Configurez les champs suivants :
À: cliquez sur le champ et spécifiez les destinataires des e-mails auxquels vous souhaitez envoyer les rapports d'inspection.
Objet: cliquez sur le champ et indiquez l'objet de l'e-mail. Vous pouvez utiliser les détails de l'inspection dans le menu déroulant pour créer une convention de nommage. Par exemple, « [1. Nom du modèle] : [1. Titre de l'audit] ».
Corps: cliquez sur le champ et indiquez le corps du message. Comme pour le champ objet, vous pouvez utiliser les détails de l'inspection pour construire le corps du message. Regardez l'exemple suivant :
Pièces jointes: cliquez sur le champ et sélectionnez Rapport d'inspection exporté sous « Télécharger le rapport d'inspection exporté dans SafetyCulture ».
Cliquez sur Continuer.
Cliquez sur Étape de test. Cela devrait envoyer un e-mail aux destinataires que vous avez précisés.
Publiez votre Zap pour commencer à envoyer par e-mail les rapports d'inspection terminés aux destinataires que vous avez précisés. Nous vous recommandons également de donner un nom à votre Zap en haut à gauche de la page.
Si vous êtes sur Offre Enterprise, contactez votre responsable de la réussite client pour obtenir de l'aide avec SSO, le provisioning des utilisateurs, ou les intégrations tierces (Power Automate, Power BI, Zapier). Notre équipe d'assistance technique ne peut fournir qu'une assistance limitée dans ces zones.
