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Gérer la visibilité des catégories et l'accès aux observations
Découvrez comment appliquer des restrictions aux personnes qui peuvent signaler des observations et à celles qui y ont accès via l'application Web.
Qu'est-ce que la visibilité des catégories et l'accès aux observations ?
La visibilité des catégories vous permet de contrôler qui peut signaler des observations en utilisant une catégorie spécifique activée. En revanche, l'accès aux observations vous permet de contrôler qui peut uniquement signaler une observation et qui peut afficher et modifier les observations signalées dans chaque catégorie. Les deux options garantissent toutefois que seuls les membres autorisés de l'équipe sont impliqués dans le signalement, le traitement et la résolution des obsevrations dans les catégories désignées.
Visibilité des catégories
Les catégories d'observations sont utilisées pour organiser et trier les observations signalées par votre équipe, ce qui vous permet de les classer par ordre de priorité en fonction de leur nature ou de leur zone d'impact. En fonction du nombre de scénarios traités par votre organisation, vous souhaiterez peut-être activer les catégories d'observations pour certains utilisateurs et prendre en charge plus de types d'observations. Vous pouvez également choisir de les désactiver pour n'afficher que celles dont votre organisation a besoin.
Accès aux observations
Vous pouvez gérer l'accès au niveau d'une catégorie afin que les utilisateurs, groupes ou membres du site sélectionnés ne voient que les observations qui les concernent. Ce paramètre peut être paramétré de deux manières différentes :
Donner l'accès aux utilisateurs et aux groupes.
Donner un accès dynamique aux membres du site :
Tous les membres du site sélectionné : les observations signalées dans cette catégorie seront disponibles pour les membres du site.
Membres du site sélectionné qui sont également dans... : les observations signalées dans cette catégorie seront disponibles pour les membres du site et s'ils sont également membres des groupes sélectionnés.
En outre, vous pouvez définir le niveau d'accès par défaut pour les déclarants d'observation, soit « Signaler uniquement », soit « Afficher, modifier ». Cela détermine si les utilisateurs peuvent uniquement envoyer des observations sans pouvoir les afficher et les modifier par la suite ou s'ils ont un accès complet pour afficher et modifier des observations signalées.
Si les utilisateurs ne bénéficient pas d'un accès explicite aux observations d'une catégorie, ils ne pourront accéder qu'aux observations :
Qu'ils ont créées
Ils sont attribués indépendamment de l'accès accordé
Ils sont notifiés quel que soit l'accès accordé
Des catégories d'observations auxquelles ils ont accès
Si vous disposez de l'autorisation "Ignorer les autorisations : Gérer toutes les données", vous pouvez consulter toutes les observation, quels que soient les paramètres d'accès.
Gérer la visibilité des catégories
Sélectionnez
Observationsdans le menu à gauche.Sélectionnez Catégoriesen haut de la page.
Cliquez sur Modifier la catégorieà droite de la catégorie.
Cliquez sur Accèsen haut de la page.
Dans la case « Visibilité de la catégorie », mettez à jour la visibilité de la catégorie de la question :
Activer la visibilité de la catégorie : Activez et cliquez sur Modifier pour indiquer qui peut signaler les observations liées à cette catégorie.
Désactiver la visibilité de la catégorie : Désactivez cette option pour que personne ne puisse utiliser cette catégorie pour signaler une observation.
Les modifications d'accès aux catégories d'observations s'appliquent aux observations existantes et nouvelles.
Gérer l'accès aux observations
Sélectionnez
Observations dans le menu à gauche.Cliquez sur Modifier la catégorie à droite de la catégorie.
Cliquez sur Accès en haut de la page.
Cliquez sur Modifier l'accès en bas de la page.
Dans le panneau latéral, sous « [Nom de la catégorie] sera disponible pour », cliquez sur le menu déroulant et gérez l'accès aux observations en conséquence.
Cliquez sur Enregistrer et appliquer.
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Foire aux questions
Oui, il est possible de contrôler quels utilisateurs et quels groupes peuvent utiliser la fonctionnalité Observations grâce à l'autorisation « Accès aux observations » et au paramètre « Visibilité de la catégorie ».
Vous pouvez également limiter les personnes autorisées à interagir avec les observations signalées dans des catégories spécifiques et gérer l'accès aux observations.
Gardez à l'esprit que tant qu'un code QR d'observation est activé dans votre organisation, n'importe qui peut signaler des observations à l'aide du code QR.
Cet utilisateur n'aura plus accès à toutes les questions de cette catégorie.
Supprimer une catégorie d'observations supprime définitivement la catégorie de votre organisation, tandis que désactiver une catégorie d'observations ne fait que la cacher à votre équipe et peut être activée à tout moment.
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