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Zapier : importer les rapports d'inspection vers Dropbox
Comment créer un Zap pour importer automatiquement les rapports d'inspection vers Dropbox ?
La gestion d'une entreprise peut être imprévisible, mais un bon système de tenue de dossiers peut faciliter les choses. Bien que la plupart des organisations utilisent des systèmes de stockage sur le cloud pour enregistrer leurs rapports d'inspection, il peut être fastidieux d'envoyer les rapports manuellement. En utilisant des outils d'intégration tels que Zapier, vous pouvez exporter automatiquement vos rapports d'inspection SafetyCulture vers Dropbox. Cela permet non seulement de réduire le temps passé par vos utilisateurs sur le terrain et vos administrateurs à envoyer, recevoir et stocker les rapports, mais aussi de minimiser les erreurs humaines lors du processus.
Si votre organisation utilise Power Automate comme outil d'intégration, vous pouvez créer un flux pour un résultat similaire !
Veuillez noter
Ce Zap utilise Dropbox comme solution cloud pour stocker les rapports d'inspection, ce qui peut être remplacé par d'autres connecteurs tels que Google Drive et OneDrive.
Les rapports d'inspection disponibles sont basés sur les inspections auxquelles votre compte a accès. Apprenez à vous donner accès aux inspections en créant des règles d'accès ou en vous attribuant l'autorisation « Outrepasser l'autorisation : afficher toutes les données ».
Si vous rencontrez des erreurs ou si vous avez des questions concernant l'intégration, veuillez contacter notre équipe de support technique client pour obtenir de l'aide.
Si vous faites partie de multiples organisations, veuillez contacter notre équipe de support etchnique client pour obtenir de l'aide afin de connecter Zapier à la bonne organisation de SafetyCulture.
1. Toute inspection terminée dans SafetyCulture
Cliquez sur Créer un Zap en haut à gauche de la page.
Cherchez et sélectionnez SafetyCulture sous « 1. déclencheur ».
Cliquez sur le menu déroulant « Événement » et choisissez parmi les options suivantes :
Toute inspection terminée : sélectionnez cet événement si vous souhaitez envoyer par e-mail toutes les inspections terminées auxquelles votre compte a accès.
Inspection terminée : sélectionnez cet événement si vous souhaitez envoyer par e-mail uniquement les inspections terminées d'un modèle spécifique, auquel votre compte a accès.
Cliquez sur Continuer.
Sélectionnez votre compte SafetyCulture dans le menu déroulant. S'il s'agit de votre premier Zap avec SafetyCulture, cliquez sur Se connecter et ajoutez ensuite votre compte SafetyCulture à Zapier en vous connectant.
Cliquez sur Continuer.
Si vous avez sélectionné « Inspection terminée » à l'étape 4, cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner le modèle. Veuillez noter que seuls les 20 modèles les plus récemment modifiés sont affichés. Si le modèle que vous souhaitez utiliser ne figure pas dans la liste, sélectionnez l'onglet Personnalisé dans le menu déroulant et entrez l'identifiant unique du modèle dans le champ de texte. Personnalisé
Cliquez sur Déclencheur de test et cliquez sur Déclencheur de test une fois qu'une inspection a été trouvée.
2. Commencer l'exportation du rapport d'inspection dans SafetyCulture
Cliquez sur
en bas du Zap. Si vous avez ignoré cette section à partir de « 1. Toute inspection terminée dans SafetyCulture », recherchez et sélectionnez dans « 2. Action ».Cliquez sur le menu déroulant « Événement d'action » et sélectionnez Démarrer l'exportation du rapport d'inspection.
Cliquez sur Continuer.
Sélectionnez votre compte SafetyCulture dans le menu déroulant.
Cliquez sur Continuer.
Configurez les champs suivants :
ID d'inspection : cliquez sur le champ et sélectionnez ID d'Inspection sous « Toute inspection terminée dans SafetyCulture ».
Format du rapport d'inspection : cliquez sur le champ et sélectionnez le format du rapport d'inspection.
Mise en page du rapport : cliquez sur le champ et sélectionnez la mise en page du rapport que vous souhaitez appliquer. Gardez à l'esprit que seules les mises en page de rapport pour tous les modèles sont disponibles.
Cliquez sur Continuer.
Cliquez sur Tester et continuer.
3. Retarder pour
Cliquez sur
en bas du Zap.Recherchez et sélectionnezRetard par Zapier.
Cliquez sur le menu déroulant « Événement » et sélectionnez Retarder durant.
Cliquez sur Continuer.
Configurez les champs suivants :
Heure retardée pendant (valeur) : Saisissez « 5 ».
Temps retardé pendant (unité) : cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez minutes.
Cliquez sur Continuer.
Cliquez sur Tester et continuer.
4. Obtenir le rapport d'inspection exporté dans SafetyCulture
Cliquez sur
en bas du Zap.Recherchez et sélectionnez SafetyCulture.
Cliquez sur le menu déroulant « Événement d'action » et sélectionnez Obtenir un rapport d'inspection exporté.
Cliquez sur Continuer.
Sélectionnez votre compte SafetyCulture dans le menu déroulant.
Cliquez sur Continuer.
Configurez les champs suivants :
ID d'inspection : cliquez sur le champ et sélectionnez ID d'Inspection sous « Toute inspection terminée dans SafetyCulture ».
Identifiant d'exportation : Cliquez sur le champ et sélectionnez ID d'exportation sous « Démarrer l'exportation du rapport d'inspection dans Safetyculture ».
Cliquez sur Continuer.
Cliquez sur Tester et continuer.
5. Importer le fichier dans Dropbox
Cliquez sur
en bas du Zap.Recherchez et sélectionnez Dropbox.
Cliquez sur le menu déroulant « Événement d'action » et sélectionnez Importer un fichier.
Cliquez sur Continuer.
Sélectionnez votre compte Dropbox dans le menu déroulant. S'il s'agit de votre premier Zap avec Dropbox, cliquez sur Se connecter à Dropbox ou cliquez sur Se connecter à Dropbox dans le menu déroulant, puis connectez-vous à Dropbox et ajoutez-le à Zapier.
Cliquez sur Continuer.
Configurez les champs suivants :
Dossier : cliquez sur le champ et indiquez le répertoire dans lequel les rapports d'inspection doivent être téléchargés. Vous pouvez trier vos rapports d'inspection de manière dynamique en cliquant sur Personnalisé dans le menu déroulant et en sélectionnant les détails de l'inspection. Vous pouvez consulter l'exemple ci-dessous, dans lequel les rapports d'inspection sont triés par sites sélectionnés. Veillez à saisir un slash ( / ) pour chaque niveau du répertoire. Personnalisé
Fichier : cliquez sur le champ et sélectionnez Rapport d'inspection exporté sous « Télécharger le rapport d'inspection exporté dans SafetyCulture ».
Cliquez sur Continuer.
Cliquez sur Tester et continuer. Cela devrait lancer le téléchargement d'un rapport d'inspection dans le dossier que vous avez précisé.
Publiez votre Zap pour commencer à télécharger les rapports d'inspection terminés vers Dropbox. Nous vous recommandons également de donner un nom à votre Zap en haut à gauche de la page.
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