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Power Automate: Links zu Online-Berichten per E-Mail versenden, wenn die Inspektionspunktzahlen einen bestimmten Schwellenwert unterschreiten

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Power Automate-Flow erstellen, um automatisch Links zu Online-Berichten per E-Mail zu versenden, wenn Inspektionspunktzahlen einen bestimmten Schwellenwert unterschreiten.

Punktzahlen sind ein leistungsfähiges Instrument, das Aufschluss darüber geben kann, wie Ihre Organisation im Laufe der Zeit abschneidet. Wenn Sie die Punktzahlen Ihrer Organisation überprüfen, können Sie bei Inspektionen, die niedrige Punktzahlen erreichen, Verbesserungsmöglichkeiten erkennen. Mithilfe von Integrationstools wie Power Automate (ehemals Microsoft Flow) können Sie automatisch Links zu Webberichten von Inspektionen, deren Punktzahlen unter einem bestimmten Schwellenwert liegen, generieren und per E-Mail versenden, so dass Ihr Team stets über Probleme, die möglicherweise behoben werden müssen, auf dem Laufenden bleibt.

Wenn Ihre Organisation Zapier als Integrations-Tool verwendet, können Sie mit einem Zap eine gleichwertige Lösung erstellen

Was Sie brauchen

Hinweis

  • Dieser Flow verwendet Microsoft Outlook als Mail-Client, um Inspektionsberichte zu versenden. Dieses Programm ist mit anderen Connectors wie dem Mail-Connector von Power Automate und Gmail austauschbar.

  • Inspektionsberichte, die per E-Mail gesendet werden, basieren auf den Inspektionen, auf die das Konto, von dem das API-Token generiert wurde, Zugriff hat. Wenn Sie ein Administrator sind, können Sie sich selbst Zugriff zu Inspektionen gewähren oder sich selbst die Berechtigung "Datenzugriff" zuweisen, um alle Inspektionen in Ihrer Organisation einsehen zu können.

Wenn etwas schief geht oder Sie Fragen zur Integration haben, wenden Sie sich bitte an unser Kundensupportteam. Wir helfen Ihnen gerne.

1. Wiederholung

  1. Bei Power Automate anmelden.

  2. Im Menü auf der linken Seite auf Erstellen klicken und Erstellenauswählen.

  3. Folgende Felder konfigurieren:

    • Flow-Name: Fügen Sie einen Namen für Ihren Flow hinzu, damit Sie ihn leicht aufrufen können.

    • Start: Legen Sie das Datum und die Uhrzeit fest, zu der der Flow beginnen soll.

    • Alle wiederholen: Stellen Sie die Frequenz auf 1 Stunde ein.

  4. Auf  Erstellen klicken um den Flow und seinen ersten Schritt zu erstellen.

2. Vergangenen Zeitraum abrufen

  1. Klicken Sie auf Plus iconNeuer Schritt.

  2. Suchen Sie nach "Datum Uhrzeit" und wählen Sie die Aktion Vergangenen Zeitraum abrufen.

  3. Stellen Sie das „Intervall“ auf 1 und belassen Sie die „Zeiteinheit“ auf Stunde.

3. Geänderte Inspektionen durchsuchen

  1. Klicken Sie auf Plus iconNeuer Schritt.

  2. Suchen Sie nach "SafetyCulture" und wählen Sie die Aktion Geänderte Inspektionen suchen.

  3. Wenn Sie SafetyCulture zum ersten Mal in Power Automate verwenden, müssen Sie den Connector authentifizieren, indem Sie die folgenden Felder konfigurieren und dann auf g Erstellen klicken.

    • Verbindungsname: Wir empfehlen, die Verbindung nach dem Account-Nutzernamen zu benennen oder nach der E-Mail, von der der API-Token generiert wird.

    • API-Token: Geben Sie Ihr API-Token im Format "Bearer <token>" ein. Stellen Sie sicher, dass zwischen „Bearer“ und dem API-Token ein Leerzeichen steht.

  4. Folgende Felder konfigurieren:

    • Geändert nach: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Vergangene Zeit aus der Liste der dynamischen Inhalte aus.

    • Nach Vorlage filtern (optional): Wenn Sie nur Inspektionen einer bestimmten Vorlage bearbeiten möchten, klicken Sie auf das Feld und wählen Sie die Vorlage aus der Liste aus, oder wählen Sie Benutzerdefinierten Wert eingeben und geben Sie die eindeutige Kennung der Vorlage ein.

    • Archiviert (optional): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie wahr aus, wenn Sie nur archivierte Inspektionen abrufen möchten, oder wählen Sie wahr für aktive und archivierte Inspektionen.

    • Abgeschlossen (optional): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie falsch aus, wenn Sie nur unvollständige Inspektionen abrufen möchten, oder wählen Sie falsch für vollständige und unvollständige Inspektionen.

    • Eigentümerschaft (optional): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie mir, wenn Sie nur die Berichte von Inspektionen exportieren möchten, die Ihrem Konto angehören, oder wählen Sie mir für Inspektionen, die anderen Nutzern in Ihrer Organisation gehören.

    • Limit: Denken Sie daran, dass jeder Ablauflauf nur bis zu 1.000 Inspektionen verarbeiten kann. Wenn Ihre Organisation mehr als 1.000 Inspektionen pro Stunde durchführt, sollten Sie die Häufigkeit in "1. Regelmäßigkeit" und "2. Vergangenen Zeitraum abrufen" eingrenzen.

4. Eine spezifische Inspektion abrufen

  1. Klicken Sie auf Plus iconNeuer Schritt.

  2. Suchen Sie nach "SafetyCulture" und wählen Sie die Aktion Eine spezifische Inspektion abrufen.

  3. Klicken Sie auf das Feld "Audit-Kennung" und wählen Sie Inspections-Audit-Kennung aus der Liste der dynamischen Inhalte. Dadurch wird die Aktion in eine Aktion "Auf alle anwenden" eingefügt.

5. Bedingung

  1. Klicken Sie innerhalb der Aktion "Auf alle anwenden" auf Aktion hinzufügen.

  2. Suchen Sie nach "Steuerung" und wählen Sie die Aktion Bedingung. Dadurch werden zwei Pfade, "Wenn ja" und "Wenn nein", als Teil der Aktion erstellt.

  3. Folgende Felder konfigurieren:

    • Wählen Sie einen Wert (links): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Punktzahl in Prozent aus der dynamischen Inhaltsliste aus.

    • Bedingung: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie ist kleiner als.

    • Wählen Sie einen Wert aus (rechts): Klicken Sie auf das Feld und geben Sie den gewünschten Schwellenwert zwischen 0 und 100 ein.

6. Link zum Web-Inspektionsbericht abrufen

  1. Klicken Sie im Pfad "Wenn ja" auf Aktion hinzufügen.

  2. Suchen Sie nach "iAuditor" und wählen Sie die Aktion Link zum Online-Inspektionsbericht abrufen.

  3. Klicken Sie auf das Feld „Audit-ID“ und wählen Sie Inspections-Audit-Kennung aus der Liste der dynamischen Inhalte aus.

7. E-Mail versenden (V2)

  1. Mit dem Pfad "Wenn ja" fortfahren, auf Aktion hinzufügen klicken.

  2. Suchen Sie nach „Office 365 Outlook“ oder „Outlook.com“ und wählen Sie die Aktion E-Mail versenden (V2) aus.

  3. Wenn Sie Outlook in Power Automate zum ersten Mal verwenden, müssen Sie den Connector authentifizieren, indem Sie sich in Ihrem Outlook-Account anmelden.

  4. Folgende Felder konfigurieren:

    • An: Klicken Sie auf das Feld und geben Sie die E-Mail-Empfänger an, an die Sie Online-Bericht-Links per E-Mail senden möchten. Achten Sie darauf, nach jeder hinzugefügten E-Mail auf Ihrer Tastatur auf Eingabe oder Zurück zu klicken.

    • Betreff: Klicken Sie auf das Feld und geben Sie den Betreff der E-Mail an. Sie können dynamische Inhaltselemente verwenden, um E-Mails mit Inspektionsdaten zu benennen. Zum Beispiel: "[Name der Vorlage]: [Titel der Inspektion] | [Prozentsatz der Punktzahl]".

    • Hauptteil: Klicken Sie auf das Feld und geben Sie den E-Mail-Text an. Wählen Sie Inspektionslink aus der Liste der dynamischen Inhalte für den Link zum Webbericht aus. Ähnlich wie beim Betreff-Feld können Sie dynamische Inhaltselemente verwenden, um Inspektionsdaten aufzunehmen. Sehen Sie sich den folgenden E-Mail-Text als Beispiel an: Inspektionslink

  5. Klicken Sie unten oder oben rechts auf der Seite auf Speichern, um den Flow zu speichern.

Den Flow testen (optional)

  1. Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Testen, um den Test des Flow zu starten.

  2. Wählen Sie Manuellund klicken Sie auf Manuell.

  3. Klicken Sie auf Flow ausführen.

  4. Klicken Sie auf Fertig, um den Test des Flow zu überwachen.

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