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- Manage credentials for users in your organization
Manage credentials for users in your organization
Learn how to manage credentials for users in your organization via the web app.
¿Qué son las credenciales en SafetyCulture?
La función de Credenciales de SafetyCulture simplifica y agiliza la gestión de las cualificaciones de su fuerza laboral. Ya sean certificaciones o cualificaciones externas como permisos de conducir y cursos de primeros auxilios, nuestra plataforma ofrece un repositorio único y organizado para todas ellas.
En combinación con la Formación en SafetyCulture, la función de Credenciales garantiza que sus equipos cumplan completamente con las regulaciones. Por ejemplo, un operador de carretillas elevadoras puede hacer un curso de iniciación en el sitio y tener un carnet de carretillero como credencial para perfeccionar las operaciones en el sitio.
Users can customize their notification settings to be notified when their credential is about to expire.
Please note that you need to have Permiso de "Administración de plataformas: Usuarios" to manage another user's credentials from the list of users in your organization.
Add a user’s credential
Click your organization name on the lower-left corner of the page and select Usuarios.
Select a user.
Click
Añada credencial on the right-hand side of the page.
Upload photos or PDF files of the user’s credential.
Select a credential type.
Enter the details accordingly.
Click Guardar.
Edit a user’s credential
Click your organization name on the lower-left corner of the page and select Usuarios.
Select a user.
Click
on the credential's right-hand side.Select
Añadir versión or 
Edit latest version to create a new credential or update an existing one. Update the credential accordingly.
Click Guardar.
Vea el historial de una credencial
Haga clic en el nombre de su organización en la esquina inferior izquierda de la página y seleccione Usuarios.
Haga clic en el nombre del usuario.
Seleccione Credenciales en la parte superior de la página.
Haga clic en
en el lado derecho de la credencial y seleccione .
En esta página, puede ver cuándo la credencial fue válida según la fecha de emisión y la fecha de vencimiento de cada versión.
Si tiene el permiso de "Gestión de plataforma: credenciales", también puede ver los detalles de cada versión de credencial y los archivos multimedia adjuntos.
View a user’s credential version’s activity
Click your organization name on the lower-left corner of the page and select Usuarios.
Select a user.
Select a credential.
Click Actividad from the tab on the left-hand side of the page.
In this tab, you can view changes made to the following fields of the user's credential over time:
Issue date
Expiration date
Media files
View a user's credential approval status
Click your organization name on the lower-left corner of the page and select Usuarios.
Select or search for the user to view their credentials.
View the approval status on the lower-right of the credential.
La eliminación es irreversible y no podemos restaurar elementos eliminados permanentemente. Siempre se requiere confirmación antes de cualquier eliminación, así que asegúrese de no eliminar accidentalmente el elemento equivocado.
Delete a user’s credential
Click your organization name on the lower-left corner of the page and select Usuarios.
Select a user.
Click
on the credential's right-hand side, and select 
Delete.
In the pop-up window, click Eliminar.
Bulk uploading credentials is only available to users with Permiso de "Gestión de la plataforma: credenciales".
You can only bulk upload up to 20,000 credentials at a time.
Bulk upload credentials
Click your organization name on the lower-left corner of the page and select Credenciales.
Click
on the upper-right of the page and select 
Subida en masa (CSV).Click Descargar plantilla CSV on the upper-right of the page.
Open the CSV template and follow the instructions to add your credentials.
Once you're ready, your CSV should look something like the following example:
Go back to the web app and upload your CSV.
Review the list of credentials you're uploading. If there are any errors, resolve each error, and then click Volver a subir to try again.
Once you're ready, click Siguiente on the upper-right of the page.
Upload the media files for each credential. By default, media attachments are required for each credential. However, if you want to skip and upload the credentials first, you can click Make media optional on the upper-right of the page.
Once you're ready, click Finish and upload.
If approval is required for each credential, credentials will need to be approved individually after they're bulk uploaded by default. However, you can skip the manual approval and approve all the credentials in bulk by clicking Aprobar in the pop-up window.
CSV troubleshooting guide
If there's an error in the CSV of credentials you've uploaded, we'll highlight it when you're reviewing the data. You can refer to the following potential errors for resolutions.
Error | Resolution |
|---|---|
Credential type doesn't exist | Please ensure the credential type is created in your organization. If the credential type has been created already, check that the spelling in your CSV file is correct. |
User doesn't exist | Please ensure the user is added to your organization. If the user is added already, check that the user's email in your CSV file is entered correctly, or that the user isn't deactivated. |
Invalid date format | Please ensure the date format matches your profile's date and time format. |
Expiration date is earlier than issue date | Please ensure the expiration date is on a day after the issue date. |
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