Personnalisez vos rapports d'inspection avec les mises en page du rapport

Comment personnaliser des rapports d'inspection en créant et en mettant à jour les mises en page de rapport via l'application web et l'application portable ?

Qu'est-ce que les mises en page du rapport ?

Les mises en page de rapports sont des configurations que vous pouvez créer pour masquer ou afficher les informations les plus importantes pour vous dans vos rapports d'inspection. À l'aide des mises en page de rapport, vous pouvez également créer des modèles d'e-mail pour pré-remplir les destinataires et les corps de message afin d'aider vos utilisateurs de première ligne à envoyer facilement des rapports d'inspection lorsqu'ils sont sur le terrain.

Vous aurez besoin

Toute offre SafetyCulture
application Web ou application portable.
Any seat type
Au minimum du niveau d'accès au modèle « Conduire, modifier »

Veuillez noter

Les mises en page du rapport peuvent être créées soit pour un modèle spécifique, soit pour tous les modèles d'une organisation. En fonction de la mise en page que vous souhaitez créer, vous pouvez nécessiter certaines autorisations et niveaux d'accès aux modèles :
- Mises en page du rapport pour des modèles spécifiques : Vous devez disposer du niveau d'accès « Conduire, modifier ».
- Mises en page du rapport pour tous les modèles : vous devez avoir le niveau d'accès « Conduire, modifier » au modèle au minimum pour au moins un modèle dans votre organisation et l'autorisation « Gérer les mises en page du rapport ».

Filtres et paramètres

Lorsque vous créez ou mettez à jour la mise en page du rapport, vous disposez des filtres et des paramètres suivants pour vous aider à personnaliser vos rapports d'inspection :

Filtre / paramétre	Description
Page de couverture (Offre Premium et Offre Enterprise seulement)	Vous avez la possibilité de télécharger une page de couverture spécifique à la mise en page d'un rapport. Nous vous recommandons de télécharger une image au format A4 (3508 x 2480 pixels) ne dépassant pas 5 Mo. Les images trop hautes ou trop larges seront réduites pour correspondre aux dimensions du format A4.
Logo	La possibilité d'importer un logo spécifique à la mise en page du rapport. Nous vous recommandons de télécharger un fichier de 900 x 400 pixels maximum et ne dépassant pas 5 Mo. Le logo du modèle sera utilisé si aucun logo de mise en page du rapport n'est importé.
Éléments signalés	L'option permettant d'afficher ou d'omettre les éléments signalés dans les rapports et sur la page de titre ou la page de résumé des « éléments signalés ».
Actions	L'option permettant d'afficher ou d'omettre les actions dans les rapports et la page de titre, ou la page de résumé des « actions ».
Clause de non-responsabilité	L'option d'inclure ou non une clause de non-responsabilité au début des rapports. Vous avez également la possibilité de personnaliser la clause de non-responsabilité si elle est activée.
Résultats de l'inspection	L'option d'afficher ou d'omettre les pages d'inspection des rapports. Si la mise en page du rapport est spécifique au modèle, vous avez également la possibilité d'afficher ou d'omettre des pages spécifiques des rapports. N'oubliez pas que cela ne supprime pas les pages de résumé « Éléments signalés » et « Actions » si elles sont toutes deux activées.
Résumé des fichiers multimédias	Permet d'afficher ou d'omettre un résumé à la fin des rapports, indiquant tous les fichiers multimédias joints.
Scores	Permet d'afficher ou d'omettre tous les scores dans les rapports.
Instructions	L'option d'afficher ou d'omettre les champs d'instruction du modèle dans les rapports.
Questions sans réponses	Permet d'afficher ou d'omettre toutes les questions sans réponses dans les rapports.
Cases à cocher	Cette option permet d'afficher ou d'omettre les réponses cochées et non cochées dans les rapports.
Saut de page	Permet de supprimer les sauts entre les pages pour gagner de l'espace sur vos rapports.
Paramètres des médias	Vous avez la possibilité de choisir la taille des miniatures des images sous chaque question (Offre Premium et Enterprise uniquement) ou la taille des images figurant dans le résumé des fichiers multimédias de vos rapports au format PDF et Word.
Pied de page	L'option d'inclure ou non un pied de page avec les numéros de page pour les rapports. Vous avez également la possibilité d'afficher les titres d'inspection dans le pied de page et d'afficher des informations supplémentaires avec un maximum de 100 caractères. Si le titre d'une inspection dépasse une ligne, il sera automatiquement coupé.
Table des matières	Permet d'inclure ou non une table des matières au début des rapports.

Champs du modèle d'email

La mise en place de modèles d'e-mail n'entraîne pas l'envoi automatique des rapports d'inspection complétés. Pour automatiser l'envoi de rapports d'inspection par e-mail, vous pouvez utiliser une intégration. Si vous souhaitez automatiser l'envoi de rapports d'inspection pare-mail sans utiliser d'intégration, veuillez nous informer en envoyant vos commentaires.

Lors de la mise en page du rapport, vous pouvez configurer des modèles afin de pré-remplir les destinataires de l'e-mail et le corps du message, lorsque les utilisateurs envoient des rapports d'inspection par e-mail via les options « Envoyer au format PDF » et « Envoyer au format Word » de l'application portable.

Champ	Description
À :	Les destinataires de l'e-mail à pré-remplir.
Cc :	Les destinataires de la copie carbone (Cc) à pré-remplir.
Cci :	Les destinataires de la copie carbone invisible (Cci) de l'e-mail à pré-remplir.
Objet:	L'objet de l'e-mail à pré-remplir. Vous pouvez utiliser les options de formatage pour pré-remplir les détails d'inspection.
Corps de l'e-mail	Le corps de l'e-mail à pré-remplir. Vous pouvez utiliser les options de formatage ci-dessous pour pré-remplir les détails d'inspection.

Les options de formatage suivantes peuvent être utilisées dans les champs « Sujet » et « Corps de l'e-mail » pour pré-remplir dynamiquement les détails de l'inspection :

[TemplateTitle]: le titre du modèle. Par exemple, « Évaluation des risques au bureau ».
[InspectionTitle] : le titre de l'inspection. Par exemple, « Surry Hills / 20 juillet 2020 ». En savoir plus sur la façon de personnaliser votre titre d'inspection pour chaque modèle.
[InspectionDate]: la date où l'inspection a été effectuée, au format jj/mois/aaaa. Par exemple, « 26 février 2020 ».
[Score] : le score de l'inspection en pourcentage. Par exemple, « 80% ».

Veuillez noter que les options de formatage doivent être saisies avec les majuscules et les minuscules indiquées pour fonctionner. Par exemple, [Score] doit être utilisé avec un S majuscule.

Créer une mise en page du rapport

Connexion à l'application Web.
Sélectionnez Modèles dans le menu à gauche.
Cliquez sur le modèle et sélectionnez Modifier le rapport dans le panneau latéral.
Si ce modèle n'a pas de mise en page du rapport, vous pouvez commencer à en configurer une nouvelle dans le panneau latéral. Vous pouvez également cliquer sur Nouvelle mise en page en haut à gauche de la page. Nouvelle mise en page
Si vous disposez de l'autorisation « gérer les mises en page des rapports globaux » sélectionnez entre Pour ce modèle seulement et Pour ce modèle seulement.
Cliquez sur à droite du nom de la mise en page pour la nommer, puis personnalisez vos paramètres selon vos besoins.
Vous pouvez également configurer un modèle d'e-mail à l'aide de l'onglet Modèle d'e-mail, pour quand vos utilisateurs envoient des rapports d'inspection par e-mail via l'application portable. Veuillez noter que le préremplissage n'est compatible qu'avec les applications de messagerie natives des appareils Android et iOS.
Cliquez sur Enregistrer.
Si vous souhaitez que cette mise en page du rapport soit la mise en page par défaut pour les rapports d'inspection créés à partir de ce modèle, cliquez sur Choisissez n'importe quelle mise en page sous « Mise en page par défaut » et sélectionnez-la.

Ouvrez l'application portable.
Appuyez sur Inspections en bas de votre écran.
Sélectionnez l'onglet Modèles en haut de votre écran.
Appuyez sur le modèle et sélectionnez Modifier le modèle dans les options contextuelles.
Appuyez sur Rapport en haut de votre écran.
Appuyez sur Mise en page du rapport en haut à gauche de votre écran.
Si ce modèle n'a pas de mise en page du rapport, vous pouvez commencer à configurer le nouveau modèle sur cette page. Vous pouvez également appuyer sur Nouvelle mise en page en haut de votre écran.
Si vous disposez de l'autorisation « gérer les mises en page des rapports globaux », sélectionnez entre Pour ce modèle seulement et Pour ce modèle seulement.
Appuyez sur en haut pour nommer la mise en page du rapport, puis personnalisez vos paramètres selon vos besoins.
Vous pouvez également configurer un modèle d'e-mail à l'aide de l'onglet Modèle d'e-mail, pour quand vos utilisateurs envoient des rapports d'inspection par e-mail via l'application portable. Veuillez noter que le préremplissage n'est compatible qu'avec les applications de messagerie natives des appareils Android et iOS.
Appuyez sur Enregistrer en bas de votre écran.
Appuyez sur Créer et continuer.
Si vous souhaitez que cette mise en page du rapport soit la mise en page par défaut pour les rapports d'inspection créés à partir de ce modèle, appuyez sur Choisissez n'importe quelle mise en page sous « Mise en page par défaut » et sélectionnez-la.

Mettre à jour une mise en page du rapport

Connexion à l'application Web.
Sélectionnez Modèles dans le menu à gauche.
Cliquez sur le modèle et sélectionnez Modifier le rapport dans le panneau latéral.
Cliquez sur à droite du nom de la mise en page.
Mettez à jour la mise en page selon vos besoins.
Cliquez sur Enregistrer. Si la mise en page concerne tous les modèles, cliquez sur Enregistrer.

Ouvrez l'application portable.
Appuyez sur Inspections en bas de votre écran.
Sélectionnez l'onglet Modèles en haut de votre écran.
Appuyez sur le modèle et sélectionnez Modifier le modèle dans les options contextuelles.
Appuyez sur Rapport en haut de votre écran.
Appuyez sur Mise en page du rapport en haut à gauche de votre écran.
Appuyez sur sur le côté droit du nom de la mise en page.
Mettez à jour la mise en page en conséquence.
Appuyez sur Enregistrer. Si la mise en page concerne tous les modèles, appuyez sur Enregistrer.

Actuellement, il n'est pas possible de personnaliser les descriptions des images (par exemple, la photo 1). Si vous souhaitez les personnaliser, veuillez nous en informer en faisant part de vos commentaires.

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