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Power Automate : envoyer par e-mail les liens du rapport Web lorsque les scores d'inspection sont inférieurs à un seuil

Comment créer un flux Power Automate pour envoyer automatiquement par e-mail des liens de rapport Web lorsque les scores d'inspection sont inférieurs à un seuil ?

Le score est un outil puissant qui peut fournir des indications sur les performances de votre organisation au fil du temps. Vérifier les performances de votre organisation en matière de score peut aider à identifier les possibilités d'amélioration à partir des inspections qui obtiennent de faibles scores. À l'aide d'outils d'intégration tels que Power Automate (anciennement Microsoft Flow), vous pouvez générer et envoyer automatiquement par e-mail des liens vers des rapports Web à partir d'inspections dont le score est inférieur à un seuil donné, de sorte que votre équipe reste toujours au courant des problèmes présents.

Si votre organisation utilise Zapier comme outil d'intégration, vous pouvez créer un Zap pour un résultat similaire

Vous aurez besoin

Veuillez noter

  • Ce flux utilise Microsoft Outlook comme client pour envoyer les rapports d'inspection par e-mail, ceci peut être interchangé avec d'autres connecteurs tels que le connecteur Mail de Power Automate et Gmail.

  • Les rapports d'inspection qui sont envoyés par e-mail sont basés sur les inspections auxquelles le compte qui a généré le jeton API a accès. Si vous êtes administrateur, vous pouvez vous donner l'accès aux inspections ou vous attribuer l'autorisation « Accès aux données » pour avoir une visibilité sur toutes les inspections de votre organisation.

Si vous rencontrez des erreurs ou si vous avez des questions concernant l'intégration, veuillez contacter notre équipe de support technique client pour obtenir de l'aide.

1. Récurrence

  1. Se connecter à Power Automate.

  2. Cliquez sur Créer dans le menu à gauche et sélectionnez Créer.

  3. Configurez les champs suivants :

    • Nom du flux : ajoutez un nom à votre flux pour vous y référer facilement.

    • Démarrage : définissez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez que le flux commence à fonctionner.

    • Répéter chaque : définissez la fréquence sur 1 heure.

  4. Cliquez sur Créer pour créer le flux et sa première étape.

2. Obtenir le temps passé

  1. Cliquez sur Plus iconNouvelle étape.

  2. Recherchez « Date Heure » et sélectionnez l'action Obtenir le temps passé.

  3. Réglez l'"Intervalle" sur 1 et laissez l'« Unité de temps » sur Heure.

3. Rechercher les inspections modifiées

  1. Cliquez sur Plus iconNouvelle étape.

  2. Recherchez « SafetyCulture » et sélectionnez l'action Rechercher des inspections modifiées.

  3. Si c'est la première fois que vous utilisez SafetyCulture sur Power Automate, authentifiez le connecteur en configurant les champs suivants, puis cliquez sur Créer.

    • Nom de la connexion : Nous vous recommandons de nommer la connexion par le nom d'utilisateur ou l'email du compte à partir duquel le jeton API est généré.

    • Jeton API : saisissez votre Jeton API au format « Porteur [token] ». Vérifiez qu'il y ait un espace entre « Porteur » et le jeton API.

  4. Configurez les champs suivants :

    • Modifié après : cliquez sur le champ et sélectionnez Temps écoulé dans la liste de contenu dynamique.

    • Filtrer par modèle (facultatif) : si vous souhaitez traiter uniquement les inspections d'un modèle spécifique, cliquez sur le champ et sélectionnez le modèle dans la liste, ou sélectionnez Entrez une valeur personnalisée et saisissez l'identifiant unique du modèle.

    • Archivé (facultatif) : cliquez sur le champ et sélectionnez vrai si vous souhaitez uniquement envoyer par e-mail les rapports des inspections archivées, ou sélectionnez vrai pour les inspections ouvertes et archivées.

    • Terminé (facultatif) : cliquez sur le champ et sélectionnez Faux si vous souhaitez uniquement envoyer par e-mail les rapports d'inspections incomplètes, ou sélectionnez Faux pour les inspections terminées et incomplètes.

    • Propriété (facultatif) : cliquez sur le champ et sélectionnez moi si vous souhaitez envoyer par e-mail uniquement les rapports d'inspection qui appartiennent à votre compte, ou sélectionnez moi pour les inspections qui appartiennent à d'autres utilisateurs de votre organisation.

    • Limite : chaque flux ne peut traiter que jusqu'à 1000 inspections. Si votre organisation effectue plus de 1000 inspections par heure, vous devez réduire la fréquence dans « 1. Récurrence » et « 2. Obtenir le temps passé ».

4. Obtenir une inspection spécifique

  1. Cliquez sur Plus iconNouvelle étape.

  2. Recherchez « SafetyCulture » et sélectionnez l'action Ouvrir une inspection spécifique.

  3. Cliquez sur le champ « ID d'audit » et sélectionnez ID d'audit d'inspection dans la liste de contenu dynamique. Cela place l'action dans une action « Appliquer à tous ».

5. Condition

  1. Dans l'action « Appliquer à tous », cliquez sur Ajouter une action.

  2. Recherchez « Contrôle » et sélectionnez l'action Condition. Cela crée deux chemins pour cette action : « Si oui » et « Si non ».

  3. Configurez les champs suivants :

    • Choisissez une valeur (gauche) : cliquez sur le champ et sélectionnez Pourcentage de score dans la liste de contenu dynamique.

    • Condition : cliquez sur le champ et sélectionnez est inférieur à.

    • Choisissez une valeur (droite) : cliquez sur le champ et saisissez le seuil de score que vous souhaitez définir, entre 0 et 100.

6. Récupérer un lien Web de rapport d'inspection

  1. Dans le chemin « Si oui », cliquez sur Ajouter une action.

  2. Recherchez « iAuditor » et sélectionnez l'action Récupérer le lien d'un rapport web d'inspection.

  3. Cliquez sur le champ "ID d'audit" et sélectionnez ID d'audit d'inspection dans la liste de contenu dynamique.

Envoyer un e-mail (V2)

  1. Continuez dans le parcours « Si oui », cliquez sur Ajouter une action.

  2. Recherchez « Microsoft 365 Outlook » et sélectionnez l'action Envoyer un email (V2).

  3. Si c'est la première fois que vous utilisez Outlook sur Power Automate, authentifiez le connecteur en vous connectant à votre compte Outlook.

  4. Configurez les champs suivants :

    • À : cliquez sur le champ et indiquez les destinataires des e-mails auxquels vous souhaitez envoyer les liens des rapports Web. Veillez à cliquer sur entrée ou retour sur votre clavier après chaque e-mail ajouté.

    • Sujet : cliquez sur le champ et spécifiez le sujet de l'email. Vous pouvez utiliser des éléments de contenu dynamique pour nommer les e-mails avec des données de contrôle. Par exemple, « [Nom du modèle] : [Titre de l'inspection] | [Pourcentage du score] ».

    • Corps : cliquez sur le champ et spécifiez le corps de l'e-mail. Sélectionnez Lien de l'inspection dans la liste de contenu dynamique pour le lien du rapport Web. Comme pour le champ objet, vous pouvez utiliser des éléments de contenu dynamique pour inclure des données d'inspection. Consultez le corps de l'e-mail suivant à titre d'exemple : Lien de l'inspection

  5. Cliquez sur Enregistrer en bas ou en haut à droite de la page pour enregistrer le flux.

Tester le débit (facultatif)

  1. Cliquez sur Test en haut à droite de la page pour commencer à tester le flux.

  2. Sélectionnez Manuellement et cliquez sur Manuellement.

  3. Cliquez surExécuter le flux.

  4. Cliquez sur Terminé pour surveiller le flux de test.

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