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Power Automate : importer les rapports d'inspection vers SharePoint
Comment créer un flux Power Automate pour importer automatiquement les rapports d'inspection vers SharePoint ?
Comptant parmi les plateformes de collaboration en ligne les plus utilisées, Microsoft SharePoint est la solution idéale pour partager et gérer du contenu afin de favoriser le travail d'équipe au sein d'une organisation. À l'aide d'outils d'intégration tels que Power Automate (anciennement Microsoft Flow), vous pouvez exporter automatiquement vos rapports d'inspection SafetyCulture vers SharePoint, afin que votre équipe reste toujours au courant des dernières informations capturées par vos utilisateurs sur le terrain.
Si votre organisation utilise Zapier comme outil d'intégration, vous pouvez créer un Zap pour un résultat similaire.
Veuillez noter
Ce flux utilise Microsoft SharePoint comme solution de cloud pour stocker les rapports d'inspection, il peut être interchangé avec d'autres connecteurs tels que OneDrive, Google Drive et Dropbox.
Les rapports d'inspection qui sont téléchargés sont basée sur les inspections auxquelles le compte qui a généré le jeton API a accès. Si vous êtes administrateur, vous pouvez vous donner l'accès aux inspections ou vous attribuer l'autorisation « Accès aux données » pour avoir une visibilité sur toutes les inspections de votre organisation.
Si vous rencontrez des erreurs ou si vous avez des questions concernant l'intégration, veuillez contacter notre équipe de support technique client pour obtenir de l'aide.
1. Récurrence
Cliquez sur Créer dans le menu à gauche et sélectionnez Créer.
Configurez les champs suivants :
Nom du flux : ajoutez un nom à votre flux pour vous y référer facilement.
Démarrage : définissez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez que le flux commence à fonctionner.
Répéter chaque : définissez la fréquence sur 1 heure.
Cliquez sur Créer pour créer le flux et sa première étape.
2. Obtenir le temps passé
Cliquez sur
Nouvelle étape.Recherchez « Date Heure » et sélectionnez l'action Obtenir le temps passé.
Réglez l'"Intervalle" sur 1 et laissez l'« Unité de temps » sur Heure.
3. Rechercher les inspections modifiées
Cliquez sur
Nouvelle étape.Recherchez « SafetyCulture » et sélectionnez l'action Rechercher des inspections modifiées.
Si c'est la première fois que vous utilisez SafetyCulture sur Power Automate, authentifiez le connecteur en configurant les champs suivants, puis cliquez sur Créer.
Nom de la connexion : Nous vous recommandons de nommer la connexion par le nom d'utilisateur ou l'email du compte à partir duquel le jeton API est généré.
Jeton API : saisissez votre Jeton API au format « Porteur [token] ». Vérifiez qu'il y ait un espace entre « Porteur » et le jeton API.
Configurez les champs suivants :
Modifié après : cliquez sur le champ et sélectionnez Temps écoulé dans la liste de contenu dynamique.
Filtrer par modèle (facultatif) : si vous souhaitez traiter uniquement les inspections d'un modèle spécifique, cliquez sur le champ et sélectionnez le modèle dans la liste, ou sélectionnez Entrez une valeur personnalisée et saisissez l'identifiant unique du modèle.
Archivé (facultatif) : cliquez sur le champ et sélectionnez vrai si vous souhaitez uniquement envoyer par e-mail les rapports des inspections archivées, ou sélectionnez vrai pour les inspections ouvertes et archivées.
Terminé (facultatif) : cliquez sur le champ et sélectionnez Faux si vous souhaitez uniquement envoyer par e-mail les rapports d'inspections incomplètes, ou sélectionnez Faux pour les inspections terminées et incomplètes.
Propriété (facultatif) : cliquez sur le champ et sélectionnez moi si vous souhaitez envoyer par e-mail uniquement les rapports d'inspection qui appartiennent à votre compte, ou sélectionnez moi pour les inspections qui appartiennent à d'autres utilisateurs de votre organisation.
Limite : chaque flux ne peut traiter que jusqu'à 1000 inspections. Si votre organisation effectue plus de 1000 inspections par heure, vous devez réduire la fréquence dans « 1. Récurrence » et « 2. Obtenir le temps passé ».
4. Obtenir une inspection spécifique
Cliquez sur
Nouvelle étape.Recherchez « SafetyCulture » et sélectionnez l'action Ouvrir une inspection spécifique.
Cliquez sur le champ « ID d'audit » et sélectionnez ID d'audit d'inspection dans la liste de contenu dynamique. Cela place l'action dans une action « Appliquer à tous ».
5. Exporter un rapport d'inspection
Appuyez sur Ajouter une action.
Recherchez « SafetyCulture » et sélectionnez l'action seExporter un rapport d'inspection.
Configurez les champs suivants :
ID de l'audit : cliquez sur le champ et sélectionnez ID d'audit d'inspection.
Format : sélectionnez pour exporter vos rapports d'inspection au format PDF ou Word.
ID de préférence (facultatif) : cliquez sur le champ et sélectionnez la mise en page du rapport que vous souhaitez appliquer. Gardez à l'esprit que seules les mises en page de rapport pour tous les modèles sont disponibles.
6. Faire jusqu'à
Appuyez sur Ajouter une action.
Recherchez « Contrôle » et sélectionnez l'action À faire jusqu'au.
Ignorez les champs pour l'instant.
7. Vérifier le statut d'exportation de l'inspection
Cliquez sur Ajouter une action dans l'action « Faire jusqu'à ».
Recherchez « SafetyCulture » et sélectionnez l'action Vérifier le statut de l'inspection à l'exportation.
Configurez les champs suivants :
ID de l'audit : cliquez sur le champ et sélectionnez ID d'audit d'inspection dans la liste de contenu dynamique.
ID de la tâche d'exportation : cliquez sur le champ et sélectionnez Exporter l'ID de tâche dans la liste de contenu dynamique.
Retournez à l'étape 6. « Faire jusqu'à » et configurez les champs suivants :
Choisissez une valeur (gauche) : cCliquez sur le champ et sélectionnez Statut d'exportation dans la liste de contenu dynamique.
Choisir une valeur (droite) : saisissez « SUCCÈS ».
8. HTTP
Cliquez sur Ajouter une action non pas dans l'action « Jusqu'au », mais en dessous.
Recherchez « HTTP » et sélectionnez l'action HTTP.
Configurez les champs suivants :
Méthode : cliquez sur le champ et sélectionnez OBTENIR.
URI : cliquez sur le champ et sélectionnez Exporter l'URL dans la liste de contenu dynamique.
9. Créer un fichier
Appuyez sur Ajouter une action.
Recherchez « SharePoint » et sélectionnez l'action Créer un fichier.
Si c'est la première fois que vous utilisez SharePoint sur Power Automate, authentifiez le connecteur en vous connectant à votre compte SharePoint.
Configurez les champs suivants :
Adresse du Site : cliquez sur le champ et sélectionnez le site sur SharePoint.
Chemin d'accès au dossier : cliquez sur l'icône de dossier à droite et définissez votre chemin d'accès au dossier pour télécharger rapports d'inspection. Comme chaque liste SharePoint, bibliothèque de documents, ou dossier ne peut contenir qu'un maximum de 5000 éléments, nous vous recommandons d'utiliser des éléments de contenu dynamiques pour trier vos rapports d'inspection dans des dossiers de manière dynamique. Vous pouvez consulter l'exemple ci-dessous, où les rapports d'inspection sont triés par leurs titres de modèles.
Nom du fichier : cliquez sur le champ et utilisez les éléments de contenu dynamique pour créer une convention de nommage pour les rapports d'inspection. Veillez à ajouter « .pdf » ou « .docx » à la fin, en fonction du format de rapport que vous avez sélectionné. Par exemple, « <dynamic_content> ;.pdf ».
Contenu du fichier : cliquez sur le champ et sélectionnez Corps dans la liste des contenus dynamiques, sous « HTTP ».
Cliquez sur Enregistrer en bas ou en haut à droite de la page pour enregistrer le flux.
Tester le débit (facultatif)
Cliquez sur Test en haut à droite de la page pour commencer à tester le flux.
Sélectionnez Manuellement et cliquez sur Manuellement.
Cliquez surExécuter le flux.
Cliquez sur Terminé pour surveiller le flux de test.
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