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Zapier: Inspektionen durch Google Kalender-Ereignisse auslösen

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Zap erstellen, um Inspektionen automatisch durch Google-Kalender-Ereignisse auszulösen.

Wir wissen, dass die effektive Verwaltung von Zeitplänen ein entscheidender Bestandteil Ihres Erfolgs sein kann, insbesondere wenn Sie mehrere Aufgaben an verschiedene Nutzer und Gruppen delegieren müssen. Mit Integrationstools wie Zapier können Sie Aufgaben als Ereignisse im Google Kalender erstellen und jedes Ereignis so einstellen, dass SafetyCulture Inspektionen automatisch gestartet werden. Dies ist eine gute Möglichkeit, Ihre Inspektionen basierend auf den Zeitplänen Ihrer Organisation zu automatisieren.

Was Sie brauchen

Take note

  • This Zap utilizes Google Calendar as the online calendar to trigger new inspections, this can be interchanged with other connectors such as Calendly.

  • Templates that are available for new inspections are based on the inspections your account has access to. Learn how to give yourself template access by assigning the "Override permissions: View all data" permission.

  • New inspections started from the Zap inherit the template's inspection access rules. Learn how to set up inspection access rules for your templates.

Wenn etwas schief geht oder Sie Fragen zur Integration haben, wenden Sie sich bitte an unser Kundensupportteam. Wir helfen Ihnen gerne.

1. Ereignis-Start in Google Kalender

  1. Log in to Zapier.

  2. Click Zap erstellen on the upper-left of the page.

  3. Search and select Google Kalender under "1. Trigger".

  4. Click the "Trigger Event" dropdown menu and select Ereignisstart.

  5. Click Weiter.

  6. Select your Google Calendar account from the dropdown menu. If this is your first Zap with Google Calendar, click Bei Google Kalender anmelden, then sign in to Google and add it to Zapier.

  7. Click Weiter.

  8. Click the "Calendar" dropdown menu and select the calendar you want to use and trigger new inspections.

  9. Click Weiter.

  10. Click Auslöser testen and click Weiter once an event has been found.

2. Inspektion in SafetyCulture starten

  1. In "2. Action", search and select SafetyCulture.

  2. Click the "Action Event" dropdown menu and select Inspektion beginnen.

  3. Click Weiter.

  4. Select your SafetyCulture account from the dropdown menu. If this is your first Zap with SafetyCulture, click Bei SafetyCulture anmelden and then add your SafetyCulture account to Zapier by logging in.

  5. Click Weiter.

  6. Click the "Template Name" dropdown menu to select the template you want to use for new inspections. Please note that only the 20 most recently modified templates are shown. If the template you want to use is not on the list, select the Custom tab from the dropdown menu and enter the template's unique identifier in the text field. Ein Beispiel für das Auswählen einer Vorlage in Zapier.

  7. Click Testen & Weiter. This starts a new inspection using the specified template.

  8. Publish your Zap to start creating a new inspection for each event on your Google Calendar. We also recommend that you name your Zap on the upper-left corner of the page.

(Optional) 3. E-Mail in Gmail senden

You can add an additional action to notify team members of the new inspection and even create a deep link in the email body to take recipients straight to the inspection on the web app or the mobile app.

  1. Click image at the bottom of the Zap.

  2. Search and select Gmail.

  3. Click the "Action Event" dropdown menu and select E-Mail senden.

  4. Click Weiter.

  5. Select your Gmail account from the dropdown menu. If this is your first Zap with Gmail, click Bei Gmail anmelden, then sign in to Google and add it to Zapier.

  6. Click Weiter.

  7. Configure the following fields:

    • To: Click the field and specify the email recipients you want to notify of a new inspection.

    • Subject: Click the field and specify the email subject. You can use details from the calendar event and the new inspection in the dropdown menu to create a naming convention. For example, "[1. Summary]: [2. Template Data Metadata Name]".

    • Body: Click the field and specify the email body. Similar to the subject field, you can use details from the calendar event and the new inspection to construct the email body. You can also use the "Audit ID" as part of the new inspection details to create a deep link that can take recipients straight to the inspection on the web app or mobile app. Check out the following example as a reference: Ein Beispiel für die Aktion "E-Mail senden" in Zapier mit Link zur Inspektion.

  8. Click Weiter.

  9. Click Testen & Weiter. This should send an email to the recipients you specified.

  10. Turn on your Zap to start creating a new inspection and email notify the specified recipients for each event on your Google Calendar. We recommend that you also name your Zap on the upper-left corner of the page.

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