Power Automate: Inspektionberichte nach SharePoint hochladen

Bei Power Automate anmelden.

Im Menü auf der linken Seite auf Erstellen klicken und Erstellenauswählen.

Im Pop-up-Fenster die folgenden Felder konfigurieren:

• Flow-Name: Fügen Sie einen Namen für Ihren Flow hinzu, damit Sie ihn leicht aufrufen können.

• Start: Legen Sie das Datum und die Uhrzeit fest, zu der der Flow beginnen soll.

• Alle wiederholen: Stellen Sie die Frequenz auf 1 Stunde ein.

Auf  Erstellen klicken um den Flow und seinen ersten Schritt zu erstellen.

Klicken Sie unter "Wiederholung" auf und wählen Sie aus.

Suchen Sie und wählen Sie unter dem Connector "Datum Zeit"Vergangenen Zeitraum abrufen aus.

Stellen Sie das „Intervall“ auf 1 und belassen Sie die „Zeiteinheit“ auf Stunde.

Klicken Sie unter "Vergangene Zeit anzeigen" auf und wählen Sie aus.

Suchen und wählen Sie unter dem Connector "SafetyCulture (iAuditor)" Geänderte Inspektionen suchen aus.

Wenn Sie SafetyCulture zum ersten Mal in Power Automate verwenden, müssen Sie den Connector authentifizieren, indem Sie die folgenden Felder konfigurieren und dann auf Neu erstellen klicken.

• Verbindungsname: Wir empfehlen, die Verbindung nach dem Account-Nutzernamen zu benennen oder nach der E-Mail, von der der API-Token generiert wird.

• API-Token: Geben Sie Ihr API-Token im Format "Bearer <token>" ein. Stellen Sie sicher, dass zwischen „Bearer“ und dem API-Token ein Leerzeichen steht.

Klicken Sie in der Seitenleiste auf Alle anzeigen für erweiterte Parameter und konfigurieren Sie dann folgende Felder:

• Geändert nach: Klicken Sie auf das Feld, dann auf und wählen Sie aus der Liste aus.

• Nach Vorlage filtern (optional): Wenn Sie nur Inspektionen einer bestimmten Vorlage bearbeiten möchten, klicken Sie auf das Feld und wählen Sie die Vorlage aus der Liste aus, oder wählen Sie Benutzerdefinierten Wert eingeben und geben Sie die eindeutige Kennung der Vorlage ein.

• Archiviert (optional): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie wahr aus, wenn Sie nur archivierte Inspektionen bearbeiten möchten, oder wählen Sie wahr für aktive und archivierte Inspektionen.

• Abgeschlossen (optional): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie falsch aus, wenn Sie nur unvollständige Inspektionen bearbeiten möchten, oder wählen Sie falsch für vollständige und unvollständige Inspektionen.

• Eigentümerschaft (optional): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie mir aus, wenn Sie nur Inspektion bearbeiten möchten, die Ihrem Konto gehören, oder wählen Sie mir für Inspektionen, die anderen Benutzern in Ihrer Organisation gehören.

• Limit: Denken Sie daran, dass jeder Ablauflauf nur bis zu 1.000 Inspektionen verarbeiten kann. Wenn Ihre Organisation mehr als 1.000 Inspektionen pro Stunde durchführt, sollten Sie die Häufigkeit in "1. Regelmäßigkeit" und "2. Vergangenen Zeitraum abrufen" eingrenzen.

Klicken Sie unter "In geänderten Inspektionen suchen" auf und wählen Sie aus.

Suchen und wählen Sie unter dem Connector "SafetyCulture (iAuditor)" Eine spezifische Inspektion abrufen aus.

Klicken Sie in der Seitenleiste auf das Feld "Audit-Kennung", dann auf und wählen Sie aus der Liste aus.

Dies fügt die Aktion innerhalb einer "Für jeden" Aktion hinzu.

Klicken Sie auf Aktion hinzufügen.

Suchen Sie nach "SafetyCulture" und wählen Sie die Aktion Einen Inspektionsbericht exportieren.

Folgende Felder konfigurieren:

• Audit-Kennung: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Inspections-Audit-Kennung aus.

• Format: Wählen Sie den Export Ihrer Inspektionen als PDF- oder Word-Datei.

• Präferenz-ID (optional): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie das Berichtslayout, das Sie anwenden möchten. Bitte beachten Sie, dass nur Berichtslayouts für alle Vorlagen verfügbar sind.

Klicken Sie unter "Einen Inspektionsbericht exportieren", aber innerhalb von "Für jeden" auf und wählen Sie aus.

Suchen und wählen unter dem Connector "Zeitplan" Verzögerung aus.

Stellen Sie in der Seitenleiste die "Anzahl" auf 1 und lassen Sie die "Einheit" auf Minute.

Klicken Sie unter "Verzögerung", aber innerhalb von "Für jeden" auf und wählen Sie aus.

Suchen und wählen Sie unter dem Connector "SafetyCulture (iAuditor)" Exportstatus der Inspektion überprüfen aus.

Konfigurieren Sie im Seitenpanel die folgenden Felder:

• Audit-Kennung: Klicken Sie auf das Feld, dann auf und wählen Sie aus der Liste aus.

• Aufgaben-Kennung exportieren: Klicken Sie auf das Feld, dann auf und wählen Sie in der Liste aus.

Klicken Sie unter "Exportstatus der Inspektion überprüfen ", aber innerhalb von "Für jeden" auf und wählen Sie aus.

Suchen und wählen Sie unter dem Connector "HTTP" HTTP aus.

Konfigurieren Sie im Seitenpanel die folgenden Felder:

• URI: Klicken Sie auf das Feld, dann auf und wählen Sie aus der Liste aus.

• Methode: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie ERHALTEN.

Klicken Sie unter "HTTP", aber innerhalb von "Für jeden" auf und wählen Sie aus.

Suchen Sie und wählen Sie unter dem Connector "SharePoint"Datei erstellen aus.

Wenn Sie SharePoint in Power Automate zum ersten Mal verwenden, müssen Sie den Connector authentifizieren, indem Sie sich bei Ihrem SharePoint-Konto anmelden.

Konfigurieren Sie im Seitenpanel die folgenden Felder:

• Website-Adresse: Auf das Feld klicken und die SharePoint-Website auswählen.

• Ordnerpfad: Klicken Sie auf das Ordnersymbol auf der rechten Seite und legen Sie den Ordnerpfad fest, in den die Inspektionsberichte hochgeladen werden sollen. Da jede SharePoint-Liste, Dokumentbibliothek oder jeder Ordner nur maximal 5000 Objekte enthalten kann, empfehlen wir Ihnen, die Daten aus den vorherigen Schritten zu verwenden, um Ihre Inspektionsberichte dynamisch in Ordnern zu sortieren. Im folgenden Beispiel sind die Inspektionsberichte nach den Bezeichnungen ihrer Vorlagen sortiert.

• Dateiname: Klicken Sie auf das Feld, dann auf und verwenden Sie Elemente aus der Liste, um eine Namenskonvention für Inspektionsberichte zu erstellen. Achten Sie darauf, je nach gewähltem Berichtsformat am Ende ".pdf" oder ".docx" hinzuzufügen. Zum Beispiel: "<dynamic_content>.pdf".

• Dateiinhalt: Klicken Sie auf das Feld, dann auf und wählen Sie aus der Liste aus.

Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Speichern, um den Flow zu speichern.

Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Testen, um den Test des Flow zu starten.

Wählen Sie Manuellund klicken Sie auf Manuell.

Klicken Sie auf Flow ausführen.

Klicken Sie auf Fertig, um den Test des Flow zu überwachen.