Power Automate: Inspektionsdaten in SharePoint-Listen exportieren

Bei Power Automate anmelden.

Im Menü auf der linken Seite auf Erstellen klicken und Erstellenauswählen.

Im Pop-up-Fenster die folgenden Felder konfigurieren:

• Flow-Name: Fügen Sie einen Namen für Ihren Flow hinzu, damit Sie ihn leicht aufrufen können.

• Start: Legen Sie das Datum und die Uhrzeit fest, zu der der Flow beginnen soll.

• Alle wiederholen: Stellen Sie die Frequenz auf 1 Stunde ein.

Auf  Erstellen klicken um den Flow und seinen ersten Schritt zu erstellen.

Klicken Sie unter "Wiederholung" auf und wählen Sie aus.

Suchen Sie und wählen Sie unter dem Connector "Datum Zeit"Vergangenen Zeitraum abrufen aus.

Stellen Sie das „Intervall“ auf 1 und belassen Sie die „Zeiteinheit“ auf Stunde.

Klicken Sie unter "Vergangene Zeit anzeigen" auf und wählen Sie aus.

Suchen und wählen Sie unter dem Connector "SafetyCulture (iAuditor)" Geänderte Inspektionen suchen aus.

Wenn Sie SafetyCulture zum ersten Mal in Power Automate verwenden, müssen Sie den Connector authentifizieren, indem Sie die folgenden Felder konfigurieren und dann auf Neu erstellen klicken.

• Verbindungsname: Wir empfehlen, die Verbindung nach dem Account-Nutzernamen zu benennen oder nach der E-Mail, von der der API-Token generiert wird.

• API-Token: Geben Sie Ihr API-Token im Format "Bearer <token>" ein. Stellen Sie sicher, dass zwischen „Bearer“ und dem API-Token ein Leerzeichen steht.

Klicken Sie in der Seitenleiste auf Alle anzeigen für erweiterte Parameter und konfigurieren Sie dann folgende Felder:

• Geändert nach: Klicken Sie auf das Feld, dann auf und wählen Sie aus der Liste aus.

• Nach Vorlage filtern: Da sich die Inspektionsdaten zwischen den Vorlagen unterscheiden, müssen Sie für diesen Ablauf nach einer bestimmten Vorlage filtern. Klicken Sie auf das Feld, um die Vorlage aus der Liste auszuwählen, oder klicken Sie auf Benutzerdefinierten Wert eingeben und geben Sie die eindeutige Kennung der Vorlage ein.

• Archiviert (optional): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie wahr aus, wenn Sie nur archivierte Inspektionen bearbeiten möchten, oder wählen Sie wahr für aktive und archivierte Inspektionen.

• Abgeschlossen (optional): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie falsch aus, wenn Sie nur unvollständige Inspektionen bearbeiten möchten, oder wählen Sie falsch für vollständige und unvollständige Inspektionen.

• Eigentümerschaft (optional): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie mir aus, wenn Sie nur Inspektion bearbeiten möchten, die Ihrem Konto gehören, oder wählen Sie mir für Inspektionen, die anderen Benutzern in Ihrer Organisation gehören.

• Limit: Denken Sie daran, dass jeder Ablauflauf nur bis zu 1.000 Inspektionen verarbeiten kann. Wenn Ihre Organisation mehr als 1.000 Inspektionen pro Stunde durchführt, sollten Sie die Häufigkeit in "1. Regelmäßigkeit" und "2. Vergangenen Zeitraum abrufen" eingrenzen.

Klicken Sie unter "In geänderten Inspektionen suchen" auf und wählen Sie aus.

Suchen und wählen Sie unter dem Connector "SafetyCulture (iAuditor)" Eine spezifische Inspektion abrufen aus.

Klicken Sie in der Seitenleiste auf das Feld "Audit-Kennung", dann auf und wählen Sie aus der Liste aus.

Dies fügt die Aktion innerhalb einer "Für jeden" Aktion hinzu.

Klicken Sie unter "Eine bestimmte Inspektion anzeigen", aber innerhalb von "Für jeden" auf und wählen Sie aus.

Suchen und wählen Sie unter dem Connector "Data Operations" Array filtern aus.

Konfigurieren Sie im Seitenpanel die folgenden Felder:

• <strong>Von</strong>: Klicken Sie auf das Feld, dann auf <span>Entry#4DSH5lLREcAbH1BTpkul9K</span> und geben Sie den folgenden Ausdruck ein. Wenn sich die zu exportierende Frageantwort auf der <a href="#Entry-6GEfh3JHFREyrQeGYe0VrT"="">Titelseite</a> befindet, ersetzen Sie <code>['items']</code> durch <code>['header_items']</code>.

  body('Get_a_specific_inspection')['items']

• Filteranfrage (links): Klicken Sie auf das Feld, dann auf und geben Sie den folgenden Ausdruck ein:

  item()['item_id']

• Filteranfrage (Mitte): Lassen Sie es als "ist gleich".

• Filteranfrage (rechts): Klicken Sie auf das Feld und geben Sie die eindeutige Kennung (item_id) der Frage ein.

Sie sollten etwas sehen, das dem folgenden Beispiel ähnelt. Wir empfehlen Ihnen, das Feld "Filter" oben rechts in der Seitenleiste in etwas umzubenennen, auf das Sie sich als Bezeichnung für die Frage beziehen können, z. B. "Gefahrenprüfung am Einsatzort".

Klicken Sie unter "Filter-Array", aber innerhalb von "Für jeden" auf und wählen Sie aus.

Suchen und wählen Sie unter dem Connector "Data Operations" Schreiben aus.

Klicken Sie im Seitenbereich auf das Feld, dann auf und geben Sie Ihren Ausdruck auf der Grundlage des Antworttyps der entsprechenden Frage ein. Sie können unsere Beispiele kopieren und einfügen, die wir für jeden Antworttyp haben. Wenn der Antworttyp zum Beispiel eine Textantwort ist, geben Sie den folgenden Ausdruck ein: body('Filter_array')?[0]?['responses']?['text']

Bitte beachten Sie, dass sich 'Filter_array' in dem Beispiel auf die Bezeichnung der Aktion im Abschnitt ". 5 Filter-Array" bezieht. Wenn Sie unserer Empfehlung gefolgt sind und die Aktion umbenannt haben, sollten Sie den Ausdruck mit dem neuen Namen abgleichen. Wenn die Filter-Array-Aktion beispielsweise in "Gefahrenprüfung am Einsatzort" umbenannt wurde, sollte der folgende Ausdruck eingegeben werden, wobei Unterstriche (_) die Leerzeichen ersetzen:

body('Gefahrenpruefung_am_Arbeitsplatz')?[0]?['responses']?['text']

Sie sollten etwas sehen, das dem folgenden Beispiel ähnelt. Wir empfehlen Ihnen, „Schreiben" oben rechts in der Seitenleiste in etwas umzubenennen, auf das Sie als Antwort auf die entsprechende Frage zurückverweisen können, z. B. „Antwort auf Gefahrenprüfung am Einsatzort“.

Wiederholen Sie die Abschnitte "5. Array filtern" und "6. Zusammenstellen" in Kombination für jede Inspektion, deren Daten Sie exportieren möchten.

Klicken Sie unter "Schreiben", aber innerhalb von "Für jeden" auf und wählen Sie aus.

Suchen und wählen Sie unter dem Connector "SharePoint" Objekt erstellen aus.

Wenn Sie SharePoint in Power Automate zum ersten Mal verwenden, müssen Sie den Connector authentifizieren, indem Sie sich bei Ihrem SharePoint-Konto anmelden.

Konfigurieren Sie im Seitenpanel die folgenden Felder:

• Website-Adresse: Auf das Feld klicken und die SharePoint-Website auswählen.

• Listenname: Auf das Feld klicken und die Liste auswählen.

• Titel: Klicken Sie auf das Feld, dann auf und wählen Sie die Daten aus, die Sie in die Titelspalte der Liste einfügen möchten. Wir empfehlen, für dieses Feld eindeutige Informationen wie die "Audit-Kennung" oder den "Inspektionstitel" aus der Liste zu verwenden.

• Spaltenname: Klicken Sie auf Alle anzeigen für erweiterte Parameter und die Spalten, die Sie in der SharePoint-Liste vorbereitet haben, erscheinen als auszufüllende Felder. Klicken Sie auf jedes Feld, dann auf Alle anzeigen und wählen Sie die "Outputs" der einzelnen "Schreiben"-Aktionen aus der Liste aus. Alle anzeigen

Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Speichern, um den Flow zu speichern.

Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Testen, um den Test des Flow zu starten.

Wählen Sie Manuellund klicken Sie auf Manuell.

Klicken Sie auf Flow ausführen.

Klicken Sie auf Fertig, um den Test des Flow zu überwachen.