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Découvrez comment gérer les habilitations des utilisateurs de votre organisation à partir de l'application Web.
Découvrez comment gérer les habilitations des utilisateurs de votre organisation à partir de l'application Web.Que sont les Habilitations ?
La fonctionnalité Habilitations de SafetyCulture simplifie et rationalise la gestion des qualifications de votre personnel. Qu'il s'agisse de certifications ou de qualifications externes, comme les permis de conduire et les cours de premiers secours, notre plateforme offre un référentiel unique et organisé pour toutes ces qualifications.
Vous pouvez gérer vos propres habilitations ou celles de votre personnel en les classant dans différents types d'habilitations. Vous pouvez ajouter de nouvelles versions d'habilitations sur le point d'expirer, afficher leur statut d'approbation et consulter leur historique. Vous pouvez également suivre l'activité de chaque version, qui consigne les modifications apportées à la date d'observation, à la date d'expiration et aux pièces jointes de fichiers multimédia.
Associées à la Formation dans SafetyCulture, les certifications garantissent la conformité totale de vos équipes. Par exemple, un opérateur de chariot élévateur peut suivre un cours d'initiation au site et disposer d'un permis de chariot élévateur en tant que certification pour des opérations sur site en toute transparence.
Les utilisateurs peuvent personnaliser leurs paramètres de notification pour être informés lorsque leur habilitation est sur le point d'expirer.
Veuillez noter que vous devez avoir Autorisation « Gestion de la plateforme : utilisateurs »pour gérer les habilitations d'un autre utilisateur à partir de la liste des utilisateurs de votre organisation.
Ajouter les habilitations d'un utilisateur
Cliquez sur le nom de votre organisation en bas à gauche de la page et sélectionnez Utilisateurs.
Sélectionnez un utilisateur.
Cliquez sur Enregistrer.
Téléchargez des photos ou des fichiers PDF des habilitations de l'utilisateur.
Saisissez les informations d'habilitation obligatoires suivantes :
Type de certification : le type d'habilitation. Par exemple, « Permis de conduire ».
Utilisateur : l'utilisateur auquel une habilitation est associée.
Date d'observation : la date d'observation d'une certification.
Date d'expiration : la date d'expiration d'une certification.
Cliquez sur Enregistrer.
Modifier les habilitations d'un utilisateur
Cliquez sur le nom de votre organisation en bas à gauche de la page et sélectionnez Utilisateurs.
Sélectionnez un utilisateur.
Cliquez sur
dans la partie droite de l'habilitation.Sélectionnez
Ajouter une version ou 
Modifier la dernière version pour créer une nouvelle habilitation ou mettre à jour une habilitation existante. Mettez à jour les habilitations.
Cliquez sur Enregistrer.
Afficher l'historique des habilitations d'un utilisateur
Cliquez sur le nom de votre organisation en bas à gauche de la page et sélectionnez Utilisateurs.
Sélectionnez un utilisateur.
Cliquez sur
sur le côté droit de l'habilitation, puis sélectionnez 
Afficher l'historique.Sur cette page, vous pouvez afficher toutes les versions de l'habilitation et sélectionner l'une d'entre elles pour obtenir plus de détails.
Afficher l'activité de la version des habilitations d'un utilisateur
Click your organization name on the lower-left corner of the page and select Utilisateurs.
Select a user.
Select a credential.
Click Activité from the tab on the left-hand side of the page.
In this tab, you can view changes made to the following fields of the user's credential over time:
Issue date
Expiration date
Media files
Afficher le statut d'approbation de l'habilitation d'un utilisateur
Click your organization name on the lower-left corner of the page and select Utilisateurs.
Select or search for the user to view their credentials.
View the approval status on the lower-right of the credential.
La suppression est irréversible et nous ne pouvons pas restaurer les éléments définitivement supprimés. Une confirmation est toujours nécessaire avant toute suppression, afin de s'assurer que vous ne supprimez pas accidentellement le mauvais élément.
Supprimer les habilitations d'un utilisateur
Click your organization name on the lower-left corner of the page and select Utilisateurs.
Select a user.
Click
on the credential's right-hand side, and select 
Supprimer.
In the pop-up window, click Supprimer.
Le téléchargement groupé des habilitations n'est disponible que pour les utilisateurs ayant la autorisation « Gestion de la plateforme : références ».
Vous ne pouvez pas télécharger en masse plus de 20 000 habilitations à la fois.
Téléchargement en masse d'habilitations
Dans la fenêtre contextuelle, saisissez le nom du type et cliquez sur Créer.
Cliquez sur
en haut à droite de la page et sélectionnez 
Téléchargement groupé (CSV).Cliquez sur Télécharger un modèle CSV en haut à droite de la page.
Ouvrez le modèle CSV et suivez les instructions pour ajouter vos habilitations.
Une fois que vous êtes prêt, votre fichier CSV devrait ressembler à l'exemple suivant :
Retournez dans l'application Web et téléchargez votre fichier CSV.
Examinez la liste des habilitations que vous êtes en train de télécharger. En cas d'erreur, résolvez chaque erreur, puis cliquez sur Importer à nouveau pour réessayer.
Une fois que vous êtes prêt, cliquez sur Suivant en haut à droite de la page.
Téléchargez les fichiers multimédias pour chaque habilitation. Par défaut, les pièces jointes de fichiers multimédias sont obligatoires pour chaque habilitation. Toutefois, si vous souhaitez passer outre et télécharger d'abord les habilitations, vous pouvez cliquer sur Rendre les fichiers multimédias facultatifs en haut à droite de la page.
Une fois que vous êtes prêt, cliquez sur Terminer et importer.
Si une approbation est obligatoire pour chaque habilitation, les habilitations devront être approuvées individuellement par défaut après une importation groupée. Cependant, vous pouvez éviter l’approbation manuelle et valider toutes les habilitations de façon groupée en cliquant sur Approuver dans la fenêtre contextuelle.
Guide de dépannage pour CSV
Si le fichier CSV des habilitations que vous avez téléchargé contient une erreur, nous la mettrons en évidence lorsque vous examinerez les données. Vous pouvez vous référer aux erreurs potentielles suivantes pour les résoudre.
Erreur | Résolution |
|---|---|
Ce type d'habilitations n'existe pas | Veuillez vous assurer que le type d'habilitation est créé dans votre organisation. Si le type d'habilitations a déjà été créé, vérifiez que l'orthographe dans votre fichier CSV est correcte. |
L'utilisateur n'existe pas | Assurez-vous que l'utilisateur est ajouté à votre organisation. Si l'utilisateur est déjà ajouté, vérifiez que l'email de l'utilisateur dans votre fichier CSV est correctement saisi, ou que l'utilisateur n'est pas désactivé. |
Format de date non valide | Veillez à ce que le format de la date corresponde au format date et heure de votre profil. |
La date d'expiration est antérieure à la date d'observation | Veuillez vous assurer que la date d'expiration est postérieure à la date d'observation. |
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