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Power Automate: Inspektionberichte nach SharePoint hochladen
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Power Automate-Flow erstellen, um Inspektionsberichte automatisch nach Sharepoint hochzuladen.
Als eine der am häufigsten genutzten Plattformen für Zusammenarbeit im Internet hat sich Microsoft SharePoint als Ort für die gemeinsame Nutzung und Verwaltung von Inhalten etabliert, der die Teamarbeit in einer Organisation fördert. Mit Integrationstools wie Power Automate (früher Microsoft Flow) können Sie Ihre SafetyCulture Inspektionsberichte automatisch nach SharePoint exportieren, damit Ihr Team immer auf dem neuesten Stand der von Ihren Nutzern erfassten Informationen ist.
Wenn Ihre Organisation Zapier als Integrations-Tool verwendet, können Sie mit einem Zap eine gleichwertige Lösung erstellen.
Hinweis
Dieser Flow verwendet Microsoft SharePoint-Listen als Cloud Anbieter zur Speicherung von Inspektionsberichten, dies ist mit anderen Connectors wie OneDrive, Google Drive, und Dropbox austauschbar.
Inspektionsdaten, die hochgeladen werden, basieren auf den Inspektionen, auf die das Konto, von dem das API-Token generiert wurde, Zugriff hat. Wenn Sie ein Administrator sind, können Sie sich selbst Zugriff zu Inspektionen gewähren oder sich selbst die Berechtigung "Datenzugriff" zuweisen, um alle Inspektionen in Ihrer Organisation einsehen zu können.
Wenn etwas schief geht oder Sie Fragen zur Integration haben, wenden Sie sich bitte an unser Kundensupportteam. Wir helfen Ihnen gerne.
1. Wiederholung
Bei Power Automate anmelden.
Im Menü auf der linken Seite auf Erstellen klicken und Erstellenauswählen.
Folgende Felder konfigurieren:
Flow-Name: Fügen Sie einen Namen für Ihren Flow hinzu, damit Sie ihn leicht aufrufen können.
Start: Legen Sie das Datum und die Uhrzeit fest, zu der der Flow beginnen soll.
Alle wiederholen: Stellen Sie die Frequenz auf 1 Stunde ein.
Auf Erstellen klicken um den Flow und seinen ersten Schritt zu erstellen.
2. Vergangenen Zeitraum abrufen
Klicken Sie auf
Neuer Schritt.Suchen Sie nach "Datum Uhrzeit" und wählen Sie die Aktion Vergangenen Zeitraum abrufen.
Stellen Sie das „Intervall“ auf 1 und belassen Sie die „Zeiteinheit“ auf Stunde.
3. Geänderte Inspektionen durchsuchen
Klicken Sie auf
Neuer Schritt.Suchen Sie nach "SafetyCulture" und wählen Sie die Aktion Geänderte Inspektionen suchen.
Wenn Sie SafetyCulture zum ersten Mal in Power Automate verwenden, müssen Sie den Connector authentifizieren, indem Sie die folgenden Felder konfigurieren und dann auf g Erstellen klicken.
Verbindungsname: Wir empfehlen, die Verbindung nach dem Account-Nutzernamen zu benennen oder nach der E-Mail, von der der API-Token generiert wird.
API-Token: Geben Sie Ihr API-Token im Format "Bearer <token>" ein. Stellen Sie sicher, dass zwischen „Bearer“ und dem API-Token ein Leerzeichen steht.
Folgende Felder konfigurieren:
Geändert nach: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Vergangene Zeit aus der Liste der dynamischen Inhalte aus.
Nach Vorlage filtern (optional): Wenn Sie nur Inspektionen einer bestimmten Vorlage bearbeiten möchten, klicken Sie auf das Feld und wählen Sie die Vorlage aus der Liste aus, oder wählen Sie Benutzerdefinierten Wert eingeben und geben Sie die eindeutige Kennung der Vorlage ein.
Archiviert (optional): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie wahr aus, wenn Sie nur archivierte Inspektionen abrufen möchten, oder wählen Sie wahr für aktive und archivierte Inspektionen.
Abgeschlossen (optional): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie falsch aus, wenn Sie nur unvollständige Inspektionen abrufen möchten, oder wählen Sie falsch für vollständige und unvollständige Inspektionen.
Eigentümerschaft (optional): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie mir, wenn Sie nur die Berichte von Inspektionen exportieren möchten, die Ihrem Konto angehören, oder wählen Sie mir für Inspektionen, die anderen Nutzern in Ihrer Organisation gehören.
Limit: Denken Sie daran, dass jeder Ablauflauf nur bis zu 1.000 Inspektionen verarbeiten kann. Wenn Ihre Organisation mehr als 1.000 Inspektionen pro Stunde durchführt, sollten Sie die Häufigkeit in "1. Regelmäßigkeit" und "2. Vergangenen Zeitraum abrufen" eingrenzen.
4. Eine spezifische Inspektion abrufen
Klicken Sie auf
Neuer Schritt.Suchen Sie nach "SafetyCulture" und wählen Sie die Aktion Eine spezifische Inspektion abrufen.
Klicken Sie auf das Feld "Audit-Kennung" und wählen Sie Inspections-Audit-Kennung aus der Liste der dynamischen Inhalte. Dadurch wird die Aktion in eine Aktion "Auf alle anwenden" eingefügt.
5. Einen Inspektionsbericht exportieren
Klicken Sie auf Aktion hinzufügen.
Suchen Sie nach "SafetyCulture" und wählen Sie die Aktion Einen Inspektionsbericht exportieren.
Folgende Felder konfigurieren:
Audit-Kennung: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Inspections-Audit-Kennung aus.
Format: Wählen Sie den Export Ihrer Inspektionen als PDF- oder Word-Datei.
Präferenz-ID (optional): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie das Berichtslayout, das Sie anwenden möchten. Bitte beachten Sie, dass nur Berichtslayouts für alle Vorlagen verfügbar sind.
6. Anwenden bis
Klicken Sie auf Aktion hinzufügen.
Suchen Sie nach " Steuerung" und wählen Sie die Aktion Anwenden bis.
Die Felder vorerst auslassen.
7. Exportstatus der Inspektion überprüfen
Klicken Sie auf Aktion hinzufügen innerhalb der Aktion "Anwenden bis".
Suchen Sie nach "SafetyCulture" und wählen Sie die Aktion Exportstatus der Inspektion überprüfen.
Folgende Felder konfigurieren:
Audit-Kennung: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Inspections-Audit-Kennung aus der Liste der dynamischen Inhalte aus.
Aufgaben-Kennung exportieren: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Task-ID exportieren aus der dynamischen Inhaltsliste aus.
Kehren Sie zu "6. Ausführen bis" zurück und konfigurieren Sie die folgenden Felder:
Wählen Sie einen Wert (links): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Exportstatus aus der dynamischen Inhaltsliste aus.
Wählen Sie einen Wert(rechts): Geben Sie "SUCCESS" ein.
8. HTTP
Klicken Sie auf Aktion hinzufügen nich innerhalb, sondern unterhalb der Aktion "Anwenden bis".
Suchen Sie nach "HTTP" und wählen Sie die Aktion HTTP.
Folgende Felder konfigurieren:
Methode: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie ERHALTEN.
URI: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie URL exportieren aus der dynamischen Inhaltsliste aus.
9. Datei erstellen
Klicken Sie auf Aktion hinzufügen.
Suchen Sie nach "SharePoint" und wählen Sie die Aktion Datei erstellen.
Wenn Sie SharePoint in Power Automate zum ersten Mal verwenden, müssen Sie den Connector authentifizieren, indem Sie sich bei Ihrem SharePoint-Konto anmelden.
Folgende Felder konfigurieren:
Website-Adresse: Auf das Feld klicken und die SharePoint-Website auswählen.
Ordnerpfad: Klicken Sie auf das Ordnersymbol auf der rechten Seite und legen Sie den Pfad des Ordners fest, in den die Inspektionsberichte hochgeladen werden sollen. Da jede SharePoint-Liste, Dokumentbibliothek oder jeder Ordner nur maximal 5000 Objekte enthalten kann, empfehlen wir Ihnen, dynamische Inhaltselemente zu verwenden, um Ihre Inspektionsberichte dynamisch in Ordnern zu sortieren. Sehen Sie sich das folgende Beispiel mit der Sortierung von Inspektionsberichten nach den Namen ihrer Vorlagen an.
Dateiname: Klicken Sie auf das Feld und verwenden Sie dynamische Inhaltselemente, um eine Benennungsregel für Inspektionsberichte zu erstellen. Achten Sie darauf, am Ende ".pdf" oder ".docx" hinzuzufügen, je nachdem, welches Berichtsformat Sie ausgewählt haben. Zum Beispiel: "<dynamic_content>.pdf".
Dateiinhalt: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Text aus der Liste der dynamischen Inhalte unter "HTTP" aus.
Klicken Sie unten oder oben rechts auf der Seite auf Speichern, um den Flow zu speichern.
Den Flow testen (optional)
Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Testen, um den Test des Flow zu starten.
Wählen Sie Manuellund klicken Sie auf Manuell.
Klicken Sie auf Flow ausführen.
Klicken Sie auf Fertig, um den Test des Flow zu überwachen.
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