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Punktzahlen sind ein leistungsfähiges Instrument, das Aufschluss darüber geben kann, wie Ihre Organisation im Laufe der Zeit abschneidet und helfen kann, bei Inspektionen mit niedrigen Bewertungen Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Mithilfe von Integrationstools wie Zapier können Sie automatisch Links zu Webberichten von Inspektionen, deren Bewertungen unter einem bestimmten Schwellenwert liegen, generieren und per E-Mail versenden, so dass Ihr Team stets über Probleme, die möglicherweise behoben werden müssen, auf dem Laufenden bleibt.
Wenn Ihre Organisation Power Automate als Integrations-Tool verwendet, können Sie mit einem Flow eine gleichwertige Lösung erstellen!
Was Sie brauchen
Hinweis
Dieser Zap nutzt Gmail als Client, um Links zu Online-Berichten per E-Mail zu versenden. Es kann mit anderen Connectors wie Microsoft Outlook ausgetauscht werden.
Inspektionsberichte, deren Bewertungen überprüft werden, basieren auf den Inspektionen, auf die das Konto, von dem das API-Token generiert wurde, Zugriff hat. Wenn Sie ein Administrator sind, können Sie sich selbst Zugriff zu Inspektionen gewähren indem Sie Zugriffsregeln erstellen oder die Berechtigung "Übergreifende Berechtigungen: Alle Daten anzeigen" zuweisen.
Wenn Sie Mitglied in mehreren Organisationen sind, wenden Sie sich bitte an unser Kundensupport-Team, um Unterstützung bei der Verbindung von Zapier mit der richtigen SafetyCulture-Organisation zu erhalten.
Wenn Sie auf Enterprise-Tarif sind, wenden Sie sich an Ihren Customer Success Manager, um Hilfe zu erhalten: mit SSO, User Provisioning oder Integrationen von Drittanbietern (Power Automate, Power BI, Zapier). Unser Kundensupport-Team kann in diesen Bereichen nur begrenzte Unterstützung leisten.
1. Auslöser in Zapier einrichten
Klicken Sie oben links auf der Seite auf Erstellen. Wählen Sie dann Zaps aus.
Klicken Sie auf Auslöser, suchen Sie dann nach SafetyCulture und wählen Sie es aus.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Ereignisauslöser" und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
Jede abgeschlossene Inspektion: Wählen Sie dieses Ereignis, wenn Sie alle abgeschlossenen Inspektionen, zu denen Ihr Account Zugriff hat, per E-Mail versenden möchten.
Abgeschlossene Inspektionen: Wählen Sie diese Option, wenn Sie automatisch nur abgeschlossene Inspektionen aus einer bestimmten Vorlage, zu denen Ihr Account Zugriff hat, per E-Mail versenden möchten.
Klicken Sie auf das Drop-down-Menü „Konto“, um ein Konto auszuwählen. Wenn dies Ihr erster Zap mit SafetyCulture ist, klicken Sie auf Ein neues Konto verbinden und fügen Sie anschließend Ihr SafetyCulture-Konto zu Zapier hinzu, indem Sie sich anmelden.
Auf Fortfahren klicken.
Wenn Sie in Schritt 4 „Inspektion abgeschlossen“ ausgewählt haben, klicken Sie im Tab „Konfigurieren“ auf das Drop-down-Menü „Vorlagenname“, um die Vorlage auszuwählen. Es werden nur die 20 zuletzt geänderten Vorlagen angezeigt.
Wenn die gewünschte Vorlage nicht in der Liste enthalten ist, klicken Sie auf und wählen Sie Nutzerdefiniert aus, um die eindeutige Kennung der Vorlage in das Textfeld einzugeben.
Klicken Sie auf Fortfahren.
Klicken Sie auf Auslöser testen und auf Mit dem ausgewählten Datensatz fortfahren, wenn eine Inspektion gefunden wurde.
2. Nur fortfahren wenn...
In „2. Aktion“ suchen und Nach Zapier filtern auswählen.
Folgende Felder konfigurieren:
Feld auswählen...: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Punktzahl in Prozent (%).
Bedingung auswählen…: Auf das Feld klicken und (Zahl) kleiner als auswählen.
Wert eingeben: Auf das Feld klicken und den gewünschten Bewertungs-Schwellenwert zwischen "0" und "100" eingeben".
Auf Fortfahren klicken.
4. E-Mail in Gmail versenden
Klicken Sie auf
am unteren Rand des Zap.Suchen und wählen Sie Gmail aus.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Aktions-Ereignis" und wählen Sie E-Mail senden aus.
Auf Fortfahren klicken.
Wählen Sie Ihr Gmail-Konto aus dem Dropdown-Menü aus. Wenn dies Ihr erster Zap mit Gmail ist, müssen Sie auf Bei Gmail anmelden klicken und die App durch Anmeldung bei Ihrem Gmail-Konto authentifizieren.
Auf Fortfahren klicken.
Folgende Felder konfigurieren:
An: Auf das Feld klicken und die E-Mail-Empfänger angeben, an die die Links zu den Online-Berichten gesendet werden sollen.
Betreff: Klicken Sie auf das Feld und geben Sie den Betreff der E-Mail an. Sie können dynamische Inhaltselemente verwenden, um E-Mails mit Inspektionsobjekten zu benennen. Zum Beispiel: "[1. Name der Vorlage]: [1. Titel der Inspektion] | [Prozentsatz der Punktzahl (%)]".
Hauptteil: Klicken Sie auf das Feld und geben Sie den Text der E-Mail an. Stellen Sie sicher, dass Sie unter "3. Link zum öffentlichen Inspektionsbericht in SafetyCulture erstellen" aus dem Dropdown-Menü den Link "3. Online-Bericht" hinzufügen, da dies der Link zum Online-Bericht ist. Ähnlich wie bei der Betreffzeile können Sie auch bei den Inspektionen Details aus dem Dropdown-Menü einfügen. Sehen Sie sich den folgenden E-Mail-Text als Beispiel an.
Auf Fortfahren klicken.
Klicken Sie auf Testen & Weiter. Dadurch wird eine E-Mail an die von Ihnen angegebenen Empfänger gesendet.
Veröffentlichen Sie Ihren Zap, um zu beginnen, Links zu Webberichten mit niedriger Bewertung per E-Mail an die von Ihnen vorgegebenen Empfänger zu senden. Wir empfehlen außerdem, dass Sie Ihrem Zap in der oberen linken Ecke der Seite einen Namen geben.
