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Que sont les actions ?
En savoir plus sur les actions qui permettent à votre équipe d'identifier, de suivre, de collaborer et de terminer des tâches ensemble.
Que sont les actions ?
La fonctionnalité Actions vous permet d'identifier, de suivre et de terminerdes tâches en équipe. Vous pouvez créer des actions pour mettre en évidence un problème à résoudre lors d'une inspection ou créer des actions autonomes en cours de route, sans avoir à comencer une inspection. Pour les tâches de routine telles que l'entretien, vous pouvez également créer des actions récurrentes pour s'assurer qu'aucun contrôle ne soit manqué.
En fonction de votre rôle dans l'entreprise, vous pouvez également visualiser vos actions de différentes manières pour vous aider à les gérer et à les terminer plus efficacement. Chaque action comprend un chat et une chronologie intégrés où les membres de votre équipe peuvent collaborer. Toutes ces actions sont assorties d'un horodatage intégré qui vous permet de suivre l'interaction de chacun, du début à la fin.
Actions dans SafetyCulture
Inspections
Parfois, vous aurez besoin de créer des tâches pendant que vous effectuez des inspections ou que vous examinez le rapport Web de l'inspection. Dans ces cas, vous pouvez non seulement créer des actions pour chaque question, mais aussi ajouter des champs logiques à des questions spécifiques pour nécessiter des actions, pour que les utilisateurs ne puissent pas terminer une inspection avant d'avoir créé ou lié une action.
Actifs
Si votre organisation utilise la fonctionnalité Actifs pour suivre et gérer les actifs, la page de profil d'actif peut être votre référence pour tout ce que vous devez savoir à leur sujet. À partir de la page de profil d'un actif, vous pouvez créer et pré-remplir des actions avec l'actif, ainsi qu'afficher toutes les actions terminées et en cours relatives à l'actif.
Observations
Lafonctionnalité Observations vous permet, à vous et à votre équipe, de signaler des observations, des incidents ou des dangers, en donnant aux membres de votre équipe les moyens de faire des rapports et de collaborer avec les équipes concernées. Vous pouvez résoudre les observations plus rapidement en créant des actions en tant que tâches de suivi dans les observations.
Actions autonomes
Il arrive que vous souhaitiez créer des tâches qui ne sont liées à aucune inspection. Dans ce cas, vous pouvez créer des actions autonomes à partir de la liste des actions pour les attribuer, en assurer le suivi, collaborer avec les membres de votre équipe et faire avancer les choses. De plus, les actions autonomes peuvent être répétées afin d'automatiser et de planifier les tâches de routine.
Paramètres d'action
Chaque entreprise possède son propre langage pour ses processus de gestion des tâches. Plutôt que d'utiliser les mentions par défaut « En cours » ou « Terminé » comme indicateurs de progrès, vous pouvez personnaliser le nom de chaque statut en fonction de vos besoins et de ceux de votre équipe.
Il est parfois utile que certains utilisateurs puissent examiner les actions avant de les marquer comme terminées. Vous pouvez gérer les changements de statut des actions afin que seuls certains utilisateurs puissent faire passer des actions à certains statuts, donnant ainsi aux parties prenantes la possibilité d'examiner le travail effectué.
Tailor the Actions feature to your organization's needs by creating custom fields to capture additional information in text, currency, and date and time formats.
Contrôlez qui peut modifier les champs de détail d'une action, tels que la date limite. Ainsi, la personne qui crée l'action a la certitude que ces détails ne seront pas modifiés délibérément ou accidentellement.
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Nous vous recommandons de vous familiariser avec les champs configurables lors de la création et de la mise à jour des actions, ce qui vous permet de fournir le plus de détails possible à votre équipe.
Titre (obligatoire)
Le titre de l'action. Peut contenir jusqu'à 255 caractères.
Description
La description de l'action. Peut contenir jusqu'à 500 caractères.
Site
L'action site. Rappelez-vous que si vous créez une action dans une inspection dont le site est déjà sélectionné, l'action sera préremplie avec ce site.
Responsables
Les responsables de l'action. Vous pouvez attribuer des actions à quiconque dans votre organisation. Par défaut, les responsables recevront des notifications par e-mail et par application push, sauf configuration contraire. Vous pouvez également attribuer des actions à des personnes extérieures à votre organisation SafetyCulture par e-mail. Veuillez noter que le fait de vous attribuer des actions ne déclenche pas de notifications.
Priorité
La priorité de l'action. Les nouvelles actions ont par défaut la priorité « basse » sélectionnée, que vous pouvez mettre à jour pour définir une nouvelle priorité ou ne pas avoir de priorité du tout.
Date limite
La date et l'heure limite de l'action. Par défaut, la date limitedes nouvelles actions est fixée à sept jours exactement à compter de la date de création de l'action, que vous pouvez mettre à jour pour fixer une nouvelle date limite, ou ne pas fixer de date limite du tout. Si vous utilisez le champ « Priorité », vous pouvez déterminer automatiquement la date limite de chaque action en fonction du niveau de priorité sélectionnée.
Étiquette
L'étiquette de l'action étiquette d'action. Une étiquette peut être ajouté à vos actions pour mieux les organiser et les classer.
Actif
Un actif peut être ajouté à vos actions et ces actions seront disponibles dans le profil de l'actif sous la liste « Activité ».
Pour chaque action, vous pouvez définir l'une des trois niveaux de priorité disponibles afin d'aider les membres de votre équipe à hiérarchiser les tâches qui nécessitent le plus d'attention. Vous pouvez également automatiser la date limite de chaque action en fonction de la priorité sélectionnée, ce qui vous aide, vous et votre équipe, à planifier les tâches à terminer en priorité lorsque vous créez des actions.
Alors que les actions créées à partir d'une inspection suivent les règles d'accès à l'inspection, l'accès aux actions autonomes peut être facilement configuré de sorte que chaque action soit disponible pour tous les utilisateurs de votre organisation, seulement les membres du site, ou seulement pour le créateur et les responsables.
Même si vous voyez les membres de votre équipe accomplir des tâches en réalisant des actions, vous ne pouvez pas vous empêcher de remarquer le nombre sans cesse croissant d'actions. Dans cette optique, nous avons voulu vous aider à les organiser toutes afin que vous puissiez rapidement identifier un groupe d'actions connexes à l'aide d'étiquettes.
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