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Power Automate : Envoyer des rapports d'inspection par e-mail avec Outlook

Comment créer un flux Power Automate pour envoyer automatiquement par e-mail les rapports d'inspection avec Outlook ?

Ce flux utilise Microsoft Outlook comme client pour envoyer les rapports d'inspection par e-mail. Il peut être échangé avec d'autres connecteurs, tels que le connecteur Mail de Power Automate et Gmail.

Les données d'inspection qui sont traitées sont basées sur les inspections auxquelles le compte qui a généré le jeton API a accès. Si vous êtes administrateur, vous pouvez vous accorder un accès aux inspections ou vous attribuer l'autorisation « Ignorer les autorisations : afficher toutes les données » pour avoir une visibilité sur toutes les inspections dans votre organisation.

1. Récurrence

  1. Se connecter à Power Automate.

  2. Cliquez sur Créer dans le menu à gauche et sélectionnez Créer.

  3. Dans la fenêtre contextuelle, configurez les champs suivants :

    • Nom du flux : ajoutez un nom à votre flux pour vous y référer facilement.

    • Démarrage : définissez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez que le flux commence à fonctionner.

    • Répéter chaque : définissez la fréquence sur 1 heure.

  4. Cliquez sur Créer pour créer le flux et sa première étape.

2. Obtenir le temps passé

  1. Cliquez sur image sous « Récurrence » et sélectionnez image.

  2. Recherchez et sélectionnez Obtenir le temps passé sous le connecteur « Heure et date ».

  3. Réglez l'"Intervalle" sur 1 et laissez l'« Unité de temps » sur Heure.

3. Rechercher les inspections modifiées

  1. Cliquez sur image sous " Obtenir l'heure " et sélectionnez image.

  2. Recherchez et sélectionnez Rechercher des inspections modifiées sous le connecteur "SafetyCulture (iAuditor)".

  3. Si vous utilisez SafetyCulture pour la première fois sur Power Automate, authentifiez le connecteur en configurant les champs suivants, puis en cliquant sur Créer un nouveau.

    • Nom de la connexion : Nous vous recommandons de nommer la connexion par le nom d'utilisateur ou l'email du compte à partir duquel le jeton API est généré.

    • jeton API : entrez votre jeton API au format « Porteur <jeton&gt ; ». Veillez à ce qu'il y ait un espace entre « Porteur » et le jeton API.

  4. Dans le panneau latéral, cliquez sur Afficher tout pour les paramètres avancés, puis configurez les champs suivants :

    • Modifié après : Cliquez sur le champ, puis sur image et sélectionnez image dans la liste.

    • Filtrer par modèle (facultatif) : si vous souhaitez traiter uniquement les inspections d'un modèle spécifique, cliquez sur le champ et sélectionnez le modèle dans la liste, ou sélectionnez Entrez une valeur personnalisée et saisissez l'identifiant unique du modèle.

    • Archivées (facultatif) : Cliquez sur le champ et sélectionnez vrai si vous souhaitez traiter uniquement les inspections archivées, ou sélectionnez vrai pour les inspections actives et archivées.

    • Terminé (facultatif) : Cliquez sur le champ et sélectionnez Faux si vous souhaitez traiter uniquement les inspections incomplètes, ou sélectionnez Faux pour les inspections terminées et incomplètes.

    • Propriété (facultatif) : Cliquez sur le champ et sélectionnez moi si vous souhaitez uniquement traiter les inspections appartenant à votre compte, ou sélectionnez moi pour les inspections appartenant à d'autres utilisateurs de votre organisation.

    • Limite : chaque flux ne peut traiter que jusqu'à 1000 inspections. Si votre organisation effectue plus de 1000 inspections par heure, vous devez réduire la fréquence dans « 1. Récurrence » et « 2. Obtenir le temps passé ».

4. Obtenir une inspection spécifique

  1. Cliquez sur image sous « Rechercher les inspections modifiées » et sélectionnez image.

  2. Cliquez sur Ouvrir une inspection spécifique sous « Rechercher les inspections modifiées » et sélectionnez Ouvrir une inspection spécifique.

  3. Dans le panneau latéral, cliquez sur le champ « Id d'audit », puis sur image et sélectionnez image dans la liste.

  4. Cela devrait permettre d'ajouter l'action au sein d'une action « Pour chaque ».

5. Exporter un rapport d'inspection

  1. Appuyez sur Ajouter une action.

  2. Recherchez « SafetyCulture » et sélectionnez l'action seExporter un rapport d'inspection.

  3. Configurez les champs suivants :

    • ID de l'audit : cliquez sur le champ et sélectionnez ID d'audit d'inspection.

    • Format : sélectionnez pour exporter vos rapports d'inspection au format PDF ou Word.

    • ID de préférence (facultatif) : cliquez sur le champ et sélectionnez la mise en page du rapport que vous souhaitez appliquer. Gardez à l'esprit que seules les mises en page de rapport pour tous les modèles sont disponibles.

6. Retard

  1. Cliquez sur image en dessous de « Exporter un rapport d'inspection » mais dans « Pour chaque » et sélectionnez image.

  2. Recherchez et sélectionnez Retard sous le connecteur « Planning ».

  3. Dans le panneau latéral, réglez le « Compte » sur 1 et laissez « unité » sur Minute.

7. Vérifier le statut d'exportation de l'inspection

  1. Cliquez sur image sous « Retard » mais dans « Pour chaque » et sélectionnez image.

  2. Recherchez et sélectionnez Vérifier le statut de l'inspection à l'exportation sous le connecteur « SafetyCulture (iAuditor) ».

  3. Dans le panneau latéral, configurez les champs suivants :

    • Id d'audit : Cliquez sur le champ, puis sur image et sélectionnez image dans la liste.

    • Id de la tâche d'exportation : Cliquez sur le champ, puis sur image et sélectionnez image dans la liste.

8. HTTP

  1. Cliquez sur image en dessous de « Vérifier l'état de l'exportation de l'inspection » mais dans « Pour chaque » et sélectionnez image.

  2. Recherchez et sélectionnez HTTP sous le connecteur « HTTP ».

  3. Dans le panneau latéral, configurez les champs suivants :

    • URI : Cliquez sur le champ, puis sur image et sélectionnez image dans la liste.

    • Méthode : cliquez sur le champ et sélectionnez OBTENIR.

9. Send an email (V2)

  1. Cliquez sur image sous « HTTP » mais dans « pour chaque » et sélectionnez image.

  2. Recherchez et sélectionnez Envoyer un email (V2) sous le connecteur « Office 365 Outlook » ou « Outlook.com ».

  3. Si c'est la première fois que vous utilisez Outlook sur Power Automate, authentifiez le connecteur en vous connectant à votre compte Outlook.

  4. Dans le panneau latéral, cliquez sur Afficher tout pour les paramètres avancés, puis configurez les champs suivants :

    • À : Cliquez sur le champ et indiquez les destinataires de l'e-mail auxquels vous souhaitez envoyer les rapports d'inspection. Veillez à cliquer sur la touche « entrée/retour » de votre clavier pour chaque e-mail ajouté.

    • Objet : Cliquez sur le champ et indiquez l'objet de l'e-mail. Vous pouvez utiliser les données des éléments d'aperçu pour nommer les e-mails avec des éléments d'inspection. Par exemple, "[Nom du modèle] : [Titre de l'inspection] | [Pourcentage de score] ".

    • Corps : Cliquez sur le champ et indiquez le corps du message. Comme pour le champ de l'objet, vous pouvez également utiliser les données des éléments d'aperçu pour inclure les détails de l'inspection. Le corps de l'e-mail suivant est un exemple : Un exemple de l'action Outlook dans un flux Power Automate.

    • Pièces jointes : Cliquez sur Plus iconAjouter un nouvel élément et configurez les champs suivants :

      • Nom - 1 : Cliquez sur le champ, puis sur image et utilisez les éléments de la liste pour créer une convention de désignation pour les rapports d'inspection. Veillez à ajouter ".pdf" ou ".docx" à la fin, en fonction du format de rapport que vous avez sélectionné. Par exemple, « <item>.pdf 175.

      • Contenu - 1 : Cliquez sur le champ, puis sur image et sélectionnez image dans la liste.

  5. Cliquez sur Enregistrer en haut à droite de la page pour enregistrer le flux.

Tester le débit (facultatif)

  1. Cliquez sur Test en haut à droite de la page pour commencer à tester le flux.

  2. Sélectionnez Manuellement et cliquez sur Manuellement.

  3. Cliquez surExécuter le flux.

  4. Cliquez sur Terminé pour surveiller le flux de test.

Si vous rencontrez des erreurs ou si vous avez des questions concernant l'intégration, veuillez contacter notre équipe de support technique client pour obtenir de l'aide.

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