Power Automate: exportación de datos de inspección a hojas de cálculo de Excel Online

Este artículo le enseña cómo crear un flujo de Power Automate para exportar automáticamente los datos de inspección a una hoja de cálculo de Excel Online.

Como una de las aplicaciones de hojas de cálculo más utilizadas, Microsoft Excel se ha establecido como un nombre familiar en lo que respecta al análisis de datos. Al ofrecer una amplia variedad de funciones, no solo es un lugar para almacenar información, sino que también puede ayudar a las personas a analizar y visualizar datos sin esfuerzo. Con herramientas de integración como Power Automate (anteriormente Microsoft Flow), puede exportar automáticamente sus datos de inspección de SafetyCulture para completar una hoja de cálculo de Excel Online, de modo que su equipo pueda acceder a la información más reciente capturada por sus usuarios en primera línea en cualquier momento y analizar los datos con facilidad.

Si su organización utiliza Zapier como herramienta de integración, ¡puede crear un Zap que ofrezca una solución equivalente!

Qué necesitará

Tomar nota

Le recomendamos que se familiarice con el uso de expresiones y aprenda a localizar los ID de los elementos de las preguntas para las integraciones.
Asegúrese de tener una hoja de cálculo existente en la cuenta de Excel Online de su organización con columnas formateadas como una tabla de antemano. Para cada encabezado, etiquete cada respuesta que desee exportar. Este se puede intercambiar por otros conectores como Google Sheets y listas de SharePoint.
Los datos de inspección que se exportan se basan en las inspecciones, a las que tiene acceso la cuenta que generó el token para API. Si es administrador, puede otorgarse acceso a la inspección o asignarse el permiso de "Acceso a datos" para tener visibilidad sobre todas las inspecciones de su organización.
Este flujo no admite las siguientes preguntas de inspección:
- Preguntas dentro de las Secciones de repetición.
- Preguntas de elección múltiple que tienen habilitada la "selección múltiple".

Si encuentra algún error o tiene alguna pregunta sobre la integración, por favor, contacte con nuestro equipo de atención al cliente para obtener ayuda.

Repetición

Inicie sesión en Power Automate.
Haga clic en Crear en el menú del lado izquierdo y seleccione Crear.
Configure los siguientes campos:
- Nombre del flujo: añada un nombre al flujo para que pueda consultarlo fácilmente.
- Inicio: establezca la fecha y la hora en que desea que el flujo comience a ejecutarse.
- Repetir cada: establezca la frecuencia en 1 hora.
Haga clic en Crear para crear el flujo y su primer paso.

Consultar casos anteriores

Haga clic en Siguiente paso.
Busque por "Fecha y hora" y seleccione la acción Obtener casos anteriores.
Establezca el "Intervalo" en 1 y deje la "Unidad de tiempo" como Hora.

Buscar inspecciones modificadas

Haga clic en Siguiente paso.
Busque "SafetyCulture" y seleccione la opción de Buscar inspecciones modificadas.
Si es la primera vez que usa SafetyCulture en Power Automate, autentifique el conector configurando los siguientes campos y después haga clic en Crear.
- Nombre de la conexión: le recomendamos que asigne un nombre a la conexión con el nombre de usuario de la cuenta o el correo electrónico desde el que se genera el token para API.
- Token de API: Introduzca su token de API en el formato "Bearer <token>". Asegúrese de que haya un espacio entre "Bearer" (portador) y el token de la API.
Configure los siguientes campos:
- Modificado posteriormente: haga clic en el campo y seleccione A tiempo pasado en la lista de contenido dinámica.
- Filtrar por plantilla: como los datos de la inspección difieren entre las plantillas, debe filtrar por plantilla específica para este flujo. Haga clic en el campo para seleccionar la plantilla en la lista, o seleccione Introduzca valor personalizado e introduzca el identificador único de la plantilla.
- Archivada (opcional): haga clic en el campo y seleccione verdadero si desea solamente enviar por correo electrónico informes de inspecciones archivadas, o seleccione verdadero para inspecciones activas y archivadas.
- Completada (opcional): haga clic en el campo y seleccione falso si desea solamente enviar por correo electrónico informes de inspecciones incompletas, o seleccione falso para inspecciones completas e incompletas.
- Propiedad (opcional): haga clic en el campo y seleccione yo si solo desea enviar por correo electrónico los informes de las inspecciones que son propiedad de su cuenta, o seleccione yo para las inspecciones que son propiedad de otros usuarios de su organización.
- Límite: tenga en cuenta que cada ejecución de flujo solo puede procesar hasta 1000 inspecciones. Si su organización realiza más de 1000 inspecciones por hora, debe limitar la frecuencia a "1. Recurrencia" y "2. Obtener pasado el tiempo".

Obtener una inspección específica

Haga clic en Siguiente paso.
Busque "SafetyCulture" y seleccione la acción de Obtener una inspección específica.
Haga clic en el campo de "Identificación de la auditoría" y seleccione ID de auditoría de inspección de la lista de contenido dinámico. Este paso coloca a la acción en la acción "Aplicar a cada una".

Matriz de filtrado

Haga clic en Añadir acción.
Busque "Operaciones de datos" y seleccione la acción Matriz de filtrado.
Configure los siguientes campos:
- Matriz para filtrar: haga clic en el campo y seleccione Expresión. Después introduzca la siguiente expresión. Si la respuesta a la pregunta que desea exportar se encuentra en la página de título, reemplace ['items'] por ['header_items'].
  body('Get_a_specific_inspection')['items']
- Elija un valor (izquierda): haga clic en el campo y seleccione Expresión. Después introduzca la siguiente expresión:
  item()['item_id']
- Elija un valor (derecha): haga clic en el campo e introduzca el identificador único (item_id) de la pregunta.
Debería ver algo que se parezca al siguiente ejemplo. Le recomendamos que haga clic en en la parte superior derecha de la acción y "Cambie el nombre" a alguno que pueda usar como referencia como, por ejemplo, la etiqueta de la pregunta: "Revisión de peligros en el lugar de trabajo".

6. Redactar

Haga clic en Añadir acción.
Busque "Operaciones de datos" y seleccione la acción Redactar.
Haga clic en el campo y seleccione Expresión. Después introduzca su expresión según el tipo de respuesta de la pregunta correspondiente. Puede copiar y pegar las muestras que tenemos para cada tipo de respuesta. Por ejemplo, si el tipo de respuesta es una respuesta de texto, se debe introducir la siguiente expresión: body('Filter_array')?[0]?['responses']?['text']
Tenga en cuenta que 'Filter_array' en la muestra se refiere a la etiqueta de la acción en la sección "5. Matriz de filtrado". Si siguió nuestra recomendación y cambió el nombre de la acción, debe hacer coincidir la expresión con el nuevo nombre. Por ejemplo, si se cambió el nombre de la acción de matriz de filtrado a "Revisión de peligros en el lugar de trabajo", la siguiente expresión se debe ingresar con guiones bajos (_) en sustitución de los espacios.
body('Jobsite_Hazard_Check')?[0]?['responses']?['text']
Debería ver algo similar al siguiente ejemplo. Le recomendamos que haga clic en en la parte superior derecha de la acción y "Cámbiele el nombre" a algo que pueda consultar como la respuesta de la pregunta correspondiente, por ejemplo "Respuesta de verificación de peligros en el lugar de trabajo".
Repita las secciones "5. Matriz de filtrado" y "6. Redactar" en combinación, para cada dato de las preguntas de la inspección que desee exportar.

Añadir una fila a una tabla

Haga clic en Añadir acción.
Busque "Excel Online (Business)" o "Excel Online (OneDrive)" y seleccione la acción Añadir una fila a una tabla.
Si es la primera vez que usa Excel Online en Power Automate, autentifique el conector iniciando sesión en su cuenta de Excel Online.
Configure los siguientes campos:
- Ubicación: haga clic en el campo y seleccione la ubicación de la hoja de cálculo.
- Biblioteca de documentos: haga clic en el campo y seleccione el directorio de la hoja de cálculo.
- Archivo: haga clic en el icono de la carpeta en el lado derecho, y después busque y seleccione el archivo de hoja de cálculo.
- Tabla: haga clic en el campo y seleccione la tabla.
- Nombre de la columna: las columnas a las que les dio formato de tabla en la hoja de cálculo de Excel Online aparecerán como campos para completar. Haga clic en cada campo y seleccione los "Resultados" de cada acción que sea "Redactar" de la lista de contenido dinámico.
Haga clic en Guardar en la parte inferior o superior derecha de la página para guardar el flujo.

Hacer una prueba del flujo (opcional)

Haga clic en Probar en la parte superior derecha de la página para comenzar a probar el flujo.
Seleccione Manualmente y haga clic en Manualmente.
Haga clic en Ejecutar flujo.
Haga clic en Hecho para supervisar el flujo de prueba.

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