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Checklisten digitalisieren (Teil 1)

Erfahren Sie, wie Sie kostenlose Vorlagen herunterladen oder Ihre Papierformulare für Ihre SafetyCulture-Organisation konvertieren können.

Wie kann ich meine Checklisten digitalisieren?

Nachdem Sie Ihre SafetyCulture-Organisation eingerichtet haben, ist es Zeit, Ihre Checklisten zu digitalisieren. Vielleicht haben Sie Papierformulare auf Ihrem Schreibtisch, digitale Kopien auf Ihrem Gerät gespeichert oder Sie denken über die Erstellung neuer Formulare nach, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen. Es gibt drei bewährte Methoden, um diesen Prozess zu beginnen.

  1. Vorlagen aus der öffentlichen Bibliothek herunterladen: Wir haben Tausende von Vorlagen für jede erdenkliche Branche, die Sie alle kostenlos herunterladen können! Von Gesundheits- und Sicherheitsaudits über Risikobewertungen bis hin zu Fahrzeuginspektionen - suchen Sie nach Themen, die Sie benötigen, oder probieren Sie die vorgeschlagenen Vorlagen aus.

  2. Konvertieren Sie Ihre vorhandenen Formulare: Sie können alles hochladen, was Sie haben, und wir konvertieren es für Sie.

  3. Entdecken Sie die Vorlagen-Funktion: Wir möchten schon jetzt darauf hinweisen, dass es immer die beste Vorgehensweise ist, zu lernen, wie man in SafetyCulture Vorlagen von Grund auf erstellt. So können Sie Ihre Vorlagen leicht ändern, wenn Sie Ihre Arbeitsabläufe verbessern.

1. Vorlagen herunterladen

In der Öffentlichen Bibliothek können SafetyCulture-Nutzer aus verschiedenen Branchen die von ihnen erstellten Vorlagen untereinander austauschen. Mit Hunderttausenden kostenloser Vorlagen können Sie eine Vorlage verwenden, um sofort mit Inspektionen zu beginnen, oder sie bearbeiten und individuell gestalten.

Wir freuen uns, wenn Kunden die von ihnen erstellten Vorlagen mit der SafetyCulture-Gemeinschaft teilen, indem sie sie in die öffentliche Bibliothek hochladen.

Was Sie brauchen

Vorlage herunterladen

  1. In der Web-App anmelden.

  2. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Vorlagen aus.

  3. Wählen Sie oben auf der Seite die Registerkarte Öffentliche Bibliothek aus.

  4. Auf dieser Seite können Sie nach einer Vorlage suchen, indem Sie die Suchbegriffe in das Suchfeld eingeben, im Dropdown-Menü nach Industriezweig filtern oder die Liste durchblättern.

  5. Wählen Sie aus, ob Sie die Vorlage herunterladen und bearbeiten oder eine neue Inspektion herunterladen und starten möchten:

    • Wenn Sie die Vorlage herunterladen und sofort für eine Inspektion verwenden möchten, klicken Sie auf Importieren und Inspektion beginnen. Dadurch wird die Vorlage auf Ihr Konto heruntergeladen und Sie gelangen zur neuen Inspektion.

    • Wenn Sie die Vorlage herunterladen und bearbeiten möchten, klicken Sie auf Fragen bearbeiten.

  1. Öffnen Sie die Mobile-App.

  2. Tippen Sie im Menü unten auf dem Bildschirm auf Assets gallery view iconMehr .

  3. Wählen Sie Library iconÖffentliche Bibliothek aus der Liste.

  4. Das Filter-/Trichter-Symbol in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms antippen.

  5. Stellen Sie auf diesem Bildschirm sicher, dass "Meine hochgeladenen Vorlagen anzeigen" deaktiviert ist, und wählen Sie aus, wie Sie die Vorlagen der öffentlichen Bibliothek sortieren möchten.

  6. Tippen Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf image.

  7. Auf diesem Bildschirm können Sie auf das Lupensymbol tippen, um anhand von Schlüsselwörtern nach einer Vorlage zu suchen, oder auf ÄNDERN tippen, um nach Branche zu filtern, oder durch die Liste blättern.

  8. Die Vorlage antippen, die Sie herunterladen möchten.

  9. Tippen Sie auf Herunterladen um die Vorlage auf Ihr Konto herunterzuladen. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, können Sie sofort eine Inspektion mit der Vorlage starten, indem Sie auf Herunterladen tippen.

  1. Öffnen Sie die Mobile-App.

  2. Tippen Sie im Menü unten auf dem Bildschirm auf Assets gallery view iconMehr .

  3. Wählen Sie Library iconÖffentliche Bibliothek aus der Liste.

  4. Das Filter-/Trichter-Symbol in der oberen linken Ecke Ihres Bildschirms antippen.

  5. Stellen Sie auf diesem Bildschirm sicher, dass „Meine hochgeladene Vorlagen anzeigen“ deaktiviert ist, wählen Sie aus, wie Sie die Vorlagen der öffentlichen Bibliothek sortieren möchten, und tippen Sie auf Branche auswählen , um Ihre Suche nach Industriezweig zu filtern.

  6. Tippen Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf Fertig.

  7. Auf diesem Bildschirm können Sie nach einer Vorlage anhand von Suchbegriffen suchen oder die Liste durchblättern.

  8. Die Vorlage antippen, die Sie herunterladen möchten.

  9. Tippen Sie auf Vorlage herunterladen um die Vorlage herunterzuladen. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, können Sie sofort eine Inspektion mit der Vorlage starten, indem Sie auf Vorlage herunterladen tippen.

2. Formulare konvertieren

Wenn Sie vorhandene Formulare oder Checklisten konvertieren und zu SafetyCulture hinzufügen, verbessern Sie den Datenzugriff und die Datenspeicherung, erleichtern die Erfassung und Analyse Ihrer Daten und rationalisieren die Arbeitsabläufe in Ihrer Organisation. Sie können Papier- und Lagerkosten einsparen und Ihr Team kann Bearbeitungszeiten erheblich verkürzen.

Wir verstehen, dass die Vorlage manchmal nicht genau das ist, was Sie sich vorgestellt haben. Wir empfehlen Ihnen, Ihre Vorlage weiter zu bearbeiten und ihr den nötigen Feinschliff zu geben, um die beste Version Ihrer Formulare für Ihr Team zu erstellen.

Die folgenden Dateien werden für die Konvertierung von Vorlagen unterstützt:

  • Bilder (JPEG oder PNG) bis zu 10 MB

  • PDF-Dateien bis 20MB

Was Sie brauchen

Wenn es sich um eine Word- oder Excel-Datei handelt, können Sie Ihr Dokument hochladen, damit unser Customer Enablement Team die Vorlage manuell für Sie konvertieren kann.

Ein Bild oder ein PDF-Formular in eine Vorlage konvertieren

  1. In der Web-App anmelden.

  2. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Vorlagen aus.

  3. Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Plus iconErstellen .

  4. Klicken Sie auf Upload or cloud up arrow icon.Bild/PDF konvertieren. Upload or cloud up arrow icon.Bild/PDF konvertieren

  5. Klicken Sie im Popup-Fenster auf durchsuchen, um Ihr Bild oder Ihre PDF-Datei hochzuladen, oder ziehen und legen Sie Ihre Datei in das Feld "Drag your form here". Klicken Sie dann auf durchsuchen.

  6. Dies startet die Konvertierung der Vorlage. Sie können den Fortschritt mitverfolgen, wenn Inhalte im Vorlageneditor eingefügt werden.

  7. Obwohl unser Vorlageneditor sein Bestes tut, um das Formular während des Konvertierungsprozesses korrekt zu interpretieren, ist uns bewusst, dass die Vorlage manchmal nicht so wird, wie Sie möchten. Wir empfehlen Ihnen, einen Blick in unsere Anleitung zur Erstellung von Vorlagen zu werfen, damit Sie Ihre Vorlage weiter bearbeiten und ihr den letzten Schliff geben können.

  1. Öffnen Sie die Mobile-App.

  2. Tippen Sie unten auf dem Bildschirm auf Inspektionen .

  3. Wählen Sie am oberen Rand Ihres Bildschirms die Registerkarte Vorlagen aus.

  4. Tippen Sie unten rechts auf dem Bildschirm auf image.

  5. Wählen Sie im Popup-Menü Plus iconVorlage erstellen aus.

  6. Wählen Sie Upload or cloud up arrow icon.Medien hochladen aus.

  7. Erstellen Sie Ihre Vorlage mithilfe einer der folgenden Optionen: Erstellen Sie eine Vorlage in der Mobile-App, indem Sie Medien hochladen.

    • Foto aufnehmen: Verwenden Sie die Kamera Ihres Geräts, um ein Foto von Ihrem bestehenden Formular zu machen.

    • Foto auswählen: Wählen Sie Bilder für Ihr bestehendes Formular aus, die Sie aus Ihrer Galerie hochladen möchten. Bitte beachten Sie, dass Sie nur 6 Bilder auf einmal hochladen können.

    • PDF hochladen: Eine PDF-Datei von Ihrem Gerät hochladen.

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