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Zapier: Inspektionsberichte automatisch per E-Mail mit Gmail oder Outlook versenden
Lernen Sie, wie Sie einen Zap erstellen können, um Inspektionsberichte automatisch mit Gmail oder Outlook zu versenden.
Warum sollte ich Zapier verwenden, um Inspektionsberichte per E-Mail zu versenden?
Mit Integrationstools wie Zapier können Sie eine Automatisierung erstellen, um SafetyCulture Inspektionen automatisch per E-Mail über Ihren bevorzugten E-Mail-Dienst zu versenden. So kann Ihre Organisation über die neuesten Inspektionsergebnisse auf dem Laufenden bleiben, sobald sie von Ihren Nutzern abgeschlossen sind.
Hinweis
Dieser Zap nutzt Gmail und Outlook, um Inspektionen per E-Mail zu senden, diese können aber auch mit anderen Connectors wie Email by Zapier ausgetauscht werden.
Inspektionsberichte, die per E-Mail gesendet werden, basieren auf den Inspektionen, auf die das Konto, von dem das API-Token generiert wurde, Zugriff hat. Wenn Sie ein Administrator sind, können Sie sich selbst Zugriff zu Inspektionen gewähren indem Sie Zugriffsregeln erstellen oder sich selbst die Berechtigung "Übergreifende Berechtigungen: Alle Daten anzeigen" zuweisen.
Wenn Sie Mitglied in mehreren Organisationen sind, wenden Sie sich bitte an unser Kundensupport-Team, um Unterstützung bei der Verbindung von Zapier mit der richtigen SafetyCulture-Organisation zu erhalten.
Please note that our customer support team can only provide limited help for single sign-on, user provisioning, and integrations via third-party platforms such as Power Automate, Power BI, and Zapier. If your organization is on the Enterprise Plan, please contact your customer success manager for assistance.
Alle in SafetyCulture abgeschlossenen Inspektionen
Oben links auf der Seite auf Zap erstellenklicken.
Suchen und unter "1. Auslöser"SafetyCulture auswählen
Auf das Dropdown-Menü "Ereignis" klicken und eine der folgenden Optionen auswählen:
Jede abgeschlossene Inspektion: Wählen Sie dieses Ereignis, wenn Sie alle abgeschlossenen Inspektionen, zu denen Ihr Account Zugriff hat, per E-Mail versenden möchten.
Abgeschlossene Inspektionen : Wählen Sie diese Option, wenn Sie automatisch nur abgeschlossene Inspektionen aus einer bestimmten Vorlage, zu denen Ihr Account Zugriff hat, per E-Mail versenden möchten.
Auf Weiterklicken.
Wählen Sie Ihr SafetyCulture-Konto aus dem Dropdown-Menü aus. Wenn dies Ihr erster Zap mit SafetyCulture ist, klicken Sie auf Anmelden und fügen Sie dann Ihr SafetyCulture-Konto zu Zapier hinzu, indem Sie sich anmelden.
Auf Weiterklicken.
Wenn Sie in Schritt 4 "Abgeschlossene Inspektion" ausgewählt haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um die Vorlage auszuwählen. Bitte beachten Sie, dass nur die 20 zuletzt geänderten Vorlagen angezeigt werden. Wenn die gewünschte Vorlage nicht in der Liste enthalten ist, wählen Sie die Registerkarte Nutzerdefiniert aus dem Dropdown-Menü aus und geben Sie die eindeutige Kennung der Vorlage in das Textfeld ein. Nutzerdefiniert
Klicken Sie auf Auslöser testen und auf Auslöser testen, wenn eine Inspektion gefunden wurde.
Dieser Zap kann auch so eingestellt werden, dass nur Inspektionsberichte per E-Mail verschickt werden, wenn abgeschlossene Inspektionen markierte Objekte enthalten. Wenn Sie sich der Herausforderung stellen wollen, können Sie jetzt die optionalen Aktionen "Python ausführen" und "Nur fortfahren, wenn..." hinzufügen. Andernfalls fahren Sie mit dem Abschnitt "2. Export von Inspektionsberichten in SafetyCulture starten" fort.
Python ausführen (optional)
Suchen und wählen Sie Code von Zapier unter "2. Aktion". Code von Zapier
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionsereignis“ und wählen Sie Python ausführen aus.
Auf Weiterklicken.
Folgende Felder konfigurieren:
Eingabedaten (links): "audit_id" eingeben.
Eingabedaten (rechts): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Inspektionskennung aus.
Code: Laden Sie dieses Codefragment herunter, kopieren Sie es und fügen Sie es in das Feld ein. Ersetzen Sie "API_token" in Zeile 3 durch Ihr Safetyculture API-Token.
Sie sollten etwas wie das folgende Beispiel oder ähnliches sehen:
Auf Weiterklicken.
Klicken Sie auf Testen & Weiter.
Nur fortfahren wenn... (optional)
Klicken Sie unter der Kachel "2. Python ausführen" auf
.Suchen und wählen Sie Nach Zapier filtern aus.
Folgende Felder konfigurieren:
Feld wählen...: Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie unter "Python ausführen" Fortfahren aus.
<Bedingung auswählen...</strong>: Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie <span>Entry#47LgVsfndkXkkzHBQ9hAor</span>.
Auf Weiterklicken.
2. Export von Inspektionsberichten in SafetyCulture starten
Klicken Sie auf
am Ende des Zap. Wenn Sie von "1. Alle in SafetyCulture abgeschlossenen Inspektionen" zu diesem Abschnitt gesprungen sind, suchen Sie und wählen Sie in "2. Aktion".Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionsereignis“ und wählen Sie Inspektionsbericht-Export starten aus.
Auf Weiterklicken.
Aus dem Dropdown-Menü Ihr SafetyCulture-Account auswählen.
Auf Weiterklicken.
Folgende Felder konfigurieren:
Inspektion ID: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Inspektionskennung unter "Alle in SafetyCulture abgeschlossenen Inspektionen".
Inspektions-Berichtsformat: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie das Inspektions-Berichtsformat aus.
Berichtslayout-ID: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie das Berichtslayout, das Sie anwenden möchten. Bitte beachten Sie, dass nur Berichtslayouts für alle Vorlagen verfügbar sind.
Auf Weiterklicken.
Klicken Sie auf Testen & Weiter.
3. Verzögerung für
Klicken Sie auf
am unteren Rand des Zap.Suchen und wählen Sie Verzögerung mit Zapier.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Ereignis" und wählen Sie Verzögerung aus.
Auf Weiterklicken.
Folgende Felder konfigurieren:
Dauer der Verzögerung (Wert): "5" eingeben.
Zeitverzögerung für (Einheit): Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie Minuten aus.
Auf Weiterklicken.
Klicken Sie auf Testen & Weiter.
4. Exportierten Inspektionsbericht in SafetyCulture abrufen
Klicken Sie auf
am unteren Rand des Zap.Suchen und wählen Sie SafetyCulture aus.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionsereignis“ und wählen Sie Exportierten Inspektionsbericht abrufen aus.
Auf Weiterklicken.
Aus dem Dropdown-Menü Ihr SafetyCulture-Account auswählen.
Auf Weiterklicken.
Folgende Felder konfigurieren:
Inspektion ID: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Inspektionskennung unter "Alle in SafetyCulture abgeschlossenen Inspektionen".
Export-Kennung: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Kennung exportieren unter "Inspektionsbericht-Export in Safetyculture starten".
Auf Weiterklicken.
Klicken Sie auf Testen & Weiter.
5. E-Mail senden
Klicken Sie auf
am unteren Rand des Zap.Suchen und wählen Sie Gmail aus.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Aktions-Ereignis" und wählen Sie E-Mail senden aus.
Auf Weiterklicken.
Wählen Sie Ihr Gmail-Konto aus dem Dropdown-Menü aus. Wenn dies Ihr erster Zap mit Gmail ist, klicken Sie auf Bei Gmail anmelden oder klicken Sie im Dropdown-Menü auf Bei Gmail anmelden, melden Sie sich dann bei Gmail an und fügen es zu Zapier hinzu.
Auf Weiterklicken.
Folgende Felder konfigurieren:
An: Auf das Feld klicken und die E-Mail-Empfänger angeben, an die die Inspektionsberichte gesendet werden sollen.
Betreff: Klicken Sie auf das Feld und geben Sie den Betreff der E-Mail ein. Sie können Inspektionsdetails aus dem Dropdown-Menü verwenden, um eine Benennungsregel zu erstellen. Zum Beispiel: "[1. Name der Vorlage]: [1. Audit-Titel]".
Hauptteil: Klicken Sie auf das Feld und geben Sie den Text der E-Mail an. Ähnlich wie bei der Betreffzeile können Sie die Details der Inspektion verwenden, um den Text der E-Mail zu erstellen. Sehen Sie sich das folgende Beispiel an:
Anhänge: Auf das Feld klicken und unter "Exportierten Inspektionsbericht in SafetyCulture abrufen" Exportierter Inspektionsbericht auswählen.
Auf Weiterklicken.
Klicken Sie auf Testen & Weiter. Dadurch wird eine E-Mail an die von Ihnen angegebenen Empfänger gesendet.
Veröffentlichen Sie Ihren Zap, um zu beginnen, abgeschlossene Inspektionen per E-Mail an die von Ihnen vorgegebenen Empfänger zu senden. Wir empfehlen außerdem, dass Sie Ihrem Zap in der oberen linken Ecke der Seite einen Namen geben.
Klicken Sie auf
am unteren Rand des Zap.Suchen und wählen Sie Microsoft Outlook aus.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Ereignis" und wählen Sie E-Mail senden aus.
Auf Weiterklicken.
Wählen Sie Ihr Microsoft Outlook-Konto aus dem Dropdown-Menü aus. Wenn dies Ihr erstes Zap mit Outlook ist, klicken Sie auf Anmelden, melden Sie sich dann bei Microsoft Outlook an und fügen Sie es zu Zapier hinzu.
Auf Weiterklicken.
Folgende Felder konfigurieren:
An E-Mail(s): Auf das Feld klicken und die E-Mail-Empfänger angeben, an die die Inspektionsberichte gesendet werden sollen.
Betreff: Klicken Sie auf das Feld und geben Sie den Betreff der E-Mail ein. Sie können Inspektionsdetails aus dem Dropdown-Menü verwenden, um eine Benennungsregel zu erstellen. Zum Beispiel: "[1. Name der Vorlage]: [1. Audit-Titel]".
Format des Hauptteils: Klicken Sie auf das Feld und geben Sie das Format des E-Mail-Textes an, entweder reiner Text oder HTML.
Hauptteil: Klicken Sie auf das Feld und geben Sie den Text der E-Mail an. Ähnlich wie bei der Betreffzeile können Sie die Details der Inspektion verwenden, um den Text der E-Mail zu erstellen. Sehen Sie sich das folgende Beispiel an:
Anhang: Auf das Feld klicken und unter "Exportierten Inspektionsbericht in SafetyCulture abrufen" Exportierter Inspektionsbericht auswählen.
Auf Weiterklicken.
Klicken Sie auf Testen & Weiter. Dadurch wird eine E-Mail an die von Ihnen angegebenen Empfänger gesendet.
Veröffentlichen Sie Ihren Zap, um zu beginnen, abgeschlossene Inspektionen per E-Mail an die von Ihnen vorgegebenen Empfänger zu senden. Wir empfehlen außerdem, dass Sie Ihrem Zap in der oberen linken Ecke der Seite einen Namen geben.
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