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Warum sollte ich Zapier verwenden, um Inspektionsberichte per E-Mail zu versenden?
Mit Integrationstools wie Zapier können Sie Automatisierungen erstellen, um fertige Inspektionsberichte per E-Mail von SafetyCulture zu versenden. Dies hilft, sich wiederholende Aufgaben zu rationalisieren und Ihr Team mit den neuesten Daten auf dem Laufenden zu halten, ohne dass Sie Informationen manuell in der gesamten Organisation austauschen müssen.
Während dieser Zap Gmail und Outlook als Clients zum Versenden von Inspektionsberichten per E-Mail verwendet, kann er je nach Arbeitsablauf Ihrer Organisation auch durch andere Konnektoren wie E-Mail von Zapier ersetzt werden.
Was Sie brauchen
Wenn Sie Mitglied in mehreren Organisationen sind, wenden Sie sich bitte an unser Kundensupport-Team, um Unterstützung bei der Verbindung von Zapier mit der richtigen SafetyCulture-Organisation zu erhalten.
1. Auslöser in Zapier einrichten
Klicken Sie oben links auf der Seite auf Erstellen. Wählen Sie dann Zaps aus.
Klicken Sie auf Auslöser, suchen Sie dann nach SafetyCulture und wählen Sie es aus.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Ereignisauslöser" und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
Jede abgeschlossene Inspektion: Wählen Sie dieses Ereignis, wenn Sie alle abgeschlossenen Inspektionen, zu denen Ihr Account Zugriff hat, per E-Mail versenden möchten.
Abgeschlossene Inspektionen: Wählen Sie diese Option, wenn Sie automatisch nur abgeschlossene Inspektionen aus einer bestimmten Vorlage, zu denen Ihr Account Zugriff hat, per E-Mail versenden möchten.
Klicken Sie auf das Drop-down-Menü „Konto“, um ein Konto auszuwählen. Wenn dies Ihr erster Zap mit SafetyCulture ist, klicken Sie auf Ein neues Konto verbinden und fügen Sie anschließend Ihr SafetyCulture-Konto zu Zapier hinzu, indem Sie sich anmelden.
Auf Fortfahren klicken.
Wenn Sie in Schritt 4 „Inspektion abgeschlossen“ ausgewählt haben, klicken Sie im Tab „Konfigurieren“ auf das Drop-down-Menü „Vorlagenname“, um die Vorlage auszuwählen. Es werden nur die 20 zuletzt geänderten Vorlagen angezeigt.
Wenn die gewünschte Vorlage nicht in der Liste enthalten ist, klicken Sie auf und wählen Sie Nutzerdefiniert aus, um die eindeutige Kennung der Vorlage in das Textfeld einzugeben.
Klicken Sie auf Fortfahren.
Klicken Sie auf Auslöser testen und auf Mit dem ausgewählten Datensatz fortfahren, wenn eine Inspektion gefunden wurde.
Dieser Zap kann auch so eingestellt werden, dass nur Inspektionsberichte per E-Mail verschickt werden, wenn abgeschlossene Inspektionen markierte Objekte enthalten. Wenn Sie sich der Herausforderung stellen wollen, können Sie jetzt die optionalen Aktionen "Python ausführen" und "Nur fortfahren, wenn..." hinzufügen. Andernfalls fahren Sie mit dem Abschnitt "2. Export von Inspektionsberichten in SafetyCulture starten" fort.
Python ausführen (optional)
Suchen und wählen Sie Code unter "2. Aktion".
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionsereignis“ und wählen Sie Python ausführen aus.
Auf Fortfahren klicken.
Folgende Felder konfigurieren:
Eingabedaten (links): "audit_id" eingeben.
Eingabedaten (rechts): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Inspektionskennung aus.
Code:type: asset-hyperlink id: 2dhAQk9Vzk5WqGWuBL3XUA, kopieren Sie es und fügen Sie es in das Feld ein. Ersetzen Sie "API_token" in Zeile 3 durch Ihr Safetyculture API-Token.
Sie sollten etwas wie das folgende Beispiel oder ähnliches sehen:
Auf Fortfahren klicken.
Klicken Sie auf Testschritt.
Nur fortfahren wenn... (optional)
Klicken Sie unter der Kachel "2. Python ausführen" auf
.Suchen und wählen Sie Filter aus.
Folgende Felder konfigurieren:
Feld wählen...: Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie unter "Python ausführen"Fortfahren aus.
Bedingung auswählen...: Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie (Boolean) Ist wahr.
Auf Fortfahren klicken.
3. Verzögerung für
Klicken Sie auf
am unteren Rand des Zap.Suchen und wählen Sie Verzögerung aus.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Ereignis" und wählen Sie Verzögerung aus.
Auf Fortfahren klicken.
Folgende Felder konfigurieren:
Dauer der Verzögerung (Wert): "5" eingeben.
Zeitverzögerung für (Einheit): Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie Minuten aus.
Auf Fortfahren klicken.
Klicken Sie auf Testschritt.
4. Exportierten Inspektionsbericht in SafetyCulture abrufen
Klicken Sie auf
am unteren Rand des Zap.Suchen und wählen Sie SafetyCulture aus.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionsereignis“ und wählen Sie Exportierten Inspektionsbericht abrufen aus.
Auf Fortfahren klicken.
Folgende Felder konfigurieren:
Inspektionskennung: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie unter "Alle in SafetyCulture abgeschlossenen Inspektionen"Inspektionskennung aus.
Export-Kennung: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie unter "Inspektionsbericht-Export in Safetyculture starten"Kennung exportieren aus.
Auf Fortfahren klicken.
Klicken Sie auf Testschritt.
Inspektionsberichte, die per E-Mail gesendet werden, basieren auf den Inspektionen, auf die Ihr Konto Zugriff hat. Lernen Sie, wie Sie sich selbst Zugriff zu Inspektionen gewähren können, indem Sie Zugriffsregeln erstellen oder die Berechtigung "Übergreifende Berechtigungen: Alle Daten anzeigen" zuweisen.
5. E-Mail senden
Klicken Sie auf
am unteren Rand des Zap.Suchen und wählen Sie Gmail aus.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Aktions-Ereignis" und wählen Sie E-Mail senden aus.
Auf Fortfahren klicken.
Wählen Sie Ihr Gmail-Konto aus dem Dropdown-Menü aus. Wenn dies Ihr erster Zap mit Gmail ist, klicken Sie auf Bei Gmail anmelden oder klicken Sie im Dropdown-Menü auf Bei Gmail anmelden, melden Sie sich dann bei Gmail an und fügen es zu Zapier hinzu.
Auf Fortfahren klicken.
Folgende Felder konfigurieren:
An: Auf das Feld klicken und die E-Mail-Empfänger angeben, an die die Inspektionsberichte gesendet werden sollen.
Betreff: Klicken Sie auf das Feld und geben Sie den Betreff der E-Mail ein. Sie können Inspektionsdetails aus dem Dropdown-Menü verwenden, um eine Benennungsregel zu erstellen. Zum Beispiel: "[1. Name der Vorlage]: [1. Audit-Titel]".
Hauptteil: Klicken Sie auf das Feld und geben Sie den Text der E-Mail an. Ähnlich wie bei der Betreffzeile können Sie die Details der Inspektion verwenden, um den Text der E-Mail zu erstellen. Sehen Sie sich das folgende Beispiel an:
Anhänge: Auf das Feld klicken und unter "Exportierten Inspektionsbericht in SafetyCulture abrufen"Exportierter Inspektionsbericht auswählen.
Auf Fortfahren klicken.
Klicken Sie auf Testschritt. Dadurch wird eine E-Mail an die von Ihnen angegebenen Empfänger gesendet.
Veröffentlichen Sie Ihren Zap, um zu beginnen, abgeschlossene Inspektionen per E-Mail an die von Ihnen vorgegebenen Empfänger zu senden. Wir empfehlen außerdem, dass Sie Ihrem Zap in der oberen linken Ecke der Seite einen Namen geben.
Wenn Sie auf Enterprise-Tarif sind, wenden Sie sich an Ihren Customer Success Manager, um Hilfe zu erhalten: mit SSO, User Provisioning oder Integrationen von Drittanbietern (Power Automate, Power BI, Zapier). Unser Kundensupport-Team kann in diesen Bereichen nur begrenzte Unterstützung leisten.
