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Power Automate: Inspektionsdaten in SharePoint-Listen exportieren

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Power-Automate-Flow erstellen, um Inspektionsdaten automatisch in eine SharePoint-Liste zu exportieren.

Vorbereitungen

Dies ist ein fortgeschrittener Flow, der die Verwendung von Ausdrücken und Inspektionsfragen-Kennungen erfordert.

Bevor Sie mit dem Aufbau des Flow beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie eine bestehende Liste in der SharePoint-Website Ihrer Organisation mit Spalten für jede zu exportierende Antwort erstellt haben. Dies kann mit anderen Konnektoren wie Google Sheets und Microsoft Excel Online ausgetauscht werden.

Ein Beispiel einer SharePoint-Liste mit vorab erstellten Spalten.

Bitte beachten Sie, dass der Export von Daten aus den folgenden Inspektionsfragentypen nicht unterstützt wird:

Bearbeitete Inspektionsdaten basieren auf den Inspektionen, auf die das Konto, das Konto, das das API-Token generiert hat, Zugriff hat. Wenn Sie ein Administrator sind, können Sie sich selbst Zugriff zu Inspektionen gewähren oder sich selbst die Berechtigung "Übergreifende Berechtigungen: Alle Daten anzeigen" zuweisen, um alle Inspektionen in Ihrer Organisation einsehen zu können.

1. Wiederholung

  1. Bei Power Automate anmelden.

  2. Im Menü auf der linken Seite auf Erstellen klicken und Erstellenauswählen.

  3. Im Pop-up-Fenster die folgenden Felder konfigurieren:

    • Flow-Name: Fügen Sie einen Namen für Ihren Flow hinzu, damit Sie ihn leicht aufrufen können.

    • Start: Legen Sie das Datum und die Uhrzeit fest, zu der der Flow beginnen soll.

    • Alle wiederholen: Stellen Sie die Frequenz auf 1 Stunde ein.

  4. Auf  Erstellen klicken um den Flow und seinen ersten Schritt zu erstellen.

2. Vergangenen Zeitraum abrufen

  1. Klicken Sie unter "Wiederholung" auf image und wählen Sie image aus.

  2. Suchen Sie und wählen Sie unter dem Connector "Datum Zeit"Vergangenen Zeitraum abrufen aus.

  3. Stellen Sie das „Intervall“ auf 1 und belassen Sie die „Zeiteinheit“ auf Stunde.

3. Geänderte Inspektionen durchsuchen

  1. Klicken Sie auf Plus iconNeuer Schritt.

  2. Suchen Sie nach "SafetyCulture" und wählen Sie die Aktion Geänderte Inspektionen suchen.

  3. Wenn Sie SafetyCulture zum ersten Mal in Power Automate verwenden, müssen Sie den Connector authentifizieren, indem Sie die folgenden Felder konfigurieren und dann auf g Erstellen klicken.

    • Verbindungsname: Wir empfehlen, die Verbindung nach dem Account-Nutzernamen zu benennen oder nach der E-Mail, von der der API-Token generiert wird.

    • API-Token: Geben Sie Ihr API-Token im Format "Bearer <token>" ein. Stellen Sie sicher, dass zwischen „Bearer“ und dem API-Token ein Leerzeichen steht.

  4. Folgende Felder konfigurieren:

    • Geändert nach: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Vergangene Zeit aus der Liste der dynamischen Inhalte aus.

    • Nach Vorlage filtern: Da sich die Inspektionsdaten zwischen den Vorlagen unterscheiden, müssen Sie für diesen Ablauf nach einer bestimmten Vorlage filtern. Klicken Sie auf das Feld, um die Vorlage aus der Liste auszuwählen, oder wählen Sie Benutzerdefinierten Wert eingeben und geben Sie die eindeutige Kennung der Vorlage ein.

    • Archiviert (optional): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie wahr aus, wenn Sie nur archivierte Inspektionen abrufen möchten, oder wählen Sie wahr für aktive und archivierte Inspektionen.

    • Abgeschlossen (optional): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie falsch aus, wenn Sie nur unvollständige Inspektionen abrufen möchten, oder wählen Sie falsch für vollständige und unvollständige Inspektionen.

    • Eigentümerschaft (optional): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie mir, wenn Sie nur die Berichte von Inspektionen exportieren möchten, die Ihrem Konto angehören, oder wählen Sie mir für Inspektionen, die anderen Nutzern in Ihrer Organisation gehören.

    • Limit: Denken Sie daran, dass jeder Ablauflauf nur bis zu 1.000 Inspektionen verarbeiten kann. Wenn Ihre Organisation mehr als 1.000 Inspektionen pro Stunde durchführt, sollten Sie die Häufigkeit in "1. Regelmäßigkeit" und "2. Vergangenen Zeitraum abrufen" eingrenzen.

4. Eine spezifische Inspektion abrufen

  1. Klicken Sie unter "In geänderten Inspektionen suchen" auf image und wählen Sie image aus.

  2. Suchen und wählen Sie unter dem Connector "SafetyCulture (iAuditor)" Eine spezifische Inspektion abrufen aus.

  3. Klicken Sie in der Seitenleiste auf das Feld "Audit-Kennung", dann auf image und wählen Sie aus der Liste image aus.

  4. Dies fügt die Aktion innerhalb einer "Für jeden" Aktion hinzu.

5. Array filtern

  1. Klicken Sie auf Aktion hinzufügen.

  2. Suchen Sie nach „Datenoperationen“ und wählen Sie die Aktion Array filtern aus.

  3. Folgende Felder konfigurieren:

    • <strong>Zu filterndes Array</strong>: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie <span>Entry#24AZ9q7xcRoO3yWDTiq6OF</span>. Geben Sie dann den folgenden Ausdruck ein. Wenn sich die zu exportierende Fragebeantwortung auf der <a href="#Entry-6GEfh3JHFREyrQeGYe0VrT""="">Titelseite</a> befindet, ersetzen Sie <code>['items']</code> durch <code>['header_items']</code>.

      body('Get_a_specific_inspection')['items'] Ein Beispiel für das Feld "Von" eines Aktion Filter-Arrays in einem Power Automate-Flow.

    • Wählen Sie einen Wert (links): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Ausdruck. Geben Sie dann den folgenden Ausdruck ein:

      item()['item_id']

    • Wählen Sie einen Wert (rechts): Klicken Sie auf das Feld und geben Sie die eindeutige Kennung (item_id) der Frage ein.

  4. Sie sollten etwas sehen, das dem folgenden Beispiel ähnelt. Wir empfehlen, dass Sie oben rechts in der Aktion auf image klicken und es in etwas „Umbenennen“, auf das Sie als Antwort auf die entsprechende Frage zurückgreifen können, z. B. „Antwort auf Baustellengefahrenprüfung“. image

6. Schreiben

  1. Klicken Sie auf Aktion hinzufügen.

  2. Suchen Sie nach „Datenoperationen“ und wählen Sie die Aktion Schreiben aus.

  3. Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Ausdruck. Geben Sie dann Ihren Ausdruck auf der Grundlage des Antworttyps der entsprechenden Frage ein. Sie können unsere Beispiele, für jeden Antworttyp kopieren und einfügen. Wenn der Antworttyp zum Beispiel eine Textantwort ist, sollte der folgende Ausdruck eingegeben werden: body('Filter_array')?[0]?['responses']?['text']

  4. Bitte beachten Sie, dass sich 'Filter_array' in dem Beispiel auf die Bezeichnung der Aktion im Abschnitt ". 5 Filter-Array" bezieht. Wenn Sie unserer Empfehlung gefolgt sind und die Aktion umbenannt haben, sollten Sie den Ausdruck mit dem neuen Namen abgleichen. Wenn die Filter-Array-Aktion beispielsweise in "Baustellen-Gefahrenprüfung" umbenannt wurde, sollte der folgende Ausdruck eingegeben werden, wobei Unterstriche (_) die Leerzeichen ersetzen.

    body('Gefahrenpruefung_am_Arbeitsplatz')?[0]?['responses']?['text']

  5. Sie sollten etwas sehen, das dem folgenden Beispiel ähnelt. Wir empfehlen, dass Sie oben rechts in der Aktion auf image klicken und es in etwas „Umbenennen“, auf das Sie als Antwort auf die entsprechende Frage zurückgreifen können, z. B. „Antwort auf Gefahrenprüfung am Arbeitsort“. image

  6. Wiederholen Sie die Abschnitte "5. Array filtern" und "6. Zusammenstellen" in Kombination für jede Inspektion, deren Daten Sie exportieren möchten.

7. Objekt erstellen

  1. Klicken Sie auf Aktion hinzufügen.

  2. Suchen Sie nach "SharePoint" und wählen Sie die Aktion Objekt erstellen.

  3. Wenn Sie SharePoint in Power Automate zum ersten Mal verwenden, müssen Sie den Connector authentifizieren, indem Sie sich bei Ihrem SharePoint-Konto anmelden.

  4. Folgende Felder konfigurieren:

    • Website-Adresse: Auf das Feld klicken und die SharePoint-Website auswählen.

    • Listenname: Auf das Feld klicken und die Liste auswählen.

    • Titel: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie die Daten aus, die Sie in die Titelspalte der Liste einfügen möchten. Wir empfehlen Ihnen, für dieses Feld eindeutige Informationen wie die "Audit-Kennung" oder den "Titel der Inspektion" aus der Liste der dynamischen Inhalte zu verwenden.

    • Spaltenbezeichnung: Die Spalten, die Sie in der SharePoint-Liste haben, werden als auszufüllende Felder angezeigt. Klicken Sie auf jedes Feld und wählen Sie aus der Liste der dynamischen Inhalte die "Outputs" der jeweiligen "Compose"-Aktion aus. INLINES.EMBEDDED_ENTRY

  5. Klicken Sie unten oder oben rechts auf der Seite auf Speichern, um den Flow zu speichern.

Den Flow testen (optional)

  1. Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Testen, um den Test des Flow zu starten.

  2. Wählen Sie Manuellund klicken Sie auf Manuell.

  3. Klicken Sie auf Flow ausführen.

  4. Klicken Sie auf Fertig, um den Test des Flow zu überwachen.

Wenn etwas schief geht oder Sie Fragen zur Integration haben, wenden Sie sich bitte an unser Kundensupportteam. Wir helfen Ihnen gerne.

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