Verwalten von Referenzen für Nutzer in Ihrer Organisation

In diesem Arikel erfahren Sie, wie Sie mithilfe der Web-App die Referenzen für Nutzer in Ihrer Organisation verwalten können.

Was sind Referenzen?

Die Funktion „Referenzen“ in SafetyCulture vereinfacht und optimiert die Verwaltung der Qualifikationen Ihrer Belegschaft. Ob es sich um Zertifizierungen oder externe Qualifikationen wie Führerscheine und Erste-Hilfe-Kurse handelt, unsere Plattform bietet einen einzigen, organisierten Speicherort für sie alle.

Sie können Ihre eigenen Referenzen oder die Ihrer Mitarbeiter verwalten, indem Sie sie in verschiedene Referenztypen kategorisieren. Sie können auch neue Versionen von Referenzen hinzufügen, die bald ablaufen, ihren Genehmigungsstatus überprüfen und ihren Verlauf überprüfen. Sie können auch die Aktivitäten jeder Version nachverfolgen, wobei die vorgenommenen Änderungen am Ausstellungsdatum, am Ablaufdatum und an den Medienanhängen protokolliert werden.

In Verbindung mit Schulungen in SafetyCulture gewährleisten Qualifikationen die vollständige Compliance Ihrer Teams. Ein Gabelstaplerfahrer kann beispielsweise für einen reibungslosen Betrieb vor Ort einen Einführungskurs für seinen Standort absolvieren und einen Gabelstaplerschein als Qualifikation besitzen.

Nutzer können ihre Benachrichtigungseinstellungen anpassen, um informiert zu werden, wenn ihre Referenzen bald ablaufen.

Was Sie brauchen

Bitte beachten Sie, dass Sie über Berechtigung "Plattformverwaltung: Nutzer"verfügen müssen, um die Anmeldedaten eines anderen Nutzers aus der Liste der Nutzer in Ihrer Organisation verwalten zu können.

Referenz eines Nutzers hinzufügen

Melden Sie sich in der Web-App an.
Klicken Sie unten links auf der Seite auf den Namen Ihrer Organisation und wählen Sie Nutzer aus.
Wählen Sie einen Nutzer aus.
Klicken Sie auf Speichern.
Laden Sie Fotos oder PDF-Dateien der Referenzen eines Nutzers hoch.
Bitte geben Sie die folgenden erforderlichen Referenzdaten ein:
- Qualifikationstyp: Die Art der Qualifikation. Zum Beispiel: "Führerschein".
- Nutzer: Der Nutzer, dem eine Qualifikation zugeordnet ist.
- Ausstellungsdatum: Das Ausstellungsdatum einer Qualifikation.
- Ablaufdatum: Das Ablaufdatum einer Qualifikation.
Klicken Sie auf Speichern.

Referenz eines Nutzers bearbeiten

Melden Sie sich in der Web-App an.
Klicken Sie unten links auf der Seite auf den Namen Ihrer Organisation und wählen Sie Nutzer aus.
Wählen Sie einen Nutzer aus.
Klicken Sie rechts neben den Referenzen auf .
Wählen Sie Version hinzufügen oder Neueste Version bearbeiten, um eine neue Referenz zu erstellen oder um eine Vorhandene zu aktualisieren.
Aktualisieren Sie die Berechtigung entsprechend.
Klicken Sie auf Speichern.

Referenzverlauf eines Nutzers anzeigen

Melden Sie sich in der Web-App an.
Klicken Sie unten links auf der Seite auf den Namen Ihrer Organisation und wählen Sie Nutzer aus.
Wählen Sie einen Nutzer aus.
Klicken Sie auf der rechten Seite der Qualifikation auf und wählen Sie Verlauf anzeigen aus.
Auf dieser Seite können Sie alle Versionen des Berechtigungsnachweises anzeigen und eine der Versionen auswählen, um weitere Details anzuzeigen.

Ein Beispiel für eine Qualifikationshistorie in der Web-App.

Aktivitäten für die Referenzversion eines Nutzers anzeigen

Log in to the web app.
Click your organization name on the lower-left corner of the page and select Nutzer.
Select a user.
Select a credential.
Click Aktivität from the tab on the left-hand side of the page.
In this tab, you can view changes made to the following fields of the user's credential over time:
- Issue date
- Expiration date
- Media files

Den Genehmigungsstatus der Referenzen eines Nutzers anzeigen

Log in to the web app.
Click your organization name on the lower-left corner of the page and select Nutzer.
Select or search for the user to view their credentials.
View the approval status on the lower-right of the credential.

Das Löschen ist nicht rückgängig zu machen, und wir können dauerhaft gelöschte Objekte nicht wiederherstellen. Vor dem Löschen ist immer eine Bestätigung erforderlich, um sicherzustellen, dass Sie nicht versehentlich das falsche Objekt löschen.

Referenz eines Nutzers löschen

Log in to the web app.
Click your organization name on the lower-left corner of the page and select Nutzer.
Select a user.
Click on the credential's right-hand side, and select Löschen.
In the pop-up window, click Löschen.

Das Hochladen von Referenzen in großen Mengen ist nur für Nutzer mit Berechtigung "Platform-Verwaltung: Referenzen" verfügbar.

Sie können maximal 20.000 Referenzen auf einmal hochladen.

Referenzen in großen Mengen hochladen

Melden Sie sich in der Web-App an.
Geben Sie in dem Popup-Fenster die Bezeichnung des Typs ein und klicken Sie auf Erstellen.
Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf und wählen Sie Massen-Upload (CSV) aus.
Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf CSV-Vorlage herunterladen.
Öffnen Sie die CSV-Vorlage und folgen Sie den Anweisungen, um Ihre Referenzen hinzuzufügen.
Wenn Sie fertig sind, sollte Ihre CSV-Datei etwa so aussehen wie das folgende Beispiel:
Gehen Sie zurück zur Web-App und laden Sie Ihre CSV-Datei hoch.
Überprüfen Sie die Liste der Referenzen, die Sie hochladen. Wenn es Fehler gibt, beheben Sie jeden Fehler und klicken Sie dann auf Erneut hochladen, um es erneut zu versuchen.
Wenn Sie bereit sind, klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Seite auf Weiter.
Laden Sie die Mediendateien für jede Referenz hoch. Standardmäßig sind die Medienanhänge für jede Referenz erforderlich. Wenn Sie jedoch zuerst die Referenzen hochladen möchten, können Sie oben rechts auf der Seite auf Medien optional machen klicken.
Wenn Sie bereit sind, klicken Sie auf Fertigstellen und hochladen.
Falls für jede Referenz eine Genehmigung erforderlich ist, müssen die Referenzen standardmäßig einzeln genehmigt werden, nachdem sie in großen Mengen hochgeladen wurden. Sie können die manuelle Genehmigung jedoch überspringen und alle Referenzen in großen Mengen genehmigen, indem Sie im Pop-up-Fenster auf Genehmigen klicken.

Leitfaden zur Fehlerbehebung mit CSV-Dateien

Wenn in der CSV-Datei mit den von Ihnen hochgeladenen Referenzen ein Fehler auftritt, wird dieser bei der Überprüfung der Daten hervorgehoben. Sie können folgende mögliche Fehler beheben.

Fehler	Lösung
Referenztyp existiert nicht	Bitte vergewissern Sie sich, dass der Referenztyp in Ihrer Organisation erstellt wurde. Falls der Referenztyp bereits erstellt wurde, überprüfen Sie, ob die Schreibweise in Ihrer CSV-Datei korrekt ist.
Nutzer existiert nicht	Bitte vergewissern Sie sich, dass der Nutzer zu Ihrer Organisation hinzugefügt wurde. Falls der Nutzer bereits hinzugefügt wurde, überprüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse des Nutzers in Ihrer CSV-Datei korrekt eingegeben wurde oder ob der Nutzer nicht deaktiviert ist.
Ungültiges Datumsformat	Bitte stellen Sie sicher, dass das Datumsformat mit dem Datums- und Zeitformat Ihres Profils übereinstimmt.
Das Ablaufdatum liegt vor dem Ausstellungsdatum	Bitte achten Sie darauf, dass das Ablaufdatum auf ein Datum nach dem Ausstellungsdatum fällt.

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Wenn Sie eine Antwort wünschen, kontaktieren Sie uns bitte untersupport@safetyculture.com.

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