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Zapier: Inspektionsberichte zu Dropbox hochladen

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Zap erstellen, um fertige Inspektionsberichte automatisch zu Dropbox hochzuladen.

Ein Unternehmen zu führen kann viele unvorhersehbare Faktoren mit sich bringen, aber ein gutes Aufzeichnungssystem kann vieles einfacher machen. Während die meisten Organisationen Cloud-Speichersysteme nutzen, um ihre Inspektionsberichte zu speichern, kann es anstrengend sein, sich darauf zu verlassen, dass die Teams die Berichte manuell einsenden. Mit Integrationstools wie Zapier können Sie Ihre SafetyCulture Inspektionsberichte automatisch nach Dropbox exportieren. Dies reduziert nicht nur den Zeitaufwand Ihrer Nutzer und Administratoren für das Senden, Empfangen und Speichern von Berichten, sondern minimiert auch mögliche menschliche Fehler in diesem Prozess.

Wenn Ihre Organisation Power Automate als Integrations-Tool verwendet, können Sie mit einem Flow eine gleichwertige Lösung erstellen!

Was Sie brauchen

Hinweis

Wenn Sie Mitglied in mehreren Organisationen sind, wenden Sie sich bitte an unser Kundensupport-Team, um Unterstützung bei der Verbindung von Zapier mit der richtigen SafetyCulture-Organisation zu erhalten.

Please note that our customer support team can only provide limited help for single sign-on, user provisioning, and integrations via third-party platforms such as Power Automate, Power BI, and Zapier. If your organization is on the Enterprise Plan, please contact your customer success manager for assistance.

Alle in SafetyCulture abgeschlossenen Inspektionen

  1. In Zapier anmelden.

  2. Oben links auf der Seite auf Zap erstellenklicken.

  3. Suchen und unter "1. Auslöser"SafetyCulture auswählen

  4. Auf das Dropdown-Menü "Ereignis" klicken und eine der folgenden Optionen auswählen:

    • Jede abgeschlossene Inspektion: Wählen Sie dieses Ereignis, wenn Sie alle abgeschlossenen Inspektionen, zu denen Ihr Account Zugriff hat, per E-Mail versenden möchten.

    • Abgeschlossene Inspektionen : Wählen Sie diese Option, wenn Sie automatisch nur abgeschlossene Inspektionen aus einer bestimmten Vorlage, zu denen Ihr Account Zugriff hat, per E-Mail versenden möchten.

  5. Auf Weiterklicken.

  6. Wählen Sie Ihr SafetyCulture-Konto aus dem Dropdown-Menü aus. Wenn dies Ihr erster Zap mit SafetyCulture ist, klicken Sie auf Anmelden und fügen Sie dann Ihr SafetyCulture-Konto zu Zapier hinzu, indem Sie sich anmelden.

  7. Auf Weiterklicken.

  8. Wenn Sie in Schritt 4 "Abgeschlossene Inspektion" ausgewählt haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um die Vorlage auszuwählen. Bitte beachten Sie, dass nur die 20 zuletzt geänderten Vorlagen angezeigt werden. Wenn die gewünschte Vorlage nicht in der Liste enthalten ist, wählen Sie die Registerkarte Nutzerdefiniert aus dem Dropdown-Menü aus und geben Sie die eindeutige Kennung der Vorlage in das Textfeld ein. Nutzerdefiniert

  9. Klicken Sie auf Auslöser testen und auf Auslöser testen, wenn eine Inspektion gefunden wurde.

2. Export von Inspektionsberichten in SafetyCulture starten

  1. Klicken Sie auf image am Ende des Zap. Wenn Sie von "1. Alle in SafetyCulture abgeschlossenen Inspektionen" zu diesem Abschnitt gesprungen sind, suchen Sie und wählen Sie image in "2. Aktion".

  2. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionsereignis“ und wählen Sie Inspektionsbericht-Export starten aus.

  3. Auf Weiterklicken.

  4. Aus dem Dropdown-Menü Ihr SafetyCulture-Account auswählen.

  5. Auf Weiterklicken.

  6. Folgende Felder konfigurieren:

    • Inspektion ID: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Inspektionskennung unter "Alle in SafetyCulture abgeschlossenen Inspektionen".

    • Inspektions-Berichtsformat: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie das Inspektions-Berichtsformat aus.

    • Berichtslayout-ID: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie das Berichtslayout, das Sie anwenden möchten. Bitte beachten Sie, dass nur Berichtslayouts für alle Vorlagen verfügbar sind.

  7. Auf Weiterklicken.

  8. Klicken Sie auf Testen & Weiter.

3. Verzögerung für

  1. Klicken Sie auf image am unteren Rand des Zap.

  2. Suchen und wählen Sie Verzögerung mit Zapier.

  3. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Ereignis" und wählen Sie Verzögerung aus.

  4. Auf Weiterklicken.

  5. Folgende Felder konfigurieren:

    • Dauer der Verzögerung (Wert): "5" eingeben.

    • Zeitverzögerung für (Einheit): Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie Minuten aus.

  6. Auf Weiterklicken.

  7. Klicken Sie auf Testen & Weiter.

4. Exportierten Inspektionsbericht in SafetyCulture abrufen

  1. Klicken Sie auf image am unteren Rand des Zap.

  2. Suchen und wählen Sie SafetyCulture aus.

  3. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionsereignis“ und wählen Sie Exportierten Inspektionsbericht abrufen aus.

  4. Auf Weiterklicken.

  5. Aus dem Dropdown-Menü Ihr SafetyCulture-Account auswählen.

  6. Auf Weiterklicken.

  7. Folgende Felder konfigurieren:

    • Inspektion ID: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Inspektionskennung unter "Alle in SafetyCulture abgeschlossenen Inspektionen".

    • Export-Kennung: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Kennung exportieren unter "Inspektionsbericht-Export in Safetyculture starten".

  8. Auf Weiterklicken.

  9. Klicken Sie auf Testen & Weiter.

5. Datei in Dropbox hochladen

  1. Klicken Sie auf image am unteren Rand des Zap.

  2. Suchen und wählen Sie Dropbox aus.

  3. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionsereignis“ und wählen Sie Datei hochladen aus.

  4. Auf Weiterklicken.

  5. Wählen Sie Ihr Dropbox- Konto aus dem Dropdown-Menü aus. Wenn dies Ihr erster Zap mit Dropbox ist, klicken Sie auf Bei Dropbox anmelden oder klicken Sie im Dropdown-Menü auf Bei Dropbox anmelden, melden Sie sich dann bei Dropbox an und fügen es zu Zapier hinzu.

  6. Auf Weiterklicken.

  7. Folgende Felder konfigurieren:

    • Ordner: Klicken Sie auf das Feld und geben Sie den Pfad des Ordners an, in den die Inspektionsberichte hochgeladen werden sollen. Sie können Ihre Inspektionsberichte dynamisch sortieren, indem Sie im Dropdown-Menü auf Nutzerdefiniert klicken und Inspektionsdetails auswählen. Sehen Sie sich das folgende Beispiel an, in dem die Inspektionsberichte nach ausgewählten Standorten sortiert sind. Achten Sie darauf, dass Sie für jede Ebene des Verzeichnisses einen Schrägstrich ( / ) eingeben. Nutzerdefiniert

    • Datei: Auf das Feld klicken und unter "Exportierten Inspektionsbericht in Safetyculture abrufen" Exportierter Inspektionsbericht auswählen.

  8. Auf Weiterklicken.

  9. Klicken Sie auf Testen & Weiter. Dadurch wird ein Inspektionsbericht in den von Ihnen angegebenen Ordnerpfad hochgeladen.

  10. Veröffentlichen Sie Ihren Zap, um mit dem Hochladen von abgeschlossenen Inspektionen in Dropbox zu beginnen. Wir empfehlen außerdem, dass Sie Ihrem Zap in der oberen linken Ecke der Seite einen Namen geben.

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