Power Automate: Inspektionsdaten in SharePoint-Listen exportieren

Bei Power Automate anmelden.

Im Menü auf der linken Seite auf Erstellen klicken und Erstellenauswählen.

Folgende Felder konfigurieren:

• Flow-Name: Fügen Sie einen Namen für Ihren Flow hinzu, damit Sie ihn leicht aufrufen können.

• Start: Legen Sie das Datum und die Uhrzeit fest, zu der der Flow beginnen soll.

• Alle wiederholen: Stellen Sie die Frequenz auf 1 Stunde ein.

Auf  Erstellen klicken um den Flow und seinen ersten Schritt zu erstellen.

Klicken Sie auf Neuer Schritt.

Suchen Sie nach "Datum Uhrzeit" und wählen Sie die Aktion Vergangenen Zeitraum abrufen.

Stellen Sie das „Intervall“ auf 1 und belassen Sie die „Zeiteinheit“ auf Stunde.

Klicken Sie auf Neuer Schritt.

Suchen Sie nach "SafetyCulture" und wählen Sie die Aktion Geänderte Inspektionen suchen.

Wenn Sie SafetyCulture zum ersten Mal in Power Automate verwenden, müssen Sie den Connector authentifizieren, indem Sie die folgenden Felder konfigurieren und dann auf g Erstellen klicken.

• Verbindungsname: Wir empfehlen, die Verbindung nach dem Account-Nutzernamen zu benennen oder nach der E-Mail, von der der API-Token generiert wird.

• API-Token: Geben Sie Ihr API-Token im Format "Bearer <token>" ein. Stellen Sie sicher, dass zwischen „Bearer“ und dem API-Token ein Leerzeichen steht.

Folgende Felder konfigurieren:

• Geändert nach: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Vergangene Zeit aus der Liste der dynamischen Inhalte aus.

• Nach Vorlage filtern: Da sich die Inspektionsdaten zwischen den Vorlagen unterscheiden, müssen Sie für diesen Ablauf nach einer bestimmten Vorlage filtern. Klicken Sie auf das Feld, um die Vorlage aus der Liste auszuwählen, oder wählen Sie Benutzerdefinierten Wert eingeben und geben Sie die eindeutige Kennung der Vorlage ein.

• Archiviert (optional): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie wahr aus, wenn Sie nur archivierte Inspektionen abrufen möchten, oder wählen Sie wahr für aktive und archivierte Inspektionen.

• Abgeschlossen (optional): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie falsch aus, wenn Sie nur unvollständige Inspektionen abrufen möchten, oder wählen Sie falsch für vollständige und unvollständige Inspektionen.

• Eigentümerschaft (optional): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie mir, wenn Sie nur die Berichte von Inspektionen exportieren möchten, die Ihrem Konto angehören, oder wählen Sie mir für Inspektionen, die anderen Nutzern in Ihrer Organisation gehören.

• Limit: Denken Sie daran, dass jeder Ablauflauf nur bis zu 1.000 Inspektionen verarbeiten kann. Wenn Ihre Organisation mehr als 1.000 Inspektionen pro Stunde durchführt, sollten Sie die Häufigkeit in "1. Regelmäßigkeit" und "2. Vergangenen Zeitraum abrufen" eingrenzen.

Klicken Sie auf Neuer Schritt.

Suchen Sie nach "SafetyCulture" und wählen Sie die Aktion Eine spezifische Inspektion abrufen.

Klicken Sie auf das Feld "Audit-Kennung" und wählen Sie Inspections-Audit-Kennung aus der Liste der dynamischen Inhalte. Dadurch wird die Aktion in eine Aktion "Auf alle anwenden" eingefügt.

Klicken Sie auf Aktion hinzufügen.

Suchen Sie nach „Datenoperationen“ und wählen Sie die Aktion Array filtern aus.

Folgende Felder konfigurieren:

• <strong>Zu filterndes Array</strong>: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie <span>Entry#24AZ9q7xcRoO3yWDTiq6OF</span>. Geben Sie dann den folgenden Ausdruck ein. Wenn sich die zu exportierende Fragebeantwortung auf der <a href="#Entry-6GEfh3JHFREyrQeGYe0VrT""="">Titelseite</a> befindet, ersetzen Sie <code>['items']</code> durch <code>['header_items']</code>.

  body('Get_a_specific_inspection')['items']

• Wählen Sie einen Wert (links): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Ausdruck. Geben Sie dann den folgenden Ausdruck ein:

  item()['item_id']

• Wählen Sie einen Wert (rechts): Klicken Sie auf das Feld und geben Sie die eindeutige Kennung (item_id) der Frage ein.

Sie sollten etwas sehen, das dem folgenden Beispiel ähnelt. Wir empfehlen, dass Sie oben rechts in der Aktion auf klicken und es in etwas „Umbenennen“, auf das Sie als Antwort auf die entsprechende Frage zurückgreifen können, z. B. „Antwort auf Baustellengefahrenprüfung“.

Klicken Sie auf Aktion hinzufügen.

Suchen Sie nach „Datenoperationen“ und wählen Sie die Aktion Schreiben aus.

Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Ausdruck. Geben Sie dann Ihren Ausdruck auf der Grundlage des Antworttyps der entsprechenden Frage ein. Sie können unsere Beispiele, für jeden Antworttyp kopieren und einfügen. Wenn der Antworttyp zum Beispiel eine Textantwort ist, sollte der folgende Ausdruck eingegeben werden: body('Filter_array')?[0]?['responses']?['text']

Bitte beachten Sie, dass sich 'Filter_array' in dem Beispiel auf die Bezeichnung der Aktion im Abschnitt ". 5 Filter-Array" bezieht. Wenn Sie unserer Empfehlung gefolgt sind und die Aktion umbenannt haben, sollten Sie den Ausdruck mit dem neuen Namen abgleichen. Wenn die Filter-Array-Aktion beispielsweise in "Baustellen-Gefahrenprüfung" umbenannt wurde, sollte der folgende Ausdruck eingegeben werden, wobei Unterstriche (_) die Leerzeichen ersetzen.

body('Gefahrenpruefung_am_Arbeitsplatz')?[0]?['responses']?['text']

Sie sollten etwas sehen, das dem folgenden Beispiel ähnelt. Wir empfehlen, dass Sie oben rechts in der Aktion auf klicken und es in etwas „Umbenennen“, auf das Sie als Antwort auf die entsprechende Frage zurückgreifen können, z. B. „Antwort auf Gefahrenprüfung am Arbeitsort“.

Wiederholen Sie die Abschnitte "5. Array filtern" und "6. Zusammenstellen" in Kombination für jede Inspektion, deren Daten Sie exportieren möchten.

Klicken Sie auf Aktion hinzufügen.

Suchen Sie nach "SharePoint" und wählen Sie die Aktion Objekt erstellen.

Wenn Sie SharePoint in Power Automate zum ersten Mal verwenden, müssen Sie den Connector authentifizieren, indem Sie sich bei Ihrem SharePoint-Konto anmelden.

Folgende Felder konfigurieren:

• Website-Adresse: Auf das Feld klicken und die SharePoint-Website auswählen.

• Listenname: Auf das Feld klicken und die Liste auswählen.

• Titel: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie die Daten aus, die Sie in die Titelspalte der Liste einfügen möchten. Wir empfehlen Ihnen, für dieses Feld eindeutige Informationen wie die "Audit-Kennung" oder den "Titel der Inspektion" aus der Liste der dynamischen Inhalte zu verwenden.

• Spaltenbezeichnung: Die Spalten, die Sie in der SharePoint-Liste haben, werden als auszufüllende Felder angezeigt. Klicken Sie auf jedes Feld und wählen Sie aus der Liste der dynamischen Inhalte die "Outputs" der jeweiligen "Compose"-Aktion aus.

Klicken Sie unten oder oben rechts auf der Seite auf Speichern, um den Flow zu speichern.

Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Testen, um den Test des Flow zu starten.

Wählen Sie Manuellund klicken Sie auf Manuell.

Klicken Sie auf Flow ausführen.

Klicken Sie auf Fertig, um den Test des Flow zu überwachen.