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Zapier : importer les rapports d'inspection vers Dropbox

Comment créer un Zap pour importer automatiquement les rapports d'inspection vers Dropbox ?

La gestion d'une entreprise peut être imprévisible, mais un bon système de tenue de dossiers peut faciliter les choses. Bien que la plupart des organisations utilisent des systèmes de stockage sur le cloud pour enregistrer leurs rapports d'inspection, il peut être fastidieux d'envoyer les rapports manuellement. En utilisant des outils d'intégration tels que Zapier, vous pouvez exporter automatiquement vos rapports d'inspection SafetyCulture vers Dropbox. Cela permet non seulement de réduire le temps passé par vos utilisateurs sur le terrain et vos administrateurs à envoyer, recevoir et stocker les rapports, mais aussi de minimiser les erreurs humaines lors du processus.

Si votre organisation utilise Power Automate comme outil d'intégration, vous pouvez créer un flux pour un résultat similaire !

Vous aurez besoin

Veuillez noter

  • Ce Zap utilise Dropbox comme solution cloud pour stocker les rapports d'inspection, ce qui peut être remplacé par d'autres connecteurs tels que Google Drive et OneDrive.

  • Les rapports d'inspection qui sont importés sont basés sur les inspections auxquelles votre compte a accès. Apprenez à vous donner accès aux inspections en créant des règles d'accès ou en attribuant l'autorisation « accès aux données ».

Si vous rencontrez des erreurs ou si vous avez des questions concernant l'intégration, veuillez contacter notre équipe de support technique client pour obtenir de l'aide.

1. Toute inspection terminée dans SafetyCulture

  1. Connectez-vous à Zapier.

  2. Cliquez sur Créer un Zap en haut à gauche de la page.

  3. Cherchez et sélectionnez SafetyCulture sous « 1. déclencheur ».

  4. Cliquez sur le menu déroulant « Événement » et choisissez parmi les options suivantes :

    • Toute inspection terminée : sélectionnez cet événement si vous souhaitez envoyer par e-mail toutes les inspections terminées auxquelles votre compte a accès.

    • Inspection terminée : sélectionnez cet événement si vous souhaitez envoyer par e-mail uniquement les inspections terminées d'un modèle spécifique, auquel votre compte a accès.

  5. Cliquez sur Continuer.

  6. Sélectionnez votre compte SafetyCulture dans le menu déroulant. S'il s'agit de votre premier Zap avec SafetyCulture, cliquez sur Se connecter et ajoutez ensuite votre compte SafetyCulture à Zapier en vous connectant.

  7. Cliquez sur Continuer.

  8. Si vous avez sélectionné « Inspection terminée » à l'étape 4, cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner le modèle. Veuillez noter que seuls les 20 modèles les plus récemment modifiés sont affichés. Si le modèle que vous souhaitez utiliser ne figure pas dans la liste, sélectionnez l'onglet Personnalisé dans le menu déroulant et entrez l'identifiant unique du modèle dans le champ de texte. Personnalisé

  9. Cliquez sur Déclencheur de test et cliquez sur Déclencheur de test une fois qu'une inspection a été trouvée.

2. Commencer l'exportation du rapport d'inspection dans SafetyCulture

  1. Cliquez sur image en bas du Zap. Si vous avez ignoré cette section à partir de « 1. Toute inspection terminée dans SafetyCulture », recherchez et sélectionnez image dans « 2. Action ».

  2. Cliquez sur le menu déroulant « Événement d'action » et sélectionnez Démarrer l'exportation du rapport d'inspection.

  3. Cliquez sur Continuer.

  4. Sélectionnez votre compte SafetyCulture dans le menu déroulant.

  5. Cliquez sur Continuer.

  6. Configurez les champs suivants :

    • ID d'inspection : cliquez sur le champ et sélectionnez ID d'Inspection sous « Toute inspection terminée dans SafetyCulture ».

    • Format du rapport d'inspection : cliquez sur le champ et sélectionnez le format du rapport d'inspection.

    • Mise en page du rapport : cliquez sur le champ et sélectionnez la mise en page du rapport que vous souhaitez appliquer. Gardez à l'esprit que seules les mises en page de rapport pour tous les modèles sont disponibles.

  7. Cliquez sur Continuer.

  8. Cliquez sur Tester et continuer.

3. Retarder pour

  1. Cliquez surimageen bas du Zap.

  2. Recherchez et sélectionnezRetard par Zapier.

  3. Cliquez sur le menu déroulant « Événement » et sélectionnez Retarder durant.

  4. Cliquez sur Continuer.

  5. Configurez les champs suivants :

    • Heure retardée pendant (valeur) : Saisissez « 5 ».

    • Temps retardé pendant (unité) : cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez minutes.

  6. Cliquez sur Continuer.

  7. Cliquez sur Tester et continuer.

4. Obtenir le rapport d'inspection exporté dans SafetyCulture

  1. Click image at the bottom of the Zap.

  2. Search and select SafetyCulture.

  3. Click the "Action Event" dropdown menu and select Obtenir un rapport d'inspection exporté.

  4. Click Continuer.

  5. Select your SafetyCulture account from the dropdown menu.

  6. Click Continuer.

  7. Configure the following fields:

    • Inspection ID: Click the field and select ID d'Inspection under "Any Inspection Completed in SafetyCulture".

    • Export ID: Click the field and select ID d'exportation under "Start Inspection Report Export in SafetyCulture".

  8. Click Continuer.

  9. Click Tester et continuer.

5. Importer le fichier dans Dropbox

  1. Click image at the bottom of the Zap.

  2. Search and select Dropbox.

  3. Click the "Action Event" dropdown menu and select Importer un fichier.

  4. Click Continuer.

  5. Select your Dropbox account from the dropdown menu. If this is your first Zap with Dropbox, click Se connecter à Dropbox or click Plus iconConnecter un nouveau compte from the dropdown menu, then sign in to Dropbox and add it to Zapier.

  6. Click Continuer.

  7. Configure the following fields:

    • Folder: Click the field and set your folder path to where inspection reports should be uploaded. You can sort your inspection reports dynamically by clicking Personnalisé in the dropdown menu and selecting inspection details. You can check out the example below, where inspection reports are sorted by selected sites. Make sure to enter a forward slash ( / ) for each level of the directory. Importer des rapports d'inspection vers Dropbox via une intégration Zapier.

    • File: Click the field and select Rapport d'inspection exporté under "Get Exported Inspection Report in SafetyCulture".

  8. Click Continuer.

  9. Click Tester et continuer. This should upload an inspection report to the folder path you specified.

  10. Publish your Zap to start uploading completed inspection reports to Dropbox. We also recommend that you name your Zap on the upper-left corner of the page.

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