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Zapier: Links zu Online-Berichten per E-Mail versenden, wenn Inspektionspunktzahlen einen bestimmten Schwellenwert unterschreiten
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Zap erstellen, um automatisch Links zu Online-Berichten per E-Mail zu versenden, wenn Inspektionspunktzahlen einen bestimmten Schwellenwert unterschreiten.
Scoring is a powerful tool that can provide insights into how your organization is performing over time and help identify opportunities for improvement from inspections that achieve low scores. Using integration tools such as Zapier, you can automatically generate and email web report links from inspections that score below a threshold, so that your team always stays on top of issues that may need to be addressed.
If your organization uses Power Automate as the integration tool, you can create a flow that delivers an equivalent solution!
Take note
This Zap utilizes Gmail as the client to email web report links, it can be interchanged with other connectors such as Microsoft Outlook.
Inspections that get checked for scores are based on the inspections your account has access to. Learn how to give yourself inspection access by creating access rules or assigning the "Override permissions: View all data" permission.
Wenn etwas schief geht oder Sie Fragen zur Integration haben, wenden Sie sich bitte an unser Kundensupportteam. Wir helfen Ihnen gerne.
Alle in SafetyCulture abgeschlossenen Inspektionen
Oben links auf der Seite auf Zap erstellenklicken.
Suchen und unter "1. Auslöser"SafetyCulture auswählen
Auf das Dropdown-Menü "Ereignis" klicken und eine der folgenden Optionen auswählen:
Jede abgeschlossene Inspektion: Wählen Sie dieses Ereignis, wenn Sie alle abgeschlossenen Inspektionen, zu denen Ihr Account Zugriff hat, per E-Mail versenden möchten.
Abgeschlossene Inspektionen : Wählen Sie diese Option, wenn Sie automatisch nur abgeschlossene Inspektionen aus einer bestimmten Vorlage, zu denen Ihr Account Zugriff hat, per E-Mail versenden möchten.
Auf Weiterklicken.
Wählen Sie Ihr SafetyCulture-Konto aus dem Dropdown-Menü aus. Wenn dies Ihr erster Zap mit SafetyCulture ist, klicken Sie auf Anmelden und fügen Sie dann Ihr SafetyCulture-Konto zu Zapier hinzu, indem Sie sich anmelden.
Auf Weiterklicken.
Wenn Sie in Schritt 4 "Abgeschlossene Inspektion" ausgewählt haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um die Vorlage auszuwählen. Bitte beachten Sie, dass nur die 20 zuletzt geänderten Vorlagen angezeigt werden. Wenn die gewünschte Vorlage nicht in der Liste enthalten ist, wählen Sie die Registerkarte Nutzerdefiniert aus dem Dropdown-Menü aus und geben Sie die eindeutige Kennung der Vorlage in das Textfeld ein. Nutzerdefiniert
Klicken Sie auf Auslöser testen und auf Auslöser testen, wenn eine Inspektion gefunden wurde.
2. Nur fortfahren wenn...
In "2. Action", search and select Nach Zapier filtern.
Configure the following fields:
Choose field…: Click on the field and select Punktzahl in Prozent (%).
Choose condition…: Click on the field and select (Zahl) kleiner als.
Enter value: Click the field and enter the score threshold you want to set, between "0" and "100".
Click Weiter.
3. Link zum öffentlichen Inspektionsbericht in SafetyCulture erstellen
Click
at the bottom of the Zap.Search and select SafetyCulture.
Click the "Action Event" dropdown menu and select Öffentlichen Link zu Inspektionsbericht erstellen.
Click Weiter.
Select your SafetyCulture account from the dropdown menu.
Click Weiter.
Click on the "Inspection ID" field and select Inspektionskennung under "Any Inspection Completed in SafetyCulture".
Click Weiter.
Click Testen & Weiter. This should generate a web report link for the sample inspection.
4. E-Mail in Gmail versenden
Klicken Sie auf
am unteren Rand des Zap.Suchen und wählen Sie Gmail aus.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Aktions-Ereignis" und wählen Sie E-Mail senden aus.
Auf Weiterklicken.
Wählen Sie Ihr Gmail-Konto aus dem Dropdown-Menü aus. Wenn dies Ihr erster Zap mit Gmail ist, müssen Sie auf Bei Gmail anmelden klicken und die App durch Anmeldung bei Ihrem Gmail-Konto authentifizieren.
Auf Weiterklicken.
Folgende Felder konfigurieren:
An: Auf das Feld klicken und die E-Mail-Empfänger angeben, an die die Links zu den Online-Berichten gesendet werden sollen.
Betreff: Klicken Sie auf das Feld und geben Sie den Betreff der E-Mail an. Sie können dynamische Inhaltselemente verwenden, um E-Mails mit Inspektionsobjekten zu benennen. Zum Beispiel: "[1. Name der Vorlage]: [1. Titel der Inspektion] | [Prozentsatz der Punktzahl (%)]".
Hauptteil: Klicken Sie auf das Feld und geben Sie den Text der E-Mail an. Stellen Sie sicher, dass Sie unter "3. Link zum öffentlichen Inspektionsbericht in SafetyCulture erstellen" aus dem Dropdown-Menü den Link "3. Online-Bericht" hinzufügen, da dies der Link zum Online-Bericht ist. Ähnlich wie bei der Betreffzeile können Sie auch bei den Inspektionen Details aus dem Dropdown-Menü einfügen. Sehen Sie sich den folgenden E-Mail-Text als Beispiel an.
Auf Weiterklicken.
Klicken Sie auf Testen & Weiter. Dadurch wird eine E-Mail an die von Ihnen angegebenen Empfänger gesendet.
Veröffentlichen Sie Ihren Zap, um zu beginnen, Links zu Webberichten mit niedriger Punktzahl per E-Mail an die von Ihnen vorgegebenen Empfänger zu senden. Wir empfehlen außerdem, dass Sie Ihrem Zap in der oberen linken Ecke der Seite einen Namen geben.
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