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Zapier: Inspektionsberichte zu Dropbox hochladen
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Zap erstellen, um fertige Inspektionsberichte automatisch zu Dropbox hochzuladen.
Ein Unternehmen zu führen kann viele unvorhersehbare Faktoren mit sich bringen, aber ein gutes Aufzeichnungssystem kann vieles einfacher machen. Während die meisten Organisationen Cloud-Speichersysteme nutzen, um ihre Inspektionsberichte zu speichern, kann es anstrengend sein, sich darauf zu verlassen, dass die Teams die Berichte manuell einsenden. Mit Integrationstools wie Zapier können Sie Ihre SafetyCulture Inspektionsberichte automatisch nach Dropbox exportieren. Dies reduziert nicht nur den Zeitaufwand Ihrer Nutzer und Administratoren für das Senden, Empfangen und Speichern von Berichten, sondern minimiert auch mögliche menschliche Fehler in diesem Prozess.
Wenn Ihre Organisation Power Automate als Integrations-Tool verwendet, können Sie mit einem Flow eine gleichwertige Lösung erstellen!
Hinweis
Dieser Zap verwendet Dropbox als Cloud-Anbieter zur Speicherung von Inspektionsberichten, dies ist mit anderen Connectors wie Google Drive, und OneDrive austauschbar.
Hochgeladene Inspektionsberichte basieren auf den Inspektionen, auf die das Konto, von dem das API-Token generiert wurde, Zugriff hat. Wenn Sie ein Administrator sind, können Sie sich selbst Zugriff zu Inspektionen gewähren oder sich selbst die Berechtigung "Datenzugriff" zuweisen.
Wenn etwas schief geht oder Sie Fragen zur Integration haben, wenden Sie sich bitte an unser Kundensupportteam. Wir helfen Ihnen gerne.
Alle in SafetyCulture abgeschlossenen Inspektionen
Oben links auf der Seite auf Zap erstellenklicken.
Suchen und unter "1. Auslöser"SafetyCulture auswählen
Auf das Dropdown-Menü "Ereignis" klicken und eine der folgenden Optionen auswählen:
Jede abgeschlossene Inspektion: Wählen Sie dieses Ereignis, wenn Sie alle abgeschlossenen Inspektionen, zu denen Ihr Account Zugriff hat, per E-Mail versenden möchten.
Abgeschlossene Inspektionen : Wählen Sie diese Option, wenn Sie automatisch nur abgeschlossene Inspektionen aus einer bestimmten Vorlage, zu denen Ihr Account Zugriff hat, per E-Mail versenden möchten.
Auf Weiterklicken.
Wählen Sie Ihr SafetyCulture-Konto aus dem Dropdown-Menü aus. Wenn dies Ihr erster Zap mit SafetyCulture ist, klicken Sie auf Anmelden und fügen Sie dann Ihr SafetyCulture-Konto zu Zapier hinzu, indem Sie sich anmelden.
Auf Weiterklicken.
Wenn Sie in Schritt 4 "Abgeschlossene Inspektion" ausgewählt haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um die Vorlage auszuwählen. Bitte beachten Sie, dass nur die 20 zuletzt geänderten Vorlagen angezeigt werden. Wenn die gewünschte Vorlage nicht in der Liste enthalten ist, wählen Sie die Registerkarte Nutzerdefiniert aus dem Dropdown-Menü aus und geben Sie die eindeutige Kennung der Vorlage in das Textfeld ein. Nutzerdefiniert
Klicken Sie auf Auslöser testen und auf Auslöser testen, wenn eine Inspektion gefunden wurde.
2. Export von Inspektionsberichten in SafetyCulture starten
Klicken Sie auf
am Ende des Zap. Wenn Sie von "1. Alle in SafetyCulture abgeschlossenen Inspektionen" zu diesem Abschnitt gesprungen sind, suchen Sie und wählen Sie in "2. Aktion".Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionsereignis“ und wählen Sie Inspektionsbericht-Export starten aus.
Auf Weiterklicken.
Aus dem Dropdown-Menü Ihr SafetyCulture-Account auswählen.
Auf Weiterklicken.
Folgende Felder konfigurieren:
Inspektion ID: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Inspektionskennung unter "Alle in SafetyCulture abgeschlossenen Inspektionen".
Inspektions-Berichtsformat: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie das Inspektions-Berichtsformat aus.
Berichtslayout-ID: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie das Berichtslayout, das Sie anwenden möchten. Bitte beachten Sie, dass nur Berichtslayouts für alle Vorlagen verfügbar sind.
Auf Weiterklicken.
Klicken Sie auf Testen & Weiter.
3. Verzögerung für
Klicken Sie auf
am unteren Rand des Zap.Suchen und wählen Sie Verzögerung mit Zapier.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Ereignis" und wählen Sie Verzögerung aus.
Auf Weiterklicken.
Folgende Felder konfigurieren:
Dauer der Verzögerung (Wert): "5" eingeben.
Zeitverzögerung für (Einheit): Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie Minuten aus.
Auf Weiterklicken.
Klicken Sie auf Testen & Weiter.
4. Exportierten Inspektionsbericht in SafetyCulture abrufen
Click
at the bottom of the Zap.Search and select SafetyCulture.
Click the "Action Event" dropdown menu and select Exportierten Inspektionsbericht abrufen.
Click Weiter.
Select your SafetyCulture account from the dropdown menu.
Click Weiter.
Configure the following fields:
Inspection ID: Click the field and select Inspektionskennung under "Any Inspection Completed in SafetyCulture".
Export ID: Click the field and select Kennung exportieren under "Start Inspection Report Export in SafetyCulture".
Click Weiter.
Click Testen & Weiter.
5. Datei in Dropbox hochladen
Click
at the bottom of the Zap.Search and select Dropbox.
Click the "Action Event" dropdown menu and select Datei hochladen.
Click Weiter.
Select your Dropbox account from the dropdown menu. If this is your first Zap with Dropbox, click Bei Dropbox anmelden or click
Ein neues Konto verbinden from the dropdown menu, then sign in to Dropbox and add it to Zapier.Click Weiter.
Configure the following fields:
Folder: Click the field and set your folder path to where inspection reports should be uploaded. You can sort your inspection reports dynamically by clicking Nutzerdefiniert in the dropdown menu and selecting inspection details. You can check out the example below, where inspection reports are sorted by selected sites. Make sure to enter a forward slash ( / ) for each level of the directory.
File: Click the field and select Exportierter Inspektionsbericht under "Get Exported Inspection Report in SafetyCulture".
Click Weiter.
Click Testen & Weiter. This should upload an inspection report to the folder path you specified.
Publish your Zap to start uploading completed inspection reports to Dropbox. We also recommend that you name your Zap on the upper-left corner of the page.
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