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Manage credentials for users in your organization

Learn how to manage credentials for users in your organization via the web app.

¿Qué son las credenciales en SafetyCulture?

La función de Credenciales de SafetyCulture simplifica y agiliza la gestión de las cualificaciones de su fuerza laboral. Ya sean certificaciones o cualificaciones externas como permisos de conducir y cursos de primeros auxilios, nuestra plataforma ofrece un repositorio único y organizado para todas ellas.

En combinación con la Formación en SafetyCulture, la función de Credenciales garantiza que sus equipos cumplan completamente con las regulaciones. Por ejemplo, un operador de carretillas elevadoras puede hacer un curso de iniciación en el sitio y tener un carnet de carretillero como credencial para perfeccionar las operaciones en el sitio.

Please note that you need to have Permiso de "Administración de plataformas: Usuarios" to manage another user's credentials from the list of users in your organization.

Add a user’s credential

  1. Log in to the web app.

  2. Click your organization name on the lower-left corner of the page and select Usuarios.

  3. Select a user.

  4. Click Plus iconAñada credencial on the right-hand side of the page. Añada una credencial en su perfil de usuario a través de la aplicación web.

  5. Upload photos or PDF files of the user’s credential.

  6. Select a credential type.

  7. Enter the details accordingly.

  8. Click Guardar.

Edit a user’s credential

  1. Log in to the web app.

  2. Click your organization name on the lower-left corner of the page and select Usuarios.

  3. Select a user.

  4. Click image on the credential's right-hand side.

  5. Select Plus iconAñadir versión or Pencil iconEdit latest version to create a new credential or update an existing one.

  6. Update the credential accordingly. Edit a user's credential via the web app.

  7. Click Guardar.

Vea el historial de una credencial

  1. Iniciar sesión en la aplicación web.

  2. Haga clic en el nombre de su organización en la esquina inferior izquierda de la página y seleccione Usuarios.

  3. Haga clic en el nombre del usuario.

  4. Seleccione Credenciales en la parte superior de la página.

  5. Haga clic en image en el lado derecho de la credencial y seleccione image. image

  6. En esta página, puede ver cuándo la credencial fue válida según la fecha de emisión y la fecha de vencimiento de cada versión.

  7. Si tiene el permiso de "Gestión de plataforma: credenciales", también puede ver los detalles de cada versión de credencial y los archivos multimedia adjuntos.

View a user’s credential version’s activity

  1. Log in to the web app.

  2. Click your organization name on the lower-left corner of the page and select Usuarios.

  3. Select a user.

  4. Select a credential.

  5. Click Actividad from the tab on the left-hand side of the page. View a user’s credential version’s activity via the web app.

  6. In this tab, you can view changes made to the following fields of the user's credential over time:

    • Issue date

    • Expiration date

    • Media files

La eliminación es irreversible y no podemos restaurar elementos eliminados permanentemente. Siempre se requiere confirmación antes de cualquier eliminación, así que asegúrese de no eliminar accidentalmente el elemento equivocado.

Delete a user’s credential

  1. Log in to the web app.

  2. Click your organization name on the lower-left corner of the page and select Usuarios.

  3. Select a user.

  4. Click image on the credential's right-hand side, and select Delete iconDelete. Delete a credential via the web app.

  5. In the pop-up window, click Eliminar.

Bulk uploading credentials is only available to users with Permiso de "Gestión de la plataforma: credenciales".

You can only bulk upload up to 20,000 credentials at a time.

Bulk upload credentials

  1. Log in to the web app.

  2. Click your organization name on the lower-left corner of the page and select Credenciales.

  3. Click image on the upper-right of the page and select Bulk upload CSV iconSubida en masa (CSV).

  4. Click Descargar plantilla CSV on the upper-right of the page.

  5. Open the CSV template and follow the instructions to add your credentials.

  6. Once you're ready, your CSV should look something like the following example: An example of a CSV prepared for bulk adding credentials.

  7. Go back to the web app and upload your CSV.

  8. Review the list of credentials you're uploading. If there are any errors, resolve each error, and then click Volver a subir to try again.

  9. Once you're ready, click Siguiente on the upper-right of the page.

  10. Upload the media files for each credential. By default, media attachments are required for each credential. However, if you want to skip and upload the credentials first, you can click Make media optional on the upper-right of the page.

  11. Once you're ready, click Finish and upload.

CSV troubleshooting guide

If there's an error in the CSV of credentials you've uploaded, we'll highlight it when you're reviewing the data. You can refer to the following potential errors for resolutions.

Error

Resolution

Credential type doesn't exist

Please ensure the credential type is created in your organization. If the credential type has been created already, check that the spelling in your CSV file is correct.

User doesn't exist

Please ensure the user is added to your organization. If the user is added already, check that the user's email in your CSV file is entered correctly, or that the user isn't deactivated.

Invalid date format

Please ensure the date format matches your profile's date and time format.

Expiration date is earlier than issue date

Please ensure the expiration date is on a day after the issue date.

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